Réunion d'affaire

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Réunion d'affaire by Mind Map: Réunion d'affaire

1. 4 règles essentielles

1.1. 1. Préparer: Déterminer les objectifs et préparer les documents nécessaires pour la réunion

1.1.1. 2. Communiquer: Préparer et presenter l'avis de convocation et l'orde du jour et s'assurer que les participants sont informés et preparés

1.1.1.1. 3. Conduire: Gérer le temps de la réunion et respecter l'orde du jour et les droits de parole

1.1.1.1.1. 4. Conclure: Résumer les discussions, assigner des tâches s'il y a lieu et établir un échéancier

2. 3 types de réunions

2.1. 1. Ordinaire: Fréquence régulière, présentation des sujets courants et structure parfois informelle

2.1.1. 2. Assemblée générale annuelle: Fréquence annuelle, présentation des états financiers, orientations de l'entreprise, quorum nécéssaire et structure formelle

2.1.1.1. 3. Réunion extraordinaire: Fréquence: rare, traitement d'une urgence, prise de décision importante, structure rigide

3. Avis de convocation

3.1. Il est important de préciser plusieurs points: Le type de réunion, la date, l'heure, le lieu, le principal sujet traité, l'incitation à être présent, la confirmation de présences et les coordonnées des personnes ressources

3.1.1. Il est aussi très important d'inclure certains documents: L'ordre du jour, autres documents s'il y a lieu et indiquer la présence d'une pièce jointe

3.1.1.1. Délai d'expedition

3.1.1.2. Réunion ordinaire: une semaine avant

3.1.1.3. Assemblée générale annuelle: environ un mois avant

3.1.1.4. Réunion extraordinaire: dès que possible

4. Ordre du jour

4.1. Contenu: Type de réunion, date, heure, lieu, programme de la réunion, points brefs et ordre des points

4.1.1. Procédure pour une réunion ordinaire ou une assemblée générale annuelle: Permettre des modifications a l'ordre du jour avant la réunion ou avant l'adoption de l'ordre du jour

4.1.2. Procédure pour une réunion extraordinaire: aucune modification ou adoption est permise

5. Rôle du président

5.1. Préparer, Suivre l'ordre du jour, diriger les débats, rester impartial, ferme et courtois, encadrer les propositions et les appuis, encadrer le vote et conclure la réunion

6. Rôle du secrétaire

6.1. Communiquer l'avis de communication, l'ordre du jour et autres documents, assister le président, prendre les présences, noter les interventions, transcrire les propositions et rédiger le procès-verbal

7. Déroulement de la réunion

7.1. Élection du président et du secrétaire (s'il y a lieu)

7.1.1. Vérification du quorum et présence (secrétaire)

7.1.1.1. Overture de la réunion (président)

7.1.1.1.1. Modification et adoption de l'ordre du jour (président)

7.2. 1. Débat sur chaque sujet à l'ordre du jour, propositions et votes s'il y a lieu

7.2.1. 2. Questions diverses et propositions et votes s'il y a lieu

7.2.1.1. 3. Clôture de la réunion (date et heure)

8. Procès-verbal

8.1. Résumé des discussions et des déclarations

8.1.1. Suit l'ordre du déroulement de la réunion

8.1.1.1. Objectif et fidèl à la réunion

8.2. Rédigé au présent

8.2.1. Signé par le secrétaire (parfois par le président)

8.2.1.1. Approuvé par les participants lors de la prochaine réunion

9. Prise de note

9.1. Préparer une grille à l'avance

9.1.1. Proposition: Copiée intégralement, les demandes de votes et qui propose d'adoption? Qui appuie?

9.1.1.1. Vote: Noter les pours, les contres et les abstentions et noter si les propositions sont adoptées à l'unanimité, à la majorité ou rejetées