Áreas básicas de la coordinación de eventos

1. Ambientación

1.1. Se refiere a la organización y supervisión de todo lo que rodea a las salas, salones y exposiciones.

1.2. Gastronomía: servicio de catering, elección de menú para comidas, almuerzos, cenas, coffee breaks y Servicio de bebidas.

2. Mercadeo

2.1. • Organización de reuniones con posibles patrocinadores y proveedores para el evento.

2.2. Supervisar y controlar el cumplimiento y calidad del servicio de los proveedores, de acuerdo a los contratos firmados

3. Relaciones públicas

3.1. Redacción de invitaciones y discursos

3.2. Organización de shows o espectáclos para el evento

3.3. Preparación de material informativo: carpeta de información turística (mapa de la ciudad, sitios de interés, teatros, comercios, restaurantes, medios de transporte)

3.4. • Información general sobre líneas de aviación, horarios de vuelo.

4. Programación

4.1. • Elaboración del programa del evento requisitado

4.2. Cronograma general de trabajo.

4.3. • Diseño de checklists por área de trabajo de modo que todos los comités tengan muy claro sus tareas, objetivos y tiempos de realización.

5. Difusión

5.1. Diseño e impresión de anuncios, calendarios, invitaciones, programas, folletería en general, señalizaciones, carteles, banners.

5.2. Utilización de la página y sitio web como medio de comunicación con participantes, invitados, anunciantes y público en general.

6. Finanzas

6.1. Pagos a proveedores.

6.2. Pago de viáticos, fletes, correo, servicio de mensajería, etc.

6.3. Considerar pago de alojamiento, pasajes y traslados internos para participantes, oradores, invitados o asistentes especiales.