REUNIÓN

1. COMITÉ DE RECEPCIÓN Y HOSPITALIDAD

1.1. Da la bienvenida a todos los participantes. Recibe a los invitados especiales. Brinda toda la información acerca de actividades del evento o de otra índole requerida por los delegados e invitados.

2. COMITÉ DE FESTEJOS

2.1. Tiene a su cargo la celebración de actividades artísticas, recreativas o culturales de los eventos sociales de la convención.

3. COMITÉ DE ALOJAMIENTO

3.1. Selecciona las diferentes alternativas de hospedaje. Contrata los servicios de alojamiento. Distribuye las habitaciones Asigna la habitación a los invitados especiales

4. COMITÉ DE PROGRAMA

4.1. Prepara el cronograma de las actividades con fechas y toques. Escoge la temática a tratar y las actividades a realizar. Estructura el programa técnico,establece los mecanismos para la preselección.

5. COMITÉ DE FINANZAS

5.1. Se encarga de realizar todos los movimientos economicos, elaboracion de presupuestos, aprobación de cotizaciones y distribución economica a los demas comites

6. COMITÉ DE RELACIONES PÚBLICAS

6.1. Diseño y elaboración del logotipo, afiche, programas, folletos, papelería especial,invitaciones, distintivos y todo lo relacionado con impresos. Diseño y compra del impreso. Elaboración de pancartas. Actos de inauguración y clausura. Planificación y coordinación del protocolo con los medios de comunicación.

7. COMITÉ DE REGISTRO

7.1. Su función es lograr que el registro de los participantes sea fácil, correcto, cómodo y rápido.

8. COMITÉ DE EXPOSICIONES

8.1. Realizará los trámites para la obtención del espacio para las exhibiciones y la información de los detalles a los expositores.

9. COMITÉ DE SERVICIOS GENERALES

9.1. Reservación del centro de convenciones Montaje de salones. Alquiler de equipos de sonido. Reproducción del material organizador del personal técnico.

10. COMITÉ DE HONOR

10.1. Estos solo se realizan por compromiso, por el prestigio que tienen esas personas o para conseguir facilidades para el evento, pero por lo general no desempeñan un papel en la organización del evento.

11. Es la agrupación de varias personas en un momento y espacio dados, puede llevarse a cabo de manera organizada y planificada, con un objetivo delimitado y con un tiempo de duración planeado.

12. COMITES

12.1. Se componen por 14 comites especializados

13. COMITÉ DE PUBLICIDAD

13.1. Su objetivo es promover la asistencia y difusión del evento tanto en el lugar de origen como en el destino y otros puntos importantes.

14. COMITÉ DE ORNATO Y ROTULACIÓN

14.1. Se encarga de los anuncios, rótulos y decoración de los eventos.

15. ORGANIZACIÓN Se compone

15.1. PRESIDENTE: El cual se encarga de hacer un esquema, es decir el planteamiento que quiere lograr y después de esto nombrar a su comité directivo.

15.2. VICEPRESIDENTE: Prestar apoyo incondicional al presidente y sustituirle en su ausencia

15.3. SECRETARIO: • Elaborar actas en las Juntas y seguir objetivos concretados en las mismas.

15.4. TESORERO: Presidir el comité del presupuesto y prepara el presupuesto anual para sea aprobado por la asociación

16. ¿En donde van a hospedarse los asistentes?

16.1. Es importante pensar en una ciudad y lugar con suficiente número y calidad de habitaciones, así mismo, verificar que las salas para las reuniones cumplan con las características ademas de otros factores que son necesarios.

17. ¿Cuantos van a asistir y quienes?

17.1. Se debe hacer un número de participantes que se espera, esto dará pauta a la organización optima de la reunión.

18. REUNIÓN DE TRABAJO

18.1. En esta se define los objetivos generales y específicos de la reunión que se vaya a llevar a cabo. Los objetivos generales deben definirse por escrito lo que dará razones suficientes para celebrar la reunión.