1. PARADIGMAS DE LA MEDICIÓN
1.1. La medición precede al castigo
1.2. No hay tiempo para medir
1.3. Medir es difícil
1.4. Hay cosas imposibles de medir
1.5. Es mas costoso medir que hacer
2. DEFINICIÓN
2.1. El control es la regulación de las actividades organizacionales para que algún elemento enfocado del desempeño permanezca dentro de los límites aceptables
3. FASES
3.1. Establecimiento de estándares
3.1.1. Un estándar de control es un objetivo contra el que se comparará el desempeño subsecuente. En el establecimiento de estándares es necesario definir el indicador, la desviación del estándar permitida, la periodicidad de la medición
3.1.1.1. Ej. Los empleados en un restaurante de Taco Bell trabajan hacia los siguientes estándares de servicio: 1. Un mínimo de 95% de los clientes serán saludados dentro de los primeros tres minutos de su llegada. 2. Las tostadas de tortilla precalentadas no estarán en el calentador más de 30 minutos antes de ser servidas a los clientes o ser desechadas. 3. Las mesas vacías se limpiarán dentro de los primeros 5 minutos de haberse desocupado.
3.2. Medición del desempeño
3.3. Comparar el desempeño con los estándares
3.4. Evaluar la comparación y tomar las acciones apropiadas
3.4.1. Después de comparar el desempeño contra los estándares de control, una de tres acciones es apropiada: mantener el estado de las cosas (no hacer nada), corregir la desviación o modificar los estándares
4. CARACTERISTICAS DE UN CONTROL EFECTIVO
4.1. Integración con la planeación
4.1.1. La mejor forma de integrar la planeación y el control es considerar el control mientras se desarrollan los planes.
4.1.1.1. Ejemplo. Los gerentes en Champion Spark Plug Company decidieron ampliar su línea de productos para incluir un total de 21 productos nuevos. Como parte de este plan, los gerentes decidieron por adelantado qué nivel de ventas querían obtener de cada producto para cada uno de los siguientes cinco años. Establecieron estas metas de ventas como estándares en contra de los cuales se pudieran comparar las ventas reales
4.2. Flexibilidad
4.2.1. El sistema de control mismo debe ser lo suficientemente flexible para acomodar el cambio
4.2.1.1. Ejemplo: Una organización cuya línea diversa de productos requiere de 75 distintas materias primas. El sistema de control de inventarios de la empresa debe tener la capacidad de administrar y monitorear los niveles actuales de inventario de los 75 materiales
4.3. Precisión
4.3.1. Los gerentes toman un número sorprendentemente grande de decisiones con base en información imprecisa.
4.3.1.1. Ejemplo: Si las proyecciones de ventas son infladas, un gerente puede recortar la publicidad (al pensar que ya no es necesaria) o aumentar la publicidad (para construir un mayor impulso)
4.4. Oportunidad
4.4.1. La oportunidad no significa rapidez. En lugar de eso, describe un sistema de control que proporciona información con la frecuencia necesaria. Cada indicador critico de éxito requiere una periodicidad diferente de medición
4.4.1.1. Ejemplo: Con que periodicidad debo hacer un control de caja si mi negocio es una transportadora de valores?
4.5. Objetividad
4.5.1. Proveer información que sea tan objetiva como sea posible
4.5.1.1. Un gerente señala que la moral en su planta está “bien”, las quejas son “acerca de lo que deben ser” y que la rotación está “bajo control”. El otro reporta que el ausentismo en su planta es de 4%, que se han presentado 16 quejas este año (en comparación con 24 el año anterior) y que la rotación es de 12%
4.6. Adecuado
4.6.1. Acorde con la función controlada, buscando las técnicas y criterios más idóneos.
4.6.1.1. Ej. Un científico de investigación y desarrollo en Merck puede emplear años en trabajar en un solo proyecto antes de lograr un descubrimiento.
4.7. Adaptado
4.7.1. A la cultura de la empresa y a las personas que conforman parte de ella.
4.8. Motivador
4.8.1. Debe contribuir a motivar hacia el comportamiento deseado.
4.9. Servir de Puente
4.9.1. Entre la estrategia y la acción, como medio de despliegue de la estrategia en la empresa.
5. OBJETIVOS
5.1. Adaptarse al cambio del entorno
5.1.1. Un sistema de control diseñado en forma apropiada puede ayudar a los gerentes a anticipar, monitorear y responder a las circunstancias cambiantes.
5.2. Limitar la acumulación de errores
5.3. Enfrentar la complejidad organizacional
5.4. Minimizar costos
6. NIVELES DE CONTROL
6.1. POR AREA
6.1.1. Recursos Financieros
6.1.1.1. Apalancamiento, liquidez , cartera entre otros
6.1.2. Recursos Humanos
6.1.2.1. Selección y colocación, capacitación y desarrollo, evaluación del desempeño y compensación
6.1.3. Información
6.1.3.1. Pronósticos de ventas y de marketing, análisis del entorno, relaciones públicas, programación de la producción y pronósticos económicos
6.1.4. Físicos
6.1.4.1. Administración de inventarios, Control de calidad y control de equipos
6.2. POR NIVEL DENTRO DEL SISTEMA ORGANIZACIONAL
6.2.1. Control de operaciones
6.2.1.1. Se enfoca en los procesos que la organización utiliza para transformar los recursos en productos o servicios. Existen tres tipos: Control preliminar enfocado en los insumos. Control de verificación enfocado en proceso de transformación y control posterior enfocado en el producto final
6.2.1.1.1. Ej. Honda: C. preliminar: Contratar sólo empleados calificados y especificar estándares de calidad estrictos al ordenar partes de otros fabricantes. C. verificación: Revisar la calidad de los componentes durante el ensamblaje de automóviles. C. posterior: Una inspección final y prueba de manejo cuando cada automóvil sale de la línea de ensamble
6.2.2. Control financiero
6.2.2.1. Se ocupa de los recursos financieros de la organización. En este nivel esta el control presupuestal, análisis de indicadores,auditorias
6.2.2.1.1. Ej. Hace varios años, cuando películas como El Rey León ganaban cientos de millones de dólares, los ejecutivos de Disney eran muy flexibles acerca de los excedentes del presupuesto. Pero, en vista de varios fracasos de animación, como Atlantis: El Imperio Perdido y el Planeta del Tesoro, la empresa tuvo que adoptar una línea mucho más dura sobre los excedentes del presupuesto
6.2.3. Estructural
6.2.3.1. Se ocupa de la forma en que los elementos de la estructura de la organización sirven al propósito pretendido. Control burocrático - (desempeño individual y control descentralizado - desempeño del grupo) . Evaluaciones de desempeño
6.2.4. Estratégico
6.2.4.1. De esta manera, el control estratégico se enfoca en el grado al que una estrategia implementada alcanza las metas estratégicas de la organización. Herramienta: Balanced Scorecard BCS