1. Importancia de la claridad de la información de compras
1.1. La requisición de compra es la forma con la que se solicita al departamento de compras la adquisición de materiales, partes, implementos o servicios, según sea el caso.
1.1.1. Es recomendable en este caso, que la descripción de los materiales requeridos se haga con toda la claridad posible y en forma minuciosa, para evitar confusiones al momento de solicitar las cotizaciones con los proveedores.
1.1.1.1. Las requisiciones de cotizaciones son indispensables para mantener una buena comunicación para el empleado de compras, ya que es la base para el desarrollo y la admisión de la orden de compras.
2. Divulgación de actualidades tecnológica y aprovechamiento de oportunidades
2.1. El avance tecnológicos se notan en los mercados con nuevos procesos de producción y/o distribución. por lo que el comparador debe estar actualizado e informar a los departamentos a los que le presta servicio sobre los nuevos materiales, productos y /o procesos.
2.1.1. Las fuentes de suministros se originan a partir de contactos con los vendedores, los anuncios en revistad del ramo, las descripciones de los productos en las guías del comprador, la correspondencia, los viajes de inspección de las plantas, y la experiencia con los productos de los proveedores.
3. Planeación y programación de las compras
3.1. Se debe realizar un pronostico de ventas para saber cuanto se va a vender por cada producto, y saber que y cuando se va a necesitar, y conque presupuesto se cuenta, para poder realizar la planeación y saber que debe comprar y cuando.
3.1.1. Se necesita información referente a los requerimientos de los usuarios. se puede apoyar con los datos históricos para establecer un programa de compras.
3.1.1.1. La programación de compras se basa en las necesidades de los departamentos o áreas a las que se les presta el servicio, por lo que la requisición deberá ser clara.
4. Archivo histórico de compras y abastecimiento
4.1. El departamento de compras debe mantener un archivo de todas sus transacciones, en cual debe de contener:
4.1.1. Calidad-normas-establecer metodología para proceder al análisis-automatización del proceso de compra.
4.1.1.1. Cada organización adopta y elabora el sistema de acuerdo con las necesidades de procedimiento de compras. Independientemente de la forma en que se procese la información, el depto. de compras desarrollara un sistema de información, siendo el mas común KARDEX
4.2. El archivo de compras contiene información acerca de proveedores, ayuda a facilitar las futuras tomas de decisiones y apoya en reducir la duplicación de esfuerzos.
5. Relación de la función de compras y abastecimiento con la organización
5.1. La función de compras es un servicio que da apoyo a las actividades de otras operaciones. A su vez recibe ayuda de otras unidades operantes. El funcionamiento eficiente requiere de un flujo constante y confiable de información entre los departamentos involucrados.
5.1.1. ssssss
6. Control de calidad
6.1. Conjunto de atributos que le confiere a un bien o servicio la capacidad de satisfacer necesidades y que le consumidor esta dispuesto a pagar por ello.
6.1.1. La especificación de calidad puede ser expresada en términos de tamaño, peso, dimensión, color, clase, trabajo o cualquier otro termino.
7. Informe del surtimiento y revisión del material entregado
7.1. En el departamento de compras debe existir una persona encargada del seguimiento de compras, este debe tener un procedimiento claro:
7.1.1. Comprar la requisición con la mercancía. Control de calidad verifica la mercancía y la aprueba. El almacen elabora informe de recepción y sellara de recibido. Se manda a compras el recibo para tramite de pago
7.1.1.1. Si no se realizan los procedimientos correctos podría enfrentarse a problemas que afecten a todos los involucrados.
8. El proceso electrónico de datos en la planeación de compras, programación y control de consumos
8.1. La mayoría de los sistemas de compras se manejan en forma electrónica. La base de datos principal para la organización es el catálogo de Insumos o productos
8.1.1. El proceso electrónico de datos consiste en proporcionar a la gerencia de compras inf