Herramientas de una Nueva Plaza (Equipo de cómputo, Celular, Teléfono)

1. Situación Actual

1.1. Demasiado tiempo desde la solicitud a recepción de equipo.

1.2. Demasiada Burocracia

1.3. Desconocimiento de Proceso

1.4. No existen SLAs

1.5. Falta de capacitación en proceso de SAP y guía de llenado

1.6. Criterios para asignación de equipo

1.7. Apoyo de sistemas en casos "especiales"

1.8. uso de equipo obsoleto

1.9. En ciertos puntos del proceso se puede estar en pausa, sin conocimiento

2. Proceso

2.1. 1. RH / Aviso de Nueva Plaza (T:)

2.1.1. Correo de aviso de nueva plaza autorizada

2.1.1.1. Revisar redacción, orientar, notificar a mas involucrados.

2.1.1.2. Action Item

2.1.1.3. Action Item

2.1.2. Quien hace la compra de Equipo? (Área, sistemas, compras, RH) Política CIE indica que es el usuario

2.1.2.1. Action Item

2.1.2.2. Action Item

2.1.2.3. Action Item

2.1.3. Otros Casos (Urgentes, En tiempo, Directivo, Freelance, Renovación Masiva, Foráneos, Promoción de Plaza, Cambio de área, Movimiento a CIE, Cualquier tipo de proyecto)

2.1.3.1. Stock Equipos de Emergencia PC MAC, refacciones, pantallas, Docking, teléfono, este stock solo aplique para plazas urgentes.

2.1.3.2. Se otorgan equipos viejos

2.1.3.3. Algunas áreas al tener equipo viejo ya no realizan solicitud de equipo para que se les retire el equipo prestadp

2.1.4. No conoce proceso, no conoce SLA de proceso,, con quienes se debe dirigir, curvas de aprendizaje por rotación.

2.1.4.1. Action Item

2.1.4.2. Action Item

2.1.4.3. Action Item

2.1.5. usuario no inicia proceso de forma inmediata

2.1.5.1. Action Item

2.1.5.2. Action Item

2.1.5.3. Action Item

2.2. 2. IT / Determinar Tipo de Equipo (T:)

2.2.1. Determinación de funciones para asignar perfil

2.2.1.1. Action Item

2.2.1.2. Action Item

2.2.1.3. Action Item

2.2.2. Cuales son los criterios, diseñador, tipo director, no le gusta usar pc, requerimientos mayores, comparativos entre usuarios

2.2.2.1. Action Item

2.2.2.2. Action Item

2.2.2.3. Action Item

2.2.3. Reimpresión de Formatos de Cotización Existentes

2.2.3.1. Action Item

2.2.3.2. Action Item

2.2.3.3. Action Item

2.2.4. Casos Especiales MAC con VOBO de director de área

2.2.4.1. Action Item

2.2.4.2. Action Item

2.2.4.3. Action Item

2.3. 3. Compras / Cotización de Equipo (T:)

2.3.1. Solicitud de cotización a proveedores casos especiales o accesorios

2.3.1.1. Action Item

2.3.1.2. Action Item

2.3.1.3. Action Item

2.3.2. Selección de proveedor

2.3.2.1. Action Item

2.3.2.2. Action Item

2.3.2.3. Action Item

2.3.3. No se puede avanzar si no sé tiene una cotización

2.3.3.1. Action Item

2.3.3.2. Action Item

2.3.3.3. Action Item

2.4. 4. Solicitante / Llenado de Formato CAPEX (T:)

2.4.1. Desconoce CAPEX, sin instrucciones de llenado

2.4.1.1. Action Item

2.4.1.2. Action Item

2.4.1.3. Action Item

2.4.2. Extravío de Formato, debiendo comenzar de nuevo.

2.4.2.1. Action Item

2.4.2.2. Action Item

2.4.2.3. Action Item

2.4.3. Sistema llega a realizar proceso CAPEX por apoyo casos especiales

2.4.3.1. Action Item

2.4.3.2. Action Item

2.4.3.3. Action Item

2.5. 5. Solicitante / Recolección de Firmas (T:)

2.5.1. Indagar orden de recolección de firmas, ubicar a las autorizadores,

2.5.1.1. Action Item

2.5.1.2. Action Item

2.5.1.3. Action Item

2.5.2. Autorizadores Ausentes

2.5.2.1. Action Item

2.5.2.2. Action Item

2.5.2.3. Action Item

2.5.3. demasiadas firmas, disposición de autorizador, desperdicio de papel, uso de mensajería interna, rechazo por mal llenado, frustración.

2.5.3.1. Action Item

2.5.3.2. Action Item

2.5.3.3. Action Item

2.6. 6. Presupuestos / Conseguir PEP (T:)

2.6.1. Solicitar a área presupuestal PEP

2.6.1.1. Action Item

2.6.1.2. Action Item

2.6.1.3. Action Item

2.6.2. Sin la ejecución de este paso, no se puede crear la requisición en SAP

2.6.2.1. Action Item

2.6.2.2. Action Item

2.6.2.3. Action Item

2.6.3. No puede existir pep genérico de área o un catálogo previo

2.6.3.1. Action Item

2.6.3.2. Action Item

2.6.3.3. Action Item

2.7. 7. Solicitante / Crear Requisición en SAP (T:)

2.7.1. Desconocimiento de Como capturar en SAP la requisición

2.7.1.1. Action Item

2.7.1.2. Action Item

2.7.1.3. Action Item

2.7.2. En casos especiales sistemas ayuda en la creación de la requisición en SAP.

2.7.2.1. Action Item

2.7.2.2. Action Item

2.7.2.3. Action Item

2.8. 8. Autorizador / Liberar Requisición en SAP (T:)

2.8.1. Desconocimiento de este ´paso

2.8.1.1. Action Item

2.8.1.2. Action Item

2.8.1.3. Action Item

2.8.2. Sin la realización de este paso la creación de OC nunca inicia, el usuario nunca es notificado al respecto

2.8.2.1. Action Item

2.8.2.2. Action Item

2.8.2.3. Action Item

2.9. 9. Compras / Crear Orden Compra SAP (T:)

2.9.1. Error de Origen, Recapturar Requisición

2.9.1.1. Action Item

2.9.1.2. Action Item

2.9.1.3. Action Item

2.9.2. Desconocimiento cuando la OC ya esta lista

2.9.2.1. Action Item

2.9.2.2. Action Item

2.9.2.3. Action Item

2.9.3. Desconoce si el proveedor ya tiene la OC, correos [email protected]

2.9.3.1. Action Item

2.9.3.2. Action Item

2.9.3.3. Action Item

2.9.4. No solicita Acuse, riesgo de extravió,

2.9.4.1. Action Item

2.9.4.2. Action Item

2.9.4.3. Action Item

2.10. 10. Proveedor / Surte Equipo (T: 4 a 6 semanas)

2.10.1. Tiempos de proveedor no negociables

2.10.1.1. Action Item

2.10.1.2. Action Item

2.10.1.3. Action Item

2.10.2. Sin manejo de Stock

2.10.2.1. Action Item

2.10.2.2. Action Item

2.10.2.3. Action Item

2.10.3. Proveedor variable MAC, PC HP

2.10.3.1. Action Item

2.10.3.2. Action Item

2.10.3.3. Action Item

2.10.4. Comienzo real de tiempo de espera de equipo, usuario desconoce tiempo de proveedor.

2.10.4.1. Action Item

2.10.4.2. Action Item

2.10.4.3. Action Item

2.11. 11. Activo Fijo / Inventariar Equipo (T:)

2.11.1. Etiquetar Equipo en cuanto se recibe

2.11.1.1. Action Item

2.11.1.2. Action Item

2.11.1.3. Action Item

2.11.2. Tiempo ha disminuido, antes se quedaba en bodega de Activo., o se tardaba en ser etiquetado

2.11.2.1. Action Item

2.11.2.2. Action Item

2.11.2.3. Action Item

2.12. 12. IT / Instalación y Configuración (T:)

2.12.1. Creación de Cuenta de Usuario

2.12.1.1. Action Item

2.12.1.2. Action Item

2.12.1.3. Action Item

2.12.2. Configuración de Equipo

2.12.2.1. Action Item

2.12.2.2. Action Item

2.12.2.3. Action Item

2.13. 13. Activo Fijo / Cedula de Resguardo (T:)

2.13.1. Proceso de firma de Resguardo

2.13.1.1. Action Item

2.13.1.2. Action Item

2.13.1.3. Action Item

2.13.2. Project

2.13.2.1. Action Item

2.13.2.2. Action Item

2.13.2.3. Action Item

2.14. 14. Autorizador/ Entrada de Mercancia (T:)

2.14.1. Al no realizar este pago no se paga a proveedor

2.14.1.1. Action Item

2.14.1.2. Action Item

2.14.1.3. Action Item

2.14.2. Project

2.14.2.1. Action Item

2.14.2.2. Action Item

2.14.2.3. Action Item

3. Sugerencias

3.1. Si el usuario no realiza proceso de compra, asuma riesgo de no tener equipo para trabajar.

3.2. Realizar solicitud de PEP al área presupuestal en cuanto desde que se confirme la plaza

3.3. Necesidad de un sistema para seguimiento de Autorizaciones, SLAS, eliminación de papel, solicitud de cotizaciones a proveedores

3.4. Interfaz a SAP desde sistema (Crear Requisición, Liberar Requisición, Generación de OC Descarga de OC Entrada de Mercancía)

3.5. Una persona en área de compras dedicada especialmente para todo lo relacionado solo a ingresos y/o temas de sistemas, apoyando en el seguimiento de todo el proceso desde que existe una nueva plaza hasta la recepción de equipo, dejando en un solo responsable todo el proceso

3.6. proveedor con stock, notificación a proveedor sin OC, avance en paralelo

3.7. Existan acuerdos y compromisos entre las áreas involucradas