1. Planificación Estratégica
1.1. Instrumento de la Gestión de Resultados
1.1.1. Herramienta de Gestión que Permite Apoyar la Toma de Decisiones de las Organizaciones para Lograr el Mayor Grado de Eficiencia, Eficacia y Calidad en sus Productos o Servicios
1.1.1.1. Identificación de objetivos e indicadores que permitan establecer las prioridades e instituir la base para el control y evaluación de las metas
1.1.1.2. Establecimiento de sistemas de gestión de control internos donde se definan las responsabilidades por el cumplimiento de las metas en la organización
1.1.1.3. Vinculación del presupuesto institucional a cumplimiento de objetivos
1.2. Requisitos
1.2.1. Definir los responsables de los programas, áreas o divisiones que tienen a cargo la producción de los productos o servicios
1.2.1.1. Involucramiento de los directivos de los programas y su coordinación con las áreas de planificación y presupuesto de las entidades
1.2.1.2. Los directivos deben tener facultad de incidir sobre los aspectos que determinan la efectividad de la gestión.
1.2.2. El proceso debe ser la base para la definición de los planes operativos y la programación presupuestaria
1.2.2.1. Debe ajustarse al calendario presupuestario, además, su metodología y contenido debe ser sencillo y conducente hacia un presupuesto orientado a resultados
1.2.3. Debe permitir la definición de los resultados esperados de la gestión anual
1.2.3.1. Estará enfocado en que esperamos lograr en un plazo determinado, para que nuestros productos sean provistos de forma eficiente, eficaz y de calidad
1.2.4. Es necesario que sea la antesala del control de la gestión
1.2.4.1. Debe establecerse un sistema de control de gestión que permita registrar los objetivos e indicadores a lo largo de la organización, para establecer el monitoreo y evaluación posterior
1.3. Planificación Operativa Anual
1.3.1. Es una herramienta utilizada en el presupuesto por programas; constituye un conjunto de actividades que valorizan los insumos que se requieren para la realización de las acciones operativas
1.3.1.1. Debe estar articulado adecuadamente con definiciones estratégicas tales como la misión, los productos y usuarios, y los objetivos estratégicos
1.3.1.2. Es un instrumento que debe sistematizar los aspectos operativos relacionados con las actividades que permiten materializar los productos en una expresión anual
1.4. Componentes del Proceso
1.4.1. Misión
1.4.1.1. Propósito de la organización
1.4.1.2. Descripción de los productos finales
1.4.1.3. Identificación de los usuarios o beneficiarios
1.4.1.4. Efecto final esperado en la población objetivo
1.4.2. Visión
1.4.2.1. Valores de la organización
1.4.2.2. Se debe evitar repetir las funciones y los productos que caracterizan a la Misión
1.4.2.3. Percepción futura deseada de la organización
1.4.3. Objetivos Estratégicos
1.4.3.1. Vinculación directa con la Misión
1.4.3.2. Definen resultados en un tiempo determinado
1.4.3.3. Expresan las variables relevantes del desempeño
1.4.3.4. Instrumentos principales para establecer los cursos de acción de la organización
1.4.3.5. Deben existir objetivos estratégicos a distintos niveles: Sectoriales, Institucionales y de Entidades
1.4.4. Estrategias
1.4.4.1. Directrices de las acciones de la organización para alcanzar las metas
1.4.4.2. Proporcionan una base para la toma de decisiones respecto a los cursos de acción
1.4.4.3. Es indispensable para su desarrollo contar con los objetivos e indicadores de desempeño
1.4.4.4. Deben considerar aspectos como la posición de la institución respecto a entidades similares, análisis de los productos y usuarios
1.4.5. Plan de Acción
1.4.5.1. Permiten reducir las brechas entre los objetivos estratégicos y las dificultades de la organización para alcanzarlos
1.4.5.2. Son planes con carácter operativo a nivel de cada unidad o área
1.4.6. Indicadores de Desempeño
1.4.6.1. Herramienta que proporciona información cuantitativa acerca del desempeño de los productos o servicios
1.4.6.2. Deben ser idealmente factores que se pueden medir de forma continua y objetiva
1.4.6.3. Se utilizan para la mejora continua de la gestión, del proceso de decisión presupuestaria y los mecanismos de control
1.4.6.4. Existen múltiples tipos de Indicadores, entre ellos: Eficacia, Eficiencia, Calidad, Economía
2. Administración por Políticas (Hoshin Kanri)
2.1. Definiciones
2.1.1. Hoshin Kanri es un sistema gerencial, que permite establecer, desplegar y controlar los objetivos de la alta dirección y los correspondientes medios para asegurar su logro en todos los niveles de la organización, basándose en el ciclo PHVA (Planear – Hacer – Verificar – Actuar)
2.1.2. Es un sistema para fijar, a partir del plan estratégico a largo plazo, los objetivos y políticas estratégicas, administrativas y operativas anuales de la alta dirección y luego desplegarlas a toda la organización
2.2. Características
2.2.1. Soportar un sistema de planeamiento capaz de relacionar efectivamente los planes de largo plazo o estratégicos con el plan anual y con el seguimiento de los procesos fundamentales
2.2.2. Concentrarse en los pocos objetivos críticos para el éxito
2.2.3. Asegurar el progreso a través de revisiones periódicas. Asignar claramente las responsabilidades en relación con las metas y los procesos
2.3. Ventajas
2.3.1. Permite establecer una estructura sistemática y efectiva para divulgar las políticas generales en toda la organización para garantizar su cumplimiento
2.3.2. Conceptos como participación y compromiso de los empleados se convierten en realidad
2.3.3. La capacidad de predecir y de responder a cambios se mejoran
2.4. Proceso de despliegue
2.4.1. Establecimiento de los objetivos estratégicos
2.4.2. Definición de las actividades básicas necesarias para alcanzar el objetivo
2.4.3. Descomposición de las mismas de acuerdo a la estructura organizacional
2.4.4. Distribución de los subelementos de las actividades a diversas áreas de la organización
2.4.5. Cada área determina su meta; debe trazar y desarrollar los planes para lograr los objetivos asignados