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ACQUISITION HORIZON LPM by Mind Map: ACQUISITION HORIZON
LPM
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ACQUISITION HORIZON LPM

Préalables

dans Electre

Chercher et sélectionner les titres dans Electre

Créer un panier dans Electre en utilisant le modèle « LPM » ce que permet de voir le taux de remise et le montant TTC

dans Horizon

se connecter à Horizon en utilisant les codes suivants : login : 27TOUT3 mot de passe : LPM27, Tous les modules d'Horizon sont alors accessibles : un dossier « Acquisition » est présent dans la colonne de gauche

Création d'un bon de commande (BC)

Cliquer sur le dossier « commande » puis sur «formulaire de BC»

Sélectionner son formulaire : Etudes = 27ETU Erasmus = 27ERA Stern Verlag = 27STE AlizéSFL = 27SFL Casalini = 27CAS, cliquer en bas sur le bouton « créer un BC », Toujours utiliser la même numérotation : LPM/Année/Initiales de l'acquéreur/Numéro de la commande exemples : LPM/2012/ES/01 LPM/2012/ES/02, noter ce numéro pour pouvoir retrouver rapidement votre bon ensuite, Modifier la note dans le formulaire (mettre ses coordonnées)

Remplissage du bon de commande

Attention

Ne pas créer de doublons de notices d'acquisition

Maximum environ de 10 lignes par bon pour faciliter le suivi par la suite

Sélectionner dans modèle de distribution 27LPM

Aller chercher les notices des ouvrages à commander Faire la recherche dans Horizon

La notice existe dans Horizon, cliquer sur la flèche jaune « envoyer vers » dans la fenêtre. Le numéro du BC doit apparaître, le sélectionner, cliquer sur OK, Le titre apparaît dans le bon de commande

La notice n'existe pas dans Horizon, retourner dans Electre pour importer la notice (VOIR AUSSI PROCEDURE IMPORT ELECTRE SUR SITE SCD : http://w3.scd.univ-tlse2.fr/intranet/index7_intr.htm), dans Electre, cocher les titres dont les notices ne sont pas dans Horizon, cliquer sur l'icone disquette «exporter les données», un fichier .elc s'enregistre sur votre disque dur, dans Horizon, dans la colonne de gauche cliquer sur «catalogage» puis sur «importer des notices» : une fenêtre s'affiche où vous devez vérifier que le «fichier d'importation» correspond bien au fichier .elc que vous avez enregistré., cliquer sur OK, le titre importé vient compléter la liste de votre BC (!!! A bien paramétrer la première fois!!!), Pour les lignes importées d'Electre : enlever l'article de début de titre et les tirets des ISBN pour faciliter la recherche des titres en commande (voir plus bas)

Corriger les données d'exemplaire

Indiquer la catégorie statistique, 27cd CD AUDIO 27dvd DVD 27leL Ouvrage étranger niveau L 27leMD Ouvrage étranger niveau MD 27lfL Ouvrage français niveau L 27lfMD Ouvrage français niveau MD 27par Partitions

Indiquer le budget (ne pas utiliser 27X), 27LCmGR Monographies Grec ancien 27LCmLA Monographies Latin 27LCmPH Monographies Philologie 27LCper Périodiques Lettres classiques 27LMcFR CD Littérature française 27LMdvd DVD Lettres modernes 27LMmCI Monographies Cinéma 27LMmCO Monographies Littérature comparée 27LMmDA Monographies Danse & Arts du spectacle 27LMmFR Monographies Littérature française 27LMmLI Monographies Linguistique 27LMmTH Monographies Théâtre 27LMper Périodiques Lettres modernes 27MUcCL CD Musique classique 27MUcJA CD Jazz 27MUdvd DVD Musique 27MUmCL Monographies Musique classique 27MUmJA Monographies Jazz 27MUpCL Partitions Musique classique 27MUper Périodiques Musique 27MUpJA Partitions Jazz 27PHmon Monographies Philosophie 27PHper Périodiques Philosophie

modifier si nécessaire le nombre d'exemplaires (attention à l'affichage qui est trompeur)

Une fois le bon de commande terminé, «approuver» en cliquant sur la rubrique en haut «Ligne de BC» puis «approuver».

Retrouver son BC (pour le modifier ou réceptionner)

cliquer dans la colonne de gauche sur «commandes» puis sur «rechercher par en-tête».

Rechercher par n° de bon de commande puis taper le numéro concerné (LPM/2012/ES/01) ou LPM/2012/ES* pour voir toute la liste de vos BC en cours en 2012

Retrouver une ligne de commande : «commandes» puis «rechercher par ligne»

Archivage/Impression des BC

Pour que les BC soient terminés dans Horizon, ils doivent être « imprimés ». Soit physiquement pour les joindre à vos demandes d'achats (mais attention les montants indiqués ne prennent pas en compte les remises, il faut les corriger à la main), soit virtuellement en créant un fichier PDF que vous stockerez dans un dossier dédié sur votre disque dur.

Cliquer sur BC/Imprimer les BC

Cocher « bon de commande définitif », Dans la fenêtre d'impression sélectionner PDF creator (s'il est installé), Enregistrer dans un dossier « bon de commande Horizon 2012 » sous un nom du type « bondecommandeLPM/2012/ES/01 »

Réception des ouvrages

Retrouver le BC concerné (voir plus haut)

Sélectionner «réception»

Sélectionner la ligne du titre réceptionné puis cliquer sur le bouton « Réception »

Poser un code barre sur l'ouvrage et scanner le

une notice d'exemplaire est automatiquement créée et pré-remplie

Vérifier l'exemplarisation: effectuer la recherche (F2) avec le code barre puis vérifier les éléments pré-remplis de la notice d'exemplaire, rajouter la cote.

ATTENTION s'il s'agit d'un titre que vous avez importé d'Electre :

Aller ensuite dans le Sudoc pour trouver le PPN de l'ouvrage, copier ce PPN et localisez vous., ouvrir la notice bibliographique dans Horizon avec l'éditeur Marc et coller le PPN dans la zone 001, attendre le lendemain pour l'exemplariser (la notice Electre sera écrasée par celle du Sudoc)

Annulation d'une ligne de commande : VOIR FICHE SICD

Pour les notices Electre, toujours retourner en module catalogage pour supprimer la notice, même si HZ a confirmé sa suppression

Facturation

Faire un nouveau relevé à chaque facture 

Cliquer sur « nouvelle facture » (colonne de gauche dans le dossier « relevé de factures »)

choissisez votre fournisseur exemple : 27ETU

Donner un numéro à voter facture toujours selon le même modèle : LPM/2012/ES/n°facture libraire

Remplir la date de la facture et son montant total, Enregistrer, fermer

Cliquer sur « Candidats » puis sélectionner « Rechercher » et indiquer le n° de bon de commande exact (à noter en faisant la réception), Sélectionner les titres présents sur la facture, cliquer sur le bouton « Facture »,, vérifier la quantité, indiquer le prix du titre, Cliquer sur « Approuver »et vérifier que « Montant » ET « Engagé » sont identiques dans l’entête

si erreur sur une ligne : aller dans le menu « Ligne de relevé » et sélectionner « défaire une ligne »