Инструкция для помощника руководителя и ассистента

1. Тайм менеджмент:

1.1. ❖ ПЛАНИРОВАНИЕ ГРАФИКА РУКОВОДИТЕЛЯ - СОСТАВЛЯТЬ И ПЛАНИРОВАТЬ РАБОЧЕЕ ВРЕМЯ, ДОГОВАРИВАТЬСЯ О ВСТРЕЧАХ, СИМПОЗИУМАХ, ТРЕНИНГАХ, ОТСЛЕЖИВАТЬ РАСПИСАНИЕ.

1.2. ❖ ПОСТАНОВКА ЗАДАЧ - НАПОМИНАТЬ О ЗАДАЧАХ, ПОСТАНОВКА ЗАДАЧ, НАПОМИНАТЬ О ВАЖНЫХ ТЕЛЕФОННЫХ ЗВОНКАХ. ВСЕГДА СТАВИТЬ РУКОВОДИТЕЛЯ В ВЕДОМОСТЬ О ВЫПОЛНЕНИИ ЗАДАЧ, КОНТРОЛИРОВАТЬ ПОСТАНОВКУ ОТ ДРУГИХ СОТРУДНИКОВ.

1.3. ❖ АВТОМАТИЗАЦИЯ РАБОТЫ - ДОВЕСТИ РАБОТУ ДО АВТОНОМНОГО РЕЖИМА. ПРИУЧИТЬ ВСЕХ СОТРУДНИКОВ АКТИВНО РАБОТАТЬ С БИТРИКСОМ24. КОНТРОЛИРОВАТЬ, ЧТОБЫ КАЖДЫЙ СОТРУДНИК ВОВРЕМЯ СТАВИЛ И ВЫПОЛНЯЛ ЗАДАЧИ И СТАВИЛ РУКОВОДИТЕЛЯ В «НАБЛЮДАТЕЛИ». СВОЕВРЕМЕННОЕ ВЫПОЛНЕНИЕ ЗАДАЧ, СТАВИТЬ ЗАДАЧИ ПРИ НЕОБХОДИМОСТИ.

1.4. ❖ НАРЕЗКА ЗАДАЧ - ПРИ ПОСТАНОВКЕ ВАЖНЫХ ЗАДАЧ В БИТРИКСЕ - РАЗРЕЗАТЬ ИХ НА НЕБОЛЬШИЕ СЕГМЕНТЫ, КОТОРЫЕ БЫСТРЕЕ И ПРОЩЕ ВЫБОЛНИТЬ, КОНТРОЛИРОВАТЬ, ЧТОБЫ СОТРУДНИКИ ЭТО УМЕЛИ ДЕЛАТЬ, ФИКСИРОВ.

1.5. ❖ ПРОЕКТЫ - СЛЕДИТЬ И СОЗДАВАТЬ ПРОЕКТЫ В БИТРИКСЕ. УЧИТЫВАТЬ ВРЕМЯ ВЫПОЛНЕНИЯ И ПОСТАНОВКУ ЗАДАЧ К ПРОЕКТУ. КОНТРОЛИРОВАТЬ УСПЕВАЕМОСТЬ.

1.6. ❖ СВОЕВРЕМЕННАЯ СВЯЗЬ С КЛИЕНТОМ / ЛИДОМ - КОНТРОЛИРОВАТЬ ЛИДЫ, ВОВРЕМЯ СВЯЗЫВАТЬСЯ ПИСЬМЕННО, ЛИЧНАЯ ВСТРЕЧА ИЛИ ЗВОНОК. ПРИ НЕОБХОДИМОСТИ НАПОМИНАТЬ РУКОВОДИТЕЛЮ О СВЯЗИ С КЛИЕНТОМ.

1.6.1. ❖ КОНТРОЛЬ И УЧЕТ РАБОЧЕГО ВРЕМЕНИ - УЧИТЫВАТЬ И СТАВИТЬ ВРЕМЯ НА ВЫПОЛНЕНИЯ ЗАДАЧ СОТРУДНИКАМИ, КОЛИЧЕСТВО ЗАТРАТЫ РАБОЧИХ ЧАСОВ НА ВЫПОЛНЕНИЕ РАБОТЫ, УЧИТЫВАТЬ И КОНТРОЛИРОВАТЬ ОБЪЕКТИВНОСТЬ ЗАТРАТ ТОГО ИЛИ ИНОГО КОЛИЧЕСТВА ЧАСОВ, УЧИТЫВАТЬ ПРОДУКТИВНОСТЬ РАБОТЫ.

2. Обеспечение и организация работы мероприятий:

2.1. ❖ ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОЧИХ ПРОЦЕССОВ - ОРГАНИЗОВАТЬ И КОНТРОЛИРОВАТЬ РАБОЧИЕ ПРОЦЕССЫ, СЛЕДИТЬ ЗА ВЫПОЛНЕНИЕМ РАБОТЫ ВСЕХ ОТДЕЛОВ, ПРИ НЕОБХОДИМОСТИ КОРРЕКТИРОВАТЬ И НАПРАВЛЯТЬ. КОНТРОЛИРОВАТЬ СВОЕВРЕМЕННУЮ ВЫПОЛНИМОСТЬ, ОРГАНИЗАЦИЮ ДРУГИХ СОТРУДНИКОВ.

2.2. ❖ ВСТРЕЧИ - ПОДГОТОВКА И ПРОВЕДЕНИЕ ВСТРЕЧ, ВЕДЕНИЕ ПЕРЕГОВОРОВ, ОРГАНИЗАЦИЯ И ВЕДЕНИЕ СОБРАНИЙ, ПОДГОТОВКА ТРЕНИНГОВ ДЛЯ РУКОВОДИТЕЛЯ. ПРОВЕДЕНИЕ ЕЖЕДНЕВНЫХ, ЕЖЕНЕДЕЛЬНЫХ И ЕЖЕМЕСЯЧНЫХ СОВЕЩАНИЙ КОЛЛЕКТИВА. ОРГАНИЗАЦИЯ ТИМБИЛДИНГА. ОРГАНИЗАЦИЯ МЕРОПРИЯТИЙ, ПОДГОТОВКА ПРИГЛАСИТЕЛЬНЫХ ПИСЕМ, ПРИ НЕОБХОДИМОСТИ, РАССЫЛКА ПРИГЛАШЕНИЙ И ИТОГОВ ВСТРЕЧ ДЛЯ УЧАСТНИКОВ МЕРОПРИЯТИЯ.

2.3. ❖ ОРГАНИЗАЦИЯ И КОНТРОЛЬ ОРГАНИЗАЦИИ ПОЕЗДОК - ПОКУПКА БИЛЕТОВ, БРОНИРОВАНИЕ ЖИЛЬЯ, ОПЛАТА, ТРАНСПОРТ.

2.4. ❖ ОБЩЕНИЕ С СОТРУДНИКАМИ - КОНТРОЛИРОВАТЬ РАБОТУ ВСЕХ СОТРУДНИКОВ, ПРИ НЕОБХОДИМОСТИ ВЕСТИ С НИМИ РАЗГОВОРЫ, ПОДХОДЯЩИМИ РАБОТУ, УЧИТЬСЯ ЧТО У НИХ ПОЛУЧАЕТСЯ, ЧТО НЕТ, ЧИТОЙ ОТ

2.5. ❖ ОРГАНИЗАЦИЯ ОФИСА - КОНТРОЛИРОВАТЬ, ЧТОБЫ В ОФИСЕ ВСЕГДА БЫЛО ВСЕ НЕОБХОДИМОЕ: ЧАЙ, КОФЕ, ВОДА, САХАР, БУМАГА И Т.Д. ПРИ НЕОБХОДИМОСТИ ЗАКУПАТЬ, ОРГАНИЗОВЫВАТЬ РЕМОНТ, ЗАМЕНУ. НАЛИЧИЕ НЕОБХОДИМОГО ОБОРУДОВАНИЯ: КОМПЬЮТЕРЫ, КЛАВИАТУРЫ, МЫШКИ И ПРОЧЕЕ.

2.6. ❖ ОРГАНИЗАЦИЯ ОБУЧАЮЩИХ ПРОГРАММ - ПРОВОДИТЬ И ОРГАНИЗОВЫВАТЬ ТРЕНИНГИ, ПОКУПАТЬ, ЛИБО ОРГАНИЗОВЫВАТЬ ПРОВЕДЕНИЕ КУРСОВ, ДЛЯ ПОВЫШЕНИЯ ЗНАНИЙ КОМАНДЫ.

2.7. ❖ ОБУЧЕНИЕ НОВЫХ СОТРУДНИКОВ - КОНТРОЛИРОВАТЬ, ЧТОБЫ У НОВЫХ СОТРУДНИКОВ БЫЛИ ВСЕ НЕОБХОДИМЫЕ МАТЕРИАЛЫ ДЛЯ ОБУЧЕНИЯ, КОНТРОЛИРОВАТЬ ИХ ОБУЧАЕМОСТЬ И ГОТОВНОСТЬ К РАБОТЕ.

3. Документация:

3.1. ❖ ДОКУМЕНТООБОРОТ - ГРАМОТНОЕ ОФОРМЛЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ, СОСТАВЛЯТЬ ДЕЛОВЫЕ БУМАГИ, ДОГОВОРА, ПИСЬМА, ОБЪЯВЛЕНИЯ, ПОСТАНОВКУ ЗАДАЧ. РЕДАКТИРОВАТЬ ДОКУМЕНТЫ, НАПИСАННЫЕ РУКОВОДИТЕЛЕМ.

3.2. ❖ ПОЧТА - СОРТИРОВАТЬ ПОЧТУ, ПЕРЕНАПРАВЛЯТЬ ПРИ НЕОБХОДИМОСТИ В НУЖНЫЕ ОТДЕЛЫ.

3.3. ❖ СЧЕТА - ПОНИМАТЬ И РАЗБИРАТЬСЯ СО СЧЕТАМИ, БУХГАЛТЕРИЕЙ, КОНТРОЛИРОВАТЬ ЗАТРАТЫ, ПРИХОД ДЕНЕГ, ОПЛАТУ ОТ КЛИЕНТОВ, СВОЕВРЕМЕННУЮ ОПЛАТУ. КОНТРОЛИРОВАТЬ НАЛИЧИЕ ВСЕХ НЕОБХОДИМЫХ РЕКВИЗИТОВ ДЛЯ ОПЛАТЫ, ЗНАТЬ НОМЕРА СЧЕТОВ И КАРТОЧЕК. ПАРОЛИ, ПРИ НЕОБХОДИМОСТИ.

3.4. ❖ ИНСТРУКЦИИ - КОНТРОЛИРОВАТЬ, ПРИ НЕОБХОДИМОСТИ ПИСАТЬ ИНСТРУКЦИИ ДЛЯ ВСЕХ ОТДЕЛОВ. НАЛИЧИЕ ВСЕХ ВОРОНОК: НАЙМА, ПРОДАЖИ. СЛЕДИТЬ ЗА ИХ ПРАВИЛЬНОСТЬЮ, ПРАВИТЬ, ДОПОЛНЯТЬ. ПОНИМАНИЕ СТРУКТУРЫ РАБОТЫ.

3.5. ❖ СКРИПТЫ - СОЗДАНИЕ И КОНТРОЛЬ ИХ НАЛИЧИЯ. ШАБЛОНЫ ДЛЯ ОБЩЕНИЯ С КЛИЕНТОМ, РАБОТЫ С ВОЗРАЖЕНИЯМИ, ДОЛЖНЫ БЫТЬ ПОДГОТОВЛЕНЫ СКРИПТЫ ДЛЯ МАКСИМАЛЬНО БОЛЬШОГО КОЛИЧЕСТВА ВАРИАНТОВ ОТВЕТОВ.

3.6. ❖ ШАБЛОНЫ - СОЗДАНИЕ ШАБЛОНОВ ПИСЕМ, ДЛЯ ПЕРЕПИСОК С КЛИЕНТОМ ИЛИ ПАРТНЕРОМ ПО ПОЧТЕ, В МЕССЕНДЖЕРАХ, ЛИБО НА ФРИЛАНСБИРЖАХ. МЕНЯТЬ ПРИ НЕОБХОДИМОСТИ, ДОПОЛНЯТЬ.

4. Телефонные звонки, сообщения и контакты:

4.1. ❖ ОБРАБАТЫВАТЬ ВХОДЯЩИЕ ПИСЬМА, СООБЩЕНИЯ И ЗВОНКИ - ОТВЕЧАТЬ НА ПИСЬМА, ЗВОНКИ И СООБЩЕНИЯ, ПРИ НЕОБХОДИМОСТИ НАПРАВЛЯТЬ ИХ НА РУКОВОДИТЕЛЯ (СОРТИРОВАТЬ ПО ВАЖНОСТИ).

4.2. СТИ ВЕСТИ БАЗУ КОНТАКТОВ / ЛИДОВ- КОНТРОЛИРОВАТЬ, ЧТОБЫ КАЖДЫЙ КЛИЕНТ, ПАРТНЕР ИЛИ ЛИД БЫЛ ЗАПИСАН В БИТРИКСЕ, ЧТО О НЕМ БЫЛО ЗАПИСАНО КАК МОЖНО БОЛЬШЕ ИНФОРМАЦИИ: ПОЧТА, НОМЕР ТЕЛЕФОНА.

4.3. ❖ ДЕЛОВЫЕ КОНТАКТЫ - ВЕСТИ ДЕЛОВЫЕ КОНТАКТЫ КОМПАНИИ, ПОЗДРАВЛЯТЬ ПАРТНЕРОВ И КОЛЛЕГ С ПРАЗДНИКАМИ, ВЕСТИ ДЕЛОВУЮ ПЕРЕПИСКУ.

4.4. ❖ ФИЛЬТРОВАТЬ КОНТАКТЫ - ПРИ НЕОБХОДИМОСТИ ОГРАЖДАТЬ РУКОВОДИТЕЛЯ ОТ НЕНУЖНЫХ КОНТАКТОВ БЕЗ УЩЕРБА ДЛЯ КОМПАНИИ.

4.5. ❖ ДЕЛА - КАЖДОМУ КОНТАКТУ ДОЛЖНО БЫТЬ ПОСТАВЛЕНО ДЕЛО ДЛЯ СЛЕДУЮЩЕГО ШАГА.

5. РАБОТА ЗАМЕСТИТЕЛЯ : ❖ ПОИСК ИНФОРМАЦИИ - ПРИ НЕОБХОДИМОСТИ НАХОДИТЬ ИНФОРМАЦИЮ ДЛЯ РУКОВОДИТЕЛЯ В МАКСИМАЛЬНО КОРОТКИЕ СРОКИ, ЗНАТЬ ЛЮДЕЙ, К КОТОРЫМ МОЖНО ОБРАТИТЬСЯ ДЛЯ ПОЛУЧЕНИЯ ИНФОРМАЦИИ. ❖ САМОСТОЯТЕЛЬНО РЕШАТЬ ВОПРОСЫ - ПРИНИМАТЬ РЕШЕНИЯ НА СЧЕТ НЕКОТОРЫХ ВОПРОСОВ САМОСТОЯТЕЛЬНО, К ПРИМЕРУ, О НАЗНАЧЕНИИ ВСТРЕЧ. ❖ В ОТСУТСТВИЕ РУКОВОДИТЕЛЯ - ПРОВОДИТЬ ВСТРЕЧИ, ДЕЛОВЫЕ МЕРОПРИЯТИЯ, ПРИНИМАТЬ УЧАСТИЕ В СИМПОЗИУМАХ, ОТВЕЧАТЬ НА ВОПРОСЫ.

6. ОБЩЕЕ МОМЕНТЫ : ❖ НЕОБХОДИМЫЕ КОНТАКТЫ - ЗНАТЬ НОМЕРА ТЕЛЕФОНОВ СЛУЖБ, НЕОБХОДИМЫХ ДЛЯ НОРМАЛЬНО ОБЕСПЕЧЕНИЯ РАБОТЫ ОФИСА: РЕМОНТНЫЕ СЛУЖБЫ, СЛУЖБЫ ИНТЕРНЕТ, ЭЛЕКТРИКА И ПРОЧЕЕ. ❖ СВЯЗЬ - ВСЕГДА БЫТЬ НА СВЯЗИ, ЧТОБЫ, ПРИ НЕОБХОДИМОСТИ, ПРЕДОСТАВИТЬ РУКОВОДИТЕЛЮ РАБОТУ УДАЛЕННО.