1. CLASIFICACIÓN DE EVENTOS: Los eventos son clasificados de la siguiente manera:
1.1. Según el publico:
1.1.1. Eventos abiertos: Cuando los invitados pueden ingresar sin ningún tipo de invitación o conocimiento previo.
1.1.2. Eventos cerrados: Son aquellos que están dirigidos a un publico especifico, el evento tiene capacidad limite de personas y estas necesitan una invitación enviada con anterioridad por los anfitriones del mismo.
1.2. Según el tipo de actividades:
1.3. Culturales: actividades de formación, difusión, artísticas, lúdicas, recreativas.
1.4. Socioeducativas: fiestas, reunión de organizaciones, acciones de movilización, de bien social, de información a la sociedad civil.
1.5. Deportivas: eventos deportivos y de esparcimiento, al aire libre, de naturaleza y medio ambiente.
1.6. Empresariales y corporativos: reuniones, charlas, presentaciones de productos, seminarios, conferencias, encuentros, congresos y ferias.
1.7. Según el ámbito geográfico:
1.7.1. Internacional: Se determina como internacional cuando por lo menos el 40% de los asistentes pertenecer a tres países diferentes.
1.7.2. Nacional: Cuando el 40% de los asistente proceden de tres diferentes comunidades autónomas.
1.7.3. Regional: No tiene un nivel mínimo de inscritos de comunidades autónomas para ser determinado regional.
2. AGENTES QUE INTERVIENEN EN UN EVENTO:
2.1. Organizadores: Son los principales responsables de la organización del evento, son quienes se encargan de que todo sea perfecto y según la magnitud del mismo deciden y son los encargados delegar comités organizacionales para el mismo.
2.2. Conferencistas: Son los encargados de impartir dirigir y asegurar el funcionamiento y de la parte técnica, académica o de diversión acorde al evento.
2.3. Participantes o invitados: Son los asistentes al evento, a quienes esta dirigida toda la organización del mismo y la información o actividades organizadas.
3. ETAPAS DEL EVENTO
3.1. Pre-evento: En esta fase se organiza, se planifica, se crea todo lo necesario para lograr nuestro objetivo, es la fase mas importante ya que en esta depende el éxito de nuestro evento.
3.2. Evento: En esta fase vemos plasmado todo lo que hemos organizado y todo en lo que hemos trabajado, organizado y planeado, esta es la fase decisiva de nuestro objetivo.
3.3. Post-evento: En esta fase se evalúa el evento, generalmente se realiza una encuesta de satisfacción y lo mas importante evaluar si realmente el evento funciono, ¿como lo evaluamos? - Haciendo seguimiento para ver si nos siguen en redes sociales. - Revisando si aumentamos la venta de nuestros servicios o si obtuvimos mas socios o alianzas estratégicas o inversionistas. -Que logremos tener una publicidad voz a voz. Estos son unos de los indicadores mas importante a evaluar en el post-evento.
4. Manual de funciones y procedimientos de un evento
4.1. El manual de funciones y procedimientos es de suma importancia en cualquier en cualquier actividad así como también en la organización de un evento ya que este permite conocer a cada uno de sus integrantes la descripción de el trabajo y puesto asignado por sus superiores o contratantes, cuando una persona conoce sus compromisos, conoce sus responsabilidades.
5. FECHA Y HORA DEL EVENTO
5.1. Lo primero antes de fijar la fecha y la hora es organizar las actividades y puntos a tratar durante el evento para de esta manera tener establecido el tiempo total que tomara llevar acabo el evento, en cuanto a la fecha se deben examinar ciertos aspectos como saber si se llevara acabo un evento similar el cual ofrezca los mismo conceptos y pueda incluir los mismo invitados, evaluar los dias de la semana para poder definir cual seria el mejor y poder llevar acabo el evento; Se debe reservar con anticipación el lugar en la fecha y hora fijada para ello es bueno tener fechas alternas para no tardar mas tiempo en la ejecución del mismo, por ultimo evaluar si existen diad o festividades cercanas al evento ya que los asistentes pueden tener previsto algún compromiso.
6. CRITERIOS PARA LA PROGRAMACIÓN DE ACTIVIDADES DENTRO DE UN EVENTO
6.1. Criterios para la programación de un evento académico: -Conocimiento amplio y completo acerca del tema a tratar. -Análisis de contar con el material físico y digital necesario para obtener buen resultado.
6.2. Criterios para la programación de un evento científico: - Determinar si necesitan realizar un seminario, conferencia, foro o evento requerido según la necesidad
6.3. Criterios para la programación de un evento cultural: -Analizar la necesidad del momento acorde al publico - Programar con anticipación los permisos necesarios y las necesidades para la realización del mismo
7. CRONO-GRAMA DE ACTIVIDADES DE UN EVENTO:
7.1. El crono grama de actividades es en el que fijamos fechas horarios y todo lo necesario para que todo este listo y confirmado a tiempo.
8. PARTICIPANTES:
8.1. Conferencistas o ponentes: - Es el personal encargado de impartir la información del evento.
8.2. Asistentes: - Son personas que no están relacionadas con el eventos. acompañan ponentes e invitados.
8.3. Invitados: - Personas que por su reconocimiento y prestigio le aportan importancia al evento.
8.4. Colaboradores: - Son las personas que asisten el evento para que este salga a perfección.
9. TIPOS DE EVENTOS
9.1. Feriales
9.1.1. Los eventos feriales, son eventos sociales, económicos y culturales, que se lleva a cabo en una sede y tiene un tema común para todos los participantes
9.2. Académicos
9.3. Empresariales
9.4. Virtuales
9.5. Especiales
10. EVENTO: Un evento es una herramienta que nos permite realizar y transmitir modelos de trabajo, contacto con clientes potenciales, crear promociones, lanzar productos entre muchos otros servicios que podemos emplear y difundir.
11. CONCEPTO: Es definido como aquello que se concibe en el pensamiento, sobre algo, alguien o algún tema especifico.
12. Organigrama del evento
12.1. Coordinador General.
12.1.1. Comité financiero.
12.1.2. Comité logístico.
12.1.3. Comité de relaciones
12.1.4. Comité académico.
12.2. El organigrama mas utilizado para la organización de eventos es el organigrama vertical ya que este muestra las jerarquías en forma de pirámide de arriba a abajo.
13. POBLACIÓN OBJETO DE UN EVENTO.
13.1. La población objeto de un evento son aquellos a quienes esta dirigida nuestra información organización o distracción la cual se ha preparado a lo largo de la plantación
14. COMITÉS DEL EVENTO
14.1. Los comités de un evento son aquellos que nos permiten asegurarnos de que el evento sea exitoso y todo funcione como lo esperamos.
14.1.1. Comité de programas: es el encargado de organizar las actividades y mantener a los invitados enfocados en el objetivo del evento.
14.1.2. Comité de apoyo o servicios generales: es el encargado de la planificación y la logística general del evento.
14.1.3. Comité de relación o relaciones publicas: Son los encargados de todo el material audio visual el evento tanto físico como digital
14.1.4. Comité de seguridad: Son los encargados de la integridad tanto de las instalaciones como de los asistentes y organizadores.
14.1.5. Comité de recepción: Son los encargados de recibir los invitados e indicarles su ubicación.
14.1.6. Comité de registro: Son los encargados de la inscripción de los invitados y la entrega de materiales e información.
14.1.7. Comité de alojamiento: Son los encargados de organizar el alojamiento de los invitados contratando planes instalaciones y brindando servicio especial a los invitados si el evento lo requiere.
14.1.8. Comité de alimentos y bebidas: Son los encargados de seleccionar los menús y los horarios en que estos se ofrecerán a los invitados.