ระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรี ว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ. 2526

Get Started. It's Free
or sign up with your email address
Rocket clouds
ระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรี ว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ. 2526 by Mind Map: ระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรี ว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ. 2526

1. บททั่วไป

1.1. – บังคับใช้วันที่ 1 มิถุนายน 2526

1.2. (ฉบับที่ 2) พ.ศ. 2548 บังคับใช้วันที่ 24 กันยายน 2548

1.3. งานสารบรรณ

1.3.1. งานที่เกี่ยวกับการบริหารงานเอกสาร เริ่มตั้งแต่การจัดทำ การรับ การส่งการเก็บรักษา การยืม จนถึงการทำลาย

1.4. *** รู้ไว้ให้จำ

1.4.1. “งานสารบรรณ” ให้หาคำว่า บริหาร สูตร (6 Step = ทำ – รับ – ส่ง – เก็บ – ยืม – ทำลาย)

1.5. นิยามที่ออกข้อสอบบ่อย

1.5.1. “หนังสือ” หมายความว่า หนังสือราชการ

1.5.2. “อิเล็กทรอนิกส์” หมายความว่า การประยุกต์ใช้วิธีการทางอิเล็กตรอน ไฟฟ้า คลื่นแม่เหล็กไฟฟ้าหรือวิธีอื่นใดในลักษณะคล้ายกัน และให้หมายความรวมถึงการประยุกต์ใช้วิธีการทางแสง วิธีการ ทางแม่เหล็ก หรืออุปกรณ์ที่เกี่ยวข้องกับการประยุกต์ใช้วิธีต่าง ๆ เช่นว่านั้น

1.5.3. “ระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์” หมายความว่า การรับส่งข้อมูลข่าวสารหรือหนังสือผ่านระบบสื่อสารด้วยวิธีการทางอิเล็กทรอนิกส์

1.5.4. ผู้รักษาการตามกฎหมายนี้ คือ ปลัดสำนักนายกรัฐมนตรี

2. ชนิดของหนังสือ

2.1. 1.หนังสือราชการ คือ เอกสารที่เป็นหลักฐานในราชการ

2.1.1. 1.หนังสือที่มีไปมาระหว่างส่วนราชการ

2.1.1.1. หนังสือที่มีไปมาระหว่าง อบต. ก กับ อบต. ข

2.1.2. 2.หนังสือที่ส่วนราชการมีไปถึงหน่วยงานอื่นใดซึ่งมิใช่ส่วนราชการ หรือที่มีไปถึงบุคคลภายนอก

2.1.2.1. หนังสือที่ อบต. ก มีไปถึง บริษัทแหร่มจำกัด หรือไปถึง นายแสนดี

2.1.3. 3.หนังสือที่หน่วยงานอื่นใดซึ่งมิใช่ส่วนราชการหรือที่บุคคลภายนอกมีมาถึงส่วนราชการ

2.1.3.1. นายแสนดี มีมาถึง อบต. ก

2.1.4. 4.เอกสารที่ทางราชการจัดทำขึ้นเพื่อเป็นหลักฐานในราชการ

2.1.4.1. หนังสือรับรอง บันทึก

2.1.5. 5.เอกสารที่ทางราชการจัดทำขึ้นตามกฎหมาย ระเบียบ หรือข้อบังคับ

2.1.6. 6.ข้อมูลข่าวสารหรือหนังสือที่ได้รับจากระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์

2.1.7. *** รู้ไว้ให้จำ

2.1.7.1. “หนังสือ” หมายความว่า หนังสือราชการ

2.1.7.2. หนังสือราชการ คือ เอกสารที่เป็นหลักฐานในราชการ

2.1.7.3. สรุปได้ว่า หนังสือ = หนังสือราชการ = เอกสารที่เป็นหลักฐานในราชการ

2.2. 2.หนังสือ มี 6 ชนิด

2.2.1. 1 หนังสือภายนอก

2.2.1.1. หนังสือติดต่อราชการที่เป็นแบบพิธี ใช้กระดาษตราครุฑ เป็นหนังสือติดต่อระหว่างส่วนราชการ หรือส่วนราชการมีถึงหน่วยงานอื่นใดซึ่งมิใช่ส่วนราชการ หรือที่มีถึงบุคคลภายนอก

2.2.1.1.1. ส่วนราชการเจ้าของเรื่อง ให้ลงชื่อส่วนราชการเจ้าของเรื่อง หรือหน่วยงาน ที่ออกหนังสือ ถ้าส่วนราชการที่ออกหนังสืออยู่ในระดับกระทรวง หรือทบวง ให้ลงชื่อส่วนราชการเจ้าของเรื่องทั้งระดับกรมและกอง ถ้าส่วนราชการที่ออกหนังสืออยู่ในระดับกรมลงมา ให้ลงชื่อส่วนราชการเจ้าของเรื่องเพียงระดับกองหรือหน่วยงานที่รับผิดชอบ

2.2.2. 2 หนังสือภายใน

2.2.2.1. หนังสือติดต่อราชการที่เป็นแบบพิธีน้อยกว่าหนังสือภายนอก เป็นหนังสือติดต่อภายในกระทรวง ทบวง กรม หรือจังหวัดเดียวกันใช้กระดาษบันทึกข้อความ

2.2.3. 3 หนังสือประทับตรา

2.2.3.1. หนังสือที่ใช้ประทับตราแทนการลงชื่อของหัวหน้าส่วนราชการระดับกรมขึ้นไป โดยให้หัวหน้าส่วนราชการระดับกอง หรือผู้ที่ได้รับมอบหมายจากหัวหน้าส่วนราชการระดับกรมขึ้นไป เป็นผู้รับผิดชอบลงชื่อย่อกำกับตรา หนังสือประทับตราใช้กระดาษตราครุฑ

2.2.3.1.1. สูตรจำ

2.2.3.2. การใช้

2.2.3.2.1. ใช้ได้ทั้งระหว่างส่วนราชการกับส่วนราชการ และระหว่างส่วนราชการกับบุคคลภายนอก เฉพาะกรณีที่ไม่ใช่เรื่องสำคัญ

2.2.4. 4 หนังสือสั่งการ

2.2.4.1. 3 ชนิด

2.2.4.1.1. คำสั่ง

2.2.4.1.2. ระเบียบ

2.2.4.1.3. ข้อบังคับ

2.2.5. 5 หนังสือประชาสัมพันธ์

2.2.5.1. 3ชนิด

2.2.5.1.1. ประกาศ

2.2.5.1.2. แถลงการณ์

2.2.5.1.3. ข่าว

2.2.6. 6 หนังสือที่เจ้าหน้าที่ทำขึ้น หรือรับไว้เป็นหลักฐานในราชการ

2.2.6.1. 4 ชนิด

2.2.6.1.1. หนังสือรับรอง

2.2.6.1.2. รายงานการประชุม

2.2.6.1.3. บันทึก

2.2.6.1.4. หนังสืออื่น

2.2.7. *สูตรการจำ*

2.2.7.1. ภายนอก ภายใน ประทับตรา

2.2.7.2. สั่งการ ประชาสัมพันธ์ ทำขึ้น หรือรับไว้เป็นหลักฐาน

2.3. 3. หนังสือที่ต้องปฏิบัติให้เร็วกว่าปกติ

2.3.1. มี 3ประเภท

2.3.1.1. 1. ด่วนที่สุด

2.3.1.1.1. ให้เจ้าหน้าที่ปฏิบัติในทันทีที่ได้รับหนังสือนั้น

2.3.1.2. 2.ด่วนมาก

2.3.1.2.1. ให้เจ้าหน้าที่ปฏิบัติโดยเร็ว

2.3.1.3. 3.ด่วน

2.3.1.3.1. ให้เจ้าหน้าที่ปฏิบัติเร็วกว่าปกติ เท่าที่จะทำได้

2.3.2. ระบุชั้นความเร็วด้วยตัวอักษรสีแดง

2.3.2.1. ไม่เล็กกว่า 32 พ้อยท์

3. การส่งหนังสือด้วยระบบอิเล็กทรอนิกส์

4. สำเนาคู่ฉบับ

4.1. สำเนาคู่ฉบับให้ ผู้ร่าง ผู้พิมพ์ และผู้ตรวจลงลายมือชื่อ

5. หนังสือที่เห็นว่าส่วนราชการอื่นควรได้รับทราบด้วย

5.1. จำไว้

5.1.1. ขอบล่างด้านขวา ใช้กับ สำเนาคู่ฉบับ และ หนังสือรับรอง

5.1.2. ขอบล่างของหนังสือ ใช้กับ สำเนาหนังสือที่เห็นว่าส่วนราชการอื่นควรได้รับทราบด้วย

6. หนังสือต่างประเทศ และหนังสือภาษาอื่น ๆ

6.1. หนังสือภาษาต่างประเทศ ให้ใช้กระดาษตราครุฑ

6.2. หนังสือที่เป็นภาษาอื่น ๆ ซึ่งมิใช่ภาษาอังกฤษ ให้เป็นไปตามประเพณีนิยม

7. การรับและส่งหนังสือ

7.1. หนังสือรับ คือ หนังสือที่ได้รับเข้ามาจากภายนอก

7.1.1. มี 4 ขั้นตอน

7.1.1.1. 1. จัดลำดับความสำคัญและความเร่งด่วน

7.1.1.2. 2. ประทับตรารับหนังสือ

7.1.1.3. 3. ลงทะเบียนรับหนังสือในทะเบียนหนังสือรับ

7.1.1.4. 4. จัดแยกหนังสือที่ลงทะเบียนรับแล้วส่งให้ส่วนราชการที่เกี่ยวข้อง

7.2. หนังสือส่ง คือ หนังสือที่ส่งออกไปภายนอก

7.2.1. การส่งหนังสือซึ่งมิใช่เป็นการส่งโดยทางไปรษณีย์ เมื่อส่งหนังสือให้ผู้รับแล้ว ผู้ส่งต้องให้ผู้รับลงชื่อรับในสมุดส่งหนังสือ หรือใบรับ แล้วแต่กรณี ถ้าเป็นใบรับให้นำใบรับนั้นมาผนึกติดไว้ที่สำเนาคู่ฉบับ

7.2.2. มี 2 ขั้นตอน

7.2.2.1. 1. ตรวจสอบความเรียบร้อย แล้วส่งเรื่องให้หน่วยงานสารบรรณกลาง

7.2.2.2. 2. จนท.หน่วยงานสารบรรณกลาง ตรวจความเรียบร้อยอีกครั้ง แล้วปิดผนึก

7.3. การส่งหนังสือโดยทางไปรษณีย์ ให้ถือปฏิบัติตามระเบียบ หรือวิธีการที่การสื่อสารแห่งประเทศไทยกำหนด (ปัจจุบัน คือ บริษัท ไปรษณีย์ไทย จำกัด)

8. การเก็บรักษา ยืม และทำลายหนังสือ

8.1. 1. เก็บรักษา

8.1.1. 3 ประเภท

8.1.1.1. 1.การเก็บระหว่างปฏิบัติ

8.1.1.1.1. การเก็บหนังสือที่ปฏิบัติยังไม่เสร็จให้อยู่ในความรับผิดชอบของเจ้าของเรื่อง โดยให้กำหนดวิธีการเก็บให้เหมาะสมตามขั้นตอนของการปฏิบัติงาน

8.1.1.2. การเก็บเมื่อปฏิบัติเสร็จแล้ว

8.1.1.2.1. การเก็บหนังสือที่ปฏิบัติเสร็จเรียบร้อยแล้ว และ ไม่มีอะไรที่จะต้องปฏิบัติต่อไปอีก ให้เจ้าหน้าที่ของเจ้าของเรื่องปฏิบัติ

8.1.1.3. การเก็บไว้เพื่อใช้ในการตรวจสอบ

8.1.1.3.1. การเก็บหนังสือที่ปฏิบัติเสร็จเรียบร้อยแล้ว แต่จำเป็นจะต้องใช้ในการตรวจสอบเป็นประจำ ไม่สะดวกในการส่งไปเก็บยังหน่วยเก็บของส่วนราชการ

8.1.2. ช่วยจำ

8.1.2.1. การเก็บระหว่างปฏิบัติ = ปฏิบัติยังไม่เสร็จ

8.1.2.2. การเก็บเมื่อปฏิบัติเสร็จแล้ว = ปฏิบัติเสร็จเรียบร้อยแล้ว + ไม่มีอะไรต้องปฏิบัติอีก

8.1.2.3. การเก็บไว้เพื่อใช้ในการตรวจสอบ = ปฏิบัติเสร็จเรียบร้อยแล้ว + ใช้ประจำ

8.1.3. เก็บไม่น้อยกว่า 10 ปี

8.1.3.1. เว้นแต่

8.1.3.1.1. 1. หนังสือที่ต้องสงวนเป็นความลับ

8.1.3.1.2. 2. หนังสือที่เป็นหลักฐานทางอรรถคดี สำนวนของศาล หรือของพนักงานสอบสวน

8.1.3.1.3. 3. หนังสือที่มีคุณค่าทางประวัติศาสตร์ทุกสาขาวิชา ให้เก็บไว้ตลอดไป

8.1.3.1.4. 4. หนังสือที่ได้ปฏิบัติงานเสร็จสิ้นแล้ว และเป็นคู่สำเนาเก็บไว้ไม่น้อยกว่า 5 ปี

8.1.3.1.5. 5.หนังสือที่เป็นเรื่องธรรมดาสามัญซึ่งไม่มีความสำคัญและเป็นเรื่องที่เกิดขึ้นเป็นประจำเก็บไว้ไม่น้อยกว่า 1 ปี

8.1.3.1.6. หนังสือหรือเอกสารเกี่ยวกับการรับเงิน การจ่ายเงิน หรือการก่อหนี้ผูกพัน ทางการเงินที่ไม่เป็นหลักฐานแห่งการก่อ เปลี่ยนแปลง โอน สงวน หรือระงับซึ่งสิทธิในทางการเงิน เมื่อสำนักงานการตรวจเงินแผ่นดินตรวจสอบแล้วไม่มีปัญหา ให้เก็บไว้ไม่น้อยกว่า 5 ปี

8.2. 2.ยืม

8.2.1. มี 3 ประเภท

8.2.1.1. การยืมหนังสือระหว่างส่วนราชการ

8.2.1.1.1. ผู้ยืมและผู้อนุญาตให้ยืมต้องเป็นหัวหน้าส่วนราชการระดับกองขึ้นไป หรือผู้ที่ได้รับมอบหมาย

8.2.1.2. การยืมหนังสือภายในส่วนราชการเดียวกัน

8.2.1.2.1. ยืมและผู้อนุญาตให้ยืมต้องเป็นหัวหน้าส่วนราชการระดับแผนกขึ้นไป หรือผู้ที่ได้รับมอบหมาย

8.2.1.3. การให้บุคคลภายนอกยืมหนังสือ

8.2.1.3.1. จะกระทำมิได้ เว้นแต่จะให้ดูหรือคัดลอกหนังสือทั้งนี้จะต้องได้รับอนุญาตจากหัวหน้าส่วนราชการระดับกองขึ้นไป

8.3. 3. ทำลาย

8.3.1. ขั้นตอน

8.3.1.1. 1. ภายใน 60 วันหลังจากวันสิ้นปีปฏิทิน ให้สำรวจหนังสือที่ครบกำหนด แล้วจัดทำบัญชีหนังสือขอทำลายเสนอหัวหน้าส่วนราชการระดับกรม

8.3.1.2. 2.หัวหน้าส่วนราชการระดับกรม แต่งตั้งคณะกรรมการทำลายหนังสือ ประกอบด้วย ประธานกรรมการ 1 คน กรรมการอย่างน้อย 2 คน

8.3.1.3. 3. ถ้าคณะกรรมการเห็นว่าหนังสือควรให้ทำลายให้กรอกเครื่องหมายกากบาท (x) ลงในช่อง การพิจารณาแล้วรายงานผลต่อหัวหน้าส่วนราชการระดับกรม

8.3.1.4. 4. หัวหน้าส่วนราชการระดับกรมีความเห็น

8.3.1.4.1. 4.1 ไม่ควรทำลาย ให้เก็บหนังสือนั้นไว้จนกว่าจะถึงเวลาทำลายงวดต่อไป

8.3.1.4.2. 4.2 ควรทำลาย ให้ส่งบัญชีหนังสือขอทำลายให้กองจดหมายเหตุแห่งชาติ กรมศิลปากร หากมีความเห็นควรทำลายให้แจ้งส่วนราชการทราบ ถ้าไม่แจ้งภายใน 60 วันถือว่ากองจดหมายเหตุแห่งชาติเห็นชอบ หากมีความเห็นว่าไม่ควรทำลายหรือขยายเวลาในการเก็บ ให้แจ้งส่วนราชการทราบ และให้ส่วนราชการดำเนินการตามที่ได้รับแจ้ง

9. มาตรฐานตรา แบบพิมพ์ และซอง

9.1. ตราครุฑ มี 2 ขนาด

9.1.1. 3 เซ็น

9.1.2. 1.5 เซ็น

9.2. ตราชื่อส่วนราชการ

9.2.1. มีลักษณะเป็นรูปวงกลมสองวงซ้อนกัน เส้นผ่าศูนย์กลางวงนอก 4.5 เซนติเมตรวงใน 3.5 เซนติเมตร ล้อมครุฑครุฑสูง 3 เซนติเมตร ระหว่างวงนอกและวงในมีอักษรไทยชื่อกระทรวง ทบวง กรม หรือส่วนราชการที่เรียกชื่ออย่างอื่น ที่มีฐานะเป็นกรมหรือจังหวัดอยู่ขอบล่างของตรา

9.2.2. ส่วนราชการใดที่มีการติดต่อกับต่างประเทศ จะให้มีชื่อภาษาต่างประเทศเพิ่มขึ้นด้วยก็ได้ โดยให้อักษรไทยอยู่ขอบบนและอักษรโรมันอยู่ขอบล่างของตรา