RESPONSABILIDADES SUPERVISOR ADMINISTRATIVO
by Patricia GOmes
1. Faturamento
1.1. Controla o que será faturado com antecedência. ( em desenvolvimento, o que vai faturar antes de finalizar)
1.2. Informa todos os responsáveis e as áreas envolvidas sobre o andamento do faturamento e alerta em caso de problemas os envolvidos.
2. PIN
2.1. Faz o levantamento das propostas em negociação
2.2. Analisa e revisa as propostas e verifica a margem de contribuição
2.2.1. Apóia o pesquisador no lançamento do PIN , exemplo quanto as rubricas, cálculos e outros
2.2.2. Margem e contribuição abaixo orienta os reponsáveis
2.3. Acompanha com os Chefes o que foi aprovado e atualiza no PIN
3. Rotinas
3.1. Sistema de Requisições: analisa e aprova todas as requisições e orienta quanto as descrições dos serviços. Define o descritivo com os requisitantes das RC.
3.2. FATAS - Acompanha para aderência do contrato e se cumpre o que está definido em relação as horas contratadas.
3.3. CEM - Faz todo o controle dos terceiros, faltas, ferias e informa a CAD quando não está dentro do contrato para assinar a nota e pagamento
3.4. LCV - Faz levatamento e solicita a renovação
3.5. Controle de Seguros de Vida, Requisições,
3.6. Quadro de Horas: acompanha a disponibilidade e avisa as chefia.
3.7. Analisa todos os documentos para aprovação do Diretor.
3.8. Recursos GESP: tem um levantamento interno de todos indicadores referente a Participações em Bancas, Eventos Técnicos, faz a conferencia com o relatório da GOC para garantir o recurso GESP
3.8.1. Apresentou para todos os pesquisadores a cartilha que foi elaborada sobre os recursos GESP e orientou a equipe.
4. Competencias Comportamentais
4.1. Comunicação: Expressa de forma clara, precisa, com argumentos convincentes, ouve com atenção, compreende e responde as necessidades e compartilha as informações.
4.2. Trabalho em Equipe: Atua de forma participativa, coopera com a equipe, respeita a diversidade, superando interesses individuais na busca de objetivos comuns
4.3. Orientação para Resultados: Toma iniciativas para aprimorar os processos, procedimentos, sistemas e/ou serviços e utiliza métodos específicos para medir os resultados alcançados. Identifica oportunidades de redução de custos ou aumento dos ganhos visando reduzir perdas e desperdícios.
4.4. Orientação para Analise: Analisa os dados, explora fatos, ideias e argumentos para estudar situações sob diferentes ângulos, buscando soluções.
5. O papel é ajudar as pessoas a solucionar os seus problemas e a gestão administrativa dos centros.
6. Plano Orçamentário do Centro (Responde e inclui as informações no PGP)
6.1. Levantamento de informações com Chefias das expectativas.
6.1.1. Participa das reuniões com a Chefia e orienta sobre o preenchido e as informações que envolve massa salarial
6.2. Levantamento dos Projetos e Contratos Assinados.
6.3. Análise dos dados de Relatórios Gerencias.
6.4. Envia uma uma planilha do Excel (rascunho) automizada com as informações levantadas e envia para os Chefes de Laboratório para complementar e validar.
6.5. Finaliza com os Chefes e Diretor de Centro e inclui no PGP
6.5.1. Orienta os chefes com todas as informações de RH, custos direto e Indiretos e no preenchimento do PGP
6.6. Controle e acompanha o previsto e o realizado analisando os custos e faturamentos e alerta os Chefes de Laboratório.
6.6.1. Informa os Chefias o andamento do que está programada e solicita a justificativa em caso atrasos.
6.6.2. Emite relatórios do andamento do que foi previsto x realizado com a justificativas.
7. Controle Administrativo e Financeiro de Projetos
7.1. Recebe o contrato e faz abertura do projeto no PGP em conjunto com o Gerente.
7.2. Acompanha os relatórios contábeis disponível da CON dos andamentos dos projetos
7.2.1. Relatórios por projetos com os valores fechados, custos diretos e custos indiretos