Vers la construction d’une veille partagée au sein du réseau des centres de ressources Politique...

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Vers la construction d’une veille partagée au sein du réseau des centres de ressources Politique de la ville by Mind Map: Vers la construction d’une veille partagée  au sein du réseau des centres de ressources Politique de la ville

1. 1. INTRODUCTION La méthode de travail

1.1. 1 définition commune de la veille, mais des pratiques diverses

1.2. La demande de mutualisation

1.2.1. Un besoin d'efficacité et de gain de temps

1.2.2. Une meilleure gestion des flux à différentes échelles (locales ou territoriales, nationales, européennes

2. 4 étapes de réflexion

2.1. Définition : la veille : activité de surveillance ou de recherche de l'information en continu

2.2. Étude des pratiques : élaboration d'un questionnaire

2.3. Identification des attentes et besoins

2.4. Propositions de piste d'actions

3. UN ETAT DES LIEUX pour : repérer les points de convergence et de divergence, sur pourquoi et comment l'information est collectée, traitée, et diffusée.

3.1. Quelques constats généraux :

3.1.1. Dispersion des pratiques de veille

3.1.2. Veille en pointillé et en continu

3.1.3. Autonomisation des pratiques

3.1.4. Manque de temps pour une veille de qualité

3.1.5. Méconnaissance des outils

3.1.6. Peu ou pas de diffusion

3.1.7. Peu ou pas de retraitement de l'information

3.1.8. Peu de veile prospective

3.2. Les CDR font de la veille pour :

3.2.1. Se tenir informés

3.2.2. informer les acteurs en externe, usagers du CDR et internautes

3.3. Les informations récoltées dans le cadre de la veille sont utiles pour :

3.3.1. organiser les rencontres-cycles du CDR

3.3.2. diffuser les informations sur les supports produits par les CDR (lettres d'infos, publications, sites internet, newsletters, bibliographies, dossiers participants, fiches de capitalisation...)

3.3.3. enfin pour répondre aux questions ponctuelles des acteurs (SVP, accueil sur place)

3.4. Les CDR font de la veille sur :

3.4.1. l'actualité de la politique de la ville dans son ensemble · veille nationale / générale

3.4.1.1. >> les CDR récoltent les informations en continu, principalement à caractère officiel (textes législatifs et réglementaires, rapports...) >> sources : sites institutionnels et lettres d'infos-newsletters / réseaux nationaux / presse nationale quotidienne et hebdo.. et réseau des CDR !

3.4.2. des thématiques précises· dans le cadre des actions menées par le CDR (rencontres...) > veille thématique

3.4.2.1. >> les CDR effectuent des recherches d'informations en continu sur une durée limitée (le temps de l'action) dans le cadre de la mise en oeuvre de l'action >> les ressources récoltées sont riches et très variées : textes officiels, ouvrages et études, sites, intervenants, expériences, évènements etc. >> sources : ouvrages et revues de fonds / sites ressources / biblios, publications et dossiers produits par les autres CDR

3.4.3. les territoires, et expériences locaux : veille territoriale

3.4.3.1. >> les CDR effectuent des recherches en continu, pour savoir "ce qui se passe" sur les territoires - et sert de base à la capitalisation >> types d'informations : politiques mises en oeuvre par les collectivités, actions mises en oeuvre par les territoires / éléments d'observation-statistiques-données chiffrées / repérage d'acteurs locaux / événements etc. >> sources : les sources sont plus difficiles à identifier, à mobiliser et à collecter : acteurs locaux (relationnel), études et documents contractuels des territoires, sites des institutions locales, des territoires et des "réseaux locaux", presse locale...

3.4.4. des thèmes plus vastes : veille prospective

3.4.4.1. >> Elle est peu pratiquée au sein des CDR, ou du moins mal voire non formalisée. Elle est plutôt effectuée en pointillé, sans objet ni objectif précis, souvent à la suite d'une action terminée, ou en prévision d'une prochaine action, sans utilité immédiate, mais pour rester « en alerte » sur l'avenir. >> les ressources récoltées sont variées : ouvrages et études, intervenants, expériences, etc. >> sources : ouvrages et revues / sites ressources / expériences

3.5. Quel traitement /Quelle diffusion ?

3.5.1. la veille sert pour le production de bibliographies, dossiers documentaires (dossiers participant) ou fiches de capitalisation.

3.5.2. Essentiellement à usage interne, les informations sont classées en interne (outils d'archivages papier et/ou électroniques), enregistrées dans des bases de données internes ou externes (bdd documentaire, bdd contacts), ponctuellement mises en ligne sur le site internet ou diffusées par mail (sauf EPI qui diffuse à l'extérieur avant de classer en interne).

3.6. Qui se charge de la veille au sein des CDR ?

3.6.1. · d'abord le/la chargé(e) info-doc, dans le cadre de ses missions de gestion des flux d'information-documentation : tout type de veille, sources papier et électroniques / traitement documentaire des informations / avant en direction del'équipe, et pour l'externe

3.6.2. · puis les chargé(e)s de mission, à leur niveau, de manière plus ponctuelle, dans le cadre de leurs missions (animation de groupes d'acteurs, organisation de rencontres, observation-capitalisation, publication...) : veille thématique, veille territoriale - pour eux-mêmes

3.6.3. · enfin le/la directeur/trice, de par ses vues globales sur les enjeux : veille nationale, veille prospective

3.7. Comment s'effectue le partage en interne ?

3.7.1. Un partage peu formalisé

3.7.1.1. · souvent à l'oral entre 2 portes, au café ...plus rarement en réunions d'équipe

3.7.1.2. · parfois par l'existence d'outils communs : pochette de presse qui circule (PQA, CR-DSU), dossiers documentaires, agrégateur de flux (CRPVE 91), dossiers d'archivage communs, BDD d'acteurs

3.7.1.3. · très rarement par le partage de l'activité de veille : ex. CR-DSU (partage de la presse locale)

4. DES ATTENTES ET DES BESOINS

4.1. en Veille générale et thématique

4.1.1. , les pratiques de veille sont rodées et régulières ; on constate des convergences sur les sources et les objets.

4.1.1.1. Besoin de partager la veille nationale pour un gain de temps et d'efficacité

4.2. en Veille territoriale

4.2.1. l'étude des pratiques révèle des difficultés en matière de collecte.

4.2.1.1. Objectif : construire un modèle de collecte pour la veille territoriale

4.3. En Veille prospective

4.3.1. l'étude révèle un faible investissement dans ce champ secondaire

4.4. 4 questions se posent

4.4.1. comment gagner du temps et de l'efficacité sur les veilles nationale et thématique ?

4.4.1.1. - par la connaissance et la maîtrise des outils de veille - par la mutualisation des sources et des objets

4.4.2. Comment organiser les pratiques de veille au sein des structures ?

4.4.2.1. - par une meilleure définition des objectifs de veille - par un meilleur partage de la veille au sein des équipes, en favorisant les échanges, voire mutualiser la collecte

4.4.3. comment élaborer un réseau de collecte d'informations locales?

4.4.3.1. -Besoins d'informations et d'échanges sur les pratiques qui sont déjà en cours chez certains ou à créer au sein du réseau.

4.4.4. la veille prospective : quoi, pourquoi, comment ?

4.4.4.1. - l'échange sur les pratiques - le partage des outils de diffusion

4.4.4.2. Peu de besoins s'expriment précisément en matière de veille prospective. Probablement parce que ce champ d'investigation et les objectifs restent mal identifiés.

4.4.4.2.1. - améliorer l'échange sur les pratiques - partager les outils de diffusion

5. 4. DES OUTILS ET DES EXPÉRIENCES EXISTENT DÉJÀ

5.1. > Pratiques / Outils de partage internes :

5.1.1. · Bulletin de veille de la DIV

5.1.2. · Portail RSS du CRPV 91

5.1.3. .système d'archivage des programmes de colloques de l'ORIV

5.1.4. · Pochette de presse qui circule au CR-DSU et à PQA

5.1.5. · Dossiers commun d'archivage-classement de doc chez PQA

5.1.6. · Partage du dépouillement de la presse municipale au CR-DSU

5.2. > Outils électroniques de diffusion externes

5.2.1. Ciblés ou tout public

5.2.1.1. · site de la DIV

5.2.1.2. · Lettre électronique de la DIV

5.2.1.3. · portail i.ville

5.2.1.4. · SIG de la DIV

5.2.1.5. · portail Crévilles

5.2.1.6. · site EUKN

5.2.1.7. · sites internet des CDR + leurs newsletters

5.2.1.8. · Bdd documentaires en ligne

5.2.1.9. · DSI développé par R&T

5.2.1.10. · envoi de mails ciblés

5.3. > Productions :

5.3.1. Lettres d'info

5.3.2. Bibliographies

5.3.3. Dossiers docs, dossiers du participant

5.4. Temps d'échanges

5.4.1. · les réunions des directeurs !

5.4.2. · les réunions avec des acteurs cibles

6. LES PISTES D'ACTIONS THEORIQUES

6.1. Partager sur les pratiques ENJEU : améliorer l'organisation et la qualification des équipes APPLICATION : tous les types de veille surtout pour la veille territoriale OBJECTIF : produire des guides méthodologiques à l'usage des équipes

6.2. Partager les sources et la collecte // ENJEU : constituer un véritable système d'information permettant d'améliorer la circulation d'information APPLICATIONS : veille nationale / veille thématique / veille prospective OBJECTIF: gagner en temps, en efficacité et en richesse

6.3. Partager la production / la diffusion APPLICATIONS: tous types de veille OBJECTIF: améliorer la qualité du traitement et de la diffusion de l'information

7. LES ACTIONS QUI PEUVENT ÊTRE MISES EN OEUVRE EN 2009 par l'ensemble des CRDs

7.1. Améliorer la circulation de l'information entre les différents niveaux locaux (CDR) / national (DIV) / européen (EUKN) OBJECTIF : faire en sorte que l'ensemble des CDR ait le même niveau d'information .

7.1.1. 1. Demander au CDR de la DIV de systématiser la diffusion de l'actu en cours et à venir sur la politique de la ville vers les CDR locaux (avant la lettre électronique de la DIV...), par mail dans un 1er temps - puis via eGoogle

7.1.2. 2. Améliorer la diffusion du bulletin interne de la DIV - travailler collectivement à son amélioration (cf. demande Michel Didier)

7.1.3. 3. Développer un service de questions/réponses interne aux CDR, par mail dans un 1er temps - puis via eGoogle (Groupes de discussion)

7.1.4. 4. Elargir la diffusion des comptes-rendus des réunions de directeurs à l'ensemble des équipes - en les mettant sur eGoogle par ex.

7.1.4.1. Systématiser l'utilisation de l'espace partagé eGoogle, et l'ouvrir à l'ensemble des équipes pour : partage des documents, des agendas, groupes - (cf. fiche gr. 4)

7.1.4.2. Organiser une "rencontre du réseau", commune à l'ensemble des équipes visant à faciliter les échanges entre équipes / Cette rencontre pourrait être renouvelée chaque année.

7.2. Organiser des temps d'échanges sur les pratiques et modes de faire en matière de veille OBJECTIF : améliorer l'organisation de l'activité de veille

7.2.1. Proposition pour 2009 : organisation de 3 séminaires d'échanges de pratiques sur les problématiques des CDRs

7.2.1.1. Objectif : formalisation de repères pour l'action : production de guides méthodologiques à l'usage des CDRs

7.2.1.1.1. 1er semestre 2009 : l'organisation de la veille au sein des cdr : Comment définir les objectifs ? Comment partager la veille en interne ? Quel traitement, quelle diffusion ?

7.2.1.1.2. 2e semestre 2009 : la veille territoriale: Comment recueillir les informations sur les territoires : Quelles informations ? Quelles sources locales ? Comment solliciter les acteurs ? Quel traitement ? Quelle diffusion ?...

7.2.1.1.3. 1er semestre 2010 : la veille prospective: Quelles finalités ? Quelles thématiques ? Comment ?...

7.3. Organiser des séances de formations communes OBJECTIF : consolider les compétences des équipes, en premier celles des chargés d'info-doc

8. Les actions qui peuvent être initiées dès 2009 par les CDR qui le souhaitent ...

8.1. Rapprocher/partager les bdd documentaires (cf. fiche groupe 2)

8.2. Construire un portail de veille commun au réseau - horizon 2010 OBJECTIF : partager les sources

8.3. Mutualiser l'activité de veille - horizon 2010-2011 OBJECTIF : répartir l'activité de veille entre les CDR

8.4. Construire un portail de ressources sur la politique de la ville - horizon : 2010-2011 OBJECTIF: améliorer la diffusion de l'information en externe

9. 2 objectifs principaux à l'amélioration de l'activité "veille" au sein des CDRs

9.1. Être mieux informés en interne

9.2. Mieux informer les partenaires et usagers des CRDs