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Vers la construction d’une veille partagée au sein du réseau des centres de ressources Politique de la ville by Mind Map: Vers la construction d’une veille partagée 
au sein du réseau des centres de ressources Politique de la ville
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Vers la construction d’une veille partagée au sein du réseau des centres de ressources Politique de la ville

1. INTRODUCTION La méthode de travail

1.1 La veille constitue un champ d"investigation à la fois flou et très large. C"est pourquoi réfléchir à une définition commune fut notre première démarche. Au sein du groupe 3, chacun a pu exposer son point de vue sur sa conception de la veille, à partir de ses pratiques personnelles. A la lueur des premiers échanges, les demandes de mutualisation des centres de ressources répondent d"abord à un besoin d"efficacité, de gain de temps, « d"économie d"échelle », et d"une meilleure gestion des flux d"informations provenant des différentes échelles territoriales (locales, nationales et européennes). Dans les centres de ressources nous trouvons des pratiques et des objectifs de veille très variés. On note par ailleurs que la veille n"est pas uniquement l"affaire des chargé(e) doc/info mais de l"ensemble des membres des équipes. Même si l"approfondissement, la recherche systématisée d"informations, son traitement et sa diffusion restent la spécificité du chargé(e) de doc/info 1.2 C"est pourquoi, avant de proposer des actions précises, il nous est apparu nécessaire d"étudier les pratiques en cours au sein des CDR, et plus particulièrement celles des chargé(e)s d"info-doc, pour repérer les points de convergence et de divergence, sur le pourquoi et comment l"information est collectée, traitée, et diffusée. Et identifier les besoins et attentes des uns et des autres. Au-delà, l"enjeu est de construire pas à pas, de manière collective et partagée, une démarche de veille au sein d"un réseau, utile à tous. .

1 définition commune de la veille, mais des pratiques diverses

La demande de mutualisation

Un besoin d'efficacité et de gain de temps

Une meilleure gestion des flux à différentes échelles (locales ou territoriales, nationales, européennes

4 étapes de réflexion

Définition : la veille : activité de surveillance ou de recherche de l'information en continu

Étude des pratiques : élaboration d'un questionnaire

Identification des attentes et besoins

Propositions de piste d'actions

Voir les actions

UN ETAT DES LIEUX pour : repérer les points de convergence et de divergence, sur pourquoi et comment l'information est collectée, traitée, et diffusée.

Quelques constats généraux :

« Dispersion des pratiques de veille  : des objectifs, des priorités, une organisation et des cibles peu ou mal identifiés » « Une veille en pointillé, principalement liée à la mise en oeuvre des programmes d"actions annuels des CDR » « Autonomisation des pratiques de veille : des difficultés de partage au sein des équipes » « Un manque de temps pour effectuer une veille de qualité » « Une méconnaissance d"outils ou de solutions de collecte, de partage et de diffusion » « Peu de diffusion » « Peu ou pas de retraitement synthétique-analytique » « Peu de veille prospective »

Dispersion des pratiques de veille

Veille en pointillé et en continu

Autonomisation des pratiques

Manque de temps pour une veille de qualité

Méconnaissance des outils

Peu ou pas de diffusion

Peu ou pas de retraitement de l'information

Peu de veile prospective

Les CDR font de la veille pour :

Les objectifs sont principalement fixés de manière informelle en fonction des activités du CDR. La veille est destinée à "tout le monde", sans définition d"acteurs cibles, (sauf R&T : DSI, ou PQA dans le cadre de l"animation des chefs de projet).

Se tenir informés

informer les acteurs en externe, usagers du CDR et internautes

Les informations récoltées dans le cadre de la veille sont utiles pour :

organiser les rencontres-cycles du CDR

diffuser les informations sur les supports produits par les CDR (lettres d'infos, publications, sites internet, newsletters, bibliographies, dossiers participants, fiches de capitalisation...)

enfin pour répondre aux questions ponctuelles des acteurs (SVP, accueil sur place)

Les CDR font de la veille sur :

l'actualité de la politique de la ville dans son ensemble · veille nationale / générale, >> les CDR récoltent les informations en continu, principalement à caractère officiel (textes législatifs et réglementaires, rapports...) >> sources : sites institutionnels et lettres d'infos-newsletters / réseaux nationaux / presse nationale quotidienne et hebdo.. et réseau des CDR !

des thématiques précises· dans le cadre des actions menées par le CDR (rencontres...) > veille thématique, >> les CDR effectuent des recherches d'informations en continu sur une durée limitée (le temps de l'action) dans le cadre de la mise en oeuvre de l'action >> les ressources récoltées sont riches et très variées : textes officiels, ouvrages et études, sites, intervenants, expériences, évènements etc. >> sources : ouvrages et revues de fonds / sites ressources / biblios, publications et dossiers produits par les autres CDR

les territoires, et expériences locaux : veille territoriale, >> les CDR effectuent des recherches en continu, pour savoir "ce qui se passe" sur les territoires - et sert de base à la capitalisation >> types d'informations : politiques mises en oeuvre par les collectivités, actions mises en oeuvre par les territoires / éléments d'observation-statistiques-données chiffrées / repérage d'acteurs locaux / événements etc. >> sources : les sources sont plus difficiles à identifier, à mobiliser et à collecter : acteurs locaux (relationnel), études et documents contractuels des territoires, sites des institutions locales, des territoires et des "réseaux locaux", presse locale...

des thèmes plus vastes : veille prospective, >> Elle est peu pratiquée au sein des CDR, ou du moins mal voire non formalisée. Elle est plutôt effectuée en pointillé, sans objet ni objectif précis, souvent à la suite d'une action terminée, ou en prévision d'une prochaine action, sans utilité immédiate, mais pour rester « en alerte » sur l'avenir. >> les ressources récoltées sont variées : ouvrages et études, intervenants, expériences, etc. >> sources : ouvrages et revues / sites ressources / expériences

Quel traitement /Quelle diffusion ?

Globalement, les informations récoltées sont peu retraitées, retravaillées, mis à part la production de bibliographies, dossiers documentaires (dossiers participant) ou fiches de capitalisation. Essentiellement à usage interne, les informations sont classées en interne (outils d"archivages papier et/ou électroniques), enregistrées dans des bases de données internes ou externes (bdd documentaire, bdd contacts), ponctuellement mises en ligne sur le site internet ou diffusées par mail (sauf EPI qui diffuse à l"extérieur avant de classer en interne). Elles peuvent alimenter les bulletins d"infos. Par contre, on note peu voire pas de pratiques de notes de synthèse ou analytiques.

la veille sert pour le production de bibliographies, dossiers documentaires (dossiers participant) ou fiches de capitalisation.

Essentiellement à usage interne, les informations sont classées en interne (outils d'archivages papier et/ou électroniques), enregistrées dans des bases de données internes ou externes (bdd documentaire, bdd contacts), ponctuellement mises en ligne sur le site internet ou diffusées par mail (sauf EPI qui diffuse à l'extérieur avant de classer en interne).

Qui se charge de la veille au sein des CDR ?

· d'abord le/la chargé(e) info-doc, dans le cadre de ses missions de gestion des flux d'information-documentation : tout type de veille, sources papier et électroniques / traitement documentaire des informations / avant en direction del'équipe, et pour l'externe

· puis les chargé(e)s de mission, à leur niveau, de manière plus ponctuelle, dans le cadre de leurs missions (animation de groupes d'acteurs, organisation de rencontres, observation-capitalisation, publication...) : veille thématique, veille territoriale - pour eux-mêmes

· enfin le/la directeur/trice, de par ses vues globales sur les enjeux : veille nationale, veille prospective

Comment s'effectue le partage en interne ?

Un partage peu formalisé, · souvent à l'oral entre 2 portes, au café ...plus rarement en réunions d'équipe, · parfois par l'existence d'outils communs : pochette de presse qui circule (PQA, CR-DSU), dossiers documentaires, agrégateur de flux (CRPVE 91), dossiers d'archivage communs, BDD d'acteurs, · très rarement par le partage de l'activité de veille : ex. CR-DSU (partage de la presse locale)

DES ATTENTES ET DES BESOINS

en Veille générale et thématique

, les pratiques de veille sont rodées et régulières ; on constate des convergences sur les sources et les objets., Besoin de partager la veille nationale pour un gain de temps et d'efficacité

en Veille territoriale

l'étude des pratiques révèle des difficultés en matière de collecte., Objectif : construire un modèle de collecte pour la veille territoriale

En Veille prospective

l'étude révèle un faible investissement dans ce champ secondaire

4 questions se posent

comment gagner du temps et de l'efficacité sur les veilles nationale et thématique ?, - par la connaissance et la maîtrise des outils de veille - par la mutualisation des sources et des objets

Comment organiser les pratiques de veille au sein des structures ?, - par une meilleure définition des objectifs de veille - par un meilleur partage de la veille au sein des équipes, en favorisant les échanges, voire mutualiser la collecte

comment élaborer un réseau de collecte d'informations locales?, -Besoins d'informations et d'échanges sur les pratiques qui sont déjà en cours chez certains ou à créer au sein du réseau.

la veille prospective : quoi, pourquoi, comment ?, - l'échange sur les pratiques - le partage des outils de diffusion, Peu de besoins s'expriment précisément en matière de veille prospective. Probablement parce que ce champ d'investigation et les objectifs restent mal identifiés., - améliorer l'échange sur les pratiques - partager les outils de diffusion

4. DES OUTILS ET DES EXPÉRIENCES EXISTENT DÉJÀ

Un certain nombre d"outils existent déjà et des pratiques sont à l"œuvre  au sein du réseau, qu"il n"est pas nécessaire de recréer, mais qui méritent d"être améliorés, partagés, pourquoi pas généralisés :

> Pratiques / Outils de partage internes :

· Bulletin de veille de la DIV

· Portail RSS du CRPV 91

.système d'archivage des programmes de colloques de l'ORIV

· Pochette de presse qui circule au CR-DSU et à PQA

· Dossiers commun d'archivage-classement de doc chez PQA

· Partage du dépouillement de la presse municipale au CR-DSU

> Outils électroniques de diffusion externes

Ciblés ou tout public, · site de la DIV, · Lettre électronique de la DIV, · portail i.ville, · SIG de la DIV, · portail Crévilles, · site EUKN, · sites internet des CDR + leurs newsletters, · Bdd documentaires en ligne, · DSI développé par R&T, · envoi de mails ciblés

> Productions :

Lettres d'info

Bibliographies

Dossiers docs, dossiers du participant

Temps d'échanges

· les réunions des directeurs !

· les réunions avec des acteurs cibles

LES PISTES D'ACTIONS THEORIQUES

Ces pistes d"action sont listées de la moins à la plus « impliquante ». Les premières peuvent être mises en place très facilement et rapidement, les autres nécessiteront des temps de construction et de mise en œuvre plus importants. Ces pistes concernent tous les types de veille.

Partager sur les pratiques ENJEU : améliorer l'organisation et la qualification des équipes APPLICATION : tous les types de veille surtout pour la veille territoriale OBJECTIF : produire des guides méthodologiques à l'usage des équipes

Partager les sources et la collecte // ENJEU : constituer un véritable système d'information permettant d'améliorer la circulation d'information APPLICATIONS : veille nationale / veille thématique / veille prospective OBJECTIF: gagner en temps, en efficacité et en richesse

Partager la production / la diffusion APPLICATIONS: tous types de veille OBJECTIF: améliorer la qualité du traitement et de la diffusion de l'information

LES ACTIONS QUI PEUVENT ÊTRE MISES EN OEUVRE EN 2009 par l'ensemble des CRDs

Améliorer la circulation de l'information entre les différents niveaux locaux (CDR) / national (DIV) / européen (EUKN) OBJECTIF : faire en sorte que l'ensemble des CDR ait le même niveau d'information .

A la lueur des échanges, on constate que l"information circule mal entre la DIV et les CDR, et entre les CDR. C"est pourquoi nous proposons quelques pistes pour améliorer cette circulation en 2009 :

1. Demander au CDR de la DIV de systématiser la diffusion de l'actu en cours et à venir sur la politique de la ville vers les CDR locaux (avant la lettre électronique de la DIV...), par mail dans un 1er temps - puis via eGoogle

2. Améliorer la diffusion du bulletin interne de la DIV - travailler collectivement à son amélioration (cf. demande Michel Didier)

3. Développer un service de questions/réponses interne aux CDR, par mail dans un 1er temps - puis via eGoogle (Groupes de discussion)

4. Elargir la diffusion des comptes-rendus des réunions de directeurs à l'ensemble des équipes - en les mettant sur eGoogle par ex., Systématiser l'utilisation de l'espace partagé eGoogle, et l'ouvrir à l'ensemble des équipes pour : partage des documents, des agendas, groupes - (cf. fiche gr. 4), Organiser une "rencontre du réseau", commune à l'ensemble des équipes visant à faciliter les échanges entre équipes / Cette rencontre pourrait être renouvelée chaque année.

Organiser des temps d'échanges sur les pratiques et modes de faire en matière de veille OBJECTIF : améliorer l'organisation de l'activité de veille

Proposition pour 2009 : organisation de 3 séminaires d'échanges de pratiques sur les problématiques des CDRs, Objectif : formalisation de repères pour l'action : production de guides méthodologiques à l'usage des CDRs, 1er semestre 2009 : l'organisation de la veille au sein des cdr : Comment définir les objectifs ? Comment partager la veille en interne ? Quel traitement, quelle diffusion ?, 2e semestre 2009 : la veille territoriale: Comment recueillir les informations sur les territoires : Quelles informations ? Quelles sources locales ? Comment solliciter les acteurs ? Quel traitement ? Quelle diffusion ?..., 1er semestre 2010 : la veille prospective: Quelles finalités ? Quelles thématiques ? Comment ?...

Organiser des séances de formations communes OBJECTIF : consolider les compétences des équipes, en premier celles des chargés d'info-doc

L"étude montre une méconnaissance de certains outils ou certaines méthodes qui faciliteraient l"activité de veille. C"est pourquoi nous proposons en 2009, dans le prolongement de la 1ère séance de formation organisée le 11 décembre 08, d"organiser 1 ou 2 séances de formation (1 au 1er semestre et 1 au 2e semestre) sur des outils/méthodes que l"on aura identifiés le 11/12. Ces formations pourraient s"inscrire dans le plan de formation du personnel concerné. Cette action nécessite la constitution d"une équipe (2-3 personnes) qui établisse un plan de formation et mette en place les formations : recueil des besoins, recherche des formateurs, invitations, recueil des ressources nécessaires à l"animation, comptes-rendus. Ces formations pourraient être ouvertes à l"ensemble des équipes. A déterminer, au-delà du principe : quels sujets, quelles dates ?

Les actions qui peuvent être initiées dès 2009 par les CDR qui le souhaitent ...

Au préalable, nous précsions que ces action nécessitent de la part des CDR un véritable engagement dans la dynamique de réseau, avec une responsabilité vis-à-vis des autres CDR et des échanges et partages plus soutenus.

Rapprocher/partager les bdd documentaires (cf. fiche groupe 2)

Construire un portail de veille commun au réseau - horizon 2010 OBJECTIF : partager les sources

Afin d"éviter la démultiplication des outils dans chaque CDR, et mieux partager les sources et objets de veille, il est proposé de construire un portail commun extranet de veille, pour partager liens, flux RSS, documents.... Cette action se traduit pratiquement par la constitution d"une équipe (2-3 personnes) qui monte le projet en 2009 : étude de besoins, rédaction d"un cahier des charges, recherche de prestataires. Il s"agira en 2010 de trouver un prestataire qui développe et mette en place l"outil. Cette action a donc un coût, mutualisable, à la fois en temps, et financier. Elle nécessitera en suivant, pour sa mise en oeuvre, la constitution d"une équipe qui suive le développement de l"outil, puis gère et anime l"outil.

Mutualiser l'activité de veille - horizon 2010-2011 OBJECTIF : répartir l'activité de veille entre les CDR

L"étude montre que les CDR font globalement de la veille à partir des mêmes sources et sur les mêmes thématiques. C"est pourquoi, pour gagner du temps et de l"efficacité sur cette activité, il est proposé de procéder au partage de l"activité elle-même, au niveau du réseau. Cette action semble complexe à mettre en œuvre car les objectifs et les agendas des CDR ne sont pas les mêmes, et fluctuent dans le temps. Mais il peut être envisagé quelques pistes de mutualisation : > l"indexation documentaire (voir fiche gr. 2) > des thématiques liées aux spécificités de certains CDR : R&T sur l"illettrisme et la Prév.dél PQA sur l"urbain et l"Europe les CDR du réseau RECI sur l"intégration et la LCD... > des thématiques liées aux actions et priorités annuelles des CDR La mise en oeuvre d"outils communs apparaît dans cette option être un préalable nécessaire pour faciliter les échanges et l"accès aux informations.

Construire un portail de ressources sur la politique de la ville - horizon : 2010-2011 OBJECTIF: améliorer la diffusion de l'information en externe

Aujourd"hui, il existe plusieurs sites de diffusion d"information sur la politique de la ville : celui de la DIV, i.ville, SIG, Plan Espoir Banlieues et ceux des CDR. Afin d"améliorer la diffusion de l"information sur la politique de la ville, et mieux répondre aux besoins d"information des acteurs de la politique de la ville, nous proposons de développer un portail de ressources externe commun à la DIV et aux CDR sur la politique de la ville, qui par ailleurs prend du temps et engendre des coûts non négligeables pour les CDR. L"idée est de partir de l"expérience des sites et portail existants, en étudiant leur contenu, leurs spécificités et leurs complémentarité, afin de déterminer quelle articulation il pourrait y avoir entre les différents sites,  et identifier quel type de portail pourrait être mis en place, Pour réfléchir à la question, il est proposé de constituer en 2009 une équipe qui procède à cette étude (ou bien recherche un prestataire qui fasse cette étude) ...  Il s"agira parallèlement de repérer les autres sites qui diffusent à la marge des informations sur la politique de la ville. A partir de cette étude, il s"agira de proposer des préconisations pour mettre en oeuvre de type d"outil en 2010- 2011 : amélioration de i.ville, création de passerelles entre les sites des CDR, création d"un nouveau portail... Il s"agira en 2010-2011 de trouver un prestataire qui développe et mette en place l"outil. Cette action un coût, mutualisable, à la fois en temps, et financier. Elle nécessitera en suivant, pour sa mise en oeuvre, la constitution d"une équipe qui suive le développement de l"outil, puis gère et anime l"outil.

2 objectifs principaux à l'amélioration de l'activité "veille" au sein des CDRs

Être mieux informés en interne

Mieux informer les partenaires et usagers des CRDs