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Vers la construction d’une veille partagée au sein du réseau des centres de ressources Politique de la ville : synthèse by Mind Map: Vers la construction d’une veille partagée  au sein du réseau des centres de ressources Politique de la ville : synthèse
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Vers la construction d’une veille partagée au sein du réseau des centres de ressources Politique de la ville : synthèse

2 objectifs principaux à l'amélioration de l'activité "veille" au sein des CDRs

En interne : Être mieux informés et mieux informer l'équipe ...

En externe : Mieux informer les partenaires et usagers des CRDs

LA MÉTHODE DE TRAVAIL : 1. ÉLABORATION D'UNE ENQUÊTE 2. ANALYSE DES RÉSULTATS

1.1 La veille constitue un champ d"investigation à la fois flou et très large. C"est pourquoi réfléchir à une définition commune fut notre première démarche. Au sein du groupe 3, chacun a pu exposer son point de vue sur sa conception de la veille, à partir de ses pratiques personnelles.   A la lueur des premiers échanges, les demandes de mutualisation des centres de ressources répondent d"abord à un besoin d"efficacité, de gain de temps, « d"économie d"échelle », et d"une meilleure gestion des flux d"informations provenant des différentes échelles territoriales (locales, nationales et européennes). Dans les centres de ressources nous trouvons des pratiques et des objectifs de veille très variés. On note par ailleurs que la veille n"est pas uniquement l"affaire des chargé(e) doc/info mais de l"ensemble des membres des équipes. Même si l"approfondissement, la recherche systématisée d"informations, son traitement et sa diffusion restent la spécificité du chargé(e) de doc/info 1.2 C"est pourquoi, avant de proposer des actions précises, il nous est apparu nécessaire d"étudier les pratiques en cours au sein des CDR, et plus particulièrement celles des chargé(e)s d"info-doc, pour repérer les points de convergence et de divergence, sur le pourquoi et comment l"information est collectée, traitée, et diffusée. Et identifier les besoins et attentes des uns et des autres.   Au-delà, l"enjeu est de construire pas à pas, de manière collective et partagée, une démarche de veille au sein d"un réseau, utile à tous.   .

Comment analyser les "pratiques "veille"

Les constats

L'ETUDE DES ATTENTES ET DES BESOINS : 3 constats fondamentaux

1. en veille générale et thématique : besoin de MUTUALISER la veille nationale pour un gain de temps et d'efficacité

2. en Veille territoriale : besoin de co-élaborer un modèle de collecte pour cette veille + définir son traitement et sa diffusion (formalisation des objectifs)

3. Nécessité de mieux organiser et formaliser la circulation et le partage de l'info-veille au sein des CDRs

DES IDÉES POUR RÉPONDRE AUX BESOINS ET AUX ATTENTES...EN MATIÈRE DE VEILLE NATIONALE, DE VEILLE LOCALE, DE PARTAGE DE L'INFO

Comment gagner du temps et de l'efficacité sur les veilles

Comment mieux organiser les pratiques de veille au sein des structures ?

DES OUTILS DE VEILLE DISPARATES DÉJÀ EXISTANTS : pas de partage, pas de formalisation

Un certain nombre d"outils existent déjà et des pratiques sont à l"œuvre  au sein du réseau, qu"il n"est pas nécessaire de recréer, mais qui méritent d"être améliorés, partagés, pourquoi pas généralisés :

Pratiques / Outils de partage internes :

Outils électroniques de diffusion externes

Productions :

Temps d'échanges

IDEALEMENT : LES ACTIONS QUI PEUVENT ÊTRE MISES EN OEUVRE EN 2009-2010 PAR L'ENSEMBLE DES CDRs

Améliorer la circulation de l'information : entre le local (CDR) / le national (DIV) / l'européen (EUKN) OBJECTIF : faire en sorte que l'ensemble des CDRs ait le même niveau d'information ...

A la lueur des échanges, on constate que l"information circule mal entre la DIV et les CDR, et entre les CDR. C"est pourquoi nous proposons quelques pistes pour améliorer cette circulation en 2009 :

Organiser des temps d'échanges sur les pratiques et modes de faire en matière de veille OBJECTIF : améliorer l'organisation de l'activité "veille"

Organiser des séances de formations communes OBJECTIF : consolider les compétences des équipes, en premier lieu celles des chargés d'info-doc

L"étude montre une méconnaissance de certains outils ou certaines méthodes qui faciliteraient l"activité de veille. C"est pourquoi nous proposons en 2009, dans le prolongement de la 1ère séance de formation organisée le 11 décembre 08, d"organiser 1 ou 2 séances de formation (1 au 1er semestre et 1 au 2e semestre) sur des outils/méthodes que l"on aura identifiés le 11/12. Ces formations pourraient s"inscrire dans le plan de formation du personnel concerné. Cette action nécessite la constitution d"une équipe (2-3 personnes) qui établisse un plan de formation et mette en place les formations : recueil des besoins, recherche des formateurs, invitations, recueil des ressources nécessaires à l"animation, comptes-rendus. Ces formations pourraient être ouvertes à l"ensemble des équipes. A déterminer, au-delà du principe : quels sujets, quelles dates ?

CONCRÈTEMENT : ACTIONS QUI PEUVENT ÊTRE INITIÉES EN 2009 PAR QUELQUES CDRs

Au préalable, nous précsions que ces action nécessitent de la part des CDR un véritable engagement dans la dynamique de réseau, avec une responsabilité vis-à-vis des autres CDR et des échanges et partages plus soutenus.

Rapprocher/partager les BDDs documentaires (cf. fiche groupe 2) : 1ère forme de partage de veille

Construire un portail de veille commun au réseau - horizon 2010 OBJECTIF : partager les sources au sein des CDRs

Afin d"éviter la démultiplication des outils dans chaque CDR, et mieux partager les sources et objets de veille, il est proposé de construire un portail commun extranet de veille, pour partager liens, flux RSS, documents.... Cette action se traduit pratiquement par la constitution d"une équipe (2-3 personnes) qui monte le projet en 2009 : étude de besoins, rédaction d"un cahier des charges, recherche de prestataires. Il s"agira en 2010 de trouver un prestataire qui développe et mette en place l"outil. Cette action a donc un coût, mutualisable, à la fois en temps, et financier. Elle nécessitera en suivant, pour sa mise en oeuvre, la constitution d"une équipe qui suive le développement de l"outil, puis gère et anime l"outil.

Mutualiser l'activité de veille - horizon 2010-2011 OBJECTIF : répartir l'activité de veille entre les CDRs

L"étude montre que les CDR font globalement de la veille à partir des mêmes sources et sur les mêmes thématiques. C"est pourquoi, pour gagner du temps et de l"efficacité sur cette activité, il est proposé de procéder au partage de l"activité elle-même, au niveau du réseau. Cette action semble complexe à mettre en œuvre car les objectifs et les agendas des CDR ne sont pas les mêmes, et fluctuent dans le temps. Mais il peut être envisagé quelques pistes de mutualisation : > l"indexation documentaire (voir fiche gr. 2) > des thématiques liées aux spécificités de certains CDR : R&T sur l"illettrisme et la Prév.dél PQA sur l"urbain et l"Europe les CDR du réseau RECI sur l"intégration et la LCD... > des thématiques liées aux actions et priorités annuelles des CDR La mise en oeuvre d"outils communs apparaît dans cette option être un préalable nécessaire pour faciliter les échanges et l"accès aux informations.  

Construire un portail de ressources sur la politique de la Ville - horizon : 2010-2011 OBJECTIF: améliorer la diffusion de l'information en externe

Aujourd"hui, il existe plusieurs sites de diffusion d"information sur la politique de la ville : celui de la DIV, i.ville, SIG, Plan Espoir Banlieues et ceux des CDR. Afin d"améliorer la diffusion de l"information sur la politique de la ville, et mieux répondre aux besoins d"information des acteurs de la politique de la ville, nous proposons de développer un portail de ressources externe commun à la DIV et aux CDR sur la politique de la ville, qui par ailleurs prend du temps et engendre des coûts non négligeables pour les CDR. L"idée est de partir de l"expérience des sites et portail existants, en étudiant leur contenu, leurs spécificités et leurs complémentarité, afin de déterminer quelle articulation il pourrait y avoir entre les différents sites,  et identifier quel type de portail pourrait être mis en place, Pour réfléchir à la question, il est proposé de constituer en 2009 une équipe qui procède à cette étude (ou bien recherche un prestataire qui fasse cette étude) ...  Il s"agira parallèlement de repérer les autres sites qui diffusent à la marge des informations sur la politique de la ville. A partir de cette étude, il s"agira de proposer des préconisations pour mettre en oeuvre de type d"outil en 2010- 2011 : amélioration de i.ville, création de passerelles entre les sites des CDR, création d"un nouveau portail... Il s"agira en 2010-2011 de trouver un prestataire qui développe et mette en place l"outil. Cette action un coût, mutualisable, à la fois en temps, et financier. Elle nécessitera en suivant, pour sa mise en oeuvre, la constitution d"une équipe qui suive le développement de l"outil, puis gère et anime l"outil.