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Vers la construction d’une veille partagée au sein du réseau des centres de ressources Politique de la ville : synthèse by Mind Map: Vers la construction d’une veille partagée 
au sein du réseau des centres de ressources Politique de la ville : synthèse
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Vers la construction d’une veille partagée au sein du réseau des centres de ressources Politique de la ville : synthèse

2 objectifs principaux à l'amélioration de l'activité "veille" au sein des CDRs

En interne : Être mieux informés et mieux informer l'équipe ...

En externe : Mieux informer les partenaires et usagers des CRDs

LA MÉTHODE DE TRAVAIL : 1. ÉLABORATION D'UNE ENQUÊTE 2. ANALYSE DES RÉSULTATS

1.1 La veille constitue un champ d"investigation à la fois flou et très large. C"est pourquoi réfléchir à une définition commune fut notre première démarche. Au sein du groupe 3, chacun a pu exposer son point de vue sur sa conception de la veille, à partir de ses pratiques personnelles.   A la lueur des premiers échanges, les demandes de mutualisation des centres de ressources répondent d"abord à un besoin d"efficacité, de gain de temps, « d"économie d"échelle », et d"une meilleure gestion des flux d"informations provenant des différentes échelles territoriales (locales, nationales et européennes). Dans les centres de ressources nous trouvons des pratiques et des objectifs de veille très variés. On note par ailleurs que la veille n"est pas uniquement l"affaire des chargé(e) doc/info mais de l"ensemble des membres des équipes. Même si l"approfondissement, la recherche systématisée d"informations, son traitement et sa diffusion restent la spécificité du chargé(e) de doc/info 1.2 C"est pourquoi, avant de proposer des actions précises, il nous est apparu nécessaire d"étudier les pratiques en cours au sein des CDR, et plus particulièrement celles des chargé(e)s d"info-doc, pour repérer les points de convergence et de divergence, sur le pourquoi et comment l"information est collectée, traitée, et diffusée. Et identifier les besoins et attentes des uns et des autres.   Au-delà, l"enjeu est de construire pas à pas, de manière collective et partagée, une démarche de veille au sein d"un réseau, utile à tous.   .

Comment analyser les "pratiques "veille"

4 étapes, Définition : la veille est une activité de surveillance ou de recherche de l'information en continu : 4 types de veille exercées..., Élaboration d'un questionnaire pour une étude des pratiques + analyse des résultats, Identification des attentes et besoins, Propositions de piste d'actions

Les constats

Des pratiques de "veille" diverses dispersées...et non formalisées !, Les résultats de l'enquête, Des constats généraux sur les pratiques, Dispersion des pratiques de veille, Veille en pointillé et en continu, Autonomisation des pratiques, Manque de temps pour une veille de qualité, Méconnaissance des outils, Peu ou pas de diffusion, Peu ou pas de retraitement de l'information, Peu de veille prospective, Les informations récoltées dans le cadre de la veille sont utiles pour :, organiser les rencontres-cycles du CDR, alimenter les supports produits par les CDR, lettres d'infos, publications, sites internet, newsletters, bibliographies, dossiers participants, fiches de capitalisation..., assurer le Service Question-Réponse à distance et sur place, Les CDR font de la veille sur :, l'actualité de la politique de la ville dans son ensemble · veille nationale ou générale et juridique, des thématiques précises dans le cadre des actions menées par le CDR (rencontres...) > veille thématique, les territoires, et expériences locaux : veille territoriale, des thèmes plus vastes : veille prospective, Quel traitement /Quelle diffusion ?, la veille sert en interne et en externe : pour la production de bibliographies, dossiers documentaires (dossiers participant) ou fiches de capitalisation., Qui se charge de la veille au sein des CDR ?, · d'abord le/la chargé(e) info-doc, · puis les chargé(e)s de mission, · enfin le/la directeur/trice, Comment s'effectue le partage en interne ?, Un partage peu formalisé, +++ à l'oral entre 2 portes ou au café, + + par l'existence d'outils de transmission de l'information, pochette de presse, dossiers documentaires, agrégateur de flux , dossiers d'archivage communs, BDD d'acteurs, - par le partage de l'activité de veille entre chargés de mission et chargés info-doc (ex. CR-DSU :partage de la presse locale)

D'où une demande collective de mutualisation à 2 niveaux : - le national - le local

L'ETUDE DES ATTENTES ET DES BESOINS : 3 constats fondamentaux

1. en veille générale et thématique : besoin de MUTUALISER la veille nationale pour un gain de temps et d'efficacité

2. en Veille territoriale : besoin de co-élaborer un modèle de collecte pour cette veille + définir son traitement et sa diffusion (formalisation des objectifs)

3. Nécessité de mieux organiser et formaliser la circulation et le partage de l'info-veille au sein des CDRs

DES IDÉES POUR RÉPONDRE AUX BESOINS ET AUX ATTENTES...EN MATIÈRE DE VEILLE NATIONALE, DE VEILLE LOCALE, DE PARTAGE DE L'INFO

Comment gagner du temps et de l'efficacité sur les veilles

- par la connaissance et la maîtrise des outils de veille (besoin de formations des chargés de veille...) - par la mutualisation des sources et des objets (nécessité d'un espace commun de partage de la veille)

Comment mieux organiser les pratiques de veille au sein des structures ?

- par une meilleure définition des objectifs (définition d'une politique de diffusion externe en matière de veille : qui, quoi, comment et pour qui) - par un meilleur partage de l'information au sein des équipes (formalisation de la transmission de l'information au sein des équipes par les directeurs )

DES OUTILS DE VEILLE DISPARATES DÉJÀ EXISTANTS : pas de partage, pas de formalisation

Un certain nombre d"outils existent déjà et des pratiques sont à l"œuvre  au sein du réseau, qu"il n"est pas nécessaire de recréer, mais qui méritent d"être améliorés, partagés, pourquoi pas généralisés :

Pratiques / Outils de partage internes :

· Bulletin de veille de la DIV

· Portail RSS du CRPV 91

· Pochette de presse qui circule au CR-DSU et à PQA

.Système de d'archivage des programmes de colloques de l'ORIV

· Dossiers commun d'archivage-classement de doc chez PQA

· Partage du dépouillement de la presse locale au CR-DSU

Outils électroniques de diffusion externes

Ciblés ou tout public, · site de la DIV, · Lettre électronique de la DIV, · portail i.ville, · SIG de la DIV, · portail Crévilles, · site EUKN, · sites internet des CDR + leurs newsletters, · Bdd documentaires en ligne, · DSI développé par R&T, · envoi de mails ciblés

Productions :

Lettres d'info

Bibliographies

Dossiers docs, dossiers du participant

Temps d'échanges

· les réunions des directeurs !

· les réunions avec des acteurs cibles

IDEALEMENT : LES ACTIONS QUI PEUVENT ÊTRE MISES EN OEUVRE EN 2009-2010 PAR L'ENSEMBLE DES CDRs

Améliorer la circulation de l'information : entre le local (CDR) / le national (DIV) / l'européen (EUKN) OBJECTIF : faire en sorte que l'ensemble des CDRs ait le même niveau d'information ...

A la lueur des échanges, on constate que l"information circule mal entre la DIV et les CDR, et entre les CDR. C"est pourquoi nous proposons quelques pistes pour améliorer cette circulation en 2009 :

1. En systématisant l'utilisation de l'espace partagé eGoogle : l'ouvrir à l'ensemble des équipes (cf. fiche gr. 4)--> nécessité d'un gestionnaire et modérateur (consultant)

2. Organiser une "rencontre du réseau", commune à l'ensemble des équipes pour faciliter les échanges entre équipes (1X/AN)

3. Demander à la DIV de systématiser la diffusion des actualités vers les CDRs locaux (avant la lettre électronique de la DIV...), et réciproquement - par mail ou via eGoogle

4. Améliorer la diffusion du bulletin interne de la DIV : travailler collectivement à son amélioration (cf. demande Michel Didier)

5. Développer un service de questions/réponses interne aux CDRs, par mail dans un 1er temps, puis via eGoogle (Groupes de discussion)

6. Elargir la diffusion des comptes-rendus des réunions de directeurs à l'ensemble des équipes, en les mettant sur eGoogle par ex.

Organiser des temps d'échanges sur les pratiques et modes de faire en matière de veille OBJECTIF : améliorer l'organisation de l'activité "veille"

Proposition pour 2009-2010 : organiser 3 séminaires d'échanges de pratiques sur les problématiques de veille des CDRs : Objectif : formaliser des repères pour l'action : production de guides méthodologiques à l'usage des CDRs, 1er semestre 2009 : l'organisation de la veille au sein des CDRs, 2e semestre 2009 : la veille territoriale: Comment recueillir les informations sur les territoires : Quelles informations ? Quelles sources locales ? Comment solliciter les acteurs ? Quel traitement ? Quelle diffusion ?..., 1er semestre 2010 : la veille prospective: Quelles finalités ? Quelles thématiques ? Comment ?...

Organiser des séances de formations communes OBJECTIF : consolider les compétences des équipes, en premier lieu celles des chargés d'info-doc

L"étude montre une méconnaissance de certains outils ou certaines méthodes qui faciliteraient l"activité de veille. C"est pourquoi nous proposons en 2009, dans le prolongement de la 1ère séance de formation organisée le 11 décembre 08, d"organiser 1 ou 2 séances de formation (1 au 1er semestre et 1 au 2e semestre) sur des outils/méthodes que l"on aura identifiés le 11/12. Ces formations pourraient s"inscrire dans le plan de formation du personnel concerné. Cette action nécessite la constitution d"une équipe (2-3 personnes) qui établisse un plan de formation et mette en place les formations : recueil des besoins, recherche des formateurs, invitations, recueil des ressources nécessaires à l"animation, comptes-rendus. Ces formations pourraient être ouvertes à l"ensemble des équipes. A déterminer, au-delà du principe : quels sujets, quelles dates ?

Comme celle du 11 Déc. 08 avec Armelle THOMAS

CONCRÈTEMENT : ACTIONS QUI PEUVENT ÊTRE INITIÉES EN 2009 PAR QUELQUES CDRs

Au préalable, nous précsions que ces action nécessitent de la part des CDR un véritable engagement dans la dynamique de réseau, avec une responsabilité vis-à-vis des autres CDR et des échanges et partages plus soutenus.

Rapprocher/partager les BDDs documentaires (cf. fiche groupe 2) : 1ère forme de partage de veille

Construire un portail de veille commun au réseau - horizon 2010 OBJECTIF : partager les sources au sein des CDRs

Afin d"éviter la démultiplication des outils dans chaque CDR, et mieux partager les sources et objets de veille, il est proposé de construire un portail commun extranet de veille, pour partager liens, flux RSS, documents.... Cette action se traduit pratiquement par la constitution d"une équipe (2-3 personnes) qui monte le projet en 2009 : étude de besoins, rédaction d"un cahier des charges, recherche de prestataires. Il s"agira en 2010 de trouver un prestataire qui développe et mette en place l"outil. Cette action a donc un coût, mutualisable, à la fois en temps, et financier. Elle nécessitera en suivant, pour sa mise en oeuvre, la constitution d"une équipe qui suive le développement de l"outil, puis gère et anime l"outil.

Mutualiser l'activité de veille - horizon 2010-2011 OBJECTIF : répartir l'activité de veille entre les CDRs

L"étude montre que les CDR font globalement de la veille à partir des mêmes sources et sur les mêmes thématiques. C"est pourquoi, pour gagner du temps et de l"efficacité sur cette activité, il est proposé de procéder au partage de l"activité elle-même, au niveau du réseau. Cette action semble complexe à mettre en œuvre car les objectifs et les agendas des CDR ne sont pas les mêmes, et fluctuent dans le temps. Mais il peut être envisagé quelques pistes de mutualisation : > l"indexation documentaire (voir fiche gr. 2) > des thématiques liées aux spécificités de certains CDR : R&T sur l"illettrisme et la Prév.dél PQA sur l"urbain et l"Europe les CDR du réseau RECI sur l"intégration et la LCD... > des thématiques liées aux actions et priorités annuelles des CDR La mise en oeuvre d"outils communs apparaît dans cette option être un préalable nécessaire pour faciliter les échanges et l"accès aux informations.  

Construire un portail de ressources sur la politique de la Ville - horizon : 2010-2011 OBJECTIF: améliorer la diffusion de l'information en externe

Aujourd"hui, il existe plusieurs sites de diffusion d"information sur la politique de la ville : celui de la DIV, i.ville, SIG, Plan Espoir Banlieues et ceux des CDR. Afin d"améliorer la diffusion de l"information sur la politique de la ville, et mieux répondre aux besoins d"information des acteurs de la politique de la ville, nous proposons de développer un portail de ressources externe commun à la DIV et aux CDR sur la politique de la ville, qui par ailleurs prend du temps et engendre des coûts non négligeables pour les CDR. L"idée est de partir de l"expérience des sites et portail existants, en étudiant leur contenu, leurs spécificités et leurs complémentarité, afin de déterminer quelle articulation il pourrait y avoir entre les différents sites,  et identifier quel type de portail pourrait être mis en place, Pour réfléchir à la question, il est proposé de constituer en 2009 une équipe qui procède à cette étude (ou bien recherche un prestataire qui fasse cette étude) ...  Il s"agira parallèlement de repérer les autres sites qui diffusent à la marge des informations sur la politique de la ville. A partir de cette étude, il s"agira de proposer des préconisations pour mettre en oeuvre de type d"outil en 2010- 2011 : amélioration de i.ville, création de passerelles entre les sites des CDR, création d"un nouveau portail... Il s"agira en 2010-2011 de trouver un prestataire qui développe et mette en place l"outil. Cette action un coût, mutualisable, à la fois en temps, et financier. Elle nécessitera en suivant, pour sa mise en oeuvre, la constitution d"une équipe qui suive le développement de l"outil, puis gère et anime l"outil.

--> En visitant le site de l’Observatoire des Territoires et de la Métropolisation dans l'espace méditerranéen : http://www.metropolisation-mediterranee.equipement.gouv.fr/rubrique.php3?id_rubrique=231

--> Autre exemple à visiter : la veille en partage à l'Institut National de Recherche Pédagogique : http://www.inrp.fr/vst/

--> Base d'information et de partage des connaissances du tourisme, développé par la société KOSMOS (sous K-PORTAL donc..) http://www.veilleinfotourisme.fr/