Lean IT: hoe Lean toepassen op de IT organisatie?

Get Started. It's Free
or sign up with your email address
Rocket clouds
Lean IT: hoe Lean toepassen op de IT organisatie? by Mind Map: Lean IT: hoe Lean toepassen op de IT organisatie?

1. Uitgangspunten

1.1. een vergaande "business alignment" en "business integration" mogelijk maken, met als doel : waarde creëren voor de organisatie en haar klanten

1.1.1. business is dikwijls opgedeeld in silo's. de IT organisatie speelt een ondersteunende rol, en en zit buiten deze silo's. Vanuit een vogelperspectief heeft IT een duidelijk beeld op de end to end informatie flow

1.2. continue verbetering, innovatie en wendbaarheid ("agility") mogelijk maken

1.2.1. Naar buiten gericht: innovatie en verbetering van business processen

1.2.2. Naar binnen gericht: verbeteren van IT processen en diensten

1.3. mensen, processen en technologie moeten in evenwicht zijn

2. Lean fundamenten

2.1. "Constancy of purpose"

2.1.1. lange termijn objectieven prioritiseren en op een consistente en heldere manier communiceren

2.2. Respect voor mensen

2.2.1. in een innovatieve organisatie moeten mensen zich veilig voelen om experimentele ideeën in de groep te gooien

2.3. Perfectie nastreven

2.3.1. Omgeving creëren waarin iedereen gestimuleerd wordt om dagelijks te verbeteren

2.4. Proactief gedrag

2.4.1. cultuur wijzigen van brandweermannen die reactief te werk gaan naar wijkagenten die proactief problemen oplossen

2.4.2. time management matrix (fig 2.4)

2.5. De stem van de klant

2.5.1. Leren begrijpen wat de klant het belangrijkst vindt

2.6. "Quality at the Source"

2.6.1. Verplichting om ontdekte problemen op te lossen ipv door te geven naar de volgende stap in de ketting

2.7. Systems thinking

2.7.1. kijken naar het gehele proces, holistisch perspectief

2.7.2. bv. kijken naar de afbeelding in een puzzel, ipv naar de individuele puzzelstukjes

2.8. Flow, Pull, JIT

2.8.1. pull: al het werk wordt just-in-time getriggerd door een visueel demand signaal van de klant ("kanban") => dit verbetert de flow en verkleint voorraden

2.8.2. werktaken met zo weinig mogelijk onderbrekingen

2.9. Cultuur

2.10. Waarde

2.10.1. In 5% van de tijd die nodig is om een product of dienst af te leveren wordt waarde gecreëerd voor de klant

2.10.1.1. Value-added work (VA)

2.10.1.1.1. als de klant het zou weten, zou hij er voor willen betalen

2.10.1.2. Non-value-added work (NVA)

2.10.1.3. Necessary but non-value-added work (NNVA)

2.10.1.3.1. wettelijke verplichtingen

2.10.1.3.2. ethische verplichtingen

2.11. 3 M's

2.11.1. Mura - ongelijkmatigheid

2.11.2. Muri - overbelasting

2.11.3. Muda - afval ("waste")

2.11.3.1. 1. overproductie

2.11.3.2. 2. voorraad

2.11.3.3. 3. wachten

2.11.3.3.1. in BPM: pijlen tussen swimlanes

2.11.3.4. 4. transport

2.11.3.4.1. in BPM: pijlen tussen swimlanes

2.11.3.5. 5. te veel verwerken

2.11.3.6. 6. bewegen

2.11.3.7. 7. corrigeren

2.11.3.8. 8. ongebruikte creativiteit en menselijk potentieel

2.11.3.9. 9. verspilling van energie (~ green IT)

2.12. Poka Yoke = fouten voorkomen

2.12.1. bv. IBAN nummer, drop down menu,...

3. Lean technieken

3.1. A3 thinking

3.1.1. definitie, scope, onderzoek, bevindingen, maatregelen en resultaten van een probleem samenvatten op 1 A3 blad

3.1.2. essentie communiceren

3.1.3. Plan-Do-Check-Act cyclus afdwingen

3.2. Value stream mapping

3.2.1. procesmodellering, waarbij je per activiteit de kost, "waste", tijd en kwaliteit kwantificeert

3.3. Kaizen

3.3.1. Vele kleine verbeteringen (max 90 dagen voor een kaizen activiteit)

3.3.2. Types

3.3.2.1. System kaizen

3.3.2.1.1. het volledige proces verbeteren - overbelasting en variatie elimineren (uitgevoerd door management)

3.3.2.2. Process kaizen

3.3.2.2.1. Waste reduceren binnen bepaalde activiteiten in het proces (uitgevoerd door teams en individuen)

3.3.2.3. Daily kaizen/ Kaizen blitz

3.3.2.3.1. dagelijks spontane verbeteringen doorvoeren

3.4. Gestandaardiseerd werken

3.4.1. zorgt voor stabiliteit in het proces, wat een voedingsbodem is voor innovatie

3.5. 5S

3.5.1. Systematische aanpak op werkplek op te kuisen, organiseren en ordelijk te houden

3.5.1.1. Sorteren, scheiden

3.5.1.2. Schikken

3.5.1.3. Schoonmaken

3.5.1.4. Standaardiseren

3.5.1.5. in Stand houden

3.6. Visuele werkplek

3.6.1. Visuele en mentale ruis verwijderen, status van het werk visueel voorstellen ("kanban")

3.7. Gemba

3.7.1. gaan kijken op de werkvloer hoe het werk wordt uitgevoerd

3.8. oorzaak- en gevolgdiagram (fishbone)

3.8.1. onderliggende oorzaken visueel voorstellen

3.8.2. "The 5 why's"

4. Naar binnen gerichte Lean IT - interne processen optimaliseren

4.1. Informatie waste

4.1.1. te veel informatie "voorraad"

4.1.1.1. Bv. onnodige mails, onnodige functionaliteiten in applicaties, kopies van informatie op verschillende shares,...

4.1.1.2. de inspanning die nodig is om overbodige data op te slaan, op te zoeken en te beheren = waste

4.1.2. informatie oververwerking

4.1.2.1. bv. te complexe functionaliteiten in applicaties, onnodige goedkeuringen,...

4.1.2.2. multitasking: onderbrekingen en afleidingen bij het uitvoeren van een taak

4.1.3. slechte datakwaliteit

4.1.3.1. data maar 1 keer capteren aan de bron ("quality at the source")

4.1.3.2. verantwoordelijkheid van proces eigenaars, niet de IT organisatie

4.1.4. Waste detecteren: wat is waardevol voor de klant?

4.1.5. minder zichtbaar en tastbaar dan waste in een productie-omgeving: dikwijls vermomd als nuttig werk ("wij doen dit al lang zo")

4.2. Green IT (milieu waste)

4.2.1. datacenter energieverbruik

4.2.2. werkplek energieverbruik

4.2.3. toner/papier verbruik

4.3. Flow en Pull

4.3.1. productie via "Push" scheduling

4.3.1.1. via MRP (material requirements planning)

4.3.1.2. elke handeling/bestelling op voorhand plannen via mathematische voorspellingen

4.3.1.3. nooit 100% juist

4.3.1.4. gevolgen: voorraden, overproductie, not-just-in-time

4.3.2. fabricage types: engineer to order, make to order, assemble to order, make to stock

4.3.2.1. idealiter: mass customization

4.3.3. IT Demand Management

4.3.3.1. essentie: het juiste werk ontwikkelen en naar productie brengen op het juiste moment

4.3.3.2. focus ligt meestal op de aanbod zijde (project mgt, plannen van resources,...) => risico: niet bezig met zaken die waarde leveren voor de klant

4.3.3.3. via maandelijkse PDCA Demand management cyclus

4.3.3.3.1. Plan: samen met stakeholders bij de klant -> Pull signalen

4.3.3.3.2. korte iteraties => frequenter bestellen met kleinere hoeveelheden.

4.4. Software ontwikkeling

4.4.1. traditionele "waterval" aanpak

4.4.1.1. veel waste in software design (functionaliteiten die nooit gebruikt worden)

4.4.1.2. kost om fouten te herstellen stijgt naarmate project vordert.

4.4.2. Lean aanpak

4.4.2.1. "sprints" (korte PDCA cycli)

4.4.2.2. klant kan nieuwe beslissingen nemen o.b.v. resultaten van de vorige sprint

4.4.2.3. werken met visuele hulpmiddelen - schematisch overzicht van de sprints/use cases/stories/scenario's ("kanban")

4.4.2.4. dagelijke korte stand-up meetings

4.4.2.5. bij de klant gaan kijken hoe het werk gedaan wordt (gemba)

4.5. Project Management

4.5.1. driehoek Tijd - Kost - Scope bepaalt Kwaliteit

4.5.2. focussen op probleem processen om onderliggende oorzaken van problemen vast te pakken

4.5.2.1. A3 thinking

4.5.2.2. oorzaak- en gevolgdiagram

4.5.2.3. "The 5 why's"

4.5.3. Lean: werken met kleine iteratieve project cycli (PDCA of DMAIC)

5. Naar Buiten gerichte Lean IT - alignment met de business

5.1. Hoe verwezenlijken?

5.1.1. Mensen

5.1.1.1. echte oorzaken van problemen achterhalen

5.1.2. Processen

5.1.2.1. verbeteren en vereenvoudigen

5.1.3. Technologie

5.1.3.1. indien echt noodzakelijk om het verbeterde proces te ondersteunen

5.2. IT-afdeling = catalysator om verbeteringen door te voeren

5.2.1. brug tussen "silo's" (= business afdelingen)

5.2.2. IT = "enabler" om communicatie, coördinatie en een bepaald doel voor de business mogelijk te maken

5.3. Wendbaarheid ("agility")

5.3.1. evenwicht tussen

5.3.1.1. efficiëntie

5.3.1.1.1. Het werk goed en met zo weinig mogelijk resources uitvoeren zonder nutteloze inspanningen

5.3.1.2. flexibiliteit

5.3.1.2.1. Snel inspelen op veranderingen

5.4. proces vs. praktijk

5.4.1. proces

5.4.1.1. repetitief, goed gedefinieerd, gestandaardiseerd

5.4.1.2. hoe beter gedefinieerd, hoe efficiënter de uitvoering

5.4.2. praktijk

5.4.2.1. geen routine, variabel, nood aan ervaring en beoordelingsvermogen

5.4.2.2. om te verbeteren is er nood aan een lerende organisatie & knowledge management

5.4.3. optimale mix = mass customization = evenwicht tussen flexibiliteit en efficiëntie

5.5. effectief meten

5.5.1. essentieel in de PDCA cyclus

5.5.2. 7 hoofdzonden

5.5.2.1. 1. enkel meten waar je goed in bent

5.5.2.2. 2. proces binnen één afdeling meten, ipv het gehele proces

5.5.2.3. 3. doelstellingen van het bedrijf meten, ipv klantentevredenheid

5.5.2.4. 4. onvoldoende nadenken over wat je wil meten

5.5.2.5. 5. enkel kleine stukjes van het proces meten.

5.5.2.6. 6. geen rekening houden met de gevolgen van metingen op het gedrag

5.5.2.7. 7. metingen niet ernstig nemen

5.6. BPM

5.6.1. framework en tools om de verbeteringen te begeleiden en te aligneren met prioriteiten en bedrijfsdoelstellingen

5.7. prioritiseren

5.7.1. ondersteunende processen

5.7.1.1. noodzakelijk om de firma te doen draaien, maar creëert geen differentiatie voor de klant

5.7.1.2. moeten zo efficiënt mogelijk uitgevoerd worden

5.7.1.3. elimineren, vereenvoudigen, automatiseren of outsourcen indien mogelijk

5.7.1.4. door eliminatie (= waste verlaging) => meer resources (mankracht) voor Value added work

5.7.2. innoverende processen

5.7.2.1. de business heruitvinden en differentiatie verwezenlijken

5.7.2.2. dikwijls praktijk processen