Використання офісної техніки в роботі секретаря

1. Засоби складання і виготовлення документів

1.1. Друкарські машинки

1.1.1. Цей нещодавно ще незамінний вид конторського обладнання все більш витісняється персональними комп'ютерами, оснащеними принтерами. Однак вони ще широко застосовуються для виготовлення документів через істотно меншою вартості в порівнянні з комп'ютерами. Друкарські машинки повинні забезпечувати: • високу продуктивність праці при мінімальних витратах; • висока якість друку; • простоту управління; • максимальна кількість одночасно одержуваних копій; • надійність роботи.

1.1.1.1. Канцелярські друкарські машинки настільні, важче переносяться; серед них є і механічні, і електричні, і електронні.

1.1.1.2. Портативні або дорожні друкарські машинки найчастіше бувають механічними.

1.1.1.3. До спеціалізованим пишуть машинкам залежно від призначення ставляться: друкарські машинки з шрифтом для сліпих, наборнопишущие машини і автомати (Веритайпер, Джексорайтер) для підготовки форм для подальшого тиражування, стенографічні машини (Стеноки) і приставки для формування стенографічних звітів про наради, плоскопечатающіе друкарські машинки для вдруковування текстів у паспорти і бланки (Еріка 70) і нанесення написів на креслення (МПК1, Ротрінг) та ін.

1.2. Організаційні автомати

1.2.1. Функціональні можливості оргавтоматів ширше, ніж у електронних друкарських машинок: • великі обсяги оперативної пам'яті (до 1000 сторінок тексту); • ємна зовнішня пам'ять (мегабайти); • більш зручне редагування, дедалі ближчий та можливостей компьююрних редакторів. • Широко використовуються такі оргавтоматов: Оргтекст Д, Оптіма 528, Роботрон 6908, Флексорайтер 2201 і 2301.

1.3. Диктофонна техніка

1.3.1. Статистика показує, що витрати праці на складання документу з проміжної задіктовкой тексту на диктофон і наступним друком з диктофона в 2-3 рази менше, ніж при рукописної підготовки і подальшого друку з чернетки. При великих обсягах регулярних машинописних робіт у організаціях доцільно створювати діктофонномашінопісние бюро.

2. Засоби обробки документів

2.1. Маркірувальні машини (франкировальной машини) замість марок на конвертах друкують поштові штампи із зазначенням дати поштового відправлення і суми оплати. При друкуванні на лічильнику франкировальной машини накопичуються суми платежів, які підлягають виконанню. Такий поштовий штамп може містити стислий рекламне оголошення, найменування організації, її адреса, телефони.

2.2. Штемпелевальние пристрої (нумератори) служать для друкування на документах коротких цифрових повідомлень: номерів, індексів, дати й т. п.

2.3. Ламінатори - машини для захисту документів від вологи, пилу, масла і від недбалого зберігання шляхом нанесення на поверхню документа захисного покриття.

2.4. Брошурувальні машини пристрої для автоматичної фальцювання і скріплення брошур з допомогою металевих скріпок. Випускаються і більш прості ручні і електрифіковані сшиватели паперів.

2.5. Листоподборочні машини (коллатори) автомати для добірки (сортування) віддрукованих листів в блоки, наприклад для подальшого виготовлення книг, брошур і тп. Комплекс апаратури дозволяє підбирати тиражі будь-якого обсягу та при цьому автоматично обробляти готові блоки і отримувати на виході готову до використання підібрану, сфальцованную і скріплену продукцію.

2.5.1. • Листовкладні машини вібраційні машини, що вирівнюють пачки паперів. • Пачковязальні машини служать для обв'язки пачок шпагатом або стрічкою зварюється, липкою і ін • Палітурні машини виконують: скріплення блоку паперів пластмасовими або металевими пружинами, пластиковими пластинами; переплетення блоку паперів з допомогою термообложек клейовим способом. • ріже папір (різаки) призначено для різання рулонної або іншого паперу на листи споживчих форматів (формати в міліметрах: А6 105х148, А5 148х210, А4 210х297, A3 297х420) і обрізання (вирівнювання) країв готових книг і брошур. Номенклатура різаків дуже велика: від ручних різаків настільних (наприклад, фірми IDEAL 1034, 1071, 2035), підлогових (1080, 1110), підлогових гільйотин (3905, 4700) до автоматичних програмованих гільйотин (3915, 4810, 6550, 7228), що мають довжину розрізу від 340 до 1100 мм ріжуть одночасно від 20 до 200 аркушів. • Машини для знищення секретних і конфіденційних документів шляхом їх найдрібнішого розрізання та мікроізмельченія забезпечені автоматичним приводом і контейнерами для знищуваних документів і відходів у вигляді паперового пилу (машина МК2 "Таємниця") або брикетів (Destroyer). Види знищувачів: офісні (поздовжня різка), промислові (перехресна різка), секретні (різка в паперову пил), спеціальні (подрібнюють папір разом із металевим кріпленням, упаковують відходи у вологі паперові брикети). • Конвертовскривающіе машини обрізають край конверта заздалегідь встановленої міліметрової ширини. • Конвертозаклеівающіе машини наносять клей на клапан конверта і заклеюють його.

3. Засоби копіювання документів

3.1. Електрографічне копіювання

3.2. Фотографічне копіювання

3.2.1. Термографічне копіювання

3.2.1.1. Це найбільш оперативний спосіб копіювання (десятки метрів на хвилину), що дозволяє отримувати копію спеціальної достатньо дорогий термореактивною папері або на звичайному папері, але через термокопіровальную папір. Недоліки термокопирования: невисока якість, невеличкий термін зберігання копій (темніють), дорогий папір. Використовуються апарати: Блискавка, ПЕК-1, ПЕК-2, ТР-4, ПЕК-13 та ін

3.2.2. Цей спосіб копіювання - найдавніший. Він забезпечує найвищу якість, але вимагає дорогих витратних матеріалів і тривалого процесу (експозиція, прояв, промивання, сушіння) отримання копії. Важлива, дуже поширена різновид фотографічного копіювання - мікрофотокопіювання, заснований на мікрофільмування документів. Використовуються особливо контрастні фотопапір і плівки, звичайні фотографічні апарати, апарати для контактного (рефлексного) фотографування і друку. Моделі: комплект ОРК, апарати КП-10, КРН, ДокуфоБФ-101 та ін

3.3. Електронно-графічне копіювання

3.3.1. Воно засноване на оптичному зчитуванні документів (фотодіоди перетворять проектоване на них зображення документа в електричні сигнали) і електроіскровий реєстрації інформації на спеціальний носій копії. Копії найчастіше отримують на електрофотопленке і термореактивной папері, Копії на електрофотопленке служать основою для подальшого тиражування документів засобами трафаретного друку, і в аспекті підготовки високоякісних трафаретних друкарських форм електронно-графічне копіювання вельми ефективно і широко використовується. Поширені апарати: Іскра, Еліка С-11, Rex-Rotary, BE-I02, Electrocop-18, Gestetner.

3.4. Діазографнічне копіювання

3.5. Діазографіческое світлокопіювання - діазографія, сінькографія. Застосовується переважно для копіювання большеформатной креслярсько-технічної документації. Оригінал повинен бути виконаний на светопроницаемой папері, кальці. Процес полягає в експонуванні оригіналу контактним способом на світлочутливу Діазобумага і відбілюванні папери яскравим світлом у місцях, де немає зображення. Зображення проявляється у парах розчинника (аміаку) в витяжних шафах, Якість диазотипного светокопирования середнє. Використовуються апарати: СКА-1. СКА-2, СКН-2, ВА-140, ВА-102, КВС-100 та ін

4. Класифікація офісної техніки

4.1. Офісна організаційна техніка (оргтехніка) - технічні засоби, що застосовуються для механізації та автоматизації управлінських та інженерно-технічних робіт. Засоби оргтехніки для офісу солідної фірми можуть включати до свого складу, наприклад, такі пристрої й устаткування: персональний комп'ютер, організаційний автомат, друкарські машинки, телефонні і радіотелефонні апарати, міні-АТС, директорський комутатор, гучномовний телефонне переговорний пристрій, пейджинговую систему, телетайп, факсимільний апарат, копіювальний апарат, різограф, диктофони, проекційну апаратуру, адресувальні машину, маркувальних машин, ламінатор, штемпелевальний апарат, машину для знищення документів, конвертовскривающую машину, зшивач документів, картотечні обладнання, стелажі і шафи для зберігання документів, сейф, візок, пневмопошти та ін

5. Засоби транспортування документів

5.1. Транспортування документів між службовими приміщеннями фірми, банку, бібліотеки або інший організації може здійснюватися за допомогою візків, конвеєрів, ліфтів, пневмопошти та ін.

5.1.1. Комп'ютерний принтер (англ. printer — друкар) — пристрій для друку інформації на папері.

5.1.1.1. За технологією друку принтери поділяють на матричні, струменеві, лазерні й сублімаційні, а за кольором друку — кольорові й монохромні. Монохромні принтери мають кілька градацій, зазвичай 2-5, наприклад: чорний — білий, одноколірний (або червоний, або синій, або зелений) — білий, багатобарвний (чорний, червоний, синій, зелений) — білий. З розвитком комп'ютерних технологій монохромні принтери поступаються місцем повнобарвним або скорочено - кольоровим, які друкують «весь спектр кольорів», видимий людським оком. Інші принтери — матричні тощо — це історія і вони використовуються як спеціалізовані для друку на безперервний рулон паперу в лабораторіях, банках, бухгалтеріях, для друку на багатошарові бланки (наприклад, паспорти, авіаквитки), а також, коли важливий сам факт друку ударом. Вважається, що факт удару ускладнює внесення несанкціонованих змін до фінансового документа[джерело не вказано 254 дня]. Набули поширення багатофункціональні пристрої, в яких об'єднані принтер, сканер, копіювальний апарат і факс. Таке об'єднання раціональне технічно і зручне в роботі. Широкоформатні (А3, А2) принтери іноді помилково називають плоттерами.

5.1.2. Факсимільний апарат

5.1.2.1. Факс це пристрій для передачі даних (текстів, малюнків) у графічному виді по телефонних каналах. Є подальшим розвитком фототелеграфу. Принцип дії: на передавальному апарату зображення сканується променем світла; яскравість кожної крапки зображення спеціальним блоком перетвориться в електричний сигнал, який передається по телефонних каналах апарату, що ухвалює; апарат, що ухвалює, відновлює зображення, роздруковуючи його крапками відповідно до вступників сигналів. Факсимільні апарати з'явилися задовго до появи персональних комп'ютерів і комп'ютерних мереж і широко застосовувалися для передачі копій документів на більші відстані.