ЗАПИСЬ

1. ПРОЦЕСС ГРУППОВЫХ

1.1. 1. создаём новые потоки в заявках

1.2. 2. дублируем на сайт для посетителей

1.3. 3. ищем свободного инструктора

1.4. 4. оператор обзванивает за 2 дня и приглашает на группу. группа запускается от 5 детей до 10

1.5. 5. вносит учеников в расписание к инструктору

1.6. 6. оповещает инструктора

1.7. 7. из новых заявок переносит в сущесвтующие

1.8. 8. пришедших на урок инструктор отмечает, не пришедших - передаёт операторам

1.9. 9. оператор звонит не пришедшим, переписывает на следующий поток, либо на БП, либо на индиву

1.10. 10. администратор принимает оплату со 2ого занятия за абонемент из 10 уроков

1.11. 11. администратор вбивает в чек постэра комментарий в формате – фамилия инструктора, ФИ возраст ребенка и № группы

1.12. 12. администратор вносит в примечание в личном расписании инструктору кто оплатил

1.13. 13. инстуктор отмечает пришедших. если пропустили 2 и более урока, передаёт оператору

1.14. 14. оператор связывается, переписывает на подходящую группу по дням, времени, месту и уровню, исходя из текущих групп, которые прошли идентичное кол-во уроков

1.15. 15. после 10 занятий инструктор просит ЗП у бухгалтера

1.16. 16. бухгалтер сверяет оплаты с кол-вом людей. если все хорошо, расчитывает. если не сходится, передаёт администратору, инструктору, оператору в зависимости от задач

1.17. 17. группа продолжает заниматься, если в нее ходят минимум 3-5 чел

1.18. 18. если продолжают ходить меньше, то инструктор предлагает продолжить: – либо в это же время и дни, но индивидуально по тарифам для одного, двоих, троих – либо переписывает в свои группы, если сходится уровень, график и клиенту удобно – либо передаёт оператору, чтобы тот подобрал им группу по уровню, дням, времени из текущих групп с другим инструктором

2. ИНДИВИДУАЛЬНЫЕ

2.1. 1. клиент звонит/пишет/обращается лично и хочет определенное время и дни в рамках 1-3 занятий в неделю

2.2. 2. сотрудник (консультант/оператор/администратор) ищет свободное время и дни в расписании, отталкиваясь от предпочтений клиента (филиал, дни, время, инструктор девочка-мальчик). Если нет в свободном, то ищет схожее время и дни и предлагает. Если клиент соглашается, то офромляется сделка, если не соглашается, то ставит ТуДуИст через неделю-две, пишет инструктору со схожим временем, чтобы тот подвинул текущих учеников, чтобы закинуть нового клиента

2.3. 3. сотрудник оформил в расписании (имя клиента, ФИ и возраст ребенка, дата старта), убрал из свободного времени

2.4. 4. перенес данные о клиенте в существущую базу

2.5. 5. оповестил инструктора в Вк

2.6. 6. если клиент не пришел, инструктор звонит. если клиент передумал или другие причины, инструктор передаёт оператору на то, чтобы они закрыли сделку потом, поставили в ТуДуист и т.д.

2.7. 7. если клиент пришел, инструктор отмечает что урок был

2.8. 8. администратор в конце занятия принимает оплату за урок/абонемент

2.9. 9. администратор вбивает в чек постэра комментарий в формате – фамилия инструктора, ФИ возраст ребенка

2.10. 10. администратор вносит в примечание в расписании, дату и сумму оплаты

2.11. 11. после 10 уроков инструктор просит ЗП у бухгалтера за этого клиента

2.12. 12. бухгалтер сверяет оплаты в расписании и в постэре. Если всё сходится, то рассчитывает, если не сходится, передаёт информацию о долге инструктору и администратору. как только клиент внесет оплату, так бухгалтер расчитает

2.13. 13. если клиент перестал ходить, то инструктор пишет в расписании примечание к этому клиенту причину и передаёт операторам

2.14. 14. операторы в качестве службы контроля качества обслуживания звонят уточняют как прошли занятия, если клиент хочет продлжить потом, то опеартор ставит в ТуДуист связаться потом, если клиент получил то чего хотел, то с этой заявкой больше не работаем

3. БП в AXKED

3.1. выбрать филиал, среду 19-30, время 90 мин ур

3.2. внести ФИ ребенка, имя родителя, телефон, источник

3.3. каждый урок тренеры могут быть разными

3.3.1. возможность прикрепить 2 инструктора

3.3.2. инструктору, что на него поставили БП урок

3.4. ограничить 30 мест на занятие

3.4.1. когда в ЧТ оператор обзванивает список БП который состоялся, ему необходимы статусы, перенос заявок с БП в ожидающие группы/индивы, ставить в Тудуист (встроенный), если клиент 5 раз не отвечает перевести в отказ. Если есть соц сеть, то статус передал консультантам

3.4.2. оператор присваивает статусы заявкам: – подтвердили – не отвечают – перезвонить позже – переписал на следующую неделю

3.4.3. в примечание пишет кому необходим прокат

3.5. выбор БП урока на следующую неделю, если на ближайшую все места заняты

3.6. отправка смс клиентам

3.7. возможность администратору переписать пришедших клиентов из БП на группу или индиву, т.е. отметили, что клиент пришел на БП, теперь отсюда убираем и переписываем его на платные, либо повторные БП в порядке очереди

3.8. КАК ПРИМЕЧАНИЕ: - убрать стоимость урока - списки - дата конца (т.к. это циклично)

4. ПРОЦЕСС БЕСПЛАТНЫХ

4.1. 1. заранее внеси список детей в файл

4.2. 2. оператор за день до БП урока (во вторник) обзванивает список детей, отмечает подтвердивших, не берущих трубку, перезаписывает на следующие недели. Задача – собрать 20 подтвердивших на филиал

4.3. 3. оператор ищет 1-2 инструктора в расписании, пишет им в личку, вносит в расписание

4.4. 4. оператор отписывает в общем чате телеграм о кол-ве собравших детей на урок

4.5. 5. в день БП утром (в среду) оператор отправляет смс-напоминание о месте, времени

4.6. 6. администратор отмечает пришедших, выдаёт прокат, принимает деньги за прокат/сеанс катания

4.7. 7. детей принимают инструкторы. на 1 инструктора 10 детей. В среднем 2 инструктора на БП урок

4.8. 8. во время БП урока родители подходят к админу и записываются либо на группу, либо на индиву, либо на следующее БП занятие. Администратор переписывает детей из БП в файл заявок,а в этом файле скрывает тех, кого переписала

4.9. 9. админ в общем чате отписывает пришедших, записавших на группу, индиву, следующий БП

4.10. 10. на следующий день (в четверг) оператор обзванивает всех, кроме тех, кого администратор переписала на группу/инд/БП, с целью уточнить, как прошел БП урок вчера и оформить на платные занятия

5. ГРУППЫ в AXKED

5.1. списывать по присутствию

5.2. не нужна дата окончания, т.е. когда группа перестаёт заниматься, ее нужно в архив

5.3. хотелось бы время установки занятий в цифровом формате, чтобы было понятнее

5.4. длительность занятий также было бы проще разделить на 60, 90, 120 минут, либо 1 час, 1,5 часа, 2 часа

5.5. допустим группа занимается 1 год, изначально в списке 10 человек, через месяц перестали ходить 2, оператору надо связаться, ему передал инфу ассистент, либо клиенты автоматически попали в "заявки - те, кто пропустили более 3 занятий", они уберутся из этой группы и перенесутся в заявки или нет?

5.6. я зашел через аккаунт инструктора и поставил ему группу. в ЛК инструктора почему-то отображается БП, хотя инструктор не был прикреплен к БП. Почему в расписании отображается не его группа?

5.7. когда на инструктора поставил группу, не пришло оповещение о том, что на меня оформили группу

5.8. когда в группу добавили ученика, также не пришло оповещение о том, что записали ученика

6. ИНДИВЫ В AXKED

6.1. нажимая + в календаре, мне даётся выбор либо разовых, либо переодических занятий, но при этом всегда выскакивает группа

6.2. нужен поиск по филиалу, дням, времени, чтобы максимально легко подобрать свободного инструктора для клиента

6.3. у инструктора "проверка" стоит группа ПН и ПТ 19-30, я закинул на него разовый урок нового ученика на ПН и ПТ в 20-00. Но как это возможно? Получается, групповой урок длится 90 мин, т.е. инсруктор будет занят с 19-30 до 21-00, а на него можно поставить индивидуальный урок? система должна показать ошибку при оформлении"вы не можете поставить на этого инструктора ученика, т.к. он в это время работает". Если этого не сделать, то операторы, консультанты и администраторы смогут делать накладки и пострадает в этом клиент

7. ЧЕГО ЕЩЁ НЕ ХВАТАЕТ

7.1. хочу чтобы консультанты в соц сетях вносили в ЦРМ каждую ссылку, с кем начинают диалог. как правило, они сейчас пишут клиентам, добавляют в Тудуист через неделю. Потом как неделя проходит и высветилась задача "сегодня", проверяют, ответил ли им клиент. Если клиента оформили, то закрывают задачу в ТУ, если клиент не ответил, то пишет ему еще 2 раза, перекидывая задачу еще на неделю, если клиент не отвечает и гасится, то переводит в отказники. Задача минимум – сделать поле соц сети, желательно кликабельным

7.2. операторы просили интегрировать Задарма с ЦРМ, чтобы высвечивалось, кто звонит.

7.3. указать рабочий график и перерывы инструкторам, чтобы никто не смог поставить в их отдых клиента