LES OUTILS NUMERIQUES POUR COLLABORER ? CC by SA - Laure Beyler du collectif Animacoop inspiré d...

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LES OUTILS NUMERIQUES POUR COLLABORER ? CC by SA - Laure Beyler du collectif Animacoop inspiré de la ressource de Laurent Marsault L'outil collaboratif idéal Quels outils pour quel... by Mind Map: LES OUTILS NUMERIQUES POUR COLLABORER ?  CC by SA - Laure Beyler du collectif Animacoop inspiré de la ressource de Laurent Marsault L'outil collaboratif idéal Quels outils pour quel...

1. Coopérer VS collaborer

1.1. Utilisation différente voir contradictoire des termes, selon le domaine (sciences naturelles, éducation...) Important de retenir les concepts

1.2. Principes proches : réaliser une œuvre commune ensemble

1.3. Coopérer : Division du travail. Chacun réalise une tâche de façon autonome avec des responsabilités spécifiques. L'ensemble est réalisé seulement quand tous les membres ont fait leur part de travail. = gestion de projet

1.4. Collaborer : Co-construction. Les membres du groupe travaillent pour un but commun. Mais chacun, individuellement, cherche à atteindre le but consensuel = animation de projet / animation du collectif

1.5. En fonction du contexte, l'un ou l'autre est plus adapté : importance d'être transparent sur le mode de "faire ensemble"

2. Pourquoi collaborer ?

2.1. Importance du chemin, du processus (création de liens, faire ensemble...) plutôt que le résultat

2.2. Intelligence collective : mise en commun des idées + riches + intenses

2.3. Développer l'adaptabilité d'une organisation, gagner en agilité

2.4. Favoriser l'implication. Être attractif pour trouver des collaborateurs qui souhaitent s'impliquer dans le projet

2.4.1. Le seul d'implication, les motivations doivent être plus fortes que les freins à collaborer

2.4.2. Ratio d'implication 1/10/100

2.4.2.1. 1 à 10% de proactifs

2.4.2.2. 10 à 50% de réactifs

2.4.2.3. 50 à 90% d'observateurs et d'inactifs

2.5. Personne n'est irremplaçable : pas d'arrêt, de perte d'infos si quelqu'un part

2.6. Gagner du temps : réutilisation de communs

2.7. Avoir une action collective : créer, améliorer, bonifier, partager des "communs"

3. Les outils numériques, pourquoi ?

3.1. Si tout va bien, pas besoin d'outils numériques. Ex: , petit groupe, lieu de rencontres et réunions physiques suffisant pour créer du lien et avancer sur le projet

3.2. Éloignement géographique

3.2.1. Si l'ensemble du groupe fréquente régulièrement le même lieu, se poser la question d'un outil physique plutôt que numérique (ex: agenda affiché, boite à idée, trombinoscope sur un mur etc.)

3.3. Disponibilités horaires différentes

3.3.1. synchrone : tous en même temps (ex: participer à une visioconférence)

3.3.2. asynchrone : chacun à des moments différents (ex: remplir un sondage)

3.4. Diffusion d'informations vers l'extérieur

3.4.1. ex de la newsletter ou du réseau social pour faire connaitre ses évènements

3.5. Partage de communs

3.6. Canaliser les échanges : savoir à qui, où, quand et comment partager une information

3.6.1. ex: mailings listes thématiques

3.7. Gagner du temps

3.7.1. exemple du compte-rendu collaboratif lors de la réunion

3.8. Gagner de l'argent

3.9. Rangement et stockage de l'information

4. L'outil numérique collaboratif idéal

4.1. n'existe pas

4.1.1. L'outil est un outil, Sans animation pas d'implication et donc pas de collaboration

4.1.1.1. il peut être à la fois le remède, le poison et le bouc-émisaire

4.1.2. C'est au groupe de décider de coopérer et comment

4.1.3. C'est au groupe de valider collectivement ses usages et les outils pour y répondre

4.1.3.1. Il est donc unique et multiple

4.1.3.1.1. dépend des usages et besoins du groupe

4.1.3.1.2. dépend de la culture du groupe (ex: à l'aise avec l'outil numérique, pures libristes...)

4.1.3.1.3. dépend de la maturité du groupe

4.1.3.1.4. dépend des moyens pour le mettre en œuvre, former les membres du groupe, acheter le logiciel si payant, développer soi-même...

4.2. il doit/ ne doit pas

4.2.1. être convivial

4.2.2. générer de l'efficience sans dégrader l'autonomie personnelles

4.2.3. Susciter ni esclave, ni maitre

4.2.3.1. attention à la dépendance à un développeur, une société de logiciel, un hébergeur etc.

4.2.3.2. vérifier que l'ensemble de ce qui est produit est exportable

4.2.4. élargir le rayon d'action personnel

4.2.4.1. ex: je suis loin mais je peux participer à la réunion

4.2.5. rendre libre les individus

4.2.5.1. connaitre la "recette" de mon outil numérique, le modifier si besoin

4.2.5.2. savoir comment sont utilisées mes données, les protéger

4.2.6. être facile à utiliser et à réutiliser

4.2.7. durer dans le temps

4.2.8. permettre d'en sortir facilement

4.2.9. fonctionner sur tous les systèmes (linux, mac, windows...tablette, smartphone, pc...)

4.2.10. garder en archive, permettre de revenir en arrière

4.2.11. pouvoir être utiliser par plusieurs personnes en même temps et enregistrer les apports de chacun

4.3. Les freins à l'utilisation d'un outil numérique

5. Les freins à l'utilisation d'un outil numérique

5.1. Trop compliqué : pas le temps de compre

5.1.1. pas le temps de comprendre, de se former

5.1.1.1. prévoir des formations régulières avec un créneau précis pour les nouveaux... et les autres

5.1.2. pas les compétences ou les ressources pour se former

5.2. Temps nécessaire pas anticipé

5.3. Pas de routine, pas l'habitude de l'utiliser (ex: framateam ou slack, si pas l'habitude on y va jamais)

5.3.1. solution pour démarrer : notification le tps de prendre l'habitude

5.4. L'utilité de l'outil n'est pas partagée

5.4.1. solution : choisir ses outils collectivement

5.4.2. si outil déjà en place : formation, entretien pour expliquer les usages auxquels il répond

5.5. peur d'effacer, de mal faire, de gâcher le travail de tous

5.5.1. Pas de panique, la plupart des outils collaboratifs permettent de revenir en arrière

5.5.2. Questionner la posture de chacun, vérifier que tout le monde est ok avec le fait : travailler à plusieurs = ne pas avoir le résultat que l'on souhaiterait personnellement

5.6. l'outil choisi ne correspond pas à l'usage/ au besoin

5.6.1. ex: mailing liste pour discuter, document word pour document participation créé à plusieurs....

5.7. Je ne sais plus comment retourner sur l'outil, où trouver l'information

5.7.1. ex: comment retrouver le pad de coécriture ? comment retrouver le drive ?

5.7.1.1. avoir une gare centrale type wiki (ou physique) recensant tous les outils utilisés

5.8. J'ai perdu le mot de passe / mon identifiant

5.8.1. Accès par identification bien nécessaire ?

5.8.2. Aider à l'installer d'un gestionnaire de mot de passe

6. Les bonnes pratiques

6.1. Important de se connaitre avant d'échanger, de collaborer via un outil numérique

6.2. se rencontrer régulièrement en vrai

6.3. Avancer petit à petit (outil par outil, besoin prioritaire par besoin prioritaire)

6.4. Se baser sur l'expérience du groupe (bcp d'outils, partir sur les connaissances du groupe) - choisir ENSEMBLE

6.5. valider collectivement et partager une charte d'usage de chaque outil

6.6. Prévoir des alternatives. Ex : visioconférence, prévoir un numéro pour suivre via son téléphone)

6.7. Tester, évaluer et faire évoluer !!

6.8. Faciliter l'accès : éviter l'accès via une identification ou aider à mettre en place un gestionnaire de mot de passe

6.9. Informer et former sur les usages et les outils

6.10. Bien définir les pratiques de prise de décision

6.11. Mettre en place une gare centrale : Wiki ? ReseauPana74 : AnnecyMai2019

7. Les usages les plus fréquents et outils associés

7.1. co-écrire : framapad, etherpad, google doc...

7.2. faire des tableaux partagés (framacalc, google sheet)

7.3. gérer des tâches, un projet (framaboard, trello, wunderlist...)

7.4. échanger à distance

7.4.1. synchrone : visio-conférence (zoom, framtalk, google hangout...)

7.4.2. asynchrone : mailing liste (framalistes...) messagerie instantannée (framateam, slack...)

7.5. stocker des documents (dropbox, google, cozy drive, google drive...)

7.6. cartographier (umap, open street map, google map...)

7.7. organiser ses pensées

7.7.1. cartes mentales (mindmeister, framindmap, coggle...)

7.7.2. mémos (framémo, evernote...)

7.8. faire un sondage, un questionnaire

7.8.1. sondage simple ex: date (framadate, doodle)

7.8.2. enquête (framaform, google form...)

7.9. agenda commun (framagenda, google agenda...)

7.10. site internet collaboratif (gare centrale) : yeswiki, ferme à wikis des colibris....