1. La información en la empresa
1.1. Concepto de información
1.1.1. Los directivos necesitan información relevante en base a la cual realicen sus funciones de planificación, control y toma de decisiones.
1.1.2. Datos: son símbolos no aleatorios que representan valores de atributos o sucesos. Son hechos, acontecimientos y transacciones que se han ido almacenando en un código convenido. Los datos se obtienen automáticamente, producto de alguna rutina.
1.1.3. La información es un conjunto de datos transformados de forma que contribuye a reducir la incertidumbre del futuro, ayudando a la toma de decisiones. La información reduce la incertidumbre y proporciona al receptor algo que este no conocía.
1.1.3.1. La información son datos que han sido interpretados y comprendidos por el receptor del mensaje.
1.1.4. La economía de la información establece la relación necesaria entre el valor de la información y el coste de esta. Pretende indicar cuál es, en un problema determinado, la cantidad óptima de información, en base al contraste entre coste marginal de la información y valor de la información muestral o adicional.
1.1.5. Los costes de la información pueden ser estimados en función de:
1.1.5.1. -El contenido de la información requerida.
1.1.5.2. -La velocidad con que se requiere la información.
1.1.5.3. La cantidad de información necesaria.
1.1.5.4. La accesibilidad de esa información
1.1.6. Valor esperado de la información perfecta (VEIP): Es la diferencia entre el resultado medio esperado con información perfecta y el resultado medio esperado con información disponible.
1.2. Características de la información
1.2.1. Relevancia:
1.2.1.1. La información relevante es aquella que aumenta el conocimiento y reduce la incertidumbre respecto al problema que se va considerar.
1.2.2. Exactitud:
1.2.2.1. El nivel de exactitud debe ser acorde con la importancia de la decisión que se va a tomar y variará según el rango jerárquico que ocupe en la organización la persona que deba ejecutar esta decisión.
1.2.3. Completa:
1.2.3.1. Una información será considerada completa si nos informa sobre los puntos clave del problema que estamos estudiando.
1.2.4. Confianza en la fuente:
1.2.4.1. La confianza en la fuente se incrementa cuando la fuente ha sido digna de crédito en el pasado.
1.2.5. Comunicar con la persona correcta:
1.2.5.1. Los suministradores de la información deben conocer las necesidades de información para hacerla llegar directamente donde es requerida.
1.2.6. Puntualidad:
1.2.6.1. La buena información es aquella que es comunicada en el momento en que va a ser utilizada.
1.2.7. Detalle:
1.2.7.1. La información debe contener la mínima cantidad de detalles para una eficaz toma de decisiones. El nivel de detalle debe variar con el nivel en la organización: a más alto nivel en la organización mayor es el grado de agregación y síntesis.
1.2.8. Comprensión:
1.2.8.1. La comprensión es lo que transforma datos en información. Factores que influyen en la comprensión de la información:
1.2.8.1.1. Preferencias del usuario, conocimientos previos, factores ambientales y lenguaje.
1.3. Necesidades de información
1.3.1. Se refieren a la información necesaria para llevar a cabo correctamente tanto la adopción de decisiones como la ejecución de las tareas derivadas de tales decisiones.
1.3.2. Hay tres grandes conjuntos de necesidades de información
1.3.2.1. En la formulación de la estrategia se debe llevar a cabo el diagnóstico estratégico, debe realizarse un análisis interno y un análisis del entorno tanto general como específico.
1.3.2.2. En la implementación de la estrategia, cada miembro de la empresa debe conocer qué parte de la estrategia le corresponde ejecutar, para lo cual ha de recibir información de qué tareas debe desempeñar, y cómo.
1.3.2.3. Control de la estrategia: parte de la información requerida es la misma que la requerida en la formulación de la estrategia debido a la necesidad de comparar los estándares con los resultados obtenidos. En esta fase también se necesita información relativa a los resultados de la ejecución de los planes.
1.4. Fuentes de información
1.4.1. Información interna: Proporciona al directivo conocimientos respecto del funcionamiento de la empresa, y si esta está consiguiendo o no sus objetivos. La mayor parte de esta información proviene del sistema de contabilidad y de los análisis estadísticos, así como de encuestas y entrevistas con los miembros de la empresa.
1.4.2. Información relativa al entorno: Una empresa sólo puede tener éxito si se adapta a la demanda de su entorno externo. El entorno se representa por un número de grupos con mayor o menor grado de capacidad de influencia en la consecución de los objetivos de la empresa
1.4.2.1. Grupos de interés y sus tipos de información necesarios respectivos:
1.4.2.1.1. Clientes: se requiere información de marketing y de ventas, medidas de satisfacción.
1.4.2.1.2. Distribuidores: se requiere información de marketing y de logística.
1.4.2.1.3. Competidores: penetración en el mercado, innovaciones, calidad de producto.
1.4.2.1.4. Proveedores: se requiere información de las condiciones de la transacción.
1.4.2.1.5. Sindicatos de trabajadores: se requiere información de salarios y estabilidad en el empleo.
1.4.2.1.6. Accionistas: rendimiento de la compañía.
1.4.2.1.7. Instituciones financieras: condiciones financieras y oportunidades de inversión.
1.4.2.1.8. Gobierno: desarrollos legales y políticas.
1.4.2.2. La información puede ser obtenida por dos tipos de fuentes: las de información personal (vendedores, clientes, proveedores, distribuidores, etc.) y las de información impersonal (desde publicaciones generales hasta estudios específicos).
2. Aspectos fundamentales de los sistemas de información
2.1. Concepto de sistema de información
2.1.1. Una empresa se puede dividir en los siguientes sistemas: comercial, de operaciones, financiero, de personal y de información.
2.1.2. Un sistema de información en la empresa debe servir para captar la información que esta necesite y ponerla, con las transformaciones necesarias, en poder de aquellos miembros que la requieran, ya sea para la toma de decisiones, para el control estratégico o para la puesta en práctica de las decisiones adoptadas.
2.1.3. "Es el conjunto formal de procesos que operando sobre una colección de datos estructurada de acuerdo con las necesidades de una empresa, recopila, elabora y distribuye la información necesaria para la operación de dicha empresa y para las actividades de dirección y control correspondientes, apoyando en parte, los procesos de toma de decisiones necesarios para desempeñar las funciones de negocio de la empresa de acuerdo con si estrategia".
2.1.4. Los sistemas de información son sistemas sociales cuyo comportamiento se ve en gran medida influido por los objetivos, valores y creencias de individuos y grupos, así como por el desempeño de la tecnología.
2.1.5. Lo esencial de todo sistema de información es que mediante de él se va a proporcionar la información necesaria, en el momento oportuno y con la estructura adecuada, a aquellos miembros de la empresa que la requieran.
2.2. Componentes de los sistemas de información
2.2.1. Equipos informáticos:
2.2.1.1. Las organizaciones grandes utilizan diversos sistemas computarizados, incluyendo desde grandes ordenadores, que suelen ser denominados mainframes, hasta miniordenadores y los más utilizados microordenadores.
2.2.2. Programas informáticos:
2.2.2.1. Hay dos tipos de programas informáticos: programas de sistema y aplicaciones.
2.2.2.1.1. Los programas de sistema administran los recursos del sistema computarizado y simplifican la programación.
2.2.2.1.2. Las aplicaciones ayudan directamente al usuario final a hacer su trabajo.
2.2.3. Bases de datos:
2.2.3.1. Una base de datos es una colección de datos interrelacionados, debe de estar organizada para que se pueda acceder a ellos por sus atributos. Las bases de datos son administradas por programas de sistemas conocidos como "sistemas de administración de bases de datos (DBMS)".
2.2.4. Telecomunicaciones:
2.2.4.1. son el medio de transmisión electrónica de información a largas distancias. En la actualidad, los sistemas computarizados están generalmente conectados en redes de telecomunicaciones.
2.2.5. Recursos Humanos:
2.2.5.1. Se debe distinguir entre las personas especialistas en sistemas de información y usuarios finales:
2.2.5.1.1. Personal especializado: incluye analistas de sistemas, programadores y operadores.
2.2.5.1.2. Usuarios finales: personas que utilizan los sistemas de información o el output que estos generan.
2.2.6. Procedimientos:
2.2.6.1. Constituyen políticas y métodos que deben ser seguidos al utilizar, operar y mantener un sistema de información.
2.3. Funciones del sistema de información
2.3.1. Captación y recolección de datos:
2.3.1.1. Consiste en captar la información tanto externa como interna, y enviarla a través del sistema de comunicación a los órganos del sistema de información encargados de reagruparla para evitar duplicidades e información inútil. Este proceso debe realizarse de forma más continuada en aquellas áreas o partes del entorno y de las empresas con mayores cambios.
2.3.2. Almacenamiento:
2.3.2.1. La información se debe almacenar agrupándola de acuerdo a algún criterio o en diversos puntos.
2.3.2.2. La información puede ser almacenada en diversos servicios o departamentos o bien en un lugar único pero igualmente accesible a todos los usuarios. La empresa es quién decidirá cuál forma es la mejor en función de las especificad de la información.
2.3.2.3. El soporte para almacenar la información puede ser diverso. El empleo de un soporte u otro depende del volumen de datos a almacenar, de la frecuencia de uso, del número de usuarios, de si el acceso es restringido o no.
2.3.3. Tratamiento de la información:
2.3.3.1. Tiene por objeto transformar la información almacenada en una información útil, en una información significativa para quien la requiera. Se efectúa esencialmente mediante el subsistema informático.
2.3.4. Distribución y diseminación de la información:
2.3.4.1. El SI no solo debe proporcionar la información que cada usuario requiera, sino también debe difundirla a otras personas dentro de la empresa, esto debido a la necesidad de que determinadas informaciones acerca de la empresa y del entorno sean conocidas por diferentes miembros, para poder hacer frente a las situaciones que se presentan.
2.4. El sistema de información y la cadena de valor
2.4.1. La cadena de valor recoge todas las actividades que se llevan a cabo en una empresa para ofrecer un producto o servicio.
2.4.2. Las actividades de la cadena de valor se dividen en dos categorías principales:
2.4.2.1. Actividades primarias: son aquellas más directamente relacionadas con la creación de valor. Incluyen:
2.4.2.1.1. Logística de entrada
2.4.2.1.2. Operaciones
2.4.2.1.3. Logística de salida
2.4.2.1.4. Marketing
2.4.2.1.5. Servicio
2.4.2.2. Actividades de apoyo: facilitan la realización de las actividades primarias proporcionando las entradas y la infraestructura necesarias. Incluyen:
2.4.2.2.1. Infraestructura de empresa
2.4.2.2.2. Dirección de recursos humanos
2.4.2.2.3. Desarrollo tecnología
2.4.2.2.4. Aprovisionamiento
2.5. El sistema de información y la infraestructura de la empresa
2.5.1. Un proyecto de sistemas de información debe comprometer a todos los representantes de estructura jerárquica de una empresa.
2.5.2. Es función de los directivos ajustar la TI a la empresa.
2.5.3. Para dirigir la TI/SI, la dirección debe aprender y avanzar en el proceso de aprendizaje organizativo que implica la incorporación, asimilación y explotación de la TI/SI como arma estratégica.
2.5.4. El SI debe ser coherente con los demás sistemas que forman la infraestructura de la empresa y debe coordinarse con ellos. Existe una interdependencia directa total entre todos los sistemas.
2.5.5. La infraestructura de la empresa está diseñada en función de los objetivos que se pretenden alcanzar.
2.5.6. Los directivos responsables de gestionar los cambios en el SI de las empresas deben tener en cuenta los siguientes aspectos:
2.5.6.1. Resistencia al cambio.
2.5.6.2. Adaptar la tecnología a la organización.
2.5.6.3. Comprender los límites de la tecnología de la información.
3. Categorías de sistemas de información
3.1. Para satisfacer las distintas necesidades de información en una empresa se deben desarrollar diferentes tipos de sistemas de información:
3.1.1. sistemas para el procesamiento de transacciones, sistemas de información administrativa y sistemas de apoyo a la decisión.
3.2. Sistemas para el procesamiento de transacciones
3.2.1. Constituyen los pilares del sistema de información de una empresa y recogen las operaciones empresariales diarias. Estos sistemas adquieren, procesan y mantienen datos, y reflejan las distintas transacciones empresariales.
3.2.2. Tienen como finalidad mejorar las actividades rutinarias de una empresa.
3.2.3. Las transacciones más comunes incluyen facturación, nóminas, realización y recepción de pedidos. Estas actividades reúnen características similares en cualquier organización:
3.2.3.1. Son operaciones que se repiten muchas veces.
3.2.3.2. Existe una gran similitud en la forma de realizar las transacciones en todas las empresas.
3.2.3.3. Las actividades se pueden separar en etapas que están bien comprendidas y se pueden describir en detalle.
3.2.3.4. Existen muy pocas excepciones a los procedimientos normales.
3.2.4. Estos sistemas ofrecen una mayor velocidad y exactitud que los procedimientos manuales en la realización de las actividades rutinarias.
3.2.5. El output producido por estos sistemas puede ser clasificado como:
3.2.5.1. Documentos de transacciones
3.2.5.1.1. Documentos de acción: se orientan a que se lleve a cabo una acción.
3.2.5.1.2. Documentos de información: confirman el que una transacción haya tenido lugar o informan acerca de una o varias transacciones.
3.2.5.2. Consultas sobre la base de datos
3.2.5.2.1. De estas consultas se pueden obtener listados de todas las transacciones procesadas durante un determinado tiempo, o informe de errores, en los que aparezcan las transacciones procesadas erróneamente.
3.3. Sistemas de información administrativa
3.3.1. Se pueden definir como sistemas basados en ordenadores que proporcionan información a usuarios que tienen necesidades similares.
3.3.2. Su principal objetivo es proporcionar a los directivos la información necesaria para tomar decisiones y resolver problemas.
3.3.3. Se apoyan en las bases de datos corporativas, que incluyen datos que se van generando como consecuencia del procesamiento de transacciones.
3.3.4. Este sistema puede preparar informes periódicos para el soporte de decisiones.
3.3.5. Administración por excepción: el procesador de información compara el desempeño real con los estándares y avisa al gerente cuando el desempeño se sale del intervalo.
3.3.5.1. La administración por excepción puede incorporarse en los informes de un SI administrativa de cuatro maneras:
3.3.5.1.1. Preparar el informe solo cuando ocurren excepciones.
3.3.5.1.2. Usar la secuencia del informe para destacar las excepciones.
3.3.5.1.3. Agrupar las excepciones.
3.3.5.1.4. Mostrar la variación respecto a la norma.
3.4. Sistemas de apoyo a la decisión (DSS)
3.4.1. Ayudan a los directivos que deben tomar decisiones no estructuradas.
3.4.2. Son el tipo de SI desarrollados expresamente para servir de apoyo en el proceso de toma de decisiones. Facilitan un diálogo con el usuario que está considerando soluciones alternativas a un problema.
3.4.3. Son interactivos.
3.4.4. Se centran en los problemas de decisión y deben proporcionar de forma fácil, rápida y exacta hechos importantes relacionados con la decisión a tomar y facilitando el acceso interactivo a medios de tratamiento que se utilizan creativamente y que permiten explotar las distintas posibilidades, suministrando informaciones necesarias para responder a los problemas planteados.
3.4.5. A diferencia de los SI administrativa, los DSS son capaces de ayudar a tomar decisiones cuyo procedimiento no puede ser completamente programado en un ordenador, pues requieren tanto del poder de procesamiento de datos del ordenar como del criterio o racionalidad del decisor.
3.4.6. Resolución de problemas con DSS
3.4.6.1. Los DSS son SI interactivos que ayudan al decisor a afrontar problemas poco estructurados ofreciendo modelos analíticos y acceso a bases de datos.
3.4.7. Posibilidades de los DSS
3.4.7.1. Un modelo se construye adoptando una serie de suposiciones o asumiendo una serie de premisas respecto a la dependencia entre variables. Luego se pueden analizar varias alternativas haciendo cambios en algunas variables y viendo qué pasaría si modificamos las premisas y comparamos los resultados.
3.4.8. Utilización de la hoja de cálculo como un sistema de ayuda en la toma de decisiones.
3.4.8.1. La hoja de cálculo es un programa utilizado por muchos usuarios en su trabajo, se ha convertido en un programa estándar dentro del manejo de información en el mundo de los negocios.
3.4.8.2. Cunado nos enfrentamos a iniciar un trabajo con la hoja de cálculo podemos pretender dos cosas:
3.4.8.2.1. Construir un modelo para soporte a la toma de decisiones.
3.4.8.2.2. Mecanizar un proceso repetitivo que periódicamente se tiene que realizar repitiendo los mismos cálculos.
3.4.9. La utilización de un DSS en el proceso de toma de decisiones.
3.4.9.1. El proceso general de toma de decisiones consiste en cuatro etapas:
3.4.9.1.1. De inteligencia: se hace una investigación del entorno para encontrar o definir el problema.
3.4.9.1.2. De diseño: se elaboran distintas alternativas.
3.4.9.1.3. De elección: se comparan las alternativas.
3.4.9.1.4. De solución: se implementa la solución y, en su caso es mejorada.
3.5. Sistemas de información para ejecutivos (EIS)
3.5.1. Constituyen una poderosa herramienta para llevar a cabo, principalmente, actividades de control. Un ejecutivo, utilizando un EIS, gana habilidad para analizar todos los aspectos de operación de una compañía, y encontrar problemas y oportunidades.
3.5.2. Evolución de los SI: si nos fijamos en la evolución de la informática podemos observar las siguientes etapas:
3.5.2.1. Inicialmente aparecieron los TPS. Algunas de las transacciones más comunes que se vieron afectadas con la introducción de los TPS fueron: facturación, contabilidad y nóminas.
3.5.2.2. A finales de los 60, el concepto MIS pretendió satisfacer de forma global las necesidades de información de la empresa a nivel estratégico, táctico y operativo, estructurándose en función de determinados tipos de decisiones definidas a priori.
3.5.2.3. Posteriormente, aparecieron los DSS, que aportaron soluciones para ciertos contextos de toma de decisión.
3.5.2.4. Por último aparecen los EIS, como los próximos candidatos para facilitar a los altos directivos la información que estos requieren. Han sido diseñados para proporcionar a los ejecutivos información fiable sobre los indicadores clave del funcionamiento de sus organizaciones.
3.5.3. EIS: Concepto y características.
3.5.3.1. Es un SI computarizado concebido específicamente para su uso por parte de la alta dirección de la empresa, a quien le proporciona información tanto interna como externa, que puede utilizar como apoyo en el desempeño de sus tareas.
3.5.3.2. Capacidad de acceso y gestión de la información:
3.5.3.2.1. Debe captar información que sea de relevancia para el ejecutivo, debe ser capaz de acceder y gestionar la información de múltiples fuentes y formatos, y manejar información estructurada y no estructurada, tanto cualitativa como cuantitativa.
3.5.3.3. Presentación de la información:
3.5.3.3.1. La información debe llegar de forma significativa y manejable al usuario, el EIS debe combinar datos de distintas fuentes en un mismo informe, debe poder filtrar y comprimir la información, debe permitir la posibilidad de profundizar, indagar y obtener información más detallada sobre algún aspecto concreto.
3.5.3.4. Orientación a los factores críticos de éxito (CSF):
3.5.3.4.1. El EIS debe proporcionar información sobre las variables clave del negocio, y debe ser flexible para adaptarse a los posibles cambios que se produzcan en él, garantizando el mantenimiento de la orientación del sistema hacia los CSF. Un EIS debe ser diseñado para la evolución constante.
3.5.3.5. Capacidad de comunicación y organización del tiempo:
3.5.3.5.1. Debe servir de apoyo a las funciones de comunicación, a través del correo electrónico, y de organización del trabajo del directivo por medio de agenda o calendario.
3.5.3.6. Facilidad de uso:
3.5.3.6.1. Debe adecuarse al perfil de sus usuarios, por lo cual deben de tener una fácil utilización que permita el acceso directo e intuitivo a sus prestaciones. Permiten que un ejecutivo, pueda comprender y analizar las fuerzas que actúan en su compañía y en el mercado.
3.5.3.6.2. Los ejecutivos utilizan los sistemas EIS de dos formas: