Legislación sobre archivo y conservación documental de la historia laboral

1. Información laboral y su conservación según el Decreto 1072 de 2015

1.1. Normatividad vigente de conservación documental

1.1.1. Artículo 2.2.4.6.13. Conservación de los documentos. El empleador debe conservar los registros y documentos que soportan el SG-SST. durante 20 años. a partir del momento en que cese la relación laboral del trabajador con la empresa:

1.1.1.1. Los resultados de los perfiles epidemiológicos de salud de los trabajadores, así como los conceptos de los exámenes de ingreso, periódicos y de retiro de los trabajadores.

1.1.1.2. Resultados de mediciones y monitoreo a los ambientes de trabajo, como resultado de los programas de vigilancia y control de los peligros y riesgos en seguridad y salud en el trabajo;

1.1.1.3. Registros de las actividades de capacitación, formación y entrenamiento en seguridad y salud en el trabajo.

1.1.1.4. Registro del suministro de elementos y equipos de protección personal

1.1.1.5. Para los demás documentos y registros, el empleador deberá elaborar y cumplir con un sistema de archivo o retención documental, según aplique, acorde con la normatividad vigente y las políticas de la empresa.”

1.2. Información laboral de nómina

1.2.1. La información laboral relacionada con la nómina, son todos los documentos que se generan durante la relación labTiempo de retención documental recomendado: 80 años. Los primeros dos años en el archivo de gestión y 78 años en el archivo central de la empresa.oral e identifican pagos realizados al trabajador o a entidades a las cuales se encuentra afiliado.

1.2.1.1. Los documentos que se deben conservar son, entre otros: Comprobantes de nómina (mensuales o quincenales según se establezca el periodo de pago en el contrato). Aportes a la administradora de cesantías Aportes voluntarios a pensión Pagos de seguridad social (salud, pensión, caja de compensación, arl, etc) Pagos de cesantías realizados directos al trabajador Copia de consignación o transferencias realizadas al trabajador Certificados tributarios entregados al trabajador (declaración de ingresos y retenciones, etc) Relación de descuentos Horas extras

1.3. Historias clínicas ocupacionales

1.3.1. Cuando la empresa cuente con un médico laboral en la organización, podrá gestionar toda la historia clínica de los trabajadores, en otro caso, el tiempo de retención recomendado es de 20 años. Un año en el archivo de gestión y 19 años en el archivo central.

1.3.1.1. Comunicación de presentación de exámenes médicos (ingreso, periódicos, retiro) Certificado correspondiente a exámenes médicos periódicos Certificado correspondiente a examen médico de ingreso Certificado correspondiente a examen médico de retiro Estudio de enfermedad profesional (cuando aplique)

1.4. Historia laboral

1.4.1. La historial laboral es una serie documental de manejo y acceso reservado por parte de las áreas de Talento Humano o quien tenga sus funciones, en donde se conservan cronológicamente todos los documentos de carácter administrativo relacionados con el vínculo laboral que se establece entre la empresa y un trabajador.

1.4.1.1. Tiempo de retención documental recomendado 80 años en el archivo de gestión.La historia laboral debe tener, entre otros, los siguientes documentos:

1.4.1.1.1. Contrato de trabajo Reporte de accidentes de trabajo Certificaciones de estudio Certificados de antecedentes (cuando se requiera para el cargo) Certificados de capacitación Certificados de incapacidad de personal Certificados de incapacidad total o parcial Certificados laborales Copia de libreta militar (cuando se requiera) Cartas, actas o documentos de autorización de vacaciones al trabajador Evaluación de desempeño (cuando la empresa la realice) Formato de afiliación de seguridad social Hoja de vida Fotocopia del documento de identidad Fotografía (opcional) Documento que evidencia la aprobación de licencias remuneradas o no remuneradas solicitadas por el trabajador Licencias por enfermedad, maternidad o parternidad Permisos Renuncia del trabajador y aceptación de la misma Ascensos Sanciones disciplinarias Tarjeta profesional (cuando se requiera para el cargo) Títulos académicos (cuando se requiera para el cargo)