1. Ügyviteli alapfogalmak
1.1. Adat: a valóságról valamilyen információt hordozó jel, legtöbbször számok ezek.
1.2. Információ: újdonságszerű adattartalom, tájékoztatás
1.3. Gazdasági esemény: olyan törekvések, melynek következtében a vállalkozások vagyonának nagysága vagy összetétele megváltozik
1.4. Könyvelés: gazdasági események meghatározott szabályok szerinti rögzítése, legtöbbször a szükséges bizonylatok kitöltésével kezdődik
1.5. Beszámoló: vállalkozások működéséről, vagyoni/pénzügyi helyzetéről naptári év lezárását követően elkészítendő dokumentum( mérleg, eredmény kimutatás, pénzforgalom levelezés CASH FLOW, gazdálkodás magyarázat ÜZLETI JELENTÉS)
2. Szállodai Ügyvitel
2.1. ügyvitel szabályozás
2.1.1. adatrögzítés
2.1.2. adatfeldolgozás
2.1.3. adattovábbítás módszerei
2.1.4. Befolyásoló tényezők:
2.1.4.1. szálloda méret
2.1.4.2. kialakított információs rendszer
2.1.4.3. alkalmazott feldolgozási rendszer
2.1.4.3.1. kézi/számítógépes
2.1.4.4. üzemeltető szerinti hovatartozás
2.1.4.4.1. önálló/csoportos/lánchoz tartozó szálloda
2.2. ügyviteli tevékenység részei
2.2.1. adatfeldolgozás
2.2.1.1. adatok elsődleges rögzítése
2.2.1.1.1. kézi/gépi módszerrel
2.2.1.2. döntés
2.2.1.3. továbbítani kell , szempontok szerinti csoportosítás, feldolgozás
2.3. információ áramlás szakaszai
2.3.1. adatfeldolgozásig
2.3.1.1. rendelés felvétel
2.3.1.2. foglaltság nyilvántartás
2.3.1.3. szolgáltatások igényének lebonyolítása
2.3.2. adatfeldolgozásban
2.3.2.1. adatok ellenőrzése
2.3.2.2. egyeztetés
2.3.2.3. csoportosítás
2.3.2.4. összesítés
2.3.3. adatfeldolgozás után
2.3.3.1. kimutatások
2.3.3.2. jelentések készítése
2.3.3.3. adatok hasznosítása
2.3.4. bizonylati rend
2.3.4.1. adathordozók
2.3.4.1.1. kiállítása
2.3.4.1.2. továbbítása
2.3.4.1.3. kezelése
2.3.4.1.4. ellenőrzése
2.3.4.1.5. megőrzése
2.4. döntés rendszer
2.4.1. vezetők/tulajdonosok hozzák a legfontosabb döntéseket
2.4.2. igazodik
2.4.2.1. elszámoltatási igényhez
2.4.2.2. szervezeti fellépítéshez
2.4.2.3. sohasem öncélú
2.4.3. célja
2.4.3.1. vezetői döntések megalapozása
2.4.3.2. optimális döntések hozatala
2.4.3.3. beavatkozáshoz információk és jogok biztosítása
2.4.3.4. döntések általában tények és információk összevetését igényli a vezetőtől
2.5. szállodai ügyvitelhez kapcsolódó követélmeny
2.5.1. elvárások
2.5.1.1. pontosság
2.5.1.2. gyorsaság
2.5.1.3. aktualítás
2.5.1.4. teljesség
2.5.1.5. folytonosság
2.5.1.6. valódiság
2.5.1.7. áttekinthetőség
2.5.2. jelentés
2.5.2.1. foglaltság és megrendelések naprakész nyilvántartása
2.5.2.1.1. adatokat azonnal felkell dolgozni, nem láthatók tisztán, mely szobákat lehet kiadni és melyeket nem
2.5.2.2. vendégszámlák gyors és pontos terhelése
2.5.2.2.1. vendég valamely szolgáltatást a szobaszámla terhére vette igénybe
2.5.2.3. bevételek több szempontú, precíz, napi vagy műszakonkénti elszámolása
2.5.2.4. bizonylatok szabályszerű kiállítása, feldolgozása, ellenőrzése
2.5.2.5. tulajdon és vendégek érdekeinek védelme
2.5.2.6. statisztikai célú és egyéb adatgyűjtéshez adatok szolgáltatása
2.6. számvitellel kapcsolatos követelmények
2.6.1. tartalmi követelmények
2.6.1.1. teljesség
2.6.1.1.1. minden gazdasági esemény rögzítése
2.6.1.2. valódiság
2.6.1.2.1. megbízható adatok felhasználása, bizonylatok alapján
2.6.1.3. összemérés
2.6.1.3.1. bevételek, költségek elemzésekor minden adat ugyanarra az időszakra vonatkozzon
2.6.1.4. óvatosság
2.6.1.4.1. nem mutassunk ki olyan bevételt biztosként, aminek befolyása( vagy behajtása) bizonytalan
2.6.2. formai követelmények
2.6.2.1. világosság
2.6.2.1.1. áttekinthető, érthető formában történő adatközlés, elemzés
2.6.2.2. következetesség
2.6.2.2.1. minden évben ugyan az a forma alkalmazása az össtehasonlíthatóságért
2.6.2.3. folytonosság
2.6.2.3.1. előző időszak záró adatai egyezzenek meg a következő időszak nyitó adataival
2.6.3. egyéb követelmények
2.6.3.1. tartalom elsődlegesség
2.6.3.1.1. formai követelményekkel szemben tartalmi elemek elsődlegesek
2.6.3.2. lényegesség
2.6.3.2.1. minden olyan információt gyűjtsünk, amelyek elhagyása befolyásolhatja az adat felhasználóinak döntéseit
2.6.3.3. gazdaságosság
2.6.3.3.1. anyaggyűjtés ne kerüljön többe, mint a belőle nyerhető információk hasznossága