1. ce qui ne doit pas être jeté
1.1. le matériel informatique
2. les outils de travail collectifs
2.1. 1 badgeuse
2.2. boites à clefs
2.3. les poubelles et boites à déchet non recyclable
2.4. les écrans dans les espaces collectifs et les outils de videoprojection
2.5. un bureau
2.6. véhicules de service
2.6.1. inventaire des agents qui viennent en voiture
2.6.2. inventaire des véhicules de service
3. Calendrier
3.1. 1- recensement du mobilier 15/04
3.2. 2 - réunion avec Archives départementales
3.3. 3 - tableau de gestion
3.4. 4- destruction d'archives
3.4.1. BOP 354
3.4.1.1. soit rattaché au projet
3.4.1.2. soit sur les crédits DDT
3.5. 5 - Disposer d'une entreprise de déménégagement
3.6. 6 - Planning de tri pour les archives à trier
4. ce qui n'est pas déménagé
4.1. ce qui peut être jeté dans une benne
4.1.1. éléments de décoration des bureaux
4.1.2. colonnes de clapets
4.1.3. documents publiés : livres, support de formation, manuel informatique
4.1.4. le petit matériel détérioré : parapheurs, casiers,
5. Archives
5.1. dossiers à archiver
5.1.1. instructions des ADY pour les durées de conservation
5.1.2. réaliser un marché d'élimination et prévoir les premières interventions à l'été
5.1.3. archiver aux archives intermédiaires de la DDT
5.1.3.1. réorganiser les lieux de conservation en privilégiant les locaux hors bat.A pour les dossiers les plus récents
5.1.3.2. revoir la procédure d'archivage
5.1.3.3. vérifier la quantité de stock de boites d'archives, faire une commande UGAP
5.1.3.4. les archives seront déplacées physiquement par les agents du service
5.2. dossiers à éliminer
5.2.1. préparer les bordereaux d'élimination à transmettre aux Archives départementales
5.2.2. conditionner en sacs pilons les archives
5.2.3. mettre en œuvre les éliminations
5.2.3.1. 3 devis en attente
5.2.3.1.1. Novarchives
5.2.3.1.2. CVSD
5.2.3.1.3. La Corbeille Bleue
5.3. accès aux archives
5.3.1. permettre l'accès aux archives intermédiaires pendant le chantier
5.3.2. utiliser les espaces de stockage en dehors du batiment A pour les archives les plus consultées
5.4. dossiers a déménager
5.4.1. dossiers en cours uniquement, a conditionner en boites d'archives
5.4.1.1. donner un identification unique à chaque boite
6. ce qu'on déménage
6.1. le mobilier associé à mon poste de travail
6.1.1. une chaise de bureau
6.1.2. un caisson
6.1.3. une armoire ou 2 clapets de 10
6.2. les dossiers en cours conditionnés en boites d'archives numérotées
6.3. le matériel informatique
6.3.1. déménagement assuré par SG/IAS et CSRI
6.3.2. Téléphonie
6.3.3. écrans de visualisation collectif
7. services à déménager
7.1. DIRECTION
7.2. SESR
7.3. SHRU
7.4. SPACT
7.5. SG
7.6. les services seront en configuration Mermoz avant le déménagement
8. logistique
8.1. recyclage
8.1.1. plateforme de recyclage mis à disposition par le MTES
8.1.2. Jean-Marc est en contact avec une entreprise de récupération de matériel.
8.2. autorisation d'utilisation des places de stationnement de la ville
8.3. batiment D
8.3.1. transformer en bureaux de passage.
8.4. Dossiers à relocaliser
8.4.1. 975 m.l
8.4.2. ADY OK
8.4.3. commander une prestation pour le transpotr
8.5. ce qui doit être amené en déchetterie
8.5.1. les collecteurs de déchets à recycler à l'entrée du bâtiment A
8.5.2. le mobilier abîmé ne pouvant plus servir
8.6. destruction des papiers de bureau (documents de travail, versions provisoires
8.6.1. 3 poubelles de tri fournies par l'agglo VGP à l'issue du confinement
8.6.2. tutoriel à concevoir pour le tri dans le bureau par les agents.
9. Qui fait quoi ?
9.1. services
9.1.1. archivage, préparation des dossiers
9.2. SG
9.2.1. déménagement informatique
9.2.2. travaux à Mermoz
9.2.3. commandes des biens et prestations nécessaires
9.3. Direction
9.3.1. relations avec le CD78
9.4. Equipe déménégement
9.5. chef de projet : Alain TUFFERY, chef de projet délégué Sebastien LE FUR
9.6. Coordonateur: Véronique PLESSIS SECHET
9.7. fermeture du bâtiment A : Jean-Marc MOUGIN
9.7.1. gestion des clefs
9.7.2. fermeture des équipements
9.7.3. maintien des accès
9.8. communication :Christelle BERTHELOT, Laurence PETITGUILLAUME
9.9. archives : Christelle BERTHELOT, Alain TUFFERY, Véronique PLESSIS SECHET,
9.9.1. demande de la totalité
9.10. Relations avec le CD78 : Alain TUFFERY, Véronique PLESSIS SECHET
9.11. Achats et gestion du matériel : Véronique PLESSIS SECHET
9.11.1. commandes d'équipements
10. documents à préparer
10.1. inventaires des dossiers et mobiliers à déménager
10.1.1. inventaire à actualiser
10.1.2. données qualitatives : a-t-on besoin de remplacer du matériel?
10.1.3. a faire pour le15/04.
10.2. commandes
10.2.1. mise aux normes cablage Mermoz
10.2.2. déménageurs
10.2.3. location de benne
10.2.4. sacs pilons, éliminations sécurisées
10.3. FlahsInfoDéménagement
10.4. Déménagement "exemplaire"
10.5. Pièces de marché déménagement
10.5.1. marché subséquent
10.5.1.1. contacter la PRIF
10.6. Tableau des tâches à réaliser
10.6.1. pour chaque tache indiquer procédure d'achat, qui assure la mise en œuvre délai.