1. LAS UNIDADES DE CORRESPONDENCIA COMO PARTE INTEGRAL DE UN PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
1.1. En el Artículo Tercero del Acuerdo AGN 060 de 2001 se determina que las entidades deberán establecer conforme a su estructura, la Unidad de Correspondencia
1.2. La unidad de correspondencia gestiona de manera centralizada y normalizada, los servicios de recepción, radicación y distribución de las comunicaciones, de tal manera, que éstos procedimientos contribuyan al desarrollo del programa de gestión documental
1.2.1. En la unidad de correspondencia se desarrollan los siguientes procesos del Programa de Gestión Documental: Recepción, Distribución, Trámite, Conservación y Consulta de documentos.
2. FORMACIÓN DE ARCHIVOS SEGÚN EL CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS
2.1. Ley 594 de 2000, en su Art. 23. Formación de archivos: establece que: Teniendo en cuenta el ciclo vital de los documentos, los archivos se clasifican en
2.2. ARCHIVO DE GESTIÓN
2.2.1. Comprende toda la documentación que es sometida a continua utilización y consulta administrativa por las oficinas productoras u otras que la soliciten
2.3. ARCHIVO CENTRAL
2.3.1. Se agrupan documentos transferidos por los distintos archivos de gestión de la entidad respectiva, cuya consulta no es tan frecuente pero que siguen teniendo vigencia y son objeto de consulta por las propias oficinas y particulares en general
2.4. ARCHIVO HISTÓRICO
2.4.1. Es aquél al que se transfieren desde el archivo central los documentos de archivo de conservación permanente
3. PROCESOS DE UN PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
3.1. La Ley 594 de 2000 en su Artículo 22. Procesos Archivísticos. Establece que la gestión de documentos dentro del concepto de Archivo Total
3.2. PRODUCCIÓN DOCUMENTAL
3.2.1. Se comprende los aspectos de origen, creación y diseño de formatos y documentos, conforme al desarrollo de las funciones propias de cada entidad o dependencia.
3.3. RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS
3.3.1. Se verifica que los documentos estén completos, que correspondan a lo anunciado y sean competencia de la entidad para efectos de su radicación y registro con el propósito de dar inicio a los trámites correspondientes.
3.4. DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS
3.4.1. Se relaciona con el flujo de los documentos al interior y al exterior de la entidad. Sin interesar el medio de distribución de los documentos, se debe contar con mecanismos de control y verificación de recepción y envío de los mismos
3.4.1.1. Distribución de documentos externos
3.4.1.2. Distribución de documentos internos
3.4.1.3. Distribución de documentos enviados
3.5. TRÁMITE DE DOCUMENTOS
3.5.1. En desarrollo de sus funciones, cada dependencia genera un conjunto de documentos objeto de trámites administrativos, dichos documentos integran sus respectivas series documentales.
3.5.1.1. Recepción de solicitud o trámite
3.5.1.2. Respuesta
3.6. ORGANIZACIÓN DE LOS DOCUMENTOS
3.6.1. El conjunto de acciones encaminadas a la adecuada organización de los archivos comprende los procesos archivísticos de:
3.6.1.1. CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL
3.6.1.1.1. Proceso archivístico mediante el cual se identifican y establecen las series que componen cada agrupación documental (fondo, sección y subsección), de acuerdo con la estructura orgánico-funcional de la entidad
3.6.1.2. ORDENACION DOCUMENTAL
3.6.1.2.1. Proceso de Ubicación física de los documentos dentro de las respectivas series en el orden previamente acordado.
3.6.1.3. DESCRIPCION DOCUMENTAL
3.6.1.3.1. Es el proceso de análisis de los documentos de archivo o de sus agrupaciones, que permite su identificación, localización y recuperación, para la gestión o la investigación
3.7. CONSULTA DE DOCUMENTOS
3.7.1. Garantiza el derecho que tiene un usuario (entidad, dependencia, persona natural, Estado Colombiano, etc.) de acceder a la información contenida en los documentos de archivo y de ser necesario a obtener copia de los mismos. Para el cumplimiento de este propósito, los archivos deben atender los requerimientos y solicitudes de manera personal, telefónica, correo electrónico o remitiendo al usuario al funcionario competente.
3.7.1.1. Formulación de la consulta
3.7.1.2. Estrategia de búsqueda
3.7.1.3. Respuesta a consulta
3.8. CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS
3.8.1. Proceso que se deben garantizar las condiciones mínimas encaminadas a la protección de los documentos, el establecimiento y suministro de equipos adecuados para el archivo, sistemas de almacenamiento de información en sus distintos soportes.
3.9. DISPOSICIÓN FINAL DE LOS DOCUMENTOS
3.9.1. Este proceso Implica que a cada serie o subserie se le aplicó previamente el proceso de valoración para definir su conservación permanente, reproducción a través de tecnologías y soportes, en cuya aplicación se observen principios y procesos archivísticos, la eliminación cuando agotados sus valores administrativos no tengan o representen valor para la investigación o la selección de algunas muestras representativas.
3.9.1.1. Conservación total
3.9.1.2. Eliminación de documentos
3.9.1.3. Selección documental
3.9.1.4. Microfilmación
3.9.1.5. Digitalización