1. LEY 594 DEL 2000 (LEY GENERAL DE LOS ARCHIVOS
1.1. Establece las reglas y principios generales que regulan la función archivista del estado
1.2. comprende a la administración publica en sus diferentes niveles
2. OBJETIVO DE LA LEGISLACION DOCUMENTAL
2.1. El archivo es la memoria de una empresa, representada en la conservación de los documentos
2.2. Es fundamental constituir un centro de información disponible en todo momento. La documentación de una empresa frecuentemente es consultada como base de nuevas transacciones; por esto debe guardarse en un lugar determinado, con el fin de proporcionar oportunamente cualquier información que se requiera
3. IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS
3.1. Los archivos son importantes para la administración y la cultura porque los documentos que los conforman son imprescindibles para la toma de decisiones basadas en antecedentes. Pasada su vigencia, estos documentos son potencialmente parte del patrimonio cultural y de la identidad nacional.
4. CARACTERISTICAS DE UN ARCHIVO
4.1. La identificación de su contenido debe ser lo más sencilla y simple posible. El sistema de organización utilizado en el archivo debe ser tan comprensible, que facilite su consulta inmediata y agilice el trabajo.
4.2. Que permita efectuar con rapidez las operaciones de consultar y archivar eficazmente.
5. QUE ES UN ARCHIVO
5.1. Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pública o privada, en el transcurso de su gestión, conservados respetando aquel orden para servir como testimonio e información a la persona o institución que los produce y a los ciudadanos, o como fuente de la historia.
6. TIPOS DE ARCHIVO
6.1. ARCHIVO PÚBLICO
6.1.1. Conjunto de documentos pertenecientes a entidades oficiales y aquellos que se deriven de la prestación de un servicio público por entidades privadas
6.2. ARCHIVO PRIVADO DE INTERÉS PÚBLICO
6.2.1. Aquel que por su valor para la historia, la investigación, la ciencia o la cultura es de interés público y declarado como tal por el legislador
7. FASES DE LOS ARCHIVOS
7.1. ARCHIVOS DE GESTIÓN
7.1.1. Archivo de la oficina productora que reúne su documentación en trámite, sometida a continua utilización y consulta administrativa
7.2. ARCHIVO CENTRAL
7.2.1. Unidad administrativa que coordina y controla el funcionamiento de los archivos de gestión y reúne los documentos transferidos por los mismos una vez finalizado su trámite y cuando su consulta es constante.
7.3. ARCHIVO HISTORICO
7.3.1. Archivo al cual se transfiere del archivo central o del archivo de gestión, la documentación que por decisión del correspondiente Comité de Archivo, debe conservarse permanentemente, dado el valor que adquiere para la investigación, la ciencia y la cultura. Este tipo de archivo también puede conservar documentos históricos recibidos por donación, depósito voluntario, adquisición o expropiación.
8. TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL
8.1. Listado de series y sus correspondientes tipos documentales, producidos o recibidos por una unidad administrativa en cumplimiento de sus funciones, a los cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada fase de archivo
9. PARA QUE SIRVEN LAS TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL
9.1. Facilitan el manejo de la información
9.2. Contribuyen a la racionalización de la producción documental.
9.3. Permiten a la administración proporcionar un servicio eficaz y eficiente.
9.4. Facilitan el control y acceso a los documentos a través de los tiempos de retención en ella estipulados.
9.5. Garantizan la selección y conservación de los documentos que tiene carácter permanente.
10. VALOR DE LOS ARCHIVOS
10.1. VALORES PRIMARIOS
10.1.1. Valor Administrativo
10.1.1.1. El que contiene un documento, una serie de documentos o un grupo documental, para la entidad productora, relacionado al trámite o asunto que motivó su creación. Este valor se encuentra en todos los documentos producidos o recibidos en cualquier institución u organismo para responder a una necesidad administrativa mientras dure su trámite y son importantes por su utilidad referencial para la planeación y la toma de decisiones
10.1.2. Valor Jurídico
10.1.2.1. Aquel del que se derivan derechos u obligaciones legales regulados por el derecho común.
10.1.3. Valor Legal
10.1.3.1. Es el que tienen los documentos que sirven de testimonio ante la ley.
10.1.4. Valor Contable
10.1.4.1. Es la utilidad o aptitud de los documentos que soportan el conjunto de cuentas, registro de los ingresos y egresos y de los movimientos económicos de una entidad pública o privada.
10.1.5. Valor Fiscal
10.1.5.1. Es la utilidad o aptitud que tienen los documentos para el Tesoro o Hacienda Pública.
10.2. VALORES SEGUNDARIOS
10.2.1. Archivo permanente o histórico
10.2.1.1. La documentación que reposa en los Archivos Históricos posee Valores Secundarios, los cuales obedecen a otras motivaciones que no son la propia finalidad del documento. Estos valores sirven de referencia para la elaboración o reconstrucción de cualquier actividad de la administración, como fuente primaria para la historia y como testimonio de la memoria colectiva, es decir, pueden ser testimoniales, informativos o históricos. Estos documentos de Valor Permanente constituyen el Patrimonio Documental de la comunidad que los creó y los utiliza.