ทำเป้าหมายสำเร็จได้ดั่งใจด้วย ระบบการทำงาน 4DX

1. ผู้เขียน

1.1. จิม เฮอลิ่ง

1.1.1. ที่ปรึกษาให้กับบริษัท FranklinCovey ที่คอยให้คำปรึกษาด้านการใช้ระบบการทำงาน 4DX ให้กับหลายบริษัททั่วโลก

1.1.2. ผ่านประสบการณ์เป็นที่ปรึกษาให้กับบริษัทชั้นนำใน 500 อันดับแรกของโลกมานานกว่า 30 ปี

1.2. คริส แมคเชสนีย์

1.2.1. หนึ่งในผู้พัฒนาระบบการทำงาน 4DX ของบริษัท FranklinCovey

2. สร้างทีมที่ทุกคนทำงานเสร็จตรงตามเป้าหมาย ด้วยระบบการทำงาน 4DX

2.1. 4DX = ระบบการทำงานที่ช่วยทีมของเราทำเป้าหมายที่มีได้สำเร็จ

2.1.1. หลายบริษัทและทีมงานล้วนมีเป้าหมายที่อยากทำ แต่พอถึงเวลาลงมือทำงานจริง พวกเขากลับทำตามเป้าหมายนั้นไม่สำเร็จ

2.1.2. สาเหตุใหญ่อย่างหนึ่งที่พวกเขาทำตามเป้าหมายไม่สำเร็จก็คือ พวกเขาขาด "ระบบการทำงาน" มาช่วยทำเป้าหมายที่มีให้สำเร็จ

2.1.3. ระบบการทำงาน 4DX จึงเข้ามาเป็นคำตอบ ซึ่งผ่านการทดสอบจริงมาแล้วจากหลายบริษัทชั้นนำ เช่น

2.1.3.1. บริษัทในเครือโรงแรมแมริออท

2.1.3.2. บริษัทฟริโต-เลย์

2.1.3.3. บริษัทโคคา-โคล่า

2.2. 4DX จะช่วยให้ทุกคนรับมือกับพายุแห่งความวุ่นวายในแต่ละวัน

2.2.1. พายุแห่งความวุ่นวายคืองานที่ทีมงานแต่ละคนถืออยู่และงานด่วนที่เพิ่มเข้ามาในแต่ละวัน

2.2.2. Ex # งานใน 1 วันของพนักงานกราฟิก

2.2.2.1. ทำเอกสารใบเสนอราคาให้ลูกค้า

2.2.2.2. แก้ไขงานจากลูกค้าคนก่อน

2.2.2.3. คุยบรีฟงานกับลูกค้ารายใหม่

2.2.2.4. ออกแบบโปสเตอร์

2.2.2.5. รีทัชภาพถ่าย

2.2.2.6. ติดต่อช่างภาพและช่างแต่งหน้า

2.2.2.7. ออกไปซื้อกาแฟให้หัวหน้า

2.2.3. พายุนี้จะมาทำลายสมาธิ พลังงาน และเวลาที่แต่ละคนมี ซึ่งถือเป็นศัตรูตัวร้ายที่ส่งผลต่อ Productivity

2.3. กฏ 4 ข้อของการใช้ระบบ 4DX

2.3.1. พุ่งความสนใจไปที่ W.I.G.

2.3.2. วัดผลจากความพยายามไม่ใช่วัดจากผลลัพธ์

2.3.3. สร้างแรงจูงใจให้ทีมงานด้วยกระดานคะแนน

2.3.4. ประชุมทุกสัปดาห์เพื่อสร้างสำนึกแห่งความรับผิดชอบ

3. กฎข้อ 1 # พุ่งความสนใจไปที่เป้าหมายแบบ W.I.G.

3.1. W.I.G. คืออะไร?

3.1.1. ย่อมาจาก Wildly Important Goal

3.1.2. หมายถึงเป้าหมายสำคัญที่สุดที่ทีมจะสนใจมากเป็นพิเศษ

3.2. เป้าหมายแบบไหนถึงเรียกว่า W.I.G.

3.2.1. ปัจจัยสำคัญ 3 ข้อของ W.I.G.

3.2.1.1. "ชัดเจน" และ "ระบุได้อย่างเฉพาะเจาะจง"

3.2.1.2. ต้องวัดผลได้

3.2.1.3. มีเส้นตาย

3.2.1.4. ยิ่งเขียน W.I.G ชัดเจนน ทีมงานก็ยิ่งเห็นภาพว่าต้องทำอะไร

3.2.2. Ex # W.I.G. ยอดขายสินค้า

3.2.2.1. เพิ่มยอดขายสินค้า A จาก 15% เป็น 20% ภายในสิ้นปี

3.2.2.1.1. ชัดเจน = เพิ่มยอดขายสินค้า A ไม่ใช่ B C

3.2.2.1.2. วัดผลได้ = เพิ่มยอดขายเป็น 20%

3.2.2.1.3. มีเส้นตาย = ภายในสิ้นปี

3.2.3. Ex # W.I.G. ของ NASA

3.2.3.1. เดิมนาซ่าเคยมีเป้าหมายกว้างๆ ว่า "ขยายขอบเขตความรู้ของปรากฏการณ์ต่างๆ ในชั้นบรรยากาศและอวกาศ"

3.2.3.1.1. คุณจะนึกภาพไม่ออกเลยว่านาซ่าอยากทำอะไร

3.2.3.2. JFK จึงเปลี่ยนเป้าหมายใหม่เป็น "พามนุษย์ไปดวงจันทร์และกลับมาที่โลกอย่างปลอดภัยก่อนจบทศววรษ"

3.2.3.2.1. 21/7/1969 นีล อาร์มสตรองกลายเป็นมนุษย์คนแรกที่ได้ไปเหยียบดวงจันทร์

3.2.4. W.I.G. ควรเป็นเป้าหมายที่จะสร้างผลลัพธ์ให้กับทีมงานของคุณมากที่สุด

3.3. ไม่ควรมีเกิน 2 W.I.G.

3.3.1. ถ้าทีมมี W.IG มากกว่า 2 ตัว ทีมจะเหมือนติดอยู่ในพายุหมุนแห่งความวุ่นวายอีกลูกหนึ่ง

3.3.2. ยิ่งมีเป้าหมายหลายตัวให้ทำ ทีมยิ่งมีสมาธิกับเป้าหมายต่างๆ ลดน้อยลงเรื่อยๆ

3.3.3. Ex # สตีฟ จ็อบส์

3.3.3.1. สมัยที่จ็อบส์กลับไปทำงานที่แอปเปิลอีกครั้ง จ็อบส์เลือกตัดผลิตภัณฑ์นับร้อยตัวที่แอปเปิลกำลังพัฒนาอยู่ เพื่อเน้นพัฒนาแต่ผลิตภัณฑ์ดีๆ เพียงไม่กี่ตัว

3.3.3.2. ผลิตภัณฑ์ที่จ็อบส์เลือกพัฒนาต่อก็คือ iPod iPhone และคอมพิวเตอร์แม็ค

3.4. ข้อควรระวัง

3.4.1. อย่าให้ความคิดสร้างสรรค์และความทะเยอทะยานในทีมมีผลต่อ W.I.G. มากเกินไป

3.4.2. อย่ากลัวการปฏิเสธไอเดียบางอย่าง

4. กฎข้อ 2 # ถ้าอยากได้ผลลัพธ์ต้องวัดผลจากความพยายาม

4.1. รู้จักตัววัดผลทั้ง 2 ประเภท

4.1.1. ตัววัดผลจากความพยายาม (Lead)

4.1.1.1. = สิ่งที่เราทำ

4.1.1.1.1. Input

4.1.1.1.2. สิ่งที่เราพอจะควบคุมได้

4.1.2. ตัววัดผลจากผลลัพธ์ (Lag)

4.1.2.1. = ผลลัพธ์ตอนท้าย

4.1.2.1.1. Output

4.1.2.1.2. ผลลัพธ์ที่เราควบคุมไม่ได้ทั้งหมด

4.1.3. Ex # การขายประกันชีวิต

4.1.3.1. ตัววัดผลจากความพยายาม = จำนวนลูกค้าที่ติดต่อใน 1 วัน

4.1.3.2. ตัววัดผลจากผลลัพธ์ = จำนวนกรมธรรม์ที่ขายได้ใน 3 เดือน

4.1.4. Ex # การเขียนหนังสือ

4.1.4.1. ตัววัดผลจากความพยายาม = จำนวนคำที่เขียนใน 1 วัน

4.1.4.2. ตัววัดผลจากผลลัพธ์ = จำนวนเล่มที่เขียนเสร็จใน 3 เดือน

4.1.5. Ex # การลดน้ำหนัก

4.1.5.1. ตัววัดผลจากความพยายาม = จำนวนเวลาที่วิ่งออกกำลังกายใน 1 วัน

4.1.5.2. ตัววัดผลจากผลลัพธ์ = จำนวนน้ำหนักที่ลดลงไปใน 3 เดือน

4.1.6. สรุปคือ

4.1.6.1. ตัววัดผลจากความพยายาม = สิ่งที่เราทำ

4.1.6.2. ตัววัดผลจากผลลัพธ์ = สิ่งที่ได้

4.2. จงทำตามตัววัดผลจากความพยายาม แล้วเราจะได้ผลลัพธ์ที่ต้องการ

4.2.1. จากตัววัดผลที่มีอยู่ 2 ตัว กฏข้อนี้จะบอกว่าถ้าเราอยากได้ตัววัดผลจากผลลัพธ์ เราต้องลงมือทำตามตัววัดผลจากความพยายาม

4.2.1.1. เพราะเราสามารถควบคุมสิ่งที่เราต้องทำให้ได้ตรงกับตัววัดผลจากความพยายามได้

4.2.1.2. เมื่อเราทำตามตัววัดผลจากความพยายามสำเร็จ เราจะมีแนวโน้มที่จะได้ผลลัพธ์ในอนาคต

4.2.2. ถ้าเราทำตามตัววัดผลจากความพยายามในระหว่างการทำงาน แล้วเราสังเกตว่างานไม่น่าสำเร็จตามเป้าหมาย เราจะยังมีโอกาสเปลี่ยนวิธี

4.2.2.1. แต่ถ้าเราทำไปเรื่อยๆ แล้วรอวัดผลจากผลลัพธ์ทีเดียว เราจะไม่มีโอกาสเปลี่ยนวิธีอีกต่อไป

4.2.3. Ex # การทำช่องยูทูป

4.2.3.1. W.I.G. คือเพิ่มยอดคนกด subscribe ให้ได้ 10,000 คนภายในสิ้นปี

4.2.3.1.1. ตัววัดผลจากความพยายามคือ จำนวนวิดีโอที่อัพโหลด

4.2.3.1.2. ตัววัดผลจากผลลัพธ์คือ ยอดคนกด subscribe

4.2.3.2. ถ้าเราสนใจตัววัดผลจากความพยายาม เราจะพยายามทำคลิปวิดีโอให้เสร็จ เพื่ออัพวิดีโอลงช่องให้มากขึ้น

4.2.3.3. หลักจากช่องของเรามีจำนวนคลิปให้ดูเยอะแล้ว เราก็มีโอกาสเพิ่มจำนวนคนกด subscribe ให้ช่องได้มากขึ้นเช่นกัน

4.2.3.4. แต่ถ้าระหว่างทาง เรามีจำนวนคลิปวิดีโอตามตัววัดแล้ว ยอดคนกด Subscribe ยังไม่ดีขึ้น เราอาจต้องคิดหาวิธีปรับแผน

4.2.3.4.1. ตัววัดผลจากความพยายามอาจยังเป็นตัวเดิมคือ จำนวนวิดีโอที่อัพโหลด

4.2.3.4.2. แต่เราอาจเพิ่มตัววัดผลอีกตัวเป็น จำนวนความยาวของวิดีโอในแต่ละคลิป

4.3. ต้องกำหนดตัววัดผลจากความพยายามให้มีมาตรฐานสูงที่สุดเท่าที่ทำได้

4.3.1. ยิ่งเราสามารถกำหนดตัววัดผลจากความพยายามได้สูงเท่าไหร่ ยิ่งช่วยรีดศักยภาพในการทำงานของทีมออกมาได้มากเท่านั้น

4.3.2. ถ้าทีมไม่แน่ใจว่าจะกำหนดสูงเท่าไหร่ ให้ลองถามจากคนที่มีความรู้และประสบการณ์จะได้คำตอบเร็วกว่า

4.3.2.1. Ex # การทำช่องยูทูป

4.3.2.1.1. ถามเพื่อนที่ทำอยู่เหมือนกันว่า...

4.3.2.1.2. ปกติแล้ว 1 อาทิตย์ต้องอัพกี่คลิป คลิปละกี่นาที

4.4. หาตัวช่วยมาติดตามตัววัดผลจากความพยายาม

4.4.1. Ex # การลดน้ำหนัก

4.4.1.1. ตัววัดผลจากความพยายาม = จำนวนเวลาที่วิ่งออกกำลังกายใน 1 วัน

4.4.1.2. ลองนำแอพหรืออุปกรณ์สำหรับ Tracking เวลามาใช้วัดผล

4.4.2. ถ้าเราไม่มีข้อมูล เราไม่มีทางรู้เลยว่าจะต้องพัฒนาในจุดไหนให้ดีขึ้น

5. กฎข้อ 3 # สร้างแรงจูงใจให้ทีมงานด้วยกระดานคะแนน

5.1. ทำไมต้องใช้กระดานคะแนน (Scoreboard)

5.1.1. กระดานคะแนนคือตัวช่วยที่คอยบอกความคืบหน้าของงาน ถ้าไม่มีกระดานคะแนน ทุกคนจะไม่รู้ว่าตอนนี้งานคืบหน้าไปถึงไหนแล้ว

5.1.2. ทุกคนในทีมจะไม่รู้เลยว่าตอนนี้งานกำลังไปได้ดีหรือแย่ กว่าจะรู้ก็ต้องรอให้หัวหน้าหรือเพื่อนร่วมงานคนอื่นมาเตือน

5.1.3. นอกจากนี้กระดานคะแนนยังช่วยสร้างบรรยากาศของการแข่งขัน เพราะทุกคนจะอยากทำคะแนนดีๆ ให้ทุกคนได้เห็นด้วย

5.2. เทคนิคการใช้กระดานคะแนนให้ได้ผล

5.2.1. ตั้งไว้ให้ทีมงานมองเห็นได้ตลอดเวลา

5.2.2. ทำง่ายๆ ไม่ต้องซับซ้อน แค่ดูออกเร็วๆ ว่าตอนนี้ "เราแพ้" หรือ "เราชนะ"

5.2.2.1. Ex # กระดานคะแนนการแข่งกีฬา

5.2.3. ใส่เฉพาะข้อมูลที่จำเป็น

5.2.3.1. ใส่ W.I.G.

5.2.3.2. ใส่ตัววัดผลจากความพยายามไม่กี่ตัว

5.2.3.3. ใส่ตัววัดผลจากผลลัพธ์ไม่กี่ตัว

5.2.4. ชวนสมาชิกมาช่วยกันออกแบบ

5.2.5. อย่าลืมเลือกคนมารับผิดชอบอัพเดทข้อมูลในกระดาน

5.3. แนวคิดเบื้องหลังกฏข้อนี้คือ การแสดงความคืบหน้าของงานและเป้าหมายให้ทีมงานได้เห็น

5.3.1. เมื่อเห็นคะแนนแล้ว ทุกคนจะรู้ว่าสถานการณ์ตอนนี้เป็นอย่างไร

5.3.1.1. งานกำลังไปได้ดีหรือแย่

5.3.1.2. แต่ละคนทำงานของตัวเองได้ดีหรือยัง

5.3.1.3. ตอนนี้ทีมเข้าใกล้เป้าหมายหรือยัง

6. กฎข้อ 4 # ประชุมทุกสัปดาห์เพื่อสร้างสำนึกแห่งความรับผิดชอบ

6.1. จัดประชุม W.I.G. เป็นประจำทุกสัปดาห์

6.1.1. ทีมที่ทำงานร่วมกันไม่มีใครอยากเป็นตัวถ่วงหรือทำให้เพื่อนร่วมงานผิดหวัง

6.1.2. เมื่อมีการประชุม W.I.G. ทุกสัปดาห์ ทุกคนจึงจำเป็นต้องสร้าง Productivity ส่วนตัวให้สำเร็จ แล้วนำความสำเร็จนั้นมาอัพเดทในที่ประชุม

6.1.3. นี่คือสำนึกแห่งความรับผิดชอบที่เป็นหัวใจสำคัญของทีมที่จะประสบความสำเร็จได้

6.1.4. ประโยชน์ของการจัดประชุม W.I.G.

6.1.4.1. เพื่อให้ทุกคนรู้สึกมีส่วนร่วมกับทีม

6.1.4.2. เพื่อกระตุ้นให้ทุกคนทำงานได้ดีขึ้น เพราะแต่ละคนต่างจับตามองซึ่งกันและกันอยู่

6.1.4.3. เพื่อตรวจสอบว่าทุกคนยังมุ่งหน้าทำงานตาม W.I.G. เดียวกัน

6.2. กฏง่ายๆ ในการจัดประชุม W.I.G.

6.2.1. ใช้รูปแบบง่ายๆ สำหรับการประชุม เช่น

6.2.1.1. ควรใช้เวลาไม่เกิน 20-30 นาทีต่อครั้ง

6.2.1.2. เล่าว่าใครทำอะไรเสร็จและไม่เสร็จบ้าง

6.2.1.3. ดูคะแนนว่าทุกคนกำลังเดินมาถูกทางหรือไม่

6.2.1.4. หารือกันว่าสิ่งที่ต้องทำต่อไปคืออะไร

6.2.1.5. ระบุให้ชัดเจนว่าอาทิตย์ถัดไป งานชิ้นไหนต้องทำให้เสร็จบ้าง

6.2.2. จัดเป็นประจำทุกอาทิตย์ในวันเดิมและเวลาเดิม

6.2.2.1. เมื่อมีกำหนดวันชัดเจน ทุกคนในทีมจะมีเวลาเตรียมตัวทำงานของตัวเองให้เสร็จก่อนการประชุม

6.2.2.2. การจัดเป็นประจำในวันและเวลาเดิมจะช่วยสร้างกิจวัตรให้กับทีมงาน

6.2.3. อย่าคุยเรื่องที่ไม่เกี่ยวข้องในการประชุม (มันจะเกิดพายุหมุนลูกอื่นตามมาอีก)

6.3. กฏข้อนี้คือหัวใจสำคัญของระบบ 4DX เมื่อทีมงานมีสำนึกแห่งความรับผิดชอบกับงานเต็มที่ ทุกคนจะพยายามสร้าง Productivity ให้มากขึ้น แล้วงานก็จะเดินหน้าไปสู่เป้าหมายได้มากขึ้นตามไปด้วย

7. แนวคิดในหนังสือเล่มนี้จะช่วยเราสร้าง Productivity ได้อย่างไร?

7.1. งานส่วนใหญ่ต้องการทีมงานมาช่วยกันทำงานเพื่อสร้างความสำเร็จ

7.2. ดังนั้นการที่เราสร้าง Productivity ได้ดีอยู่คนเดียว อาจยังไม่ช่วยให้เราประสบความสำเร็จได้

7.3. หนังสือเล่มนี้จึงแนะนำระบบการทำงานที่เรียกย่อๆ ว่า 4DX เพื่อช่วยพัฒนาการสร้าง Productivity ให้กับทีม

7.4. 4DX เป็นระบบการทำงานที่ผ่านการพิสูจน์จากบริษัทต่างๆ มาแล้วว่าเป็นระบบที่ช่วยให้ทีมทำเป้าหมายได้สำเร็จจริงๆ ตัวอย่างเช่น...

7.4.1. บริษัทในเครือโรงแรมแมริออท

7.4.2. บริษัทฟริโต-เลย์

7.4.3. บริษัทโคคา-โคล่า