UREDSKO POSLOVANJE

1. Primanje pismenima

1.1. primitak pismena od drugih tijela koja imaju javne ovlasti i dostavljena su putem dostavljača potvđuje se datumom, potpisom i štambiljom s nazivom tijela u dostavnoj knjizi

1.2. prima ih ovlašteni službenik pisarnice

1.3. izvan radnog vremena pošiljke prima dežurni službenik

2. postupanje s pismenima u elektroničkom obliku se obavlja sukladno propisima za postupanje s elektroničkim ispravama

3. Postupanje s pismenima

3.1. evidentiraju se u e-pošti pisarnice

3.2. potvrđuje se otiskom prijemnog štambilja na kopiju podnesaka ili na poseban papir

3.3. bilješka PRIJE OTVARANJA za sve oštećene ili sumnjive omotnice

3.4. pošiljke označene određenim stupnjem tajnosti otvara čelnik ili nadređena osoba

4. je skup pravila i mjera u postupanju s pismenima, njihovom primanju i izdavanju, evidenciji, obradi i čuvanju

5. Temeljni pojmovi uredskog poslovanja

5.1. dokument je svaki podatak, odnosno svaki napisani, umnoženi, nacrtani, slikovni, tiskani, snimljeni, magnetni, optički, elektronički ili bilo koji drugi zapis podatka, fizički predmet, priopćenje ili informacija, koji sadržajem i strukturom čini raspoznatljivu i jednoznačno određenu cjelinu povezanih podataka

5.2. elektronički dokument je bilo koja vrsta elektroničkog zapisa koji nema svojstva elektroničke isprave

5.3. podnesak je pismeno kojim stranka pokreće postupak, dopunjuje, mijenja svoj zahtjev odnosno drugo traženje ili od tog odustaje

5.4. pisarnica je posebna unutarnja ustrojstvena jedinica koja obavlja poslove primanja i pregleda pismena i drugih dokumenata, njihovog razvrstavanja i raspoređivanja, upisivanja u odgovarajuće evidencije (očevidnike), dostave u rad, otpremanja, razvođenja te njihova čuvanja u pismohrani

5.5. pismohranaje dio pisarnice koja obavlja poslove čuvanja i izlučivanja pismena te drugih dokumenata

5.6. aktje pismeno kojim tijelo odlučuje o predmetu postupka, odgovara na podnesak stranke, određuje, prekida ili završava neku službenu radnju te obavlja službeno dopisivanje s drugim tijelima odnosno pravnim osobama koje imaju javne ovlasti

5.7. prilogje svaki pisani sastavak ili slikovni prikaz (tablica, slika, crtež ili slično) kao i fizički predmet koji se prilaže uz podnesak ili akt radi nadopune, pojašnjenja ili dokazivanja njegovog sadržaja

5.8. spis (predmet) je skup pismena, priloga i drugih dokumenata koji se odnose na isto pitanje ili zadaću ili koji na drugi način čine posebnu cjelinu

5.9. dosjeje skup predmeta koji se odnose na istu cjelinu, istu osobu, tijelo ili zadaću

5.10. brojčana oznaka je identifikacija predmeta odnosno pismena i sastoji se od klasifikacijske oznake i urudžbenog broja

5.11. klasifikacijska oznaka označava predmet prema sadržaju, godini nastanka, obliku i rednom broju predmeta

5.12. urudžbeni broj označava stvaratelja pismena, godinu nastanka i redni broj pismena unutar predmeta