Estructura y funciones de las organizaciones gubernamentales

1. Proceso de modernización administrativa

1.1. Periodos de la segunda mitad de la década de los años ochenta

1.1.1. Los Políticos en turno buscaran establecer valores empresariales dentro del gobierno, se habló de eficacia, eficiencia y la aplicación de las tecnologías de punta.

1.1.1.1. Se empezaron a crear áreas específicas orientadas a la “modernización administrativa” al interior de las organizaciones públicas.

1.1.2. El establecimiento del public management en los Estado Unidos en la década de los setentas, se extendió hacia países latinoamericanos, en donde lo llamaron Gestión Pública.

1.1.2.1. Disminuir el gasto público

1.1.2.2. La disponibilidad de los dirigentes de las agendas a la rendición de cuentas del desempeño de sus unidades administrativas.

1.1.2.3. El incremento en la medición de resultados.

1.1.2.4. La mejoría en la asignación de responsabilidades.

1.1.2.5. La sensibilización de los funcionarios en el manejo de recursos para incrementar la eficiencia y la eficacia de las organizaciones.

2. Estructuras y procesos en la organización gubernamental

2.1. Teoría General de Sistemas: entorno, objetivos, estructura administrativa, recursos humanos, recursos tecnológicos, financieros y materiales además de los procesos administrativos

2.1.1. Entorno de la organización

2.1.1.1. Sistema abierto: medio caótico que se modifica constantemente Sistema cerrado:un ente aislado en el que se podían establecer principios universalistas.

2.1.1.2. El entorno hace posible las tareas de la organización

2.1.1.3. Considerar la tecnología en el análisis organizacional.

2.1.2. Comportamiento en la organización (comportamiento de los miembros)

2.1.2.1. Imprime parte de su personalidad, así como el organismo transfiere principios, ya sea de manera formal, por medio de la cultura organizacional o a partir del conjunto de normas implícitas.

2.1.2.1.1. Se forma una cultura a modo en la que la falta de cumplimiento de las normas informales, trae consigo una sanción de la misma naturaleza.

2.1.3. Actores de la organización

2.1.3.1. Conjunto de miembros que poseen actividades determinadas, los cuales permiten alcanzar los objetivos de la misma.

2.1.3.1.1. Posturas: incluyen también “el análisis de las formas de acción y organización de los trabajadores, sus representantes y sindicatos, así como los modos de acción y organización de los empresarios y sus estilos de gerencia laboral.

2.1.4. Capacidad de organizar

2.1.4.1. El alcance de los objetivos depende en las áreas directivas de la organización, el éxito o fracaso de la misión depende de la coordinación adecuada.

2.1.5. Profesionalización

2.1.5.1. Perspectivas marcadas en torno al modelo de profesionalización

2.1.5.1.1. Nueva Gestión Pública, específicamente de la Gestión Estratégica de Recursos Humanos

2.1.5.1.2. Establecer un servicio civil de carrera al estilo Weberiano

3. Manuales de procedimientos

3.1. Corresponden a una actividad específica de la organización

3.1.1. Objetivos

3.1.1.1. Transmitir las reglas o normas de operación en una unidad organizacional.

3.1.2. Función

3.1.2.1. Optimizar el uso de los recursos en la ejecución de procesos.

3.1.3. Utilidad

3.1.3.1. Se presenta como una herramienta para lograr los objetivos organizacionales como: evitar los errores operativos o errores por toma de decisión incorrecta, facilitar el entrenamiento del personal.

3.1.4. Metodología para su diseño y desarrollo

3.1.4.1. Paso 1. Identificación de elementos básicos. Diagnóstico, estructura orgánica y manual de organización.

3.1.4.2. Paso 2. Identificación de los procedimientos. se establecer un método que permita la identificación coherente de los procedimientos de la unidad administrativa, con respecto a su estructura y funciones como las matrices para la identificación de los procedimientos

3.1.4.3. Paso 3. Muestra de representaciones de procedimiento, se elige el formato. pueden usar son: los diagramas de flujo, la técnica narrativa o la narrativa con imágenes

4. Normatividad aplicable

4.1. Ley Orgánica de la Administración Pública Federal (Diario Oficial de la Federación 29-diciembre-1976, última reforma 02/04/2013). Titulo Segundo de la Administración Pública Centralizada, Capítulo I de las Secretarías de Estado y los Departamentos Administrativos. Artículo 19.

4.1.1. El orden jurídico-administrativo debe seguir el siguiente orden jerárquico en forma descendente

4.1.1.1. a) Constitución Política de los Estados Unidos mexicanos b) Tratados c) Leyes d) Códigos e) Reglamentos f) Decretos g) Acuerdos h) Convenios i) Circulares y/u oficios j) Documentos normativos-administrativos k) Otras disposiciones (documentos que por su naturaleza no puedan ser incluidos en la clasificación anterior).

5. Cambio en organizaciones gubernamentales

5.1. Cambio

5.1.1. Hace referencia a una misma cosa pero convertida en diferentes momentos en algo diferente.

5.2. Innovación

5.2.1. Se introducen novedades,

5.3. Transformación

5.3.1. Es un cambio profundo que se realiza a la situación o cosa determinada.

6. Límites al cambio organizacional

6.1. David Arellano (2000: 267) dice que la ambigüedad administrativa puede explicar el porqué del control limitado sobre los procesos de cambio.

6.1.1. Resulta de la compleja red de interacciones que se establecen en la acción organizada, de las continuas negociaciones políticas que se desarrollan en el marco del proceso de cambio y de las propias modificaciones que pueden inducir las distintas fuerzas contextuales.

6.1.1.1. El mayor de los límites es el miedo y la incertidumbre.

7. Manuales de Organización

7.1. Instrumento de apoyo al proceso de modernización organizacional, contienen la información con respecto a la estructura de la organización

7.1.1. Contiene, en forma ordenada y sistemática, la información y/o instrucciones sobre historia, organización, política y/o procedimientos de una institución, que se consideren necesarios para la mejor ejecución del trabajo

7.1.1.1. Objetivos

7.1.1.1.1. - Brindar información sobre antecedentes históricos. - Contiene las disposiciones jurídicas de la organización. - Contiene la estructura orgánica de la unidad administrativa en cada uno de los órganos administrativos. - Describe objetivos, funciones, responsabilidades y espacios. - Ayuda en el proceso de comunicación administrativa. - Facilita funciones administrativas y operativas.

7.1.1.2. Función

7.1.1.2.1. - Instrumento de consulta. - Instrumento de coordinación. - Elimina la duplicidad de esfuerzo. - Evita la confusión e incertidumbre. - Orienta en las funciones asignadas para cada uno de los puestos y cargos de trabajo

7.1.1.3. Utilidad

7.1.1.3.1. Es útil porque presenta una visión de conjunto; precisa funciones y evita duplicidad de estas (evita repetición de instrucciones y directrices), detecta omisiones y deslinda responsabilidades; proporciona uniformidad y ejecuciones correctas; tiende al ahorro de tiempo y esfuerzos; indirectamente es útil a la planeación y actualización o modernización de sus partes; sirve como medio de integración para nuevo personal; en general debe orientar con información del trabajo que le corresponde a cada quien, delimita el marco de responsabilidades y es el margen de acción.

7.1.1.4. Metodología para su diseño y desarrollo

7.1.1.4.1. Definición de la problemática. ("visión del estudio”)

7.1.1.4.2. Planeación y programación del estudio.

7.1.1.4.3. Levantamiento de información

7.1.1.4.4. Análisis y diagnóstico administrativo.

7.1.1.4.5. Diseño conceptual.

7.1.1.4.6. Recomendaciones y propuestas de solución.

7.1.1.4.7. Implantación.

7.1.1.4.8. Mantenimiento organizacional.

7.1.1.5. Principales partes del manual

7.1.1.5.1. Elementos de identificación.

7.1.1.5.2. Elementos de contenido.