Chương 6. Nghiệp vụ thu thập, xử lí và cung cấp thông tin
P3_Nguyễn Ngọc Quỳnh (Chương 6)
1. I. Tổng quan về thông tin
1.1. 1. Khái niệm
1.1.1. Tập hợp thông báo về những sự kiện đã - đang - sẽ xảy ra trong hoạt động quản lý và môi trường liên quan
1.1.2. Nhằm xây dựng các biện pháp tổ chức đối với khách thể quản lí
1.2. 2. Vai trò
1.2.1. Đảm bảo sự thống nhất trong hoạt động
1.2.2. Cơ sở cho quyết định quản lý có tính khoa học, khả thi
1.2.3. Đối tượng lao động của lãnh đạo, nhân viên
1.2.4. Công cụ kiểm tra, giám sát của lãnh đạo
1.2.5. Góp phần trong phân tích, dự báo, ngăn ngừa rủi ro
1.3. 6.1.3. Các nguồn thông tin
1.3.1. Công cộng
1.3.1.1. Sách, báo, tạp chí
1.3.1.2. Internet
1.3.2. Không công cộng
1.3.2.1. Hệ thống văn bản của CQ
1.3.2.2. Báo cáo tham luận, hội nghị
1.3.3. Từ tài liệu gốc
1.3.3.1. Thự mục các bộ thẻ, xuất bản gốc
1.3.4. Không hình thức
1.3.4.1. Trao đổi miệng
1.3.4.2. Ý kiến trong cuộc họp
1.4. 6.1.4. Phân loại thông tin
1.4.1. Theo kênh tiếp nhận
1.4.1.1. Thông tin có hệ thống
1.4.1.2. Thông tin không hệ thống
1.4.2. Theo tính chất, đặc điểm sử dụng thông tin
1.4.3. Theo phạm vi của lĩnh vực hoạt động
1.4.3.1. Thông tin kinh tế
1.4.3.2. Thông tin chính trị, xã hội
1.4.4. Theo tính chất thời điểm, nội dung
1.4.4.1. Thông tin hiện hành
1.4.4.2. Thông tin quá khứ
1.4.4.3. Thông tin dự báo
2. II. Thu thập thông tin
2.1. 6.2.1. Khái niệm
2.1.1. Tập hợp theo tiêu chí cụ thể nhằm làm rõ vẫn đề liên quan đến lĩnh vực nhất định
2.1.2. Quá trình xác định nhu cầu, tìm nguồn tin, tổng hợp tin nhằm đáp ứng công việc
2.1.3. Thu thập thông tin = Tập hợp thông tin
2.2. 6.2.1. Yêu cầu khi thu thập
2.2.1. Hiểu rõ (1) chức năng, nhiệm vụ cơ quan; (2) trách nhiệm và công việc của cá nhân
2.2.2. Hiểu biết chính xác (phán đoán) yêu cầu và nhu cầu thông tin của lãnh đạo
2.2.3. Tìm tòi và có khả năng phát hiện, thu thập từ nhiều nguồn
2.2.3.1. Thông tin, báo cáo định kì
2.2.3.2. Hội họp
2.2.3.3. Trực tiếp đi cơ sở
2.2.3.4. Mua, mượn, trao đổi tài liệu, sách báo từ thư viện, hoặc được biếu, tặng
2.2.4. Kiểm tra tính chính xác, tính hợp lí
2.2.5. Hệ thống hóa, phân tích, tổng hợp số liệu
2.3. 6.2.2 Kỹ năng thu thập thông tin
2.3.1. 1. Xác định nhu cầu
2.3.1.1. Chức năng, nhiệm vụ của cơ quan
2.3.1.2. Công việc được giao
2.3.2. 2. Xác định nguồn thông tin
2.3.2.1. Thông tin sơ cấp: thông tin mới, thu thập qua phương pháp nhất định
2.3.2.1.1. Phương pháp quan sát
2.3.2.1.2. Phương pháp phỏng vấn
2.3.2.2. Thông tin thứ cấp: sẵn có từ các chủ thế khác cung cấp
2.3.2.2.1. Nội bộ
2.3.2.2.2. Cơ quan Thống kê Nhà nước
2.3.2.2.3. Cơ quan chính phủ
2.3.2.2.4. Sách, báo, tạp chí đã xuất bản
2.3.2.2.5. Tổ chức, hiệp hội, viện nghiên cứu, trường đại học
2.3.2.2.6. Công ty nghiên cứu và cung cấp thông tin
2.3.2.2.7. Từ Internet
2.3.2.3. Tips xác định thông tin đáng tin cậy
2.3.2.3.1. Biểu tượng ổ khóa bên cạnh https://
2.3.2.3.2. Thanh địa chỉ có màu xanh lá cây cùng tên công ty quản lý website
2.3.2.3.3. Tên miền
2.3.2.3.4. Ngày tháng
2.3.2.3.5. Tác giả
2.3.2.3.6. Dấu " " khi tìm kiếm cụm từ xác định
3. III. Xử lý thông tin
3.1. 1. Khái niệm
3.1.1. Phân tích, phân loại theo nguyên tắc nhất định đề ra biện pháp cho công việc
3.1.2. Đối chiếu, chọn lọc, chỉnh lý, biên tập theo mục đích
3.1.3. Sắp xếp, phân tích dữ liệu khách quan, khoa học, chính xác làm cơ sở
3.1.4. Kiểm tra tính chính xác, tổng hợp
3.2. 2. Quy trình xử lý thông tin
3.2.1. B1. Tập hợp và hệ thống hóa theo vấn đề, lĩnh vực
3.2.1.1. Phân loại theo nhóm, VD: thông tin kinh tế, chính trị, thông tin quá khứ, hiện tại
3.2.1.2. Tóm tắt những thông tin cơ bản, mới, khác biệt
3.2.2. B2. Phân tích, kiểm tra độ chính xác
3.2.2.1. Xác định độ tin cậy của nguồn thông tin
3.2.2.2. Lý giải sự mâu thuẫn (nếu có)
3.2.2.3. Chọn thông tin đầy đủ và có độ tin cậy cao hơn, chỉnh lý chính xác tài liệu, số liệu
3.2.3. B3. Cung cấp và phổ biến thông tin kịp thời đến đối tượng tiếp nhận
3.2.3.1. Hình thức: văn bản, phương tiện thông tin đại chúng, hội nghị, cuộc họp
3.2.3.2. Yêu cầu
3.2.3.2.1. Tìm hiểu chính xác yêu cầu về thông tin cần cung cấp
3.2.3.2.2. Xác định thông tin cần chung cấp
3.2.4. B4. Bảo quản, lưu trữ thông tin
3.2.4.1. Bảo đảm không hư hỏng
3.2.4.2. Phục vụ lâu dài cho công việc
4. IV. Cung cấp thông tin
4.1. 1. Khái niệm
4.1.1. Truyền thông tin
4.1.2. Đến đối tượng thích hợp với nguồn thông tin đó
4.2. 2. Yêu cầu
4.2.1. B1. Nhận thông tin
4.2.2. B2. Xử lý thông tin
4.2.3. B3. Xuất thông tin
4.2.4. B4. Lưu trữ thông tin
4.3. 3. Hình thức cung cấp thông tin
4.3.1. Photocopy và phát bằng văn bản
4.3.2. Phương tiện truyền thông
4.3.2.1. Mail
4.3.2.2. Fax
4.4. 4. Đối tượng cung cấp thông tin
4.4.1. Giám đốc, các phòng ban và trưởng phòng
4.4.2. Sự ủy thác của cấp trên của thư ký