Chương 7. Quản lý và giải quyết văn bản trong cơ quan, tổ chức

1. Quản lý và giải quyết văn bản

1.1. 1. Quản lý và giải quyết văn bản đến

1.1.1. 1.1. Trình quản lý băn bản đến giấy

1.1.1.1. 1.1.1. Tiếp nhận văn bản đến

1.1.1.1.1. Khái niệm

1.1.1.1.2. Nội dung

1.1.1.2. 1.1.2. Đăng ký văn bản đến

1.1.1.2.1. Khái niệm: ghi hoặc nhập thông tin về VB đến vào sổ hoặc phần mềm

1.1.1.2.2. Đăng kí văn bản đến

1.1.1.3. 1.1.3. Trình, chuyển giao văn bản đến

1.1.1.3.1. Trình VB đến

1.1.1.3.2. Chuyển giao VB đến

1.1.1.4. 1.1.4. Giải quyết và theo dõi, đôn đốc văn bản đến

1.1.1.4.1. Trách nhiệm

1.1.2. 1.2. Trình quản lý văn bản đến điện tử

1.1.2.1. 1.2.1. Tiếp nhận VB điện tử đến

1.1.2.1.1. Kiểm tra: Chữ ký số, thông tin đầu vào

1.1.2.1.2. Thông báo đã nhận VB đến

1.1.2.2. 1.2.2. Đăng kí, số hóa VB đến

1.1.2.2.1. Đăng kí VB điện tử đến

1.1.2.2.2. Số hóa VB đến từ VB giấy

1.1.2.3. 1.2.3. Trình, chuyển giao VB đến trong Hệ thống

1.1.2.3.1. Trình, chuyển giao văn bản đến

1.1.2.3.2. Cho ý kiến chỉ đạo và thời hạn giải quyết

1.1.2.4. 1.2.4. Giải quyết VB đến trong Hệ thống

1.1.2.4.1. Lãnh đạo đơn vị

1.1.2.4.2. Công chức, viên chức

1.1.2.4.3. Theo dõi tình hình giải quyết

1.2. 2. Quản lý và giải quyết văn bản đi

1.2.1. 2.1. Trình tự quản lý văn bản đi bằng giấy

1.2.1.1. 2.1.1. Kiểm tra thể thức, hình thức, kỹ thuật trình bày; ghi số và ngày tháng của văn bản

1.2.1.1.1. Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày

1.2.1.1.2. Ghi số và ngày tháng của văn bản

1.2.1.2. 2.1.2. Đăng ký văn bản đi

1.2.1.2.1. Khái niệm

1.2.1.2.2. Lập sổ đăng ký VB đi

1.2.1.2.3. Đăng ký VB đi

1.2.1.3. 2.1.3. Đóng dấu cơ quan và dấu mức độ khẩn, mật

1.2.1.3.1. Nhân bản

1.2.1.3.2. Đóng dấu cơ quan

1.2.1.3.3. Đóng dấu độ khẩn, mật

1.2.1.3.4. Quản lý và sử dụng con dấu

1.2.1.4. 2.1.4. Làm thủ tục chuyến phát và theo dõi việc chuyển phát VB đi

1.2.1.4.1. Làm thủ tục phát hành văn bản

1.2.1.4.2. Chuyển phát VB đi

1.2.1.4.3. Theo dõi việc chuyển phát

1.2.1.5. 2.1.5. Lưu văn bản đi

1.2.1.5.1. Lưu hai bản

1.2.2. 2,2. Quản lý văn bản đi điện tử

1.2.2.1. 2.2.1. Soạn thảo, kiểm tra nội dung, thể thức, kỹ thuật trình bày

1.2.2.1.1. Cá nhân được giao nhiệm vụ soạn thảo

1.2.2.1.2. Lãnh đạo đơn vị

1.2.2.1.3. Người được giao trách nhiệm kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày

1.2.2.1.4. Văn thư cơ quan

1.2.2.2. 2.2.2. Cấp số, thời gian ban hành & 2.2.3. Đăng kí văn bản

1.2.2.2.1. Trách nhiệm

1.2.2.2.2. Cập nhật vào hệ thống

1.2.2.2.3. Văn thư cập nhật

1.2.2.3. 2.2.4. Ký số CQTC

1.2.2.3.1. Văn thư chuyển người có thẩm quyền ký số

1.2.2.3.2. Sau khi được ký số, VB sẽ chuyển văn thư làm thủ tục phát hành

1.2.2.4. 2.2.5. Ban hành và phát hành VB

1.2.2.4.1. In và đóng dấu để lưu văn thư 01 bản và số lượng bản giấy phải phát hành đến các đối tượng nhận VB giấy

1.2.2.4.2. Phát hành VB điện tử

1.2.2.4.3. Hình thức ký, ban hành

1.2.2.5. 2.2.6. Lưu văn bản

1.2.2.5.1. Bản gốc: lưu trong hệ thống CQ, tổ chức

2. Lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan

2.1. I. Trách nhiệm đối với việc lập hồ sơ và nộp lưu vào lưu trữ cơ quan

2.1.1. Người đứng đầu cơ quan, tổ chức

2.1.2. Chánh văn phòng

2.1.3. Trưởng đơn vị của CQ, TC

2.1.4. Cá nhân

2.1.5. Văn thư đơn vị

2.1.6. Văn thư cơ quan

2.1.7. Lưu trữ cơ quan

2.2. II. Lập danh mục hồ sơ

2.2.1. 1. Khái quát chung

2.2.1.1. 1.1. Khái niệm

2.2.1.1.1. Bảng kê hệ thống các hồ sơ dự kiến hình thành trong quá trình hoạt động trong một năm

2.2.1.1.2. Kèm theo ký hiệu, đơn vị hoặc người lập và thời gian bảo quản hồ sơ

2.2.2. 2. Căn cứ lập Danh mục hồ sơ

2.2.2.1. Văn bản quy định

2.2.2.1.1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, CCTC, quy chế làm việc

2.2.2.1.2. Phân công, nhiệm vụ của lãnh đạo quản lý, CCVC

2.2.2.2. Kế hoạch công tác hàng năm

2.2.2.3. DMHS của những năm trước, bảng THBQ tài liệu và mục lục hồ sơ (nếu có)

2.2.3. 3. Nội dung của việc lập Danh mục hồ sơ

2.2.3.1. Xây dựng khung đề mục

2.2.3.2. Xác định những hồ sơ cần lập, dự kiến tiêu đề hồ sơ và đơn vị hoặc người lập

2.2.3.3. Dự kiến THBQ của hồ sơ

2.2.3.4. Đánh số, ký hiệu các đề mục và hồ sơ

2.2.4. 4. Tổ chức lập Danh mục Hồ sơ

2.2.4.1. Cách 1

2.2.4.1.1. Bước 1. Văn thư xây dựng dự thảo Danh mục hồ sơ của cơ quan, tổ chức

2.2.4.1.2. Bước 2: Lấy ý kiến đóng góp của các đơn vị, cá nhân liên quan

2.2.4.1.3. Bước 3: Trình thủ trưởng cơ quan phê duyệt & Tổ chức thực hiện

2.2.4.2. Cách 2

2.2.4.2.1. Bước 1: Các đơn vị dự kiến DMHS của đơn vị mình theo hướng dẫn nghiệp vụ của văn thư

2.2.4.2.2. Bước 2: Văn thư tập hợp thành DMHSCQ, chỉnh sửa, bổ sung (nếu cần)

2.2.4.2.3. Bước 3: Trình thủ trưởng cơ quan phê duyệt & Tổ chức thực hiện

2.3. III. Phương pháp lập hồ sơ

2.3.1. 1. Phương pháp lập hồ sơ công việc

2.3.1.1. a. Mở hồ sơ

2.3.1.1.1. Đưa văn bản, tài liệu đầu tiên và biên mục một số thông tin lên bìa hồ sơ

2.3.1.1.2. Đối với cơ quan đã ban hành DMHS

2.3.1.1.3. Đối với cơ quan chưa ban hành DMHS

2.3.1.2. b. Thu thập tài liệu đưa vào hồ sơ

2.3.1.2.1. Trong quá trình giải quyết công việc, tiếp tục thu thập VB đưa vào hồ sơ

2.3.1.2.2. VB đưa vào HS là bản chính

2.3.1.3. c. Kết thúc hồ sơ

2.3.1.3.1. Kiểm tra, xem xét, bổ sung VB, giấy tờ còn thiếu

2.3.1.3.2. Loại VB trùng thừa, bản thảo, tư liệu, sách báo ra khỏi HS

2.3.1.3.3. Sắp xếp các VB, tài liệu trong HS

2.3.1.3.4. Xem xét lại thời hạn bảo quản của HS

2.3.2. 2. Phương pháp lập hồ sơ nguyên tắc

2.3.2.1. 2.1. Tác dụng

2.3.2.1.1. Phương tiện làm việc của cán bộ, công chức, viên chức

2.3.2.1.2. Căn cứ pháp lý để tra cứu khi giải quyết công việc

2.3.2.2. 2.2. Trách nhiệm lập HS nguyên tắc

2.3.2.2.1. Mỗi CB, CC, VC

2.3.2.2.2. Lập HS nguyên tắc về một mặt công tác nghiệp vụ mà mình phụ trách

2.3.2.3. 2.3. Cách lập và quản lý HS nguyên tắc

2.3.2.3.1. a. Cách lập

2.3.2.3.2. b. Cách quản lý

2.4. IV. Giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan

2.4.1. 1, Thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu

2.4.1.1. Trong thời hạn 01 năm từ khi công việc kết thúc

2.4.1.2. Sau 03 tháng kể từ ngày công trình được quyết toán đối với tài liệu xây dựng cơ bản

2.4.2. 2. Thành phần hồ sơ, tài liệu giao nộp vào cơ quan lưu trữ

2.4.2.1. Toàn bộ hồ sơ, tài liệu được xác định THBQ từ 05 năm trở lên

2.4.2.2. Không giao nộp

2.4.2.2.1. HS nguyên tắc

2.4.2.2.2. VB, TL gửi để biết, tham khảo

2.4.2.2.3. HS phối hợp giải quyết công việc

2.4.2.2.4. HS những việc chưa giải quyết xong

2.4.3. 3. Tiếp nhận, hoàn chỉnh và sắp xếp hồ sơ

2.4.3.1. Lập mục lục hồ sơ tài liệu nộp lưu

2.4.3.2. Biên bản giao nhận tài liệu

2.4.3.3. Tiếp nhận hồ sơ, tài liệu

2.4.3.3.1. Lập mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu

2.4.3.3.2. Lập Biên bản giao nhận hồ sơ, tài liệu

2.4.3.4. Hoàn chỉnh hồ sơ, tài liệu

2.4.3.4.1. Đánh số tờ

2.4.3.4.2. Viết chứng từ kết thúc

2.4.3.4.3. Viết mục lục VB

2.4.3.4.4. Biên mục hoàn chỉnh bìa HS

2.4.3.5. Phân loại, sắp xếp hồ sơ, tài liệu

2.4.3.5.1. Theo THQB

2.4.3.5.2. Theo trật tự nhóm trong PLTL

2.4.3.6. Lập Mục lục hồ sơ