1. Thông tin
1.1. Khái niệm
1.1.1. Tập hợp các thông báo khác nhau
1.1.1.1. Về các sự kiện xảy ra trong hoạt động quản lý và môi trường bên ngoài
1.1.1.2. Về những thay đổi thuộc tính của hệ thống quản lý và môi trường xung quanh
1.1.2. Mục đích: kiến tạo các biện pháp tổ chức các yếu tố vật chất, nguồn lực, không gian và thời gian đối với các khách thể quản lý
1.2. Vai trò
1.2.1. Đảm bảo sự thống nhất trong hoạt đọng của cơ quan
1.2.1.1. Hoạt động của cơ quan: văn bản, thông báo, email, kế hoạch, quy định,...
1.2.1.2. Các hình thức truyền tải: văn bản, điện thoại, máy tính, fax
1.2.2. Cơ sở cho quyết định quản lý có tính khoa học và khả thi
1.2.2.1. Chủ thể quản lý => Khách thể quản lý
1.2.3. Đối tượng lao động của lãnh đạo, nhân viên
1.2.3.1. Thông tin vừa là đối tượng, vừa là công cụ phục vụ cho hoạt động của cơ quan
1.2.3.1.1. Đối tượng: cấp lãnh đạo, chuyên viên thông qua việc ra quyết định quản lý, các văn bản
1.2.3.1.2. Công cụ: cấp lãnh đạo, nhân viên sử dụng khai thác thông tin để thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình
1.2.4. Công cụ kiểm tra giám sát của lãnh đạo
1.2.5. Góp phần trong phân tích, dự báo, phòng ngừa rủi ro
1.2.5.1. Giảm chi phí trong hoạt động
1.3. Các nguồn thông tin
1.3.1. Tin công cộng
1.3.1.1. Sách, báo chí, tạp chí
1.3.1.2. Mạng Internet
1.3.2. Tin không công cộng
1.3.2.1. Hệ thống văn bản của cấp trên, của cơ quan
1.3.2.2. Báo cáo tham luận, hội nghị
1.3.3. Tin từ tài liệu gốc
1.3.3.1. Thư mục các bộ thẻ, xuất bản gốc
1.3.4. Các nguồn tin khác không hình thức
1.3.4.1. Trao đổi miệng
1.3.4.2. Điện thoại
1.3.4.3. Truyền hình, phát thanh
1.4. Phân loại thông tin
1.4.1. Theo kênh tiếp nhận
1.4.1.1. Thông tin có hệ thống
1.4.1.1.1. Khái niệm: là những thông tin được cập nhật theo chu kkyf, hệ thống đã định sẵn
1.4.1.1.2. Đặc điểm: được quy định trước về yêu cầu, nội dung, trình tự hoặc biểu mẫu thống nhất và tuyệt đại đa số là do cấp dưới gửi lên cấp trên
1.4.1.2. Thông tin không hệ thống
1.4.1.2.1. Khái niệm: những tin không định kỳ, được cập nhật ngẫu nhiên, thường liên quan đến những bất ngờ xảy ra
1.4.1.2.2. Đặc điểm: Thông tin từ cấp trên chuyển xuống nhằm chỉ đạo hoặc ứng phó trong 1 hoàn cảnh bất ngờ. Hoặc từ ở dưới xin ý kiến chỉ đạo của cấp trên
1.4.2. Theo tính chất, đặc điểm sử dụng thông tin
1.4.2.1. Tra cứu
1.4.2.1.1. Có tính quy ước, căn cứ, kinh nghiệm cho hoạt động quản lý
1.4.2.2. Báo cáo
1.4.2.2.1. Là thông tin về các sự kiện, hoạt động đã, đang, sẽ xảy ra
1.4.3. Theo phạm vi của lĩnh vực hoạt động
1.4.3.1. Kinh tế
1.4.3.2. Chính trị-xã hội
1.4.4. Theo tính chất thời điểm, nội dung
1.4.4.1. Quá khứ
1.4.4.2. Hiện hành
1.4.4.3. Dự báo
2. Thu thập thông tin
2.1. Khái niệm
2.1.1. Tập hợp thông tin theo những tiêu chí cụ thể nhằm đáp ứng mục tiêu công việc
2.2. Yêu cầu
2.2.1. Hiểu rõ chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, trách nhiệm và phân công công việc của cá nhân
2.2.2. Hiểu biết chính xác nhu cầu và yêu cầu về thông tin của lãnh đạo
2.2.3. Tìm tòi và có khả năng phát hiện, thu thập những thông tin cần thiết từ nhiều nguồn khác nhau
2.2.4. Kiểm tra tính chính xác, hợp lý của thông tin thu thập
2.2.5. Hệ thống phân hóa, phân tích tổng hợp số liệu từ thông tin đã thu thập
2.3. Kỹ năng
2.3.1. Xác định nhu cầu thông tin
2.3.2. Xác định nguồn thông tin
2.3.2.1. Sơ cấp
2.3.2.1.1. Thông tin mới, được thu thập qua các phương pháp, kỹ thuật nhất định
2.3.2.1.2. Phương pháp thu thập
2.3.2.2. Thứ cấp
2.3.2.2.1. Thông tin có sẵn do các chủ thể khác cung cấp
3. Xử lý thông tin
3.1. Khái niệm
3.1.1. Phân tích
3.1.2. Phân loại
3.1.3. Sắp xếp
3.1.4. Kiểm tra
3.1.5. Chọn lọc
3.1.6. Chỉnh lý
3.1.7. Biện pháp giải quyết vấn đề
3.2. Yêu cầu
3.2.1. Đúng
3.2.1.1. Trung thực, chính xác và khách quan
3.2.2. Đầy đủ
3.2.2.1. Các khía cạnh, và khía cạnh cần thiết
3.2.3. Kịp thời
3.2.4. Gắn với sự việc
3.2.4.1. Thuộc giai đoạn nào, quá trình nào, cấp quản lý nào
3.2.5. Hữu ích
3.3. Quy trình
3.3.1. Bước 1
3.3.1.1. Tập hợp và hệ thống hóa thông tin theo từng vấn đề, lĩnh vực
3.3.1.1.1. Phân loại thông tin
3.3.1.1.2. Tóm tắt những thông tin cơ bản
3.3.2. Bước 2
3.3.2.1. Phân tích và kiểm tra độ chính xác, tính hợp lý của thông tin
3.3.2.1.1. Xác định độ tin cậy
3.3.2.1.2. Lý giải sự mâu thuẫn
3.3.2.1.3. Chọn những thông tin đầy đủ hơn, đúng hơn
3.3.3. Bước 3
3.3.3.1. Cung cấp và phổ biến những thông tin đến các đối tượng tiếp nhận thông tin
3.3.3.1.1. Hình thức
3.3.4. Bước 4
3.3.4.1. Bảo quản, lưu trữ thông tin
3.3.4.1.1. Đảm bảo thông tin không hư hỏng, phục vụ cho công tác hăng ngày
3.3.4.1.2. Lưu trữ bằng văn bản, tài liệu điện tử
4. Cung cấp thông tin
4.1. Khái niệm
4.1.1. Là truyền thông tin đến một đối tượng thích hợp với nguồn thông tin đó
4.2. Yêu cầu
4.2.1. Nhận thông tin
4.2.2. Xử lý thông tin
4.2.3. Xuất thông tin
4.2.4. Lưu trữ thông tin
4.3. Cần có
4.3.1. Thiết bị nhập
4.3.2. Thiết bị xử lý
4.3.3. Thiết bị xuất
4.3.4. Thiết bị lưu trữ
4.4. Hình thức cung cấp thông tin
4.4.1. Sao chép bằng bản photocopy để phát bằng văn bản
4.4.2. Sử dụng các phương tiện truyền thông để cung cấp bằng cách gửi mail hoặc fax
4.5. Đối tượng cung cấp thông tin
4.5.1. Giám đốc, các phòng ban và trưởng phòng
4.5.2. Sự ủy thác của Cấp trên của thư ký