การนำเสนอข้อมูล

1. ความหมายของการนำเสนอข้อมูล

1.1. การ นำเสนอข้อมูล หมายถึง การสื่อสารเพื่อเสนอข้อมูล ความรู้ ความคิดเห็น หรือ ความต้องการไปสู่ผู้รับสาร โดยใช้เทคนิคหรือวิธีการต่างๆ อันจะทำให้บรรลุผลสำเร็จตามจุดมุ่งหมายของการนำเสนอ

2. ความสำคัญของการนำเสนอ

2.1. ใน ปัจจุบันนี้การนำเสนอเข้ามามีบทบาทสำคัญในองค์กรทางธุรกิจ ทางการเมือง ทางการศึกษา หรือแม้แต่หน่วยงานของรัฐทุกแห่ง ก็ต้องอาศัยวิธีการนำเสนอเพื่อสื่อสารข้อมูล เสนอความเห็น เสนอขออนุมัติ หรือเสนอข้อสรุปผลการดำเนินงานต่างๆ ผู้มีหน้าที่เกี่ยวกับการประชาสัมพันธ์ การแนะนำเพื่อการเยี่ยมชม การฝึกอบรม การประชุม หรือผู้ที่เป็นหัวหน้างานทุกระดับจะต้องรู้จักวิธีการนำเสนอ เพื่อนำไปใช้ให้เหมาะสมกับงานต่างๆ และเพื่อผลสำเร็จของการพัฒนางานของตน หรือขององค์กรและหน่วยงานต่างๆ กล่าวโดยสรุป การนำเสนอมีความสำคัญ ต่อการปฏิบัติงานทุกประเภท เพราะช่วยในการตัดสินใจในการดำเนินงาน ใช้ในการพัฒนางาน ตลอดจนเผยแพร่ความก้าวหน้าของงานต่อผู้บังคับบัญชา และบุคคลผู้ที่สนใจ

3. จุดมุ่งหมายในการนำเสนอ

3.1. 1. เพื่อ ให้ผู้รับสารรับทราบความคิดเห็นหรือความต้องการ เช่น ในการประชุมคณะ กรรมการต่างๆ ประธานในที่ประชุมจะต้องชี้แจงวาระการประชุมให้ที่ประชุมรับทราบ ที่มักเรียกกันว่าเรื่องที่ประธานจะแจ้งให้ทราบ 2. เพื่อ ให้ผู้รับสารพิจารณาเรื่องใดเรื่องหนึ่ง เช่น ในการประชุมคณะกรรมการแต่ละครั้งคณะกรรมการฝ่ายต่างๆ จะต้องชี้แจงข้อมูลหรือแสดงความคิดเห็นให้ที่ประชุมรับได้ทราบ เพื่อประกอบการพิจารณาวินิจฉัยหรือลงมติที่ประชุม 3. เพื่อ ให้ผู้รับสารได้รับความรู้จากข้อมูลที่นำเสนอ เช่น ในการฝึกอบรมหรือการสัมมนา วิทยากรหรือผู้เชี่ยวชาญจะต้องนำเสนอข้อมูลที่เป็นข้อความรู้ และข้อเท็จจริงต่างๆ ให้แก่ผู้เข้าฝึกอบรม หรือใช้ ในการบรรยายสรุปผลการดำเนินงานต่างๆ เพื่อให้ผู้มาเยี่ยมชมกิจการ หรือผู้บังคับบัญชาที่เดินทาง มาตรวจเยี่ยมได้รับทราบ 4. เพื่อ ให้ผู้รับสารเกิดความเข้าใจที่ถูกต้อง เช่น การชี้แจงระเบียบหรือวิธีการปฏิบัติต่าง ๆ ให้แก่ผู้เกี่ยวข้องเข้าใจ โดยเฉพาะเมื่อมีการออกระเบียบใหม่หรือเปลี่ยนแนวทางในการปฏิบัติ ก็จำเป็นต้องชี้แจงเพื่อให้เกิดความเข้าใจที่ตรงกันและปฏิบัติได้อย่างถูก ต้อง

4. ประเภทของการนำเสนอ

4.1. 1. การ นำเสนอเฉพาะกลุ่ม เป็นการนำเสนอข้อมูลต่าง ๆ ต่อผู้ที่มีหน้าที่เกี่ยวข้องหรือผู้ที่ได้รับเชิญให้เข้าร่วมรับทราบข้อมูล ในการนำเสนอ 2. การ นำเสนอทั่วไปในที่สาธารณะ เป็นการนำเสนอข้อมูลต่าง ๆ ที่เปิดโอกาสให้บุคคลทั่วไปเข้าร่วมฟังการนำเสนอได้ มีการเปิดโอกาสให้ผู้ฟัง ได้ซักถามเพิ่มเติมหรือแสดงความคิดเห็นได้อีกด้วย

5. ลักษณะของข้อมูลที่นำเสนอ

5.1. ใน การนำเสนอแต่ละครั้งนั้น สามารถนำข้อมูลที่มีลักษณะแตกต่างกันมาร่วม นำเสนอด้วยกันได้ ขึ้นอยู่กับจุดประสงค์ของผู้นำเสนอ ข้อมูลที่จะนำเสนอแบ่งออกตามลักษณะของข้อมูล ได้แก่ 1. ข้อ เท็จจริง หมายถึงข้อความที่เกี่ยวข้องกับเหตุการณ์ เรื่องราวที่เป็นมาหรือเป็นอยู่ตามความจริง หรือสามารถตรวจสอบให้เป็นที่ประจักษ์ได้ว่าเป็นความจริง อาจเป็นความรู้ที่ได้จากการทดสอบหรือทดลองทางวิทยาศาสตร์ก็ได้ สามารถนำมาใช้เป็นหลักฐาน ข้ออ้างอิงสำหรับกล่าวอ้างถึงในการพิสูจน์สิ่งใดสิ่งหนึ่งได้ 2. ข้อ คิดเห็น เป็นความเห็นอันเกิดจากประเด็นหรือเรื่องราวที่ชวนให้คิด อาจเป็นความรู้สึก ความเชื่อถือหรือแนวคิดที่ผู้นำเสนอมีต่อสิ่งใดสิ่งหนึ่ง ความเห็นของแต่ละคนอาจแตกต่างกันได้ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับพื้นฐานและประสบการณ์ ของแต่ละบุคคล ข้อคิดเห็นต่างจากข้อเท็จจริง คือ ข้อเท็จจริงเป็นเรื่องจริงที่ยอมรับกันโดยทั่วไป แต่ข้อคิดเห็นอาจมีทั้งผู้เห็นด้วยและไม่เห็นด้วยก็ได้ ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับผู้ฟังเป็นผู้ตัดสินใจว่าข้อคิดเห็นนั้น ๆ น่ารับฟังหรือไม่ สมเหตุสมผลเพียงใด ข้อคิดเห็นมีลักษณะต่าง ๆ กัน 2.1. ข้อ คิดเห็นเชิงเหตุผล เป็นข้อคิดเห็นที่อ้างถึงเหตุผล อ้างถึงข้อเปรียบเทียบที่ เชื่อถือได้ และความมีเหตุผลต่อกัน โดยชี้ให้ผู้รับฟังเห็นว่า ควรทำอย่างนั้นเพราะเหตุเช่นนี้ แต่ถ้าไม่ทำอย่างที่กล่าวก็จะมีผลตามมาอย่างไรบ้าง โดยทั้งหมดนี้เป็นเหตุผลของผู้แสดง ความคิดเห็นเท่านั้น

6. เเนะนำโปรเกรม

6.1. โปรแกรมนำเสนองานที่ศึกษาในบทนี้จะใช้โปรแกรม Microsoft PowerPoint ซึ่งเป็นโปรแกรมที่ใช้งานได้ง่าย และสะดวกในการใช้งานมาก โปรแกรมนี้จึงเป็นโปรแกรมที่นิยมใช้กันแพร่หลาย Microsoft PowerPoint เป็นโปรแกรมหนึ่งในชุดของโปรแกรม Microsoft Office 2003 มีคุณสมบัติหลายอย่างได้รับการพัฒนาให้มีขีดความสามารถมากขึ้น ใช้ในการนำเสนอข้อมูลด้วยคอมพิวเตอร์ ผู้ใช้สามารถสร้างงานในการนำเสนอได้หลากหลายรูปแบบ โดยสามารถนำข้อความ รูปภาพ ตาราง แผนภูมิต่าง ๆ ตลอดจนภาพเคลื่อนไหวและเสียง มาประกอบเข้าด้วยกันเป็นลักษณะสื่อประสมเพื่อสร้างเป็นงานนำเสนอต่อผู้อื่น ได้อย่างสวยงามและน่าตื่นตาตื่นใจ

7. เข้าสู่โปรเเกรม

7.1. 1. คลิกที่ปุ่ม Start 2. เลือกเมนู Program 3. เลือกเมนู Microsoft Office (บางเครื่องอาจไม่มีเมนูนี้) 4. คลิกที่ Microsoft PowerPoint

8. การสร้างงานนำเสนอเปล่า

8.1. 1. คลิกที่คำสั่ง งานนำเสนอเปล่า จากบานหน้าต่างงานนำเสนอใหม่ 2. จะปรากฏ เค้าโครงภาพนิ่ง ให้ทำการคลิกเลือกแบบ เค้าโครงภาพนิ่ง 3. ทำการคลิกเพื่อพิมพ์ข้อความหรือแทรกรูปต่าง ๆ ลงในพื้นที่แสดงสไลด์ 4. เมื่อต้องการสร้างภาพนิ่งสไลด์เพิ่มเติม ให้คลิกที่เครื่องมือสร้างภาพนิ่งแล้ว ปฏิบัติตามข้อ 3 จะกระทำกี่สไลด์ก็ได้จนกระทั่งครบเนื้อหาที่ต้องการใช้งาน

9. การเปลี่ยนตัวอักษร

9.1. 1. คลิกที่กรอบข้อความที่ต้องการเปลี่ยนรูปแบบให้ถูกเลือก 2. คลิกแล้วลาก(Drag) เพื่อระบายข้อความ 3. กระทำการเปลี่ยนรูปแบบตัวอักษรโดยคลิกที่เครื่องมือต่าง ๆ

10. การปรับเเต่งข้อมูล

10.1. 1. คลิกที่บริเวณกรอบของข้อความ 2. คลิกแล้วลาก(Drag) เพื่อระบายข้อความ หรือคลิกที่กรอบข้อความให้ถูกเลือก 3. คลิกเลือกแบบอักษร ในที่นี้ให้เลือกแบบ LilyUPC 4. คลิกเลือกสีแบบอักษร 5. คลิกเปลี่ยนขนาด ในที่นี้ให้เลือกขนาด 66 6. คลิกเพื่อทำให้เป็นตัวหนา 7. ให้ทำการปรับแต่งข้อความให้มีลักษณะดังตัวอย่าง

11. การใช้กล่องข้อความ

11.1. 1. คลิกเลือกเค้าโครงภาพนิ่งแบบว่างเปล่า 2. คลิกที่เครื่องมือ สร้างภาพนิ่ง 3. คลิกที่เครื่องมือ กล่องข้อความ 4. คลิกที่บริเวณพื้นที่ว่าง แล้วพิมพ์ข้อความ

11.2. การปรับเเต่งข้อความ

11.2.1. 1. การขยายกล่องข้อความให้คลิกแล้วลากที่บริเวณจุดวงกลม(Handle) แต่ถ้าเลือกจุดที่อยู่บริเวณมุมจะทำให้ขยายออกได้ 2 ทิศทางคือด้านกว้างและด้านยาว 2. การหมุนข้อความให้คลิกที่วงกลมสีเขียวด้านบน 3. การย้ายข้อความให้คลิกกรอบข้อความให้เป็นลูกศรสี่ทิศทาง ทำการคลิกแล้วลากไปวางในตำแหน่งที่ต้องการ 4. การเพิ่มหรือลดขนาดของตัวอักษร ให้คลิกที่กรอบข้อความให้ถูกเลือก ทำการคลิกที่เครื่องมือเพิ่มหรือลดขนาดแบบอักษร