Evenement

Track and organize your meetings within your company

Get Started. It's Free
or sign up with your email address
Rocket clouds
Evenement by Mind Map: Evenement

1. Locatie

1.1. Aantal gasten

1.2. Aantal zalen/subzalen/beursvloer/hotelkamers

1.3. Ligging OV/Parkeren

1.3.1. Check dag van tevoren of bijv weg opengebroken is

1.3.2. Parkeren gone wrong: groot irritatiepunt

1.4. Budget

1.5. Uitstraling/sfeer

1.6. Kritisch op locatie

1.6.1. Klopt capaciteit

1.6.1.1. Parkeergelegenheid

1.6.1.2. Aantal stoelen

1.6.1.3. Cateringpunten

1.6.1.4. Oppervlakte/gangen

1.6.1.5. Vraag om plattegronden en m2

1.6.2. Gastvrijheid/meedenken van medewerkers

1.6.3. Goed gevoel

1.6.4. Beleving: ga niet voor de standaard

1.7. Internet/wifi

1.7.1. Zeer belangrijk dat dit goed werkt

1.7.2. Kan internet/wifi ook aantal gasten aan

1.8. Routing op dag zelf

2. Uitnodiging

2.1. Digitaal vs papier

2.2. Aanmelden

2.2.1. Makkelijk kunnen aan- en afmelden

2.2.2. Wat wil je vooraf weten van deelnemer?

2.3. Planning

2.3.1. Bij betaalde bijeenkomst uitnodiging 3 maanden vooraf

2.3.2. Bij gratis bijeenkomst uitnodiging 6 weken vooraf

2.3.3. Max 3 keer uitnodigen

2.3.3.1. Vooraankondiging

2.3.3.2. Uitnodiging

2.3.3.3. Reminder

2.3.3.4. Extra: uitnodiging kan ook verkapt in de vorm van een persbericht of Linkedin groep

2.4. Specifiek met datum en tijd

2.5. Bevestiging/last details/route

2.5.1. Bereikbaarheid op dag zelf

2.5.1.1. SOS nummer dat alleen die dag bereikbaar is

2.5.1.2. Telefoonnummer bij bevestiging

2.6. Dress code

2.6.1. Voorbeeld: black tie vergeten, 5 euro naar goed doel

2.7. Verleiden-zakelijk-emo

2.8. Wie mag je wel of niet uitnodigen

2.8.1. Privacy wetgeving

2.8.2. Up to date adressenbestand

2.8.3. Verschil open of besloten evenement

2.9. Website

2.9.1. Overzichtelijk houden

2.9.2. Let op doelgroep

2.9.2.1. Overheid restricties aan filmpjes etc

3. Gasten

3.1. Doelgroep- samenstelling m/v, leeftijd

3.2. Business to business vs consument

3.3. Betrek doelgroep

3.4. Deelnamekosten

3.4.1. Bij afmelden ook een factuur, vaak kleine lettertjes

3.4.2. Bij een gratis evenement, toch de waarde/kosten van de deelname vermelden

3.5. PR&multimedia

3.6. % no show

3.6.1. Bij gratis/goed doel oplopend tot 40%

3.6.2. Goede communicatie beperkt no-show

3.6.3. Factuur bij wegblijven; eventueel bedrag naar goed doel

4. Event

4.1. Aanleiding

4.2. Doelstelling

4.3. Planning

4.3.1. November is een drukke maand qua evenementen

4.3.1.1. New node

4.3.2. Donderdag populaire congresdag

4.4. Groots vs intiem

4.5. Feestelijk vs inhoud

4.6. Need to know vs nice to know

4.7. Netwerken

4.8. Inhoud vs vorm

4.8.1. Dynamiek en variatie

4.8.2. Spreker max 20 minuten aan het woord

4.8.2.1. Deelnemer haakt af als het langer duurt

4.8.2.2. Verschil staande en zittende deelnemer

4.8.2.2.1. Bij staan minder lange aandachtscurve

4.8.2.3. Signaal bij overschrijden tijd

4.8.3. Wijk af van zakelijk jargon

4.9. Dagvoorzitter

4.9.1. Belangrijke rol om aandacht vast te houden

4.9.1.1. Ruben Nicolai heel goed bij MPI NL Conference

4.9.2. Humor

4.9.3. Hangt af van thema welke dagvoorzitter meest geschikt is

4.10. Customizen is key

4.10.1. Mail

4.10.2. Brief

4.10.3. Persoonlijke ontvangst bij entree

5. Catering

5.1. Hoofd- of bijrol?

5.2. Culinair-creatief

5.3. Couleur locale

5.4. Welkomstdrankje

5.5. Kopje koffie?

5.6. Vers/biologisch/dieet

5.7. Rol bij netwerken

5.8. Bij congres niet in zaal

5.9. Ook hier doelgroep goed in de gaten houden

6. Leg vast en communiceer

6.1. Draaiboek

6.2. Personeel; wie doet wat?

6.2.1. Tip: voor een perfect verloop van de registratie, huur een prof. hostess bedrijf in

6.3. Begroting

6.3.1. Goed onderhandelen met locatie

6.3.2. Maandag vaak goedkopere dag

6.4. MVO

6.5. Slecht weer scenario

6.6. Organiseer-overorganiseer

6.7. Verzekeringen

6.8. Fotograaf/verslaglegging

6.9. Check-dubbelcheck

7. Creativiteit/entertainment

7.1. Uitstraling/decor/sfeer

7.1.1. Thuis aan de keukentafel

7.1.2. Deurbel voor sprekers, dagvoorzitter doet open

7.2. Interactie

7.2.1. Act met palmbladeren over balans (Madir Eugster)

7.2.2. Vlucht over de beurs

7.2.3. Beleving; warm welkom

7.2.4. Belangrijke rol voor dagvoorzitter

7.2.4.1. Kan al vooraf besproken worden door bijv deelnemers aan te wijzen voor vragen

7.2.5. Vooraf mensen betrekken door vragen/wensen te inventariseren

7.2.5.1. Kan ook tijdens evenement dmv bijv sms of twitter

7.3. Balans en diversiteit

7.3.1. Niet te veel: moet niet onrustig worden

7.4. Muziek en/of act

7.4.1. Humoristisch intermezzo

7.4.1.1. Bijv Armand Schreurs (Belgische poppenspeller)

7.4.1.2. Houdt iedereen alert

7.4.2. Tips voor Engels entertainment

7.4.2.1. Boom Chicago

7.4.2.2. Engelstalig theater in Den Haag

7.4.3. Mensen beroeren