1. Модуль №1 Введение. Основы тайм-менеджмента.
1.1. Цели: Изучить определение тайм-менеджмента. Просчитать свой капитал времени. Разобрать какие формы ТМ существую, чем они отличаются. Определить цель по управлению временем.
1.2. Определение тайм-менеджмента
1.2.1. Технология, которая позволяет использовать невосполнимое время нашей жизни в соответствие с нашими личными целями, ценностями и приоритетами.
1.3. Тайм менеджмент → Самоменеджмент
1.3.1. Временем управлять нельзя. Можно управлять только собой.
1.4. Формы тайм-менеджмента
1.4.1. Персональный (личный)
1.4.2. Ролевой (профессиональный
1.4.3. Социальный ТМ (Бизнес ТМ)
1.5. Таблица 90 лет жизнь
1.5.1. Сколько мне осталось жить до 90 лет?
1.5.2. А до 60 лет?
1.6. Залог эффективного ТМ – четкое понимание того, зачем он необходим, и почему его отсутствие вызывает дискомфорт.
1.6.1. Зачем мне изучать ТМ?
1.6.2. Почему я хочу добиться своей цели, используя инструменты ТМ?
1.6.3. Что будет, если я не изучу и не начну применять инструменты ТМ?
2. Модуль №2 Сбор информации
2.1. Цели: Разобрать принципы работы мозга и значимость сбора информации Определение корзины входящих Техники выгрузки Обзор таблиц для сбора
2.2. Сбор - это выгрузка идей, мыслей из нашего мозга.
2.2.1. Мозг - это не склад! Это инструмент для анализа, обработки данных, для креатива и творчества.
2.2.2. Инструменты сбора: стандартный лоток для входящих документов или бумажный календарь, ежедневник; электронные системы планирования и записи (блокноты на телефоне, электронные календари); электронная почта и разные устройства для быстрого обмена сообщениями.
2.2.2.1. Количество мест для сбора и хранения информации должно быть минимальным. Не более 5!
2.2.2.2. Систему сбора информации необходимо регулярно очищать.
2.3. "Колесо жизненного баланса" — техника, которая помогает понять, что вы хотите изменить в своей жизни.
2.4. MIND - карта
2.4.1. Эффективный инструмент, помогающий очень наглядно структурировать любую информацию.
2.4.2. Достоинства mind-карт Информация, структурированная в подобную схему, легче воспринимается мозгом и надолго запоминается. Легче и быстрее систематизировать и приводить в порядок большие объемы информации. Правильно определить приоритетные направления.
2.4.3. MindMeister — онлайн-сервис по составлению электронных интеллект-карт.
3. Модуль № 3 Организация
3.1. Цели занятия: Разобрать понятие организации, признаки организованного человека. Изучить метод GTD. Настроить гугл календарь. Обсудить принципы сортировки.
3.2. Система организации
3.2.1. В результате обработки всей собранной информации образуется комплексная система организации (повседневные задачи, ежедневные или еженедельные).
3.2.2. Признаки организованного человека: порядок, планирование, гармония, спокойствие
3.3. Метод GTD.
3.3.1. GTD (Getting Things Done) — это система продуктивной работы и одноимённая книга бизнес-тренера Дэвида Аллена.
3.3.2. Главная цель метода GTD — успевать делать то, что необходимо, но тратить больше времени на то, что доставляет вам удовольствие.
3.3.3. Собранная информация делится на 2 типа: Информация, не требующая никаких действий Задачи, которые требуют дальнейших действий.
3.4. Настройка гугл календарь.
3.4.1. Достоинства Google календаря: Доступен на любом устройстве, подключенном к Интернету. Нескольких календарей в одном аккаунте. Синхронизацию с мобильными устройствами. Полный или частичный доступ других пользователей.
3.5. Принципы сортировки.
3.5.1. Корзина «Входящие» – физическая или электронная корзина для сбора входящей информации с целью последующей обработки.
3.5.2. Вы управляете вещами, которые вы систематизировали. Собранные, но не систематизированные вещи управляют вами.
4. Модуль №4 Целеполагание
4.1. Цели: Разобрать понятие цели и целеполагания Изучить способы целеполагания Разобрать критерии постановки цели по методу SMARTER. Разобрать метод результато-ориентированной постановки задач.
4.2. Понятие цели и целеполагания
4.2.1. Цель — это мысленная модель желаемого результата, идеальный образ будущего.
4.2.2. Целеполагание - это процесс выбора одной или нескольких целей с установлением определенных к ним требований (например, параметров отклонений).
4.2.3. Психологическая структура любой деятельности: осознанное и неосознанное
4.3. Способы целеполагания
4.3.1. Выделяют 4 способа
4.3.1.1. Интуиция
4.3.1.1.1. Интуитивные цели формируются на основе существующего опыта, знаний и умений человека.
4.3.1.2. Изобретение
4.3.1.2.1. «Экспериментальный» процесс, основанный на пробном достижении возможной цели.
4.3.1.3. Вычисление
4.3.1.3.1. Для нескольких вариантов достижения 1 цели выписываем критерии, оцениваем, выбираем вариант с высокой оценкой.
4.3.1.4. Выбор и предписание
4.3.1.4.1. Из кем-то поставленных целей необходимо выбрать всего лишь одну из них в качестве своей и «предписать» для себя её выполнение.
4.4. Критерии постановки цели по методу SMARTER.
4.4.1. S.M.A.R.T.E.R - методика, с помощью которой можно конкретизировать и формулировать цели.
4.4.2. S = Конкретная (Specific) M = Измеримая (Measurable) A = Достижимая (Achievable) R = Актуальная (Relevant) T = Ограниченная во времени (Time—bound) E = Экологичная (Ecological) R = Записанная (Recordable)
4.4.3. Дополнительные критерии для целей: Цель должна быть позитивно сформулирована. Цель содержит вызов (иначе не интересно). Цель имеет ресурсы для достижения.
4.5. Метод результато-ориентированной постановки задач.
4.5.1. Техника строится на основе классического контрольного списка checklist или списка текущих дел to-do list, но с определенными настройками.
4.5.2. Результато-ориентированный список задач создается в несколько этапов: Составить таблицу, внести в графу "Что делать?" свои дела, отмечать выполнение/невыполнение
4.5.2.1. Особое внимание следует уделить формулировкам задач: они должны давать ответ на вопрос «что сделать?» и отражать результат, который мы хотим получить.
4.5.3. Глагол + ясный результат = Результато-ориентированная постановка задачи.
5. Модуль № 5 Планирование
5.1. Цели занятия часть 1: Определение понятия планирования. Разобрать виды планирования. Изучить методики приоритизации. Разобрать понятия “хроноса” и “кайроса” Цели занятия часть 2: Разобрать понятие контекстное планирование. Изучить жестко-гибкий алгоритм планирования дня. Изучить принципы планирования. Разобрать как составить список дел.
5.2. Понятие планирования
5.2.1. Планирование в ТМ - процесс оптимального распределения временных ресурсов, необходимый для достижения поставленных целей и задач; совокупность процессов, которые связаны с их постановкой и реализацией.
5.2.2. Этапы планирования: Этап постановки целей (задач) Этап составления плана по достижению намеченного Этап вариантного проектирования Этап выявления требуемых ресурсов, а также их источников Этап определения исполнительных лиц Этап фиксации результатов планирования в физическом виде (план, проект, карта и т.п.)
5.3. Виды планирования
5.3.1. По срокам достижения целей: краткосрочное (текущее), среднесрочное, долгосрочное (перспективное);
5.3.2. По содержанию плановых решений: стратегическое, тактическое, оперативно-календарное.
5.3.3. По объектам планирования: планирование ресурсов, планирование действий;
5.3.4. По глубине: общее, детальное;
5.3.5. По координации планов во времени: последовательное, одновременное;
5.3.6. По учету изменения данных: жесткое, гибкое;
5.3.7. По очередности: упорядоченное, скользящее, внеочередное.
5.4. Методики приоритизации
5.4.1. Приоритизация - процесс расстановки приоритетов – показателя преобладания важности того или иного пункта плана над остальными.
5.4.1.1. Умение расставлять приоритеты –показатель эффективности и действенности любого процесса планирования.
5.4.2. ABC-планирование. Любые задачи, исходя из их важности, должны распределяться с использованием буквенных значений ABC.
5.4.2.1. 1) Категория A – самые важные дела. 2) Категория B - важные дела. 3) Категория C – дела наименьшей важности.
5.4.3. Принцип Эйзенхауэра подразумевает расстановку приоритетов, согласно критериям важности и срочности.
5.4.3.1. Все дела разделяться на четыре основные категории и выполняются в порядке очередности: ● Категория A – самые срочные и важные дела. ● Категория B – срочные, но не важные дела. ● Категория C – не срочные, но важные дела, их можно делегировать. ● Категория D – не срочные и не важные дела.
5.5. Понятия “хроноса” и “кайроса”
5.5.1. Хронос Линейное, измерительное, “астрономическое” время.
5.5.2. Кайрос “Нелинейное” время, благоприятный момент для выполнения какой-либо задачи.
5.6. Контекстное планирование
5.6.1. Контекст, или кайрос - это совокупность условий, благоприятных для выполнения какой-либо задачи.
5.6.2. Контекстное планирование - это техника планирования, которая состоит: 1 - в выявлении типовых личных «кайросов» 2 - заведение определённых списков задач, привязанных к этим «кайросам» 3 - просмотре этих списков при приближении «кайросов».
5.6.3. Инструменты для осуществления контекстного планирования: 1 - Отдельные разделы на типичные контексты. 2 - Стикеры для гибких задач (в гугл календаре) 3 - Закладка с контекстными задачами.
5.7. Жестко-гибкий алгоритм планирования дня
5.7.1. Типы задач: 1 - жесткие задачи – пишем по времени. 2 - гибкие задачи – пишем по приоритетам. 3 – бюджетируемые – гибкие, но требующие определения по времени, так как на их выполнение нужен определенный временной ресурс.
5.7.2. Периоды планирования: Год, полгода, квартал, месяц, неделя, день
5.7.2.1. Год планируется с точностью до квартала, квартал - с точностью до месяца, месяц - с точностью до недели, неделя - с точностью до дня, день - с точностью до часа.
5.8. Принципы планирования
5.8.1. Список дел на виду. Не более 5 приоритетных пунктов на один день. Ведите список дел хотя бы несколько дней. Невыполненные задания- укор и мотивация на будущее Больше «воздуха» в плане (резервов) «НЕТ» всем посторонним делам вне плана
5.9. Как составить список дел
5.9.1. Список дел
5.9.1.1. Задачи из недельного плана; Невыполненное накануне Добавившиеся дела; Периодически возникающие задачи.
5.9.2. Объединение дел
5.9.2.1. Объедини однородные дела в блоки: • По темам; • По содержанию; • По месту.
5.9.3. Приоритизация
5.9.3.1. Расставь приоритеты. АВС Матрица Эйзенхаура
5.9.4. Оценка времени
5.9.4.1. Оцени время, необходимое на выполнение дел: • На основе собственного опыта; • Помни, что работа часто требует столько времени, сколько есть в твоем распоряжении (или сколько на нее отводится).
5.9.5. Резервация времени с учетом непредвиденных дел
5.9.5.1. Зарезервируй время на непредвиденные дела 30-40%.
6. Модуль № 6 Исполнение задач
6.1. Цели: Изучить понятие Фокусировка внимания Изучить метод фокусировки внимания Узнать методы усиления концентрации Научиться использовать «Якоря» для эффективного включения в работу Разобрать группировку задач Изучить инструменты мотивации при исполнении задач Понять принципы эффективного отдыха и переключения
6.2. Фокусировка внимания
6.2.1. Фокусировка — это концентрация интереса или активности на чём-нибудь.
6.2.2. Фокусировка может работать только тогда, когда мы сказали «да» одной задаче и «нет» всем остальным.
6.3. Метод фокусировки внимания
6.3.1. Метод Помодоро Франческо Сирилье.
6.3.1.1. Техника Помодоро требует сфокусированности, которая и помогает совершать несколько дел за ограниченные промежутки времени.
6.3.1.2. Небольшие перерывы помогают тебе оставаться в тонусе и работать более продуктивно.
6.3.1.3. Ключ к продуктивной и эффективной работе это отсутствие внешних раздражителей.
6.3.1.3.1. Предупреди окружающих о своей занятости Договорись о времени, когда ты будешь свободен Удели время всем, кто хотел связаться с тобой
6.4. Методы усиления концентрации
6.4.1. Сосредоточиться на двух задачах одновременно невозможно.
6.4.2. Стратегия концентрации внимания “2 списка” Уоррена Баффетта.
6.4.2.1. Этот метод полезен для принятия решений и для того, чтобы заставлять себя немедленно выполнять единственную задачу.
6.4.3. Анализ своих результатов
6.4.3.1. Благодаря цифрам и четкому мониторингу у нас есть представление, лучше или хуже мы стали.
6.4.3.2. Оценка — это не суждение о том кто вы, а всего лишь оценка того, на каком вы этапе.
6.4.4. Фокусируйтесь на процессе, а не событии
6.4.4.1. Часто мы видим достижение как событие, которое может произойти и завершиться.
6.4.4.2. Фокусировка на процессе позволит вам при любом раскладе наслаждаться результатами.
6.4.4.3. Если вы хотите значительно улучшить свои показатели в чём угодно, вы должны полюбить процесс выполнения этой задачи.
6.4.4.4. Ориентация на результаты и цели — наша естественная склонность, но фокусировка на процессах приводит к лучшим результатам в долгосрочной перспективе.
6.4.5. Дополнительные методы усиления концентрации.
6.4.5.1. Управляйте своей энергией, а не своим временем.
6.4.5.2. Работайте в полноэкранном режиме.
6.4.5.3. Устраните все задачи, которые могут отвлекать вас от фокусировки ранним утром.
6.5. «Якоря» для эффективного включения в работу
6.5.1. «Якорь» - это любая материальная привязка (музыка, цвет, слово, ритуал), связанная с определенным эмоциональным состоянием.
6.5.1.1. “Якоря” помогают втягиваться в работу, не тратить время на раскачку, разбирая мелочи и никак не находя в себе сил взяться за главное.
6.5.2. Правила использования якорей:
6.5.2.1. Пик состояния - якорь устанавливается на пике переживания.
6.5.2.2. Необычность стимула. Стимул якоря - это что-то необычное в данном контексте: жест, поза, звук и т.д.
6.5.2.3. Точность. Воспроизводите якорь максимально точно - точно такой же звук, точно такое же движение или прикосновение.
6.5.2.4. Якорение - по шагам: Определите нужное состояние. Вызовите состояние. Установите якорь на пике переживания. Прервите состояние. Проверьте, работает ли якорь. Пользуйтесь.
6.6. Группировка задач
6.6.1. Когда дел слишком много и они относительно равны по важности, сгруппируйте их по темам,и работаете НЕ над каждой задачей, а над блоком дел.
6.6.2. Используйте чек листы для рутинных, повторяющихся действий. Определите полный список задач Определите задачи менее 20 минут НЕ СРОЧНЫЕ Выделите бюджет 1,5-2 часа на решение группы задач.
6.7. Инструменты мотивации
6.7.1. «ТМ-меню»: слон.
6.7.1.1. Самое правильное, что мы можем сделать - это разрезать его на бифштексы.
6.7.1.2. Бифштексы - это порция работы, которую можно сделать в один присест, порция работы, которую можно забюджетировать, поместить в план дня и спокойно заняться решением этой задачи.
6.7.2. «ТМ-меню»: лягушка.
6.7.2.1. Маленькое, несложное, но очень неприятное дело, которое мы всячески пытаемся отложить как можно дальше, в идеале - не сделать его вообще.
6.7.2.2. Первое правило поедания лягушек: из двух предложенных нужно начинать с наиболее гадкой.
6.7.2.3. Второе правило поедания лягушек: если потребуется съесть живьем лягушку, не стоит долго сидеть и смотреть на нее.
6.7.3. «ТМ-меню»: швейцарский сыр.
6.7.3.1. Суть – «отгрызи маленький кусочек», или «дорогу осилит идущий»; «глаза боятся - руки делают».
6.7.3.2. Главное начать делать хоть немножко, маленькую часть работы.
6.8. Принципы эффективного отдыха и переключения
6.8.1. Типичные ошибки: Отдых происходит стихийно, не планируется и не организуется сознательно. Отдых не ритмичен, у вас нет четких правил, с какой частотой и сколько времени отдыхаем. Нет продуманных, грамотных сценариев отдыха
6.8.2. Принципы эффективного отдыха: 1. Ритмичность: 5 минут в час 2. Максимальное переключение 3. Максимальная смена контекста
7. Модуль №7 Анализ
7.1. Цели: Изучить понятие “поглотители времени” Изучить завершение периода планирования Изучить правило переноса Изучить ретроспективу
7.2. “Поглотители времени”
7.2.1. Поглотители времени (хронофаги)– это любые дела, расходы времени на которые хочется уменьшить.
7.2.2. Все те дела, которые являются НЕ срочными и НЕ важными являются хронофагами.
7.2.3. Техники борьбы с поглотителями. 1. Снижение «мелкодробности» работы. 2. Нормирование времени на «текучку». 3. Управление рабочей текучкой. 4. Использование «дыр времени». 5. Анализ временных затрат через хронометраж.
7.2.3.1. Хронометраж - метод, предназначенный для изучения затраченного времени. Осуществляется посредством фиксации и замера осуществляемых действий.
7.2.3.1.1. Правила создания хронометража: Определить точность отслеживания от 20, 30 минут. Определить время ведения хронометража: 3, 5, 7, 14 дней Подготовить таблицу для заполнения. Отслеживать, то что вы делаете и заносить данные в таблицу. В конце дня сверять план с фактом и выявлять собственных хронофагов.
7.3. Завершение периода планирования
7.3.1. Каждый период планирования должен быть закрыт. Планирование происходит в конце периода.
7.3.1.1. Что входит в понятие “закрыть”:
7.3.1.1.1. Действие 1: Проверить что сделано, а что нет. Если что-то не сделано из запланированного, оцениваем причину.
7.3.1.1.2. Действие 2: Диагностика субъективная, объективная. Объективные причины - изменение приоритетов, субъективные - все остальное.
7.3.1.1.3. Действие 3: Пасьянс. Смотрим на mind-map (декомпозицию), календарь и заметки. Как это меняет приоритеты и меняет ли?
7.3.1.2. Периоды делятся на : дни/недели/месяца/года
7.4. Правило переноса
7.4.1. Первое правило: Мероприятия НЕ переносятся без четкого указания времени, которое они займут;
7.4.2. Второе правило: Никогда не ставим запланированные работы подряд, необходим интервал 20-30 мин.;
7.4.3. Третье правило: Группировать работу 2-часовыми блоками;
7.4.4. Четвертое правило: Правило группировки - умение группировать однородные работы;
7.4.5. Пятое правило: Следующий период планируется в конце предыдущего, а не в начале;
7.4.6. Шестое правило: Правило 60: 20: 20 Планируется 60% времени. 60% - запланированная работа (мероприятия А и В), 20% - текучка (мероприятия С), 20% - непредвиденное.
7.5. Ретроспектива
7.5.1. Этот метод помогает сравнить вашу действительность с вашими главными целями и понять, двигаетесь ли вы в нужном направлении.
8. Модуль №8 Формирование привычки
8.1. Цели: Изучить основные понятия темы «привычки» Пройти тест “Легко ли отказаться от привычки” Узнать путь формирования привычки Разобрать понятие петля привычки Разобрать примеры типовых привычек на каждый день Разобрать понятие мотивации Узнать способы работы с мотивацией
8.2. Основные понятия темы «привычки»
8.2.1. Привычка – способ поведения, осуществление которого приобретает характер потребности.
8.2.2. Нужно уметь управлять своими привычками для того, чтобы стать лучшей версией себя!
8.3. Тест “Легко ли отказаться от привычки”
8.4. Путь формирования привычки
8.4.1. Единоразовое действие - системное действие - привычка - характер - судьба
8.4.2. Психологический аспект Привычка формируется в процессе неоднократного выполнения действия. Финал формирования – отсутствие трудностей волевого или познавательного характера.
8.4.3. Физиологический аспект Привычка есть не что иное, как образование в мозговых структурах устойчивых нейронных связей, отличающихся повышенной готовностью к функционированию.
8.5. Понятие "Петля привычки"
8.5.1. Один из высочайших маркетологов 20 века Клод Хоткинс первым понял, что для создания привычки нужен ЗНАК побуждающий нас к Действию и начал это использовать в продвижение.
8.5.2. Сигнал - действие - награда
8.5.2.1. Награда вызывает всплеск эндорфина - гормона радости и удовольствия, поэтому избавиться от привычки очень сложно.
8.5.3. 2 пути избавления от привычки: Сила воли - сложно Заменить привычное ДЕЙСТВИЕ на какое-либо другое
8.5.4. Для того, чтобы привычка сформировалась, необходимы: Многократность повторения Положительные эмоции - привычка должна «подкрепляться» положительными эмоциями.
8.6. Примеры типовых привычек на каждый день
8.7. Мотивация
8.7.1. Мотивация - побуждение к действию; психофизиологический процесс, управляющий поведением человека, задающий его направленность, организацию, активность и устойчивость; способность человека деятельно удовлетворять свои потребности.
8.7.1.1. 90% действий мы выполняем по привычке 50% в создании привычек – внутренняя мотивация 50% - внешняя мотивация
8.7.2. Оптимальный уровень мотивации - слишком сильная мотивация, увеличивается уровень активности и напряжения, из чего в деятельности (и в поведении) наступают определенные разлады, то есть эффективность работы ухудшается.
8.8. Способы работы с мотивацией
8.8.1. 1.Календарная Техника Я молодец (выполнять минимум 21 день)
8.8.2. 2.Призы и подарки себе за привычку
8.8.3. 3.Окружение: найди группу людей, которые уже создают или уже создали эту привычку.
9. Модуль № 9 Повторение
9.1. Цели: Целеполагание в ТМ: подвести итоги начального изучения ТМ, поставить новые цели. Повторить пройденный материала Разбор принципов в ТМ Определить инструменты личного ТМ
9.2. Целеполагание в ТМ: итоги и новые цели.
9.3. Повторение пройденный материала
9.4. Разбор принципов в ТМ
9.4.1. Попробуйте все рассмотренные методики планирования и выберите наиболее подходящую для вас. Используйте её ежедневно и во всех делах.
9.4.2. ● Не старайтесь всё запомнить – ведите записи.
9.4.3. ● Если на вас навалилось много дел, не старайтесь успеть сделать всё.
9.4.4. ● По окончании одной недели составляйте план действий на следующую. Аналогично поступайте и в конце каждого дня.
9.4.5. ● Заведите привычку носить с собой блокнот и ручку или заметки на 1 экране телефона, чтобы записывать посещающие вас интересные мысли.
9.4.6. ● Заведите «журнал успеха».
9.4.7. ● Учитесь говорить «нет».