Електронний документообіг

1. Суб’єкти електронного документообігу повинні зберігати електронні документи на електронних носіях інформації у формі, що дає змогу перевірити їх цілісність на цих носіях. Строк зберігання електронних документів на електронних носіях інформації повинен бути не меншим від строку, встановленого законодавством для відповідних документів на папері.

2. При зберіганні електронних документів обов’язкове додержання таких вимог:

2.1. 1) інформація, що міститься в електронних документах, повинна бути доступною для її подальшого використання;

2.2. 2) має бути забезпечена можливість відновлення електронного документа у тому форматі, в якому він був створений, відправлений або одержаний;

2.3. 3) має зберігатися інформація, яка дає змогу встановити походження та призначення електронного документа, а також дату і час його відправлення чи одержання.

3. Властивості електронного документа

3.1. Контекст електронного документа — інформація про зв'язки задокументованої інформації з фізичними або юридичними особами та іншими документами.

3.2. Зміст електронного документа — це текстові та графічні частини, що складають документ.

3.3. Структура електронного документа: внутрішня структура — це структура змістовної частини документа; зовнішня структура — це структура середовища, в якому існує електронний документ (носій інформації, формат файла тощо).

4. Електронний підпис є обов'язковим реквізитом електронного документа, який використовується для ідентифікації автора та/або підписувача електронного документа іншими суб'єктами електронного документообігу. Накладанням електронного підпису завершується утворення електронного документа.

5. - це життєвий цикл електронних документів в організації, починаючи від їх отримання (введення, електронна пошта і т.п.), проходження в підрозділах зі зміною стану (доведений до відома, узгоджений, підписаний, в роботі, закритий і т.п.) і закінчуючи списанням в архів. Часто електронний документообіг позначається терміном workflow , який характеризує рух документів як потік робіт, виконуваних в рамках того чи іншого бізнес-процесу.

6. Електронний документ не може бути застосовано як оригінал, якщо цим документом є:

6.1. 1) свідоцтво про право на спадщину;

6.2. 2) документ, який відповідно до законодавства може бути створений лише в одному оригінальному примірнику, крім випадків існування централізованого сховища оригіналів електронних документів;

6.3. 3) в інших випадках, передбачених законом. Нотаріальне посвідчення цивільно-правової угоди, укладеної шляхом створення електронного документа (електронних документів), здійснюється у порядку, встановленому законом.