GUIA TECNICA COLOMBIANA GTC 185

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1. CARTAS

2. MEMORANDOS

2.1. Son comunicaciones escritas que se utilizan para transmitir información, orientaciones y pautas entre las dependencias locales, regionales, nacionales e internacionales y las líneas de coordinación jerárquica de la organización

2.1.1. Utilizar los formatos normalización en los manuales de cada organización;

2.1.2. redactar en forma clara, breve, directa, sencilla, cortés y en modo impersonal en primera persona en plural;

2.1.3. distribuir el texto de acuerdo con su extensión y;

2.1.4. tratar preferiblemente un solo tema por memorando.

3. CIRCULARES

3.1. Comunicaciones escritas de interés común, con el mismo contenido o texto, dirigida a un grupo específico de personas tanto interna como externamente.

3.1.1. Tratar solo un tema

3.1.2. iniciar y finalizar el texto con una clase de cortesía;

3.1.3. redactar en forma clara, precisa, concreta y precisa concisa;

3.1.4. usar un tratamiento respetuoso y cortes;

3.1.5. emplear un estilo gramatical natural, sencillo y continuo;

3.1.6. utilizar los formatos normalizados en el manual de procedimientos de cada organización, y

3.1.7. distribuir el texto de acuerdo con su extensión.

4. INFORMES

4.1. La expedición de informes está a cargo de funcionarios o empleados autorizados, mediante acto administrativo o el cumplimiento de sus funciones

4.1.1. Tratar solo un tema

4.1.1.1. redactar en forma clara, precisa, concreta y precisa concisa;

4.1.1.2. usar un tratamiento respetuoso y cortes;

4.1.1.3. redactar en forma impersonal (se proyecta, se estudió);

4.1.1.4. utilizar los formatos normalizados de acuerdo con los manuales de la organización;

4.1.1.5. disponer el orden en que se van a describir y contar las actividades realizadas, y

4.1.1.6. elegir el lenguaje técnico adecuado, así como el tono para presentar los hechos.

5. ACTAS

5.1. expresan lo tratado en una reunión o situación específica. Son documentos que adquieren valor administrativo, legal, jurídico e histórico desde el momento de su creación.

5.1.1. Toda acta debe llevar el nombre del grupo que se reúne, se debe aclarar si el carácter de la reunión es ordinario o extraordinario.

5.1.2. Cada acta que se elabore debe expresar lo tratado en una reunión o situación específica, sin describir detalles intrascendentes.

5.1.3. Las actas se redactan en tiempo pasado, excepto las de descargo que deben redactarse en tiempo presente. Ningún párrafo debe iniciar con gerundio. Se recomienda no redactarlas con lenguaje telegráfico; tampoco deben presentar errores técnicos, ortográficos, gramaticales ni de puntuación.

5.1.4. Los párrafos deben ser concisos, claros y con énfasis en las decisiones tomadas. Sin embrago, por solicitud expresa de algún participante, se anotan las discrepancias o aclaraciones necesarias.

5.1.5. La presentación de originales y copias debe ser impecable, sin borrones ni repisados.

5.1.6. Cuando haya lugar a vocaciones, se indica el número de votos emitidos a favor, en contra y en blanco. En caso de nombramientos, se registran los resultados y los nombres completos.

5.1.7. Se indica el nombre de la persona que presenta una moción y no es necesario anotar el nombre de quienes se adhieren a ella. Cuando sea necesario mencionar la intervención de uno de los dos asistentes, se hace con su nombre completo.

6. HOJAS DE VIDA CORPORATIVAS

6.1. Es la relación de los datos personales, la información laboral, académica y la experiencia y competencias de una persona

6.1.1. Identificación del documento

6.1.2. Nombre

6.1.3. Datos básicos

6.1.4. Información laboral

6.1.5. Información académica

6.1.6. experiencia laboral

6.1.7. investigaciones, publicaciones y distinciones o premios

6.1.8. sobres comerciales

7. De acuerdo con los objetivos, la carta u oficio tiene los siguientes usos:

7.1. ofrecer agradecimientos, excusas o condolencias

7.2. felicitar, invitar o convocar, y

7.3. hacer llamados de atención, entre otros.

7.4. informar sobre un hecho, expresar necesidades o hacer solicitudes

7.5. regular o aclarar una situación

7.6. tramitar, desarrollar o agilizar un asunto

7.7. dar respuesta a una comunicación recibida