1. El registro contable es el elemento físico en el cual se conservan los datos relacionados con las operaciones de la empresa. Los registros contables son denominados “libros de comercio” y el Código de Comercio se refiere a ellos con esta última denominación. Si bien el Código exige la presentación de libros de comercio encuadernados, en la práctica, el uso de las computadoras dio paso a los libros de hojas movibles. A su vez el aumento de las operaciones para registrar dio lugar a la microfilmación de las registraciones.
2. Clases de registros contables:
2.1. Registros obligatorios o indispensables: De acuerdo a las disposiciones legales, los libros contables obligatorios son:
2.1.1. El Libro Diario: en él se transcriben todas las operaciones realizadas por la empresa, partiendo de los comprobantes. Esa transcripción se denomina “asiento”. Cada una de las operaciones que se realizan en un comercio o empresa, se registran en orden cronológico.
2.1.2. El Libro de Inventarios y Balances: en este libro se transcriben los estados contables y el detalle del patrimonio inicial y al cierre de cada ejercicio económico.
2.2. Registros no obligatorios: Todos los registros que sean necesarios para determinadas actividades o los que la empresa considere de utilidad, por ejemplo el Libro Mayor, el libro de Caja, el Libro de Bancos entre otros.
3. Legislación vigente relacionada con los libros de comercio:
3.1. Requisitos formales de los libros:
3.1.1. Encuadernados.
3.1.2. Foliados.
3.1.3. Rubricados.
4. Requisitos formales de las registraciones:
4.1. Queda prohibido:
4.1.1. Alterar el orden progresivo de los asientos.
4.1.2. Dejar espacios en blanco
4.1.3. Hacer interlineados, enmiendas o raspaduras (los errores se corrigen con otros asientos).
4.1.4. Tachar asientos.
4.1.5. Borrar.
4.1.6. Mutilar el libro, arrancar hojas o alterar la encuadernación o la foliación.
4.1.7. Alterar la encuadernación o foliación.
5. Ventajas Legales:
5.1. Los libros de comercio que sean llevados en las formas exigidas por la ley podrán gozar de las siguientes ventajas:
5.1.1. Medio de prueba en un juicio entre comerciantes
5.1.2. Solicitar la convocatoria de acreedores para evitar la quiebra.
5.1.3. En caso de quiebra, no se considera fraudulenta