1. RESPONSABLE
1.1. Funcionario asignado para actividades de archivo
2. ALINEAMIENTOS GENERALES PARA LA PROTECCIÓN Y CONSERVACION DE ARCHIVO
2.1. Establecen las condiciones para los locales como cedes de archivo, estantería mobiliario contenedores y para la conservación preventiva de documentos
3. CAPACIDAD DE ALMACENAMIENTO
3.1. DISPOSICIÓN DE ESPACIO
3.2. SU INCREMENTO
4. CONDICIONES AMBIENTALES GENERALES
4.1. VENTILACIÓN
4.1.1. Permitir la conversación del documento
4.1.2. Permitir una adecuada ventilación
4.2. ILUMINACIÓN
4.2.1. Suprimir luz directa sobre documentos y contenedores
4.2.2. Instalaciones eléctronicas fuera de lugar
4.2.3. Control sobre la instalación eléctronica
5. Utilizar papel para documentos de archivo
5.1. REQUISITOS PARA PERMANCIA Y DURABILIDAD
5.1.1. Las tintas de impresión deben poseer estabilidad química
5.1.2. La tinta de escribir devén poseer un líquido uniforme
5.1.3. No utilizar micropuntas o esferas de tinta húmeda
6. CONTENEDOR
6.1. Para la conservación de documentos no se recomienda la perforación ni estar en contacto con material metálico
6.2. El material y diseño de acuerdo el peso y tamaño
6.3. Utilizar contenedores o sistemas de embalaje
6.4. Tener cartón neutro
6.5. Carpetas:cartón Ph neutro
7. DOCUMENTOS DE FORMATO ANÁLOGO
7.1. Potografias y negativos
7.2. Los microfilm
7.3. Los diskets y CD
7.4. Documentos de conservación permanente
8. CONDICIONES FUNCIONALES
8.1. ESTANTERÍA
8.1.1. De acorde con la cantidad de unidades que contengan
8.1.2. Construidos en láminas metálicas sólidas, resistentes y estables
8.1.3. Espacio de 20cm 3ntre los muros y los estantes
8.2. MOBILIARIO
8.2.1. Material estables y de acuerdo con la producción
9. LINIAMIENTOS PARA LA PRODUCION Y CONSERVACION DE ARCHIVOS ESPACIALES
9.1. La DC,GD ,CJ, BU,RH,DA,RA,son considerados archivos especiales por manejar documentos que tienen un valor administrativo, legal e histórico
10. CONDICIO ES AMBIENTALES ESPECIALES
10.1. Control de Temperatura y Humedad Relativa en los Depósitos de Archivo
11. HUMEDADA Y TEMPERATURA
11.1. Material documental
11.1.1. Soporte en papel
11.1.2. Fotografía
11.1.3. Grabaciones
11.1.4. Microfilm
12. ILUMINACIÓN
12.1. Menor o igual a 100 lux
13. CONDICIONES FUNCIONALES ESPACIALES
13.1. ESTANTERÍA
13.1.1. Soportar de 100kg/met lineal
13.1.2. Anclar al piso
13.1.3. Bala superior 180cm
13.1.4. Bala inferior 10cm del piso
13.1.5. Distancia entre conservación y bandeja mínimo 4cm
13.1.6. Cerramiento superior
13.1.7. Circulación mínimo 70 cm Y un corredor central mínimo 10cm
13.1.8. Sistema de identificación acorde con la asignatura topográfica
13.1.9. Separadores metálicos
13.2. MOBILIARIO
13.2.1. Para la documentación de imagen análoga sistemas de almacenamiento especiales