Recomendações do Departamento Jurídico

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Recomendações do Departamento Jurídico by Mind Map: Recomendações do Departamento Jurídico

1. Contratos

1.1. Propostas

1.1.1. Iniciar a cotação de fornecedores com diretrizes claras e, se possível, contendo a minuta de contrato a ser negociada.

1.1.2. Atentar para outras condições contratuais além de preço e prazo.

1.1.3. As propostas descartadas devem receber correspondência formal da DESA.

1.1.4. Como proponente, indicar prazo de validade e ressalvas cabíveis.

1.2. Negociação

1.2.1. Conhecimento prévio das Diretrizes de Garantias Comerciais e "de acordo" expresso do Diretor responsável em situações diversas.

1.2.2. Identificação dos responsáveis pela elaboração dos anexos.

1.2.3. Participação ativa do Departamento Jurídico em contratações relevantes.

1.3. Elaboração

1.3.1. Utilizar preferencialmente modelos-padrão da DESA, conforme minutário disponível e observar a alçada para o tipo de contratação.

1.3.2. Necessidade de estudar os casos de contratação mais complexos, tais como PPA, contratos de conexão.

1.3.3. A área solicitante deve ficar responsável pela revisão e gestão de anexos contratuais.

1.3.4. Os anexos devem ser revisados e vistados pelo responsável da área solicitante.

1.3.5. As condições comerciais de aditamentos devem ser revisados pela área solicitante.

1.3.6. A área de Contratos deve ser responsável por todo e qualquer trâmite de contratos, aditamentos e distratos, inclusive pela impressão e envio para coleta de carimbo e assinaturas.

1.3.7. A área de contratos deve ser responsável pela análise de representatividade de tais documentos, ou seja, se os signatários têm poderes para tanto.

1.4. Gestão

1.4.1. O gestor dos contratos deve analisar todas as cláusulas contratuais, não somente preço e prazo, para o cumprimento dos contratos.

1.4.2. A gestão adequada de contratos minimiza muito a atuação do jurídico em pleitos, notificações e contencioso.

1.4.3. A gestão adequada dos contratos depende ainda de análise sistêmica das obrigações em relação a todas as demais áreas da empresa e o cumprimento da legislação aplicável. A gestão adequada de contratos minimiza muito a atuação do jurídico em pleitos, notificações e contencioso.

1.5. Término

1.5.1. A conclusão do contrato pode se dar por (i) rescisão, (ii) distrato ou (iii) conclusão do fornecimento. O primeiro entra na questão das notificações, a segunda no comum acordo e na terceira por cumprimento do contrato. Seria bastante importante que a área de Contratos tivesse sempre documentado as três situações, com quitação para a DESA.

2. Administrativo

2.1. Revisar e disponibilizar as Diretrizes da Diretoria sempre que alteradas.

2.2. Evitar determinações aleatórias sem considerar a necessidade das áreas,inclusive em razão de solicitações da Diretoria.

3. Rotina Societária

3.1. Receber do financeiro controle de aportes com antecedência para providenciar atas de aumento de capital ou AFACs.

3.2. Regularizar definitivamente e manter controle adequado de atualização de dados juntos aos órgãos fiscais.

3.3. Otimizar despesas com publicações, diligências, emolumentos e registro de atos na junta comercial.

3.4. É necessário fazer uma nova reestruturação societária de modo a manter ativas as empresas de fato úteis para a companhia.

3.5. Informar tempestivamente ao Regulatório todas as movimentações societárias.

3.6. Manter relacionamento ativo e amistoso com os minoritários, informando a situação das empresas de modo a manter as expectativas próximas da realidade.

4. Fundiário

4.1. Delimitar claramente as competências internas entre: (i) negociação de áreas, (ii) conclusão das negociações, (iii) gestão dos contratos e contato com proprietários, (iv) pagamentos e (v) gestão do ativo imobilizado devidamente regularizado.

4.2. Há inúmeras atividades fundiárias que simplesmente não são realizadas por falta de pessoal. A alocação de pelos menos dois profissionais nessa área é o mínimo que se pode esperar para realizar parte das tarefas. O headcount pode variar de acordo com a alocação de competências e o business plan da companhia em relação ao greenfield.

4.3. Alocar pessoal de campo para a resolução de problemas junto aos proprietários, em conjunto com o departamento ambiental.

4.4. Regularizar definitivamente as áreas relacionadas aos empreendimentos em operação. Isso somente acontecerá se o orçamento previsto for mantido.

4.5. Entender de modo estratégico os pleitos dos proprietários, inclusive tendo em vista a realidade de mercado.

4.6. Manter agenda ativa para a área de novos negócios e projetos, recebendo a solicitação com antecedência adequada.

5. Contencioso

5.1. Reservar tempo adequado para estudar as hipóteses no cumprimento dos prazos judiciais.

5.2. Otimizar a emissão de relatórios e acompanhamento de terceiros.

5.3. Criar uma estrutura pró ativa para a conclusão dos processos em andamento ou o ingresso de novas ações.

6. Cartas, Pleitos e Notificações

6.1. Os pleitos devem ser primeiramente analisados sob o enfoque do contrato e documentos contratuais.

6.2. As cartas emitidas pelas diversas áreas devem ser objetivas e reconhecimento de situações incertas ou diferentes do previsto nos contratos. Isso vale inclusive para emails. As cartas deveriam seguir com a rubrica do gerente responsável da área.

6.3. O volume de cartas tende a aumentar, porém a revisão pelo Departamento Jurídico de todos os documentos se tornará inviável pela celeridade das atividades.

6.4. Deveria haver um controle centralizado de recebimento e envio de cartas e notificações. A busca e o controle de aviso de recebimentos e rastreamento de correspondências é precário e totalmente inseguro.

6.5. As notificações devem ser tratadas sempre como pré contencioso e ser redigidas sob a supervisão ou pelo próprio Departamento Jurídico.

7. Gestão de Documentos

7.1. Alocar pessoal para estrutura independente ou junto à gestão de contratos para controle de documentos da companhia.

7.2. Controle de envio e recebimento de notificações, arquivamento de ARs e guarda de documentos originais.

7.3. Definição de estrutura própria para guarda de documentos além de contratos de serviços e fornecimento, tais como memorando de entendimentos, acordos de confidencialidade, termos de acordo, contratos de parceria etc.