1. AMELIORATION ORGANISATIONNELLE
1.1. TRAITEMENT DES REQUETES
1.1.1. Requête ETAT/Demande
1.1.1.1. Objectif : Traiter et relancer le maximum de dossier
1.1.1.2. Enjeux : Gains de temps de production
1.1.1.3. Mesure : Nombre de dossiers traités/relancés
1.1.1.4. Besoins : Repousser la première planification de traitement ( à quand ?)
1.1.2. Requête Blôcage
1.1.2.1. Objectif : Débloquer le maximum de dossier
1.1.2.2. Enjeux : Gains de temps de temps de production
1.1.2.3. Mesure : Nombre de dossiers débloqués/relancés
1.1.2.4. Besoins : Repousser la première planification de traitement (à quand ?)
1.1.3. Requête Contrôles ASI
1.1.3.1. Objectif : Terminer le contrôle dans le délai
1.1.3.2. Enjeux : Alléger le processus en dégageant un projet
1.1.3.3. Mesure : Respect du délai ( 31/12/2021 ?)
1.1.3.4. Besoins : Planification une fois par semaine hors jour de VG
1.2. GESTION DU TEMPS
1.2.1. Objectif : Faciliter l'organisation du référent
1.2.2. Enjeux : Baisse du stress, meilleure productivité, respect de l'engagement mutuel entre encadrant et référents ( et techniciens ), favoriser la confiance.
1.2.3. Mesure : Nombre de mails retourné à l' encadrement pour demander " pour quand ?" , Nombre de fois où le référent se retrouve dans l'impossibilité de replanifier clairement sur son agenda.
1.2.4. Besoins : 1/ Indiquer autant que faire ce peux une date de fin de réponse souhaitée ( exemple mail aujourd'hui de l'encadrement : " tu peux regarder ca et me faire un retour " demain: " tu peux regarder ca et me faire un retour avant le XX/XX. ou encore aujourd'hui : " tu me relances jeudi sur le sujet " - Demain " on se réuni jeudi à telle heure/ le matin pour échanger". 2/ En cas d'impossibilité de l'encadrant à respecter son planning initial, en informer le référent ( ex: aujourd'hui : On en parle jeudi --- l'encadrant à des urgences imprévues , on en parle pas . Demain : " Nous devions nous voir à ce sujet je te propose de reporter lundi à 10h)
2. TUTORAT
2.1. SUIVI
2.1.1. Objectif : Simplifier les synthèses de retour hebdomadaire
2.1.2. Enjeux : Gains de temps
2.1.3. Mesure : Baisse du temps dédié à cette tâche ( l'estimer à combien aujourd'hui , souhait demain ?)
2.1.4. Besoins : Retravailler les feuilles de suivi
2.2. ACCOMPAGMENENT
2.2.1. Le temps dédié à l'accompagnement est correct
3. DEVELOPPER UN ESPRIT D'EQUIPE
3.1. CONNAITRE SON ENCADREMENT
3.1.1. Objectif : Créer du lien
3.1.2. Enjeux : Favoriser le partenariat, comprendre et connaitre les limites et missions de son encadrement
3.1.3. Mesure : Baisse de la frustration d'absence de réponse ou de réponse tardive ( sur 10 aujourd'hui à combien nous l'estimons ? ) . Baisse du nombre de relance .
3.1.4. Besoin : Une réunion "café" sur site dans laquelle l'encadrement pourrais projeter de façon légère et créative ses missions, limites ( PAS DE SLIDE POWERPOINT ), journée type etc ..
3.2. LA CONFIANCE
3.2.1. RECONNAISSANCE
3.2.1.1. Objectif : Se sentir plus reconnu
3.2.1.2. Enjeux : Conditionner et accroitre notre investissement.
3.2.1.3. Mesure : à identifier lors de prochains échanges
3.2.1.4. Besoins : 1/ Que le contrôle de l'encadrement sur nos tâches soit transparent. exemple de mail aujourd'hui : Tu as mis dans OSCAR 45 min de veuille. Pourquoi ? - Demain : Je vois que tu as mis dans OSCAR 45 min de veuille. Quel type de problème tu as rencontré ? "
3.2.2. SECURITE
3.2.2.1. Objectif : Travailler sereinement
3.2.2.2. Enjeux : augmentation de la concentration, baisse des erreurs, Evite les porte-à-faux
3.2.2.3. Mesures : Nombre de situations vécues sur l'année.
3.2.2.4. Besoins : Etre désinformé des ragots rapportés au niveau de l'encadrement.
3.3. TRANSMISSION DES INFORMATIONS
3.3.1. Objectif : Corriger l'asymétrie d'information ( constat fait pas tous le même niveau d'information au même moment)
3.3.2. Enjeux : Eviter les transformations d'infos, favoriser le sentiment d'appartenance , favoriser l'implication.
3.3.3. Mesure et besoins à identifier lors de prochains échanges
3.4. TRANSMISSION DES CONSIGNES
3.4.1. Objectif : Répondre aux attentes de l'encadrement
3.4.2. Enjeux : Eviter les mal entendus, favoriser ses compréhensions, gains de temps sur l'application des consignes.
3.4.3. Mesure : Baisse du nombre de contrôle de l' encadrement ( ex: nombre de mails reçu demandant si nous avons bien fait ceci/cela ? ) baisse du stress.
3.4.4. Besoins : En cas de multi consignes , privilégier l'écrit à l'oral notamment dans un contexte d'urgence ( consignes entre " 2 portes " à proscrire ).
4. AMELIORATION TECHNIQUE
4.1. ELABORATION DES NOTES TECHNIQUES ET MODES OPERATOIRE
4.1.1. Objectif : Tous les référents sachent construire un MOP
4.1.2. Enjeux : Monter en compétence , favoriser la cohésion par le partage , favoriser l'implication de chacun.
4.1.3. Mesure : Tous les référents compétents d'ici 12/2022
4.1.4. Besoins : - Travailler en binôme ( un référent sachant avec un référent non sachant ) * Référents sachants du départ : Aline, Myriam , Letizia ( demande formation word au préalable). - Existence d'une formation ?
4.1.5. Proposition futur : Impliquer des agents du service qui souhaiteraient faire des MOP accompagnés par un référent.
4.2. OUTIL DRV
4.2.1. Objectif : Maitriser l' outil
4.2.2. Enjeux : Gains de temps de traitement
4.2.3. Mesure : Nombre de sollicitation de ses pairs => 0
4.2.4. Besoins: Démonstration d'utilisation sur cas réel / Mémo
4.3. TRAVAIL COLLABORATIF
4.3.1. GESTION DE PROJET
4.3.1.1. Objectif : Répartir de façon homogène les projets
4.3.1.2. Enjeux : Baisse de la charge de travail
4.3.1.3. Mesure :
4.3.1.4. Besoins : Proposer à l'ensemble du service ou des référents ( en fonction du projet ) qui ce projet intéresse .
4.3.2. CAPITALISATION DES CONNAISSANCES
4.3.2.1. Besoin : Une réunion de référent périodique
4.3.2.2. Objectif : Favoriser et capitaliser l'intelligence collective
4.3.2.3. Enjeux : Homogénéiser les pratiques, favoriser la coopération ( exemple questionnement technique suite PMR ), accompagner l'ensemble des agents avec les mêmes niveaux d'information, favoriser la force proposition.
4.3.2.4. Mesure : baisse de temps de veuille réglementaire individuel.