1. DMOs (Destination Marketing Organizations)
1.1. Vai trò và chức năng của DMOs
1.1.1. Định nghĩa
1.1.1.1. Là bao gồm những du khách công vụ và giải trí cùng với các nhà lên kế hoạch sự kiện/ hội thảo, là người mà sẽ tổ chức cuộc hội họp và triễn lãm thương mại tại điểm đến của họ.
1.1.1.2. Lịch sử phát triển: có từ năm 1895 khi mà một nhóm doanh nhân ở Detroit, tiểu bang Michigan, Hoa Kỳ có một nhân viên sale toàn thời gian, ông ta đã thành công mang những cuộc hội thảo đến với thành phố của mình
1.1.2. Vai trò, chức năng
1.1.2.1. Đối với địa phương
1.1.2.1.1. Hỗ trợ cho sự phát triển lâu dài của cộng đồng địa phương
1.1.2.1.2. Mang lại công việc kinh doanh, chúng dựa trên du lịch và các buổi hội họp để kiếm lợi nhuận
1.1.2.2. Đối với khách du lịch
1.1.2.2.1. Là nguồn thông tin công bằng và là chuyên gia cho điểm đến của họ
1.1.2.2.2. Cung cấp đầy đủ thông tin về điểm đến, và chúng không lấy phí cho dịch vụ của mình
1.1.2.3. Đối với các sự kiện hội họp
1.1.2.3.1. Là trung gian giữa Tổ chức tài trợ và Doanh nghiệp ngành dịch vụ
1.1.2.3.2. Tìm các nguồn gây quỹ để giúp thu hút lượng lớn các cuộc hội họp
1.1.3. DMOS kiếm tiền qua đâu?
1.1.3.1. Tài trợ thuế
1.1.3.1.1. Thu và mua lại giường hoặc thuế sử dụng khách sạn
1.1.3.1.2. Các khoản trợ cấp Chính Phủ hoặc doanh thu quảng cáo
1.1.3.2. Thành viên được tài trợ
1.1.3.2.1. Các khoản phí thành viên được trả bởi thành viên công ty
1.1.3.3. Khu phát triển du lịch (Tourism Improvement District - TID), Khu quản lý tiếp thị khu vực (MDA) và Phí Marketing tình nguyện (Mktg Fees)
1.1.4. Sơ đồ cấu trúc của DMOs
1.1.4.1. Giám đốc điều hành
1.1.4.1.1. Tài chính và quản trị
1.1.4.1.2. Bán và cung cấp dịch vụ sự kiện hội nghị
1.1.4.1.3. Sales du lịch và cung cấp thông tin
1.1.4.1.4. Đối ngoại và đối nội
1.2. Vai trò của DMOs đối với các nhà tổ chức sự kiện hội họp
1.2.1. Quan niệm sai lầm phổ biến về DMOs
1.2.1.1. DMOs chỉ đặt phòng khách sạn và không gian hội nghị
1.2.1.2. DMOs chỉ hoạt động với các nhóm lớn
1.2.1.3. DMOs sở hữu hoặc điều hành trung tâm hội nghị
1.2.1.4. Các nhà lập kế hoạch phải trả tiền DMO cho các dịch vụ của họ.
1.2.2. Dịch vụ mà DMOs cung cấp cho các nhà tổ chức hội họp sự kiện
1.2.2.1. Đóng vai trò là sợi dây liên lạc giữa các nhà lập kế hoạch tổ chức sự kiện với cộng đồng địa phương.
1.2.2.1.1. Giúp hợp lý hóa quá trình lập kế hoạch và lựa chọn địa điểm
1.2.2.1.2. Giúp tìm nguồn cung ứng, kiểm tra các địa điểm và nhà cung cấp địa phương, cắt giảm thời gian nghiên cứu, phỏng vấn hoặc đánh giá đúng nhà cung cấp.
1.2.2.1.3. Là một liên lạc viên trong mối quan hệ với chính phủ và cộng đồng tại điểm đến
1.2.2.1.4. Giúp kết nối các nhà lập kế hoạch với mạng lưới giao thông vận tải địa phương, nơi cung cấp dịch vụ đưa đón, vận chuyển mặt đất và thông tin hàng không
1.2.2.2. Tiết kiệm ngân sách của người lập kế hoạch tổ chức sự kiện.
1.2.2.3. Hỗ trợ quảng cáo địa phương.
1.2.2.4. Tiết kiệm thời gian cho người lập kế hoạch tổ chức sự kiện.
1.2.2.5. Giúp các nhà lập kế hoạch tạo những nét đặc biệt trong sự kiện mang đến sự trải nghiệm mới mẻ.
1.2.3. Hoạt động của DMOs liên quan đến Tiếp thị và Bán hàng
1.2.3.1. Site Review Process - Quy trình đánh giá địa điểm
1.2.3.1.1. Xác định xem một địa điểm hoặc vị trí có thể đáp ứng các yêu cầu của cuộc họp hay không
1.2.3.1.2. Đại diện của DMOs có kiến thức và thông tin để cung cấp dữ liệu cập nhật về khu vực cũng như kế hoạch phát triển trong tương lai
1.2.3.1.3. Quản lý bán hàng của DMO có thể giúp thu thập thông tin về ngày họp, thông số kỹ thuật của cơ sở vật chất, số lượng khách sạn và phòng họp còn trống
1.2.3.2. The "Leads" Process - Quá trình tạo “khách hàng tiềm năng”
1.2.3.2.1. Người quản lý bán hàng của DMO thông báo các thông số kỹ thuật cuộc họp có thể đáp ứng yêu cầu cho các cho các cơ sở và thực thể lưu trú.
1.2.3.2.2. Người quản lý bán hàng của DMOs làm việc với người lập kế hoạch cuộc họp để quyết định sử dụng cơ sở vật chất và nhà cung cấp nào.
1.2.3.2.3. Giám đốc bán hàng của DMOs sẽ giữ liên lạc với những người lập kế hoạch và cơ sở cuộc họp để đảm bảo rằng tất cả thông tin được phổ biến, tiếp nhận và hiểu rõ.
1.2.3.3. Site Inspections - Kiểm tra thực tế các địa điểm
1.2.3.3.1. Kiểm tra các địa điểm và dịch vụ được đề xuất trước khi thực hiện chương trình
1.3. Liên hệ thực tiễn
1.3.1. Thế giới: Hiệp hội tiếp thị điểm đến quốc tế (DMAI)
1.3.1.1. Giới thiệu về DMAI
1.3.1.1.1. Destination International là hiệp hội thương mại toàn cầu cho các tổ chức tiếp thị điểm đến chính thức (DMOs), bảo vệ và thúc đẩy sự thành công của hoạt động tiếp thị điểm đến trên toàn thế giới
1.3.1.1.2. Các thành viên của DMAI: bao gồm hơn 600 DMO chính thức với hơn 4.100 nhân viên tại hơn 15 quốc gia với ngân sách hàng năm hơn 2 tỷ đô la
1.3.1.1.3. Nguyên nhân có DMAI: bảo vệ và thúc đẩy sự thành công của các tổ chức tiếp thị điểm đến trên toàn thế giới.
1.3.1.1.4. Sứ mệnh của DMAI: Ủng hộ tính chuyên nghiệp, hiệu quả và tầm quan trọng của các tổ chức tiếp thị điểm đến trên toàn thế giới.
1.3.1.1.5. Cam kết: DMAI là người ủng hộ nhiệt tình và là nguồn lực chính thức cho các tổ chức và chuyên gia tiếp thị điểm đến chính thức trên toàn thế giới.
1.3.1.1.6. Giá trị của DMAI
1.3.1.2. Các hoạt động chính của DMAI
1.3.1.2.1. Triển lãm điểm đến (Destination Showcase)
1.3.1.2.2. Dịch vụ phát triển chuyên nghiệp của DMAI
1.3.1.2.3. Chứng chỉ Chứng nhận điều hành quản lý điểm đến (Certified Destination Management Executive - CDME)
1.3.1.2.4. Chương trình PDM (Professional in Destination Management)
1.3.1.2.5. Chương trình Công nhận tiếp thị điểm đến (DMAP)
1.3.1.2.6. Nghiên cứu DMAI
1.3.1.2.7. Quỹ Điểm đến & Du lịch
1.3.2. Việt Nam
1.3.2.1. Đối với vai trò marketing điểm đến
1.3.2.1.1. Tích cực
1.3.2.1.2. Hạn chế
1.3.2.2. Đối với quản lý nội bộ điểm đến
1.3.2.2.1. Tích cực
1.3.2.2.2. Hạn chế
2. SERVICE CONTRACTORS
2.1. Định nghĩa
2.1.1. Là bất kỳ ai cung cấp sản phẩm hoặc dịch vụ cho đơn vị triển lãm hoặc trưng bày / quản lý sự kiện trong chương trình hoặc hội nghị, hội thảo thực tế.
2.2. Trách nhiệm
2.2.1. Các nhà cung cấp dịch vụ chung(GSC)
2.2.1.1. Tổ chức cung cấp đa dạng các loại hình dịch vụ cho hoạt động triển lãm và quản lý sự kiện như: lắp đặt, tháo dỡ, thiết kế và treo các băng rôn, biểu ngữ, rèm, thảm và cung cấp nội thất các gian hàng
2.2.1.2. Tổ chức được thuê từ người quản lý sự kiện để cung cấp các dịch vụ như bố trí sắp đặt, thu dọn các gian hàng triển lãm, giám sát quy trình thực hiện, xuất nhập, bốc dỡ hàng hóa, dụng cụ.
2.2.1.3. GSC giúp nhà tổ chức sự kiện thuê và quản lý lao động cho một sự kiện cụ thể
2.2.1.4. Là đơn vị thầu dịch vụ chính thức cho các đơn vị triển lãm. Các đơn vị triển lãm có thể thuê mọi thứ họ cần cho triển lãm của họ từ GSC
2.2.1.5. GSC làm tăng giá trị cho dịch vụ của mình bằng cách tạo hướng dẫn sử dụng dịch vụ triển lãm (bộ dịch vụ triển lãm) cùng với đơn vị tổ chức triển lãm
2.2.2. Công đoàn (Trade Unions)
2.2.2.1. Định nghĩa: là một nhóm người lao động cùng nhau tham gia để duy trì và cải thiện các điều kiện làm việc của họ
2.2.2.2. Nhiệm vụ: hỗ trợ và dịch vụ cho các thành viên của họ, thương lượng tập thể để được trả lương và điều kiện tốt hơn cho tất cả người lao động, làm việc để nâng cao chất lượng dịch vụ công, vận động chính trị và hành động công nghiệp
2.2.2.3. ý nghĩa: đảm bảo cải thiện tiền lương, phúc lợi, điều kiện làm việc hay địa vị xã hội và chính trị thông qua thương lượng tập thể
2.2.3. Mối quan hệ của công đoàn và nhà cung cấp dịch vụ
2.2.3.1. Một cá nhân làm việc tại triển lãm thương mại cụ thể KHÔNG bắt buộc phải tham gia công đoàn đại diện cho kỹ năng đó
2.2.3.2. Nếu cộng đồng không ở trong trạng thái quyền làm việc / quyền lao động, thì những người làm việc trong các ngành nghề như thợ điện, thợ ống nước, thợ điều khiển và khuân vác,... phải thuộc về công đoàn
2.3. Sự phát triển
2.3.1. Mở rộng phạm vi hoạt động của họ để tập trung vào việc đáp ứng nhu cầu của các đơn vị triển lãm
2.3.2. Đang dần bị cắt giảm hoạt động kinh doanh và doanh thu do sự thay đổi về chính sách hoạt động của các cơ sở cung cấp địa điểm tổ chức
2.3.3. Mở rộng sang lĩnh vực tiếp thị sự kiện (event marketing)
2.3.4. Công nghệ cũng đang thay đổi cách thức kinh doanh của GSC
2.4. Bộ phận/Phòng ban
2.4.1. Bán hàng (sales)
2.4.1.1. Doanh số bán hàng của nhà triển lãm có tác dụng khuyến khích các nhà triển lãm “nâng cấp” từ các sản phẩm tiêu chuẩn lên chất lượng cao hơn với mức giá cao hơn
2.4.1.2. Doanh số bán hàng của nhà triển lãm thường sẽ có văn phòng và hiện diện toàn thời gian tại triển lãm thương mại để tạo điều kiện tương tác giữa sản xuất và nhà triển lãm, đồng thời bán các sản phẩm và dịch vụ bổ sung trên sàn triển lãm
2.4.2. Logistics
2.4.2.1. Là bộ phận quyết định dòng chảy và phân phối vật liệu gian hàng
2.4.2.2. Xử lý việc lập kế hoạch, lên lịch, vận chuyển, quan hệ lao động, kiểm tra địa điểm với công ty tổ chức sự kiện / triển lãm và chuẩn bị
2.4.3. Xử lý và lưu kho vật liệu
2.4.3.1. Đảm nhiệm việc quản lý tài liệu, hàng hóa và xử lý các vấn đề phát sinh trong kho hàng doanh nghiệp
2.4.4. Công nghệ sự kiện
2.4.4.1. Bao gồm công nghệ, hiệu ứng đặc biệt, báo cáo, giám sát việc lập kế hoạch và cài đặt tiếp theo của đầu ra của bộ phận sản xuất
2.4.5. Dịch vụ Sự kiện
2.4.5.1. Quản lý, chịu trách nhiệm cung cấp các dịch vụ đi kèm cho nhà tổ chức sự kiện: + Bộ dụng cụ triển lãm + Điều phối + Dịch vụ đăng ký,...
2.4.6. Sản phẩm/ Sản xuất
2.4.6.1. Lên kế hoạch, thiết kế, chế biến, tạo sản phẩm (gia công kim loại, đạo cụ, in phông nền, ...)
2.4.7. Kế toán tài chính
2.4.7.1. Phụ trách các công việc về quản lý dòng tiền ra, vào của doanh nghiệp; các khoản tài chính; bảng lương và phân phối lương; phân tích số liệu tài chính
2.5. Các nhà cung cấp dịch vụ chuyên biệt
2.5.1. Giải quyết một lĩnh vực cụ thể của việc sản xuất chương trình / sự kiện
2.5.2. Các nhà cung cấp dịch vụ chuyên biệt có thể là nhà cung cấp chính thức (do người quản lý sự kiện chỉ định) hoặc nhà cung cấp do đơn vị triển lãm chỉ định
2.5.3. Họ xử lý tất cả các dịch vụ để hoàn thành sản xuất: nghe nhìn, dịch vụ kinh doanh, dịch vụ ăn uống, dịch vụ dọn vệ sinh, giao tiếp, máy tính, tư vấn, trang trí, điện, đại lý cung cấp dịch vụ giải trí, hoa, cước phí,...
2.6. Nhà cung cấp dịch vụ do đơn vị triển lãm chỉ định(EAC)
2.6.1. Là một công ty không phải là nhà cung cấp dịch vụ chung hoặc chính thức cho triển lãm, yêu cầu quyền truy cập vào gian hàng trong quá trình lắp đặt và tháo dỡ
2.6.2. Thực hiện các nhiệm vụ tương tự như một nhà cung cấp chuyên biệt nhưng chỉ đối với đơn vị triển lãm đó, không phải người quản lý chương trình.
2.6.3. Thực hiện các nhiệm vụ tương tự như một nhà cung cấp chuyên biệt nhưng chỉ đối với đơn vị triển lãm đó, không phải người quản lý chương trình.
2.7. Mối quan hệ giữa nhà thầu và cơ quan tổ chức sự kiện
2.7.1. Một trong những hành động đầu tiên mà các nhà tổ chức sự kiện / chương trình thực hiện khi phát triển một sự kiện là thuê GSC
2.7.2. Các nhà thầu dịch vụ đặc biệt làm việc với các nhà tổ chức triển lãm để giúp các nhà triển lãm tiết kiệm thời gian và tiền bạc
2.8. Nguồn lực trong nhà cung cấp dịch vụ
2.8.1. CEMA: Hiệp hội Tiếp thị Sự kiện Doanh nghiệp
2.8.2. HCEA: Hiệp hội các nhà triển lãm và hội nghị chăm sóc sức khỏe
2.8.3. ESCA: Hiệp hội Nhà thầu & Dịch vụ Triển lãm
2.8.4. EDPA: Hiệp hội các nhà thiết kế & sản xuất triển lãm
2.8.5. EACA: Hiệp hội nhà thầu được chỉ định bởi đơn vị triển lãm
2.8.6. IAEE: Hiệp hội Triển lãm và Sự kiện Quốc tế
2.8.7. CAEM: Hiệp hội Quản lý Triển lãm Canada
2.8.8. EEAA: Hiệp hội Triển lãm và Sự kiện Úc
2.8.9. CEIR: Trung tâm Nghiên cứu Công nghiệp Triển lãm
2.8.10. NACS: National Association of Consumer Shows Hiệp hội những người tổ chức chương trình công cộng (người tiêu dùng) và những nhà cung cấp hỗ trợ họ.
2.9. Xu hướng trong tương lai
2.9.1. Củng cố mối quan hệ giữa nhà cung cấp dịch vụ và nhà lập kế hoạch tiếp tục sẽ là một phần quan trọng để đạt được thành công chung
2.9.2. Xây dựng mối quan hệ lâu dài với nhà cung cấp, các nhà lập kế hoạch
2.9.3. Tính bền vững và trách nhiệm xã hội của doanh nghiệp ngày càng tăng
2.9.4. Công nghệ được cải thiện, đổi mới
2.10. Cách thức vận hành
2.10.1. các bộ phận
2.10.1.1. Nhà cung cấp dịch vụ chung chịu trách nhiệm tính toán, thuê và quản lý nhân sự
2.10.1.2. Nhà cung cấp dịch vụ chuyên biệt: Bao gồm nhà cung cấp dịch vụ do triển lãm chỉ định và là cung cấp dịch vụ chính thức
2.10.2. các bước thực hiện
2.10.2.1. Bước 1: Nhà tổ chức sự kiện, nhà đầu tư, và nhà cung cấp dịch vụ sẽ phải thống nhất nội dung chương trình, liệt kê những việc cần phải và thời gian thực hiện. Phân chia nhiệm vụ cho các nhà cung cấp dịch vụ
2.10.2.2. Bước 2: Các nhà cung cấp thực hiện công việc của mình, và nhà tổ chức sự kiện liên tục kiểm tra tiến độ, chất lượng của các bên
2.10.2.3. Bước 3: Nhà tổ chức sự kiện nghiệm thu các dịch vụ được cung cấp trong sự kiện
2.10.2.4. Bước 4: Nếu chưa hoàn thiện và gặp trục trặc, các nhà cung cấp sự kiện phải chỉnh sửa lại cho đến khi hoàn thành công việc. Và điều này phải diễn ra bí mật nhất có thể để tránh ảnh hưởng đến cảm nhận của khách hàng/ người tham gia sự kiện
3. DMCs (Destination Management company)
3.1. Khái niệm
3.1.1. Là một công ty dịch vụ chuyên nghiệp với kiến thức, chuyên môn và nguồn lực địa phương, làm việc trong việc thiết kế và thực hiện các sự kiện, hoạt động, tour du lịch, vận chuyển và hậu cần chương trình
3.2. Các dịch vụ được cung cấp bởi DMCs
3.2.1. Lập ngân sách và quản lý tài nguyên, Hành trình sáng tạo,Thiết kế chủ đề sáng tạo, Chương trình ăn uống, Nghệ sĩ giải trí, Sản xuất sự kiện, Lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện, Lựa chọn khách sạn, Du lịch ưu đãi, Dịch vụ hỗ trợ cuộc họp, Lựa chọn tham quan và tour, Loa, Concept sự kiện đặc biệt, Dịch vụ nhân sự, Hoạt động xây dựng đội ngũ, Lập kế hoạch vận chuyển và giao hàng, Dịch vụ VIP
3.2.2. Dịch vụ DMCs tạo điều kiện kết nối giữa những người tham dự, tôn vinh những thành tựu hoặc giới thiệu các ý tưởng và / hoặc sản phẩm mới.
3.2.3. DMCs thường gợi ý và cung cấp decor như đạo cụ, thiết kế hoa và đồ trang trí để tăng cường không gian sự kiện và địa điểm. Logistics vận tải thường là một dịch vụ quan trọng được cung cấp bởi DMCs.
3.2.4. Nhiều DMC sẽ cung cấp các tour du lịch tham quan tùy chỉnh và các hoạt động giải trí, chẳng hạn như các giải đấu golf và quần vợt.
3.2.5. Danh sách các dịch vụ được cung cấp bởi DMCs gần như vô hạn
3.3. So sánh và đối chiếu sự khác biệt giữa DMCs và DMOs
3.3.1. Khái niệm
3.3.1.1. DMCs: chuyên về thiết kế và thực hiện, tổ chức các sự kiện, hoạt động, tour du lịch, vận chuyển và hậu cần chương trình.
3.3.1.2. DMOs: tổ chức phối hợp nhiều yếu tố cấu thành của sản phẩm du lịch; cung cấp các dịch vụ du khách và cấu trúc thông tin cần thiết
3.3.2. Nhiệm vụ
3.3.2.1. DMCs: thường sẽ nhận được khách hàng tiềm năng thông qua DMOs. Khi khách hàng tiềm năng đã được DMOs chuyển giao, DMCs sẽ liên lạc thông qua các hình thức liên lạc và thuyết trình trực tiếp để thể hiện năng lực của DMCs. Sau khi đã xác nhận được rằng DMCs có đủ chuyên môn để đáp ứng nhu cầu của khách hàng, thì DMCs sẽ phản hồi yêu cầu đề xuất của khách hàng.
3.3.2.2. DMOs: tối ưu hóa khả năng quảng bá của một điểm đến, dẫn đến việc phát triển các trải nghiệm mới mẻ cho khách du lịch, cho phép cộng đồng phát triển cơ sở hạ tầng bền vững để đảm bảo lợi nhuận tích cực từ các khoản đầu tư. Các DMOs hoạt động với lợi ích của cả cộng đồng nói chung và các công ty tư nhân cung cấp dịch vụ này
3.3.3. Chức năng
3.3.3.1. DMCs: chuyên về tổ chức và thực hiện các sự kiện hơn. DMCs xử lý tất cả các khía cạnh của một chương trình từ việc đặt vé máy bay cho khách du lịch đến lên chủ đề cho các sự kiện, các hoạt động và tour du lịch đến các hoạt động vận chuyển và giao nhận
3.3.3.2. DMOs: chuyên về lựa chọn điểm đến và khách sạn. DMOs có trách nhiệm quảng bá điểm đến với mục đích đặt chỗ cho các cuộc hội họp và các sự kiện kinh doanh, góp phần thúc đẩy nền kinh tế địa phương
3.3.4. Lợi nhuận
3.3.4.1. DMCs: dành cho các doanh nghiệp hoạt động vì lợi nhuận, cung cấp dịch vụ có thu phí.
3.3.4.2. DMOs: tổ chức phi lợi nhuận, không tính phí dịch vụ của họ
3.3.5. Mục tiêu
3.3.5.1. DMCs: quản lý một chương trình liền mạch từ đầu đến cuối.
3.3.5.2. DMOs: giám sát việc thực hiện các chương trình, mang chương trình đến đúng điểm đến
3.4. Tổ chức Công ty Quản lý Điểm đến
3.4.1. Nhà điều hành độc lập
3.4.1.1. Các DMC này là xương sống của quản lý điểm đến và cung cấp một số dịch vụ mục tiêu hạn chế như nhà điều hành vận tải, nhà tổ chức tour du lịch, nhân viên hoặc quản lý sự kiện đặc biệt
3.4.1.2. Thành công lâu dài của các DMCs độc lập phần lớn là dự đoán về khả năng của chủ sở hữu trong việc phát triển các mối quan hệ lâu dài và thiện chí bằng cách vượt quá kỳ vọng của khách hàng
3.4.2. Nhà điều hành đa dịch vụ
3.4.2.1. Các công ty quản lý điểm đến cung cấp đa dịch vụ thường là các tổ chức lớn hơn chứ không phải là các nhà khai thác độc lập
3.4.2.2. Phải có đội ngũ nhân viên với các chuyên gia được đào tạo bài bản người có thể tập hợp các chương trình khách hàng đa dạng, phức tạp
3.4.3. Mạng quản lý điểm đến
3.4.3.1. Mạng lưới quản lý điểm đến là một tập hợp các công ty quản lý điểm đến độc lập trả phí hoặc hoa hồng để được liên kết với một công ty có trụ sở tại quốc gia hoặc khu vực tổ chức
3.4.3.2. Những công ty này thường thay mặt cho mạng DMsC kêu gọi các khách hàng tiềm năng và hiện tại trong khu vực địa lý
3.4.3.3. Khi thích hợp, các công ty đại diện này đôi khi cũng sẽ đóng vai trò là liên lạc tại địa phương giữa khách hàng và đối tác DMCs
3.5. Mô hình kinh doanh
3.5.1. Khách hàng (Clients): Các công ty quản lý điểm đến nhận kinh doanh từ một số loại khách hàng. Các chương trình hợp đồng của họ có thể đến từ các khách hàng là công ty, hiệp hội, dựa trên khuyến khích hoặc sự kiện đặc biệt.
3.5.2. CORPORATE ACCOUNTS: đảm bảo rằng các cuộc họp và sự kiện có giá trị cao hơn mức có thể đạt được. các chươngtrình sự kiện mẫu mà DMCs làm việc với các khách hàng doanh nghiệp: • Các cuộc họp bán hàng toàn quốc • Các cuộc họp đào tạo • Giới thiệu sản phẩm • Các cuộc họp đại lý
3.5.3. ASSOCIATION ACCOUNTS: • Triển lãm thương mại trong ngành • Hội nghị và triển lãm thương mại chuyên nghiệp • Các tổ chức huynh đệ (VFW, Lions,.) • Hội nghị giáo dục • Các quy ước chính trị
3.5.4. CÁC TỔ CHỨC KHÍCH LỆ (INCENTIVE-BASED ORGANIZATIONS): Ưu đãi bán hàng, Ưu đãi đại lý, Khuyến khích người quản lý dịch vụ
3.6. Quy trình
3.6.1. Tổng quan Nhiệm vụ và Trách nhiệm
3.6.1.1. Trách nhiệm
3.6.1.1.1. Các trách nhiệm chính và chức danh công việc đối với một DMCs khác nhau giữa các công ty, Các công ty lớn hơn khác có thể có văn phòng ở nhiều điểm đến với nhân viên địa phương hoàn thành trách nhiệm quản lý ở tất cả các cấp
3.6.1.2. Nhiệm vụ của DMCs
3.6.1.2.1. Tìm kiếm các đầu mối kinh doanh, đề xuất các dịch vụ phù hợp, ký hợp đồng dịch vụ, cung cấp các dịch vụ theo hợp đồng và theo dõi việc thanh toán và đối chiếu chương trình.
3.6.1.2.2. Trách nhiệm bán hàng và xúc tiến, trách nhiệm vận hành và sản xuất cũng như trách nhiệm quản lý và hành chính
3.6.1.2.3. Trong nhiều trường hợp, DMC không sở hữu thiết bị vận chuyển, đạo cụ, đồ trang trí hoặc các vật tư khác mà đóng gói và bán cho khách hàng của mình.
3.6.2. Quy trình bán hàng
3.6.2.1. Xác định các cơ hội kinh doanh mới
3.6.2.1.1. Tạo khách hàng tiềm năng
3.6.2.1.2. Bảo trì các “tài khoản nội bộ”
3.6.2.1.3. Tạo mối quan hệ với các đại diện ngành địa phương đang tiến hành kinh doanh với cùng khách hàng và các nhà lập kế hoạch
3.6.2.1.4. Bám sát tin tức ngành,
3.6.2.1.5. Nâng cao hình ảnh và sự công nhận của công ty trong ngành
3.6.2.2. Yêu cầu đề xuất
3.6.2.2.1. Chuẩn bị các đề xuất chi tiết cho các dịch vụ
3.6.2.2.2. Xác định những mặt hàng cần cung cấp trong đề xuất dịch vụ phù hợp nhất với mong đợi của khách hàng
3.6.2.2.3. Định giá dựa trên xem xét các yếu tố liên quan
3.6.2.3. Kiểm tra địa điểm
3.6.2.3.1. không tổ chức hoặc tài trợ cho các đia điểm, trách nhiệm này thuộc về DMOs
3.6.2.4. Phát triển chương trình
3.6.2.4.1. Đưa ra hợp đồng với khách hàng
3.6.2.4.2. Sau khi ký hợp đồng, quá trình chuyển từ việc bán chương trình đang hoạt động sang hoạt động và sản xuất chương trình
3.6.2.4.3. Trong thời gian thiết lập, mỗi hoạt động và dịch vụ cho chương trình đều được xem xét và xác nhận chi tiết.
3.6.2.5. Thực hiện chương trình
3.6.2.5.1. Yêu cầu sự phối hợp của nhân viên và nhà cung cấp thành một chương trình gắn kết các sản phẩm và dịch vụ
3.6.2.5.2. Dịch vụ vận chuyển
3.6.2.5.3. Tổ chức sự kiện
3.6.2.5.4. Tóm tắt và thanh toán
3.6.3. Các bộ phận/ Phòng ban
3.6.3.1. Quản lý và Điều hành
3.6.3.1.1. Tổng giám đốc
3.6.3.1.2. Quản lý văn phòng
3.6.3.1.3. Trưởng phòng Kế toán
3.6.3.1.4. Trợ lý điều hành
3.6.3.1.5. Trợ lý hành chính
3.6.3.1.6. Lễ tân
3.6.3.1.7. Trợ lý nghiên cứu
3.6.3.2. Bán hàng và marketing
3.6.3.2.1. Giám đốc bán hàng
3.6.3.2.2. Giám đốc Tiếp thị
3.6.3.2.3. Giám đốc các Sự kiện Đặc biệt
3.6.3.2.4. Quản lý kinh doanh
3.6.3.2.5. Điều phối viên bán hàng
3.6.3.2.6. Người viết đề xuất
3.6.3.2.7. Nhà phân tích nghiên cứu
3.6.3.3. Hoạt động và Sản xuất
3.6.3.3.1. Giám đốc điều hành
3.6.3.3.2. Giám đốc các Sự kiện Đặc biệt
3.6.3.3.3. Giám đốc sản xuất
3.6.3.3.4. Giám đốc Vận tải
3.6.3.3.5. Giám đốc Nhân sự
3.6.3.4. Nhân viên hiện trường
3.6.3.4.1. Gặp gỡ và chào hỏi nhân viên
3.6.3.4.2. Hướng dẫn viên du lịch
3.6.3.4.3. Giám đốc Vận tải
3.6.3.4.4. Người giám sát sự kiện
3.6.3.4.5. Lĩnh vực giám sát
3.6.3.4.6. Giám đốc thiết bị
3.7. Các nguồn lực mà DMCs cung cấp
3.7.1. DMC sẽ đề xuất và thiết kế những ý tưởng phù hợp nhất với kỳ vọng và mục đích của sự kiện
3.7.1.1. Những thông số, dữ liệu của dự án
3.7.1.2. Nghiên cứu và phát triển ý tưởng
3.7.1.3. Sáng tạo và cải tiến
3.7.1.4. Nguồn ngân sách của dự án
3.7.1.5. Thời gian thực hiện dự án
3.7.1.6. Sự cạnh tranh của các bên liên quan
3.7.2. Sau khi DMC đã xác định rõ những gì sẽ cung cấp cho khách hàng, DMC sẽ tập trung chi tiết vào những đặc điểm quan trọng của dự án
3.7.2.1. Quy mô dự án
3.7.2.2. Loại hình khách sạn, khu nghỉ dưỡng
3.7.2.3. Không gian hội họp
3.7.2.4. Ngày cung cấp dịch vụ
3.7.2.5. Các loại hình dịch vụ yêu cầu
3.7.2.6. Thông tin về những người tham gia
3.7.2.7. Mục tiêu cho dự án
3.7.2.8. Ngân sách cho dự án
3.7.2.9. Tham khảo những dự án trước để biết khả năng thành công, những thách thức sẽ gặp phải
3.7.2.10. Thời gian hoàn thành dự án và gửi đề xuất
3.7.3. Sau khi trang bị đủ các thông số kỹ thuật và thông tin khác của khách hàng, DMC sẽ xác định những dịch vụ cần cung cấp và đề xuất dịch vụ phù hợp nhất với mong đợi của khách hàng. Bước đầu tiên thường tổ chức các cuộc họp giữa các nhân viên DMC để thảo luận nhằm đáp ứng tốt nhất các yêu cầu của khách hàng
3.7.4. Bước cuối cùng và quan trọng trong quy trình đề xuất là định giá. Một số yếu tố phải được xem xét khi định giá đề xuất
3.8. Xu hướng phát triển ở Việt Nam
3.8.1. Dẫn đầu trong xu thế “xanh hóa”
3.8.2. Làm việc cùng nhau trong các hiệp hội (work together in consortiums
3.8.3. Xác định và phát triển mảng kinh doanh mới theo lực đẩy của thị trường
3.8.4. Phát triển dựa trên khủng hoảng mạng (crisis network)
3.8.5. Nhấn mạnh các tiêu chuẩn ứng cử và hoạt động
3.8.6. Chiến lược trong quản lý các mối quan hệ đối tác
3.8.7. Chú ý đến các chiến lược cạnh tranh
3.8.8. Kinh doanh gắn liền với đạo đức
4. VENUES
4.1. Khái niệm và các yếu tố ảnh hưởng đến quyết định lựa chọn địa điểm tổ chức
4.1.1. Khái niệm
4.1.1.1. Bất kỳ địa điểm nào mà hai hoặc nhiều người tụ tập đều là địa điểm họp
4.1.2. Các yếu tố ảnh hưởng đến quyết định lựa chọn địa điểm tổ chức
4.1.2.1. Loại sự kiện mà doanh nghiệp muốn tổ chức
4.1.2.1.1. Anh hưởng đến cách thức tổ chức,cách thiết kế sân khấu sự kiện, đối tượng khách mời, …
4.1.2.2. Quy mô và số lượng khách tham gia
4.1.2.2.1. - sự kiện có quy mô khách mời lớn, thì cần một nơi đủ rộng - số lượng khách mời tham dự ít thì không nên chọn sảnh sự kiện quá lớn - ó số lượng khách mời tham dự ít thì không nên chọn sảnh sự kiện quá lớn
4.1.2.3. Tiện ích và các dịch vụ tại địa điểm
4.1.2.3.1. Bãi đỗ xe, trang thiết bị đi kèm, dịch vụ ăn uống, an ninh/an toàn, nhân viên phục vụ,..
4.1.2.4. Ngân sách và chi phí:
4.1.2.4.1. Chi phí thuê địa điểm trong thời gian diễn ra sự kiện, Phí dịch vụ đi kèm, phí phục vụ khác như, Phí hoa hồng, Phí quản lý thông thường 5%, Thuế VAT 10%, Chi phí có tăng giảm theo giờ cao điểm hay cuối tuần, ngày lễ.
4.1.2.5. Hợp đồng và các quy định riêng khi thuê địa điểm tổ chức sự kiện
4.1.2.5.1. - Có các quy định riêng khi cho thuê: giấy phép tổ chức, về việc chụp ảnh, quay phim, việc mang thực phẩm từ bên ngoài vào, quy định về tiếng ồn, về cách trang trí - thời gian setup chương trình. - tiền đặt cọc
4.2. Phân loại
4.2.1. Hotels
4.2.1.1. Small boardroom
4.2.1.1.1. Phù hợp với buổi họp dưới 10 người, mang nét thanh lịch
4.2.1.2. Ballrooms
4.2.1.2.1. Khoảng 60.000 feet vuông, thường được lên kế hoạch như một phần của việc xây dựng ban đầu của cơ sở và thường phân cách bằng các bức tường di động
4.2.1.3. Breakout room
4.2.1.3.1. Kích thước lớn hơn so với phòng họp, có thể rộng bằng một nửa ballroom. được trang trí và được trang bị như các phiên bản nhỏ hơn của ballrooms và phục vụ các chức năng giống hệt nhau để phục vụ số lượng người ít hơn.
4.2.1.4. Tents
4.2.1.4.1. Loại sự kiện phổ biến nhất được tổ chức trong lều là các bữa ăn hoặc bữa tiệc theo chủ đề, hoặc các chương trình công cộng. Các khách sạn thường tận dụng các bãi đậu xe trống hoặc sân tennis.
4.2.2. Convention Centers
4.2.2.1. Để tổ chức các sự kiện lớn
4.2.2.2. Không có phòng ngủ và thường là những tòa nhà lớn để trần với dầm mái lộ ra ngoài
4.2.2.3. Các phòng triển lãm có xu hướng là không gian lớn nhất, tiếp theo là các phòng khiêu vũ trải thảm, sau đó là các phòng họp và breakout room.
4.2.2.4. Có thời gian làm việc cụ thể và phải lên lịch trình trước
4.2.2.5. Hầu hết các trung tâm hội nghị đều thuộc sở hữu của các cơ quan chính phủ. Mục đích của chính phủ xây dựng tòa nhà là cơ sở này trở thành động lực kinh tế cho cả cộng đồn
4.2.2.6. Mục đích chính của các trung tâm này là thúc đẩy chi tiêu của những người ở ngoài thị trấn — một lợi ích cho cộng đồng.
4.2.2.7. Tính phí cho mọi thứ họ cung cấp trên cơ sở trả tiền cho mỗi lần sử dụng
4.2.2.8. Công bố tất cả thông tin về giá cả dưới dạng văn bản hoặc trên trang Web
4.2.3. Conference Centers
4.2.3.1. Là những cơ sở nhỏ, được trang bị đầy đủ và thiết kế đặc biệt để nâng cao chất lượng cuộc họp
4.2.3.2. Có thể là resident hoặc non-resident: resident có phòng ngủ và non-resident thì không
4.2.3.3. Tập trung vào việc giảng dạy và học tập thay vì các bữa tiệc thanh lịch
4.2.3.4. Thuộc sở hữu của các tập đoàn, không phải là thực thể của chính phủ
4.2.3.5. Tính giá cố định cho một số lượng đại biểu nhất định
4.2.4. Retreat Facilities
4.2.4.1. Một nhóm đặc biệt, giống như các trung tâm hội nghị vùng nông thôn
4.2.4.2. Thuộc sở hữu của một gia đình hoặc công ty
4.2.4.3. Các cơ sở retreat thường chuyên về các hoạt động học tập ngoại khóa độc đáo
4.2.4.4. Thách thức của việc sử dụng các mô hình: sự cô lập
4.2.4.5. Ở Việt Nam có hai loại hình: Retreat chăm sóc sức khỏe và Retreat sinh thái.
4.2.5. Cruise Ships
4.2.5.1. Là sự kết hợp của các khách sạn, trung tâm hội nghị và full-service resorts
4.2.5.2. Chất lượng của việc lập kế hoạch cho một sự kiện du thuyền có tác động lớn hơn đến sự thành công của cuộc họp so với bất kỳ loại địa điểm nào khác
4.2.5.3. Quy mô và tính sẵn có của các phòng họp rất khác nhau giữa các tàu khác nhau
4.2.6. Specific Use Facilities
4.2.6.1. Tập trung vào các sự kiện công chúng (mua vé)
4.2.6.2. Rạp hát có thể là phương tiện hội họp lý tưởng.
4.2.6.3. Việc sử dụng thiết bị trong nhà liên quan đến độ tin cậy
4.2.6.4. Ở Việt Nam, việc lựa chọn các cơ sở trên để tổ chức các sự kiện, hội nghị,... chưa thật sự phát triển
4.3. Colleges and Universities
4.3.1. Là những cơ sở hội họp lý tưởng
4.3.2. Ưu điểm
4.3.2.1. Đem lại thêm doanh thu cho cơ sở giáo dục đó
4.3.2.2. Thu hút các giải thể thao lớn hoặc các hoạt động ngoại khóa được tổ chức, tạo sân chơi cho sinh viên.
4.3.2.3. Ký túc xá đại học có sẵn giường ngủ, các phòng thường được bố trí dọc theo hành lang giống như khách sạn, phù hợp cho lưu trú số lượng lớn.
4.3.2.4. Có các chương trình học về khách sạn, dịch vụ ăn uống hoặc ẩm thực
4.3.3. Nhược điểm
4.3.3.1. Tác động của tính thời vụ đối với các cơ sở lưu trú như ký túc xá sinh viên sẽ lớn hơn so với khách sạn hay các cơ sở chuyên biệt khác
4.3.3.2. Các phòng ký túc xá của trường đại học chủ yếu là giường đơn
4.3.3.3. Các ký túc xá thường có phòng tắm chung giữa một số phòng
4.3.3.4. Thực phẩm tại các trường đại học thì không được đa dạng và chất lượng không cao
4.4. Unusual Venues
4.4.1. Khái niệm: Người lên kế hoạch cuộc họp liên tục yêu cầu có các cuộc gặp ở những nơi không được thiết kế để tổ chức các cuộc họp
4.4.2. Một thách thức thường khiến các nhà lập kế hoạch ngạc nhiên là xin giấy phép
4.4.3. Tất cả các môi trường bất thường đều thiếu các thiết bị hỗ trợ. Tất cả đều có tăng cường thách thức với an ninh và hậu cần, nhưng vài nơi có thêm những thử thách độc nhất
4.4.4. Những xu hướng tương lai: - sử dụng hàng loạt các địa điểm độc đáo.sử dụng hàng loạt các địa điểm độc đáo -Quy mô và thành phần của các trung tâm hội nghị cũng có thể thấy một số thay đổi đáng kể - Các địa điểm độc đáo được sử dụng nhiều hơn cho mục đích tổ chức các cuộc họp mặt của MEEC
5. EXIBITION
5.1. Định nghĩa
5.1.1. Là một sự kiện mà tại đó sản phẩm, dịch vụ hay tài liệu quảng cáo được trưng bày để những người tham dự có thể chiêm ngưỡng, tham quan
5.2. Lịch sử phát triển
5.2.1. Thời kinh thánh
5.2.1.1. Bước khởi đầu của hội chợ hướng tới "công chúng
5.2.2. Thời kỳ phục hưng
5.2.2.1. Những loại hình hội chợ thương mại này tiếp tục được kéo dài suốt thời kỳ này và đến tận Cách mạng Công nghiệp
5.2.3. Cuối những năm 1800
5.2.3.1. Nở rộ, nhiều cơ sở xây dựng theo quy chuẩn quốc tế.Hướng tới quan hệ người mua - người bán trong triển lãm, có cơ sở riêng để tổ chức
5.2.4. Đầu và giữa thế kỳ 20
5.2.4.1. Năm 1978 Hiệp hội Triển lãm và Sự kiện Quốc tế [IAEE] được thành lập để nâng cao nhận thức và giá trị của triển lãm
5.3. Các loại triển lãm
5.3.1. B2B-doanh nghiệp với doanh nghiệp
5.3.1.1. Là một sự kiện được tổ chức riêng tư và không có sự tham dự của công chúng.
5.3.1.2. Nhà triển lãm thường là nhà sản xuất hoặc phân phối các sản phẩm/dịch vụ cụ thể
5.3.1.3. Sự tham dự sẽ bị hạn chế
5.3.1.4. Đặc điểm -Tài trợ hoặc quản lý triển lãm - Thời gian và đối tượng - Quảng cáo, tiếp thị
5.3.2. B2C-doanh nghiệp với khách hàng
5.3.2.1. Được doanh nghiệp dựa trên nhu cầu của người tiêu dùng để đưa ra hàng hóa/dịch vụ trực tiếp đến họ
5.3.2.2. Đặc điểm - Có thể tính phí hoặc không tính phí -Thường được tổ chức vào cuối tuần, mang tính chất khu vực - Là cơ hội để doanh nghiệp xây dựng thương hiệu hoặc thử nghiệm sản phẩm mới trên thị trường - Đòi hỏi sự quảng bá để thành công Các loại B2C phổ biến gồm triển lãm nhà vườn,triển lãm về du lịch và các triển lãm về một môn thể thao cụ thể
5.3.3. Consolidation Show-Chương trình tổng hợp
5.3.3.1. Mở cửa cho cả người mua trong ngành và ngoài công chúng
5.3.3.2. Đơn vị tham gia triển lãm là nhà sản xuất hoặc nhà phân phối
5.4. Các chủ thể chính
5.4.1. Người tổ chức triển lãm
5.4.1.1. Exhibition Organizer-Đơn vị tổ chức, quản lý triển lãm
5.4.1.1.1. Một hiệp hội thương mại, một công ty được ký hợp đồng phụ với hiệp hội thương mại hoặc một công ty riêng biệt tổ chức triển lãm như một hình thức kinh doanh thu lợi nhuận.
5.4.1.2. Exhibit Manager-Người quản lý triển lãm
5.4.1.2.1. Là những nhân viên phụ trách toàn bộ khu vực triển lãm và chịu trách nhiệm về tất cả các khía cạnh của việc quản lý triển lãm.
5.4.1.3. Các công việc phải làm
5.4.1.3.1. Lập kế hoạch bố trí phòng và chương trình hoạt động
5.4.1.3.2. Nghiên cứu địa điểm phù hợp, đảm bảo có tất cả các thiết bị cần thiết
5.4.1.3.3. Sắp xếp, bố trí gian hàng gian triển lãm
5.4.1.3.4. Tìm kiếm và đảm bảo tài trợ
5.4.1.3.5. Thiết kế trang trí phòng triển lãm
5.4.1.3.6. Điều phối các nhà cung cấp dịch vụ
5.4.1.3.7. Tìm chỗ ở cho đại biểu và nhà trưng bày
5.4.1.3.8. Tổ chức bãi giữ xe, an ninh, sơ cấp cứu và phục vụ ăn uống
5.4.1.3.9. Giám sát bán hàng, tiếp thị, quan hệ công chúng
5.4.1.3.10. Tạo điều kiện và phối hợp với các bên liên quan
5.4.1.3.11. Đánh giá và phân tích kết quả sự kiện
5.4.1.3.12. Giám sát việc tháo dỡ, di dời khán đài
5.4.1.4. Các chươngtrình bổ sung
5.4.1.4.1. Các chương trình giáo dục
5.4.1.4.2. Các chương trình giải trí
5.4.1.4.3. Các cuộc trình diễn của nhà triển lãm và các chương trình giáo dục / đào tạo
5.4.1.4.4. Các phần đặc biệt dành cho các công ty mới nổi, nhà triển lãm mới hoặc công nghệ mới
5.4.1.4.5. Diễn giả nổi tiếng hoặc đầu ngành
5.4.2. Quản lý cơ sở vật chất
5.4.2.1. Cơ sở vật chất cho triển lãm
5.4.2.1.1. Các tiện nghi đa dạng
5.4.2.1.2. Chỗ ở liền kề và cơ sở giải trí được sử dụng bởi các nhà triển lãm và khách tham quan
5.4.2.2. Quản lý cơ sở vật chất tại triển lãm
5.4.2.2.1. Người quản lý CSVC hỗ trợ người quản lý chương trình sắp xếp các chi tiết hậu cần của buổi biểu diễn.
5.4.2.2.2. Các nhà tổ chức triển lãm cần cân nhắc: quy mô của cơ sở vật chất, các dịch vụ có sẵn, dịch vụ, Sự sẵn có của các nhà thầu dịch vụ, hậu cần,...
5.4.3. Nhà thầu dịch vụtổng hợp (General Service Contractor)
5.4.3.1. Định nghĩa
5.4.3.1.1. Là đơn vị cung cấp các sản phẩm và dịch vụ cho công ty quản lý triển lãm và các đơn vị tham gia triển lãm.
5.4.3.2. Các dịch vụ cung cấp
5.4.3.2.1. Thiết kế và phát triển sơ đồ mặt bằng
5.4.3.2.2. Làm thảm cho lối đi và biển báo
5.4.3.2.3. Trang trí hội trường
5.4.3.2.4. Xử lý hàng hoá và vận chuyển
5.4.3.2.5. Bảo quản và nhập kho
5.4.3.2.6. Hệ thống chiếu sáng, thiết bị điện tử và hệ thống ống nước
5.4.3.2.7. Các yêu cầu về viễn thông
5.4.3.2.8. Âm thanh và hình ảnh
5.4.3.2.9. Phối hợp với các nhà thầuchuyên môn
5.5. Lập kế hoạch triển lãm
5.5.1. Lựa chọn địa điểm
5.5.2. Vận chuyển và lưu trữ
5.5.3. Tiếp thị và quảng cáo
5.5.4. Ứng dụng công nghệ
5.5.5. Quản trị rủi ro
5.6. Quan điểm của nhà triển lãm
5.6.1. Tại sao lại phải trưng bày?
5.6.1.1. Giới thiệu sản phẩm/ dịch vụ và truyền tải thông điệp
5.6.1.2. Những lý do bổ sung mà công ty nên tham gia triển lãm: Xây dựng thương hiệu của công ty trong ngành, Phát hành sản phẩm mới, Cơ hội tìm hiểu về nhu cầu của khách, Cơ hội gặp gỡ cả khách hàng,...
5.6.2. Nguyên tắc triển lãm
5.6.2.1. Lựa chọn bố cục phù hợp của triển lãm để đáp ứng các mục đích
5.6.2.2. Chọn quy mô phù hợp với ngân sách và mục đích của công ty
5.6.2.3. Sử dụng hợp lý các biển chỉ dẫn, ánh sáng và nhân sự
5.6.3. Nhân viên triển lãm
5.6.3.1. được đào tạo để cóthái độ tốt với khách hàng
5.6.3.2. biết xác định khách hàng tiềm năng
5.6.3.3. phải được sử dụng một cách hợp lí
5.6.3.4. Nhân viên kỹ thuật túc trực, bảo quản các gian triển lãm
5.6.4. Đo lường lợi tức đầu tư (ROI)
5.6.4.1. Đánh giá chương trình thông qua việc xác định chi phí thực tế và doanh thu của mỗi buổi triển lãm.
5.6.4.2. Các chi phí điển hình tính toán ROI:cho thuê mặt bằng, dịch vụ nhà thầu, giải trí cho khách hàng, gửi thư trước buổi triển lãm, chi phí vận tải, nhiếp ảnh,...
5.7. Các xu hướng phát triển trong tương lai
5.7.1. Lượng khán giả tham dự các buổi biểu diễn có thể giảm đi, sức mua của người tham dự lớn hơn
5.7.2. Công nghệ sẽ tiếp tục thúc đẩy ngành triển lãm khám phá những cách thức tiến hành kinh doanh mới
5.7.3. Các nhà triển lãm sẽ phải sáng tạo hơn trong thiết kế gian hàng và các hoạt động để thu hút người tham dự vào không gian của họ.
5.7.4. Các tổ chức và công ty truyền thông tư nhân có thể hợp nhất các chương trình hoặc sự kiện
5.7.5. Một số triển lãm đang được thu nhỏ hoặc thậm chí loại bỏ
5.7.6. Trong thời kì dịch bệnh: Công nghệ là giải pháp khả thi duy nhất để khắc phục những hạn chế do đại dịch gây ra
6. SPECIAL EVENT MANAGEMENT (quản trị sự kiện đặc biệt)
6.1. Định nghĩa
6.1.1. Là bao gồm những hoạt động tổ chức quy tụ số lượng lớn công chúng và người tham dự vì một mục đích đặc biệt
6.1.2. Hầu hết các sự kiện đòi hỏi cần có công ty hay chuyên gia tổ chức sự kiện tổ chức toàn bộ một sự kiện hay chỉ một bộ phận /một phần của sự kiện
6.2. Lịch sử và nguồn gốc
6.2.1. Các nhà sử học ghi nhận việc sử dụng thuật ngữ “sự kiện đặc biệt” trong lịch sử hiện đại cho một “nhà tưởng tượng học” của Disney có tên Robert Jarni.
6.3. Đặc điểm
6.3.1. Sản phẩm của tổ chức sự kiện mang tính tổng hợp cao
6.3.2. không lưu kho - cất trữ hay vận chuyển
6.3.3. Thời gian sản xuất và tiêu dùng trùng nhau
6.3.4. Khách mua sản phẩm trước khi tiểu dùng
6.4. Xu hướng ngày nay
6.4.1. Là sự kết hợp giữa sự kiện trực tiếp và sự kiện trực tuyến
6.4.2. Hybrid event - Sự kiện hỗn hợp
6.5. Các thành phần tham gia
6.5.1. Nhà tài trợ sự kiện
6.5.1.1. Khái niệm
6.5.1.1.1. Là các tổ chức, doanh nghiệp hoặc cá nhân tài trợ cho sự kiện một phần về kinh phí, cơ sở vật chất kỹ thuật, nhân lực
6.5.1.2. Vai trò
6.5.1.2.1. Góp phần vào sự thành công của sự kiện, nhằm mang lại những lợi ích cho mình và cho xã hội
6.5.1.3. Quyền lợi
6.5.1.3.1. Logo của nhà tài trợ sẽ xuất hiện tại đa số ấn phẩm của sự kiện
6.5.1.3.2. Nhận được chiết khấu từ việc bán vé
6.5.1.3.3. Sản phẩm mẫu, dùng thử của nhà tài trợ sẽ được phát đến các khách tham dự sự kiện
6.5.1.4. Phân loại
6.5.1.4.1. Diamond
6.5.1.4.2. platinum
6.5.1.4.3. Gold
6.5.1.4.4. Silver
6.5.1.4.5. Bronze
6.5.2. Nhà tổ chức sự kiện
6.5.2.1. Khái niệm
6.5.2.1.1. Là những tổ chức, doanh nghiệp, những người được nhà đầu tư sự kiện thuê và được ủy quyền thực hiện quá trình tổ chức sự kiện
6.5.2.2. Vai trò
6.5.2.2.1. Điều phối và thực hiện tất cả các khía cạnh của sự kiện
6.5.2.2.2. Trung gian giữa các nhà cung ứng dịch vụ với khách hàng
6.5.2.3. Các công việc
6.5.2.3.1. Lên kế hoạch và trực tiếp tham gia vào chuẩn bị trước sự kiện
6.5.2.3.2. Tham gia sự kiện để giải quyết mọi vấn đề phát sinh
6.5.2.3.3. Tham gia dọn dẹp và thu dọn sau sự kiện
6.5.3. Nhà cung ứng dịch vụ bổ trợ
6.5.3.1. Khái niệm
6.5.3.1.1. Là những tổ chức,doanh nghiệp, cung ứng một hay một số các dịch vụ, hàng hóa bổ trợ cho quá trình tổ chức sự kiện thông qua các hợp đồng
6.5.3.2. Phân loại
6.5.3.2.1. Dịch vụ vận chuyển
6.5.3.2.2. Dịch vụ lưu trú
6.5.3.2.3. Dịch vụ ăn uống
6.5.3.2.4. Trang thiết bị
6.5.3.2.5. Địa điểm tổ chức
6.5.3.2.6. Các dịch vụ khác
6.5.3.3. Lợi ích
6.5.3.3.1. Lợi nhuận
6.5.3.3.2. Quảng bá hình ảnh, sản phẩm, tạo lập cơ hội kinh doanh
6.5.3.4. Ảnh hưởng
6.5.3.4.1. Bất kỳ có sự thay đổi nào từ phía người cung ứng cũng gây ra ảnh hưởng tới hoạt động tổ chức sự kiện
6.5.4. Đơn vị truyền thông
6.5.4.1. Khái niệm
6.5.4.1.1. Công tác truyền thông là một quy trình xuyên suốt trước – trong – sau sự kiện
6.5.4.2. Quy trình
6.5.4.2.1. Trước sự kiện, thông báo cho đối tác, khách hàng về sự kiện sắp diễn ra và thu hút đối tượng mục tiêu hướng đến
6.5.4.2.2. Trong suốt sự kiện liên tục cập nhật thông tin
6.5.4.2.3. Sau sự kiện, gửi lời cảm ơn, gợi nhắc người tham gia ghi nhớ về sự kiện; truyền tải thông điệp của sự kiện
6.5.4.3. Một số công cụ
6.5.4.3.1. Banner, Poster
6.5.4.3.2. Phương tiện truyền thông đại chúng
6.5.4.3.3. Phương tiện công nghệ số
6.5.4.3.4. Bảo trợ truyền thông
6.5.5. Chính quyền và dân cư nơi diễn ra sự kiện
6.5.5.1. Khái niệm
6.5.5.1.1. Là chính quyền và cư dân giới hạn trong một phạm vi địa lý nào đó chịu ảnh hưởng trong thời gian tiến hành sự kiện
6.5.5.2. Ảnh hưởng
6.5.5.2.1. Tích cực: Làm tăng doanh thu cho doanh nghiệp và người dân bản địa kinh doanh dịch vụ và quảng bá hình ảnh địa phương
6.5.5.2.2. Tiêu cực: sức ép lên nguồn năng lượng, các tài nguyên, giao thông, môi trường, xã hội, các dịch vụ…
6.5.6. Khách tham dự
6.5.6.1. Khách mời
6.5.6.1.1. Là những tổ chức, doanh nghiệp hoặc cá nhân được chủ đầu tư sự kiện chủ động mờitham dự, là đối tượng chính mà sự kiện muốn tác động đến
6.5.6.1.2. Là yếu tố rất quan trọng quyết định sự thành bại của sự kiện
6.5.6.2. Khách vãng lai
6.5.6.2.1. Là những tổ chức doanh nghiệp hoặc cá nhân do một lý do nào đó tham gia vào sự kiện nhưng không thuộc các nhóm nói trên
6.5.6.2.2. Mức độ ảnh hưởng của nhóm này đến sự kiện không đáng kể