1. Organisatie
1.1. ontwikkel de organisatie zo vroeg mogelijk
1.1.1. Duidelijkheid voor medewerkers; in dienst bij nieuwe organisaite
1.1.2. Regie vroegtijdig bij nieuwe organisatie, in eerste instantie ook voor oude werkzaamheden; medewerkers werken op oude locatie
1.1.3. nieuwe organisatie leidt medewerkers op en neemt ze mee in het ontwikkelproces
1.1.4. Creeer zo tijd en ruimte voor de juiste persoon op de juiste plaats.
1.1.5. Breng discipline in de gebruikersorganisatie Geen TWK!
1.1.6. Te overwegen: plaats ook uitvoerende functies die bij gebruikersorganisaties moeten worden uitgevoerd onder de nieuwe organisatie
1.2. contact center
1.2.1. Tijdens implementatiefase:klantvriendelijke goed opgeleide experts aan de telefoon. Beginners maken fouten. Fout is irritatie.
1.2.2. Tijdens implementatie direct medewerk SSC aan de telefoon; geen keuzemenu's:
2. veranderproces
2.1. Neem de controllers mee in het proces. Leg hen uit wat nieuw en anders is en ook waar hun verantwoordelijkheden ophouden
2.2. communiceer zorgvuldig just in time en niet te veel. E-hrm is voor medewerker oninteressant en voor manager (in eerste instantie) lastig
2.3. zie organisatie: focus op interne organisatie HRM, kennisopbouw perfectie. klantgerichtheid
2.4. Communiceer pas inhoudelijk als systeem af is. gebruik hierbij demo omgeving. Onze workshops waren uiterst succesvol.
2.5. investeer na de implementatie in vraaggerichte ondersteuning on-site. organiseer evewntueel klasjes voor niet ict vaardigen.
3. P-dossier
3.1. just in time beginnen met scannen
3.2. schonen papieren dossier z.s.m starten en onderhouden
3.3. bereid papieren dossier zo vroeg mogelijk voor op scannen. indeling, tabbladen met barcode etc.
3.4. Ken de regelgeving voor substitutie
4. processen
4.1. Maak naast procesbeschrijvingen voor ICT eenvoudige schema's voor de gebruiker en implementatieondersteuner
4.2. redesign het oude en keep it simple.
4.3. Geef de manager iets terug: inzicht feedback,
5. ict
5.1. Maak van management informatie geen sluitpost; deze is cruciaal voor de acceptatie
5.2. bouw indien mogelijk eerst je back office systeem en voer dan geleidelijk e-hrm in (waarom niet gedaan bij ons?)
5.3. voorkom zotheden zoals b.v. verplicht invoeren postcode van een station.
5.4. denk aan time outs voor b.v. invullen van grote formulieren. Zeer irritant als alles kwijt is. als het niet anders kan geef instruktie om tekst in kladblok/word in te voeren en te plakken.
5.5. Een organisatie is geen hark! maar een dynamisch samenwerkingsverband van mensen. selecteer je ICT hierop.
5.5.1. denk aan projectorganisaties, detacheringen
5.6. Een manager moet altijd kunnen delegeren en mandateren; daar is hij manager voor.
5.7. meest voorkomende call gaat over wachtwoord reset.Automatiseer dit simpel en goed.
5.8. Voer E-hrm geleidelijk in
6. Regelgeving
6.1. werk zo vroeg mogelijk aan harmonisatie van regelgeving EN daadwerkelijk uitvoering daarvan
6.2. Werk vooraf de parafencultuur zoveel mogelijk weg.
6.3. wees volstrekt duidelijk over de status van de digitale handtekening
6.4. Denk aan de AWB,
6.4.1. Procedures
6.4.2. bevoegd gezag vs manager