Create your own awesome maps

Even on the go

with our free apps for iPhone, iPad and Android

Get Started

Already have an account?
Log In

12 februari 2013 by Mind Map: 12 februari 2013
0.0 stars - reviews range from 0 to 5

12 februari 2013

Natuurlijk begon deze middag met een heerlijke uitgebreide lunch. MartiniPlaza had er goed over nagedacht, de broodjes waren heerlijk en de bakjes fruit werden zeer gewaardeerd door de doelgroep. Een drukke, gezellige bijeenkomst. Iedereeen had er zin in en luisterde vervolgens tijdens het plenaire gedeelte vol aandacht naar de diverse sprekers. Jan Geert Vierkant, directeur MartiniPlaza opende de middag. Daarna volgden meerdere interessante sprekers de revue, Eric Bakermans (NBTC), Sabeth Verpoorte (RUG), Ellen de Ranitz (PCO) en Tienke Koning (RUG). Alles werd op een prettige manier aan elkaar gepraat door dagvoorzitter Herman Bekker. Dat het publiek de sprekers interessant vond bleek wel aan de hand van de hoeveelheid vragen. Kort genoten de deelnemers van een kopje koffie met een heerlijk petitfourtje om vervolgens snel door te gaan naar de workshoprondes. Workshops Workshops die gegevens werden door Jaap Westerhuijs (GCB), Mariska Pater (GCB), Erika Pater (GCB) en Berend Slagter (BanoPro). De workshops vlogen voorbij. Na de workshops werd er plenair afgesloten om daarna door het team van MartiniPlaza van een rondleiding te kunnen genieten. De vele bezoekers kregen waar voor hun geld. Een druk, vol programma. Na de rondleiding kon het netwerken beginnen onder het genot van heerlijke warme en koude hapjes en diverse dranken. De eerste reacties zijn veelbelovend. Op naar #GCBSYMP14 ? Zodra de deelnemers huiswaarts gingen kregen ze als extraatje ook nog een goed gevulde goodiebag. Met dank aan: HanzePlaza, Prinsenhof Hotel, Mercure Groningen, Rien Linthout, Martini Hotel, MeetingLinq, NH Groningen, Beaumonde Hospitality, Beijk Catering, traiteur 's Amuse, Groninger Museum, Bo&Bos Catering, Hampshire Hotel Groningen, MartiniPlaza, BanoPro, Allersmaborg, Hamsphire Plaza, Forum Images, Bijzonder Locaties Groningen. Wij kijken nu al terug op een geslaagde dag en zullen ons best doen volgend jaar wederom een interessant, vernieuwend symposium neer te zetten. Het team, Groningen Congres Bureau

Opening en Welkom @ Martiniplaza

Handleiding

takken openklappen

link

notities

attachement

Introductie

Herman Bekker

Dagvoorzitter

P>U>O

Jaap Westerhuijs

Directeur Groningen CongresBureau

Mariska Pater

we willen veel congressen naar Groningen halen

maar dat kunnen we niet alleen

dus we gaan samen mooie congressen organiseren!

ons geweldige team

Erika Pater

Christien Koopstra

Jellemieke Ekens

Els Jans

Frits Ronda

Een bid uitbrengen: waarom en hoe?

Eric Bakermans (NBTC)

presentatie

notities

vakbeurs Abu Dabi, bezocht na Geert Wilders ..., taxi: where are you from?, Gullit ..., imago NL

organisatie, nieuwe naam: Nederlands Congresbureau voor Toerisme en Congressen NBTC, Holland Branding, inspirerende ontmoetingen, verschillende verwachtingen per land

markten, business events, wetenschappelijke congressen

Meet Mr. Holland (YouTube), de tulp werkt nog steeds!

bid uitbrengen, buitenlanders komen niet vanzelf, zorgen voor goede randvoorwaarden, NL-specifiek: veel verenigingen, het begint met een idee en de onderbouwing, er zijn vaak middelen beschikbaar, nogal eens spraken van politieke besluitvorming, uitnodigen betekent financieel garant staan ..., bidprocedure checklist, officiële uitnodiging Nederlandse Vereniging, ondersteuningsbrieven, universiteiten, industrieën, ministers, burgemeesters, NBTC, Ministerie van Buitenlandse Zaken (visa), programma-idee, opzet, thema, technische excursies, financiën, conceptbegroting, congresfee, hotelkosten, sponsormogelijkheden, jonge wetenschappers, deelnemers derde wereld, beschrijving, Nederland, congresstad, congreslocatie, ..., official carriership AirFrance-KLM, schakel de professional in!, Professional Congres Organiser PCO, Voorfinancierings- en Garantiefonds, soms ontploft er een vulkaan in IJsland ..., bid verschilt per keer, 2 - x pagina's, presentatie, ...

vragen, % bids geaccepteerd?, 80% gaat door, NL-ers denken soms te snel dat het goed zit ..., aandacht besteden aan beslissers in het spel, soms worden congressen gekocht, BID afkorting?, to bid is Engels werkwoord, ook een Mr. Holland voor andere omgevingen?, er bestaan andere middelen, afhankelijk van doel en doelgroep congres, ook de klompjes werken ...

Hoe werp ik mij op als gastheer/gastdame?

Sabeth Verpoorte

presentatie

notities

verrast - niet een 'normale' presentatieomgeving

ervaringen microTAS 2010, > 1000 deelnemers, congres roteert, Groningen kan het ook!, de ruimte in Groningen is wel lekker, personal mission statement geformuleerd, zorg voor goed supportteam!, succesvol congres!, Groningers doen wat ze zeggen, oog voor detail, logo, cadeau's, restaurants, persoonlijke stempel, Willem Alexander uitnodigen, It was worth it!!!

Wat is de rol van een PCO in deze?

Ellen de Ranitz (PCO)

presentatie

notities

wie zit er in de zaal, zelf congres gedaan? 10

vak is te leren, HBO-certificaten, op je neus gaan

goede chemie is belangrijk

Vergaderhamer, hier vind je erkende professionals, Martiniplaze, 4 vergaderhamers, rapportcijfer 8.0, ook voor, klachten, twijfels

PCO = projectmanagement

wat betekent e.e.a. in een ander land, Bangkok was niet zo eenvoudig ...

vragen, mogelijke deelnemers in diverse IT-bestanden?, schakel IT-er in, gebeurt nog steeds veel, alleen e-mail adressen gebruiken, professionele website hebben, communicatietools van deze tijd, congres-app, waarom congresbureau San Diego?, internationale organisatie, maar lokale experts blijven noodzakelijk, wel nachtelijke telefoontjes ..., ook kleinere evenementen?, beste leer je van kleinere congressen, andere manier van werken, congres Bangkok?, Thaise toeristenoranisatie gebruikt, verdienen iets te veel ..., ging wel over 5000 kamers, vertalers breed inzetbaar, soms zoeken naar wat handig is, jonge mensen betrekken bij congres?, is gelukt ..., 5x abstracts lezen, promoties, congres-app, speciaal ontwikkeld, er bestaan meerdere bedrijven die dat doen, eigen logo mogelijk, kosten Euro 2000,00 (simpel)

Ubbo Emmius Fonds, hoe vind ik sponsoren en krijg ik subsidies

Tienke Koning (RUG)

notities

vooral in Groningen gestudeerd!

onderdeel van mooie gemeenschap

fondsenwerving opgepikt in USA

wij regelen geld, 1e, 2e, 3e geldstromen, schenkingen e.d., Ubbo Emmius Fonds, mensen die hier hebben gestudeerd, kost niet veel moeite, Marilene van Oranje is mooi voorbeeld, fondsen binnenhalen voor wetenschappelijk onderzoek, bijv. faculteit medicijnen 400.000,-, geld voor congressen, op dit moment heel moeilijk, zo snel mogelijk sponsoren/bedrijven vinden, truc: kijken naar grote bedrijven die zich willen afficheren, Saoedische oliemaatschappij, voormannen inschakelen, site program regelen, zaal met witte lampen en rode puntjes ..., staatssecretaris was minder geinteresseerd - was even in A'dam, bijzondere behandeling vraagt om specialisten, kleinere congressen, sponsoring door, vaders, ..., 120 partijen benaderen leverde 40.000 op, fondsen, SNS-Reaal???, via Ubbo Emmius Fonds, sprekers die ook sponsoren zijn, beide bevestigen, faculteitsbestuur laten ondertekenen, zorg voor exposure voor sponsor

Workshops

Hoe stel ik een begroting en tijdpad op?

Over een goede basis en een gestructureerd traject. 

Mariska Pater

presentatie

'Jouw' congres effectief onder de aandacht

Marketing, werven van deelnemers en inzet van social media. 

Erika Pater

presentatie

Heb ik alles?

Wat er bij de organisatie komt kijken: locatiekeuze, logistieke planning, partnerprogramma en meer.  

Jaap Westerhuijs

presentatie

Trends in events 2013

Eenvoudige, technische tips om een goed verzorgd, onderscheidend congres te organiseren. 

Berend Slagter

presentatie

Banopro Congreschecklist

notities, life stream staat ingeschakeld - nu 5 kijkers!, Banopro, bestaat 50 jaar, is een van de grotere, 20 medewerkers, gemiddelde leeftijd = 30, soms werken bij nacht en ontij, vooral actief in Noord Nederland, nationale organisaties, internationale organisaties, verkoop en verhuur, installatie, onderhoud, zakelijke evenementen, live events, congres, voorbereiding, locatie?, stroom, ruimte, hoogte, laden/lossen, daglicht, wie gaat presenteren?, tegelijk, hoe lang, wanneer, draaiboek, wat wordt gepresenteerd?, PPT, Prezi, Keynote, Apple, PC, Filmpjes, waar moet dat aan voldoen?, beeldformaat 4:3 / 6:9, PPT-check, geluid, huisstijl, check presentaties, hoe ontvang ik presentaties / content, WeTransfer, Dropbox, email, USB-stick, denk aan veiligheid informatie/servers, tijdens congres, basis, beeld: projectie/plasma?, # deelnemers, beschikbare ruimte, aard presentatie, meerdere bronnen: switcher, projectie, opzicht, doorzicht, daglicht?, kleine cijfers/exacte grafieken? => groot scherm!, krap budget? => donkere ruimte en grote projectie, mooiste resultaat? => Groot en HD!, geluid, goed verstaanbaar, onopvallend, afhankelijk van, # deelnemers, beschikbare ruimte, aard bijeenkomst, microfoons, hand, revers-/dasspeldmicrofoon, headset, voldoende, versterking laptops met filmpjes, verdeling geluid in ruimte, geen, piepen, fluiten, kraken, de rest, uitlichten, speaker, podium, podium, grote groepen, vlakke vloer, achterwand, doek, zakelijke aanblik, wegnemen storende zaken, ramen, rails, klimrek, ..., bediening materialen, specialist, soepel verloop, aankleding, imago, inhoud, beleving, beleving, kwaliteit, strak, serieus, speels, wat wil je uitstralen?, afwisseling, verandering houdt scherp, LED - kleurverandering, mogelijkheden, geen TV-show, anders zeer strak regiseren, spandoeken en pop=up banners - dat kan beter ..., strakke print/projectie/decordoek, werk met kleur, LED, huisstijl, extra's, internationaal, vertalen, kostbaar bij > 15 deelnemers, extra brede projectie, camerabeeld spreker op scherm, grootse aankondiging, licht, geluid, stevige muziek, rook, confetti, trends, Hybrid Events, online deelname, integratie social media, vragen via Twitter, goedkoop, laagdrempelig, overzichtelijk, WiFi / #hastag / app, Google Hangout, gratis!, toegang via Google account, Social Wall, TwitterCube, Google Hangout Booths, Creatieve Content, boeien, foto's, video's, omgeving, ander scherm, rond, extra breed, ..., Keynote of Prezi, grappen, holografische dame, 3D View master, prijs/kwaliteit, bezoekers wel waarderen ..., grote decorelementen, LED-verlichting, combineren met congres volgende dag, 1 leverancier scheelt, tijd, geld, moeite, herbruikbare materialen, vragen, switcher?, apparaat om gemakkelijk te kunnen schakelen tussen bronnen (PC's e.d.), geluid, meer animatie, van, spreker, laptop, .., sociale intergatie FaceBook, o.a. FourSquare logins, ..., vertrouwelijkheid, wanneer US als locatie betrokken is heeft US Government toegang, voorbeeldprijzen op de site?, helaas - te divers, ruimere invulling aankleding: 4-5.000, eenvoudige beamer: 200,- per dag, eigen leverancier?, no problem, locaties stellen wel eens eisen

Afsluiting

DANK!

rondleiding Martiniplaza

hapje en drankje

Interessante links

Groningen Congresbureau

Martiniplaza

Nederlands Bureau voor Toerisme en Congressen

Praktische Verkoopondersteuning

Untitled

Untitled

Crowd Mapping

Hans Terhurne

CreaMatics