Аттестационное задание: подготовка и проведение 4-й международной научно-технической конференции ...
1. 2 этап подготовки (октябрь)
1.1. уточнение тематики, секций конференции, согласование с Минобрнауки
1.1.1. партнерская программа
1.1.1.1. рассылка информационного письма по базе института
1.1.1.1.1. бесплатное участие в конференции для сотрудников института
1.1.1.2. публикация тезисов/статей в спецвыпуске журнала "Известия ВУЗов"
1.1.1.2.1. комиссионное вознаграждение
1.1.2. рассылка информационного письма (2 касание)
1.1.2.1. рассылка индивидуальных приглашений для вип-участников
1.1.2.2. e-mail
1.1.2.3. факс
1.1.2.4. сбор присланных тезисов докладов и статей
1.1.2.4.1. формирование предварительной программы конференции
1.1.3. размещение уточненного информационного письма на титульной странице сайта
1.1.3.1. размещение уточненного информационного письма на подписной странице
1.1.4. размещение информационного письма о конференции в тематических журналах
1.2. оформление договоров уже зарегистрировавшихся участников
1.2.1. выставление счета
1.2.2. формирование полного комплекта документов для оплаты
1.3. разработка дизайна раздаточных материалов ( в случае необходимости)
1.3.1. заказ в типографии раздаточного материала
1.3.1.1. печать календарей
1.3.1.2. закупка и гравировка ручек (логотип, название)
1.3.1.3. закупка и гравировка USB-накопителей (логотип, название)
1.3.1.4. заказ папок/портфелей
2. 3 этап подготовки (ноябрь)
2.1. составление итогового списка участников конференции
2.1.1. оформление бухгалтерской документации (договора, счета)
2.1.2. оформление заявки на проход в институт
2.1.3. определение и заказ необходимого количества номеров в гостинице (для иногородних участников)
2.1.4. оформление документов для иностранных участников
2.1.4.1. согласование с 1 отделом, ФСБ
2.1.5. определение и заказ необходимого количества обедов (кофе-блрейк)
2.1.5.1. заключение договора на обслуживание с столовой
2.1.6. формирование пакета участника
2.1.6.1. получение готовых материалов из типографии
2.1.6.1.1. формирование комплектов раздаточных материалов
2.1.7. подготовка бейджей
2.2. окончательное формирование программы конференции
2.2.1. рассылка программы конференции участникам
2.2.1.1. получение подтверждения об участии/не участии в конференции
2.2.1.2. согласование дня и времени доклада (для иногородних участников, в случае необходимости)
2.2.1.2.1. рассылка информации о гостинице (номер брони, схема проезда)
2.2.1.3. рассылка информации о месте проведения конференции (схема проезда - на автомобиле, общественным транспортом)
2.2.2. размещение программы конференции
2.2.2.1. на титульной странице сайта
2.2.2.2. в новостях
2.3. подготовка помещений для проведения секций
2.3.1. таблички-указатели
2.3.2. оргтехника
2.4. подготовка места для регистрации участников
2.5. подготовка первичной документации для отчета в Минобрнауки и РФФИ
3. Проведение конференции
3.1. встреча участников на проходной института
3.1.1. по общему списку
3.1.2. встреча иностранных участников
3.2. регистрация участников
3.2.1. выдача бейджей
3.2.2. выдача пакета участника
3.2.3. обмен бухгалтерской документацией
3.2.4. оплата участия и оформление документов (в случае участия за наличный расчет)
3.3. распределение участников по аудиториям в зависимости от секции и доклада
3.4. проведение конференции в соответствии с программой и регламентом
3.5. техническое обеспечение проведения конференции
3.6. перерывы на кофе-брейк и обед
3.6.1. сбор участников и сопровождение их в столовую/буфет
3.6.2. сопровождение участников до аудиторий (в зависимости от секции)
3.7. решение текущих вопросов
3.7.1. оформление командировочных удостоверений
3.7.2. помощь в размещении в гостинице
4. Работа после конференции
4.1. обработка анкет участников
4.2. составление отчета о проведении конференции в Минобрнауки, РФФИ
4.3. подготовка тезисов докладов/статей для публикации в журналах
4.3.1. оформление договоров
4.3.1.1. оплата услуг редакции/типографии
4.3.2. передача тезисов/статей
4.4. подведение итогов
4.4.1. составление отчета для внутреннего использования и для конкурсной документации
4.4.1.1. общее количество участников
4.4.1.2. количество аспирантов
4.4.1.3. количество молодых специалистов (до 35 лет)
4.4.1.4. количество д.т.н., к.т.н., профессоров
4.4.1.5. количество докладчиков
4.4.1.6. количество докладов
4.4.1.7. количество иностранных участников
4.4.1.8. из каких стран приезжали участники
4.5. рассылка писем участникам с благодарностью за участие в конференции
4.5.1. в случае отбора тезисов/статей участника - информация о публикации
4.5.1.1. название журнала и номер
4.5.1.2. предполагаемая дата выхода журнала
5. Миссия проекта
5.1. Развитие научно-технического потенциала России в области микро- и наноэлектроники и микро- и наносистемной технике.
6. Цели проекта
6.1. для НПК ТЦ
6.1.1. - обмен опытом с другими предприятиями в области разработок и производства продукции микро- и наноэлектроники
6.1.2. - отчет о выполнении работ перед вышестоящей организацией (Минобрнауки) - в случае получение гранта
6.1.3. - выполнение задач для соответствия требованиям при подаче конкурсной документации ( индикаторы оценки предприятия)
6.2. для участников
6.2.1. - обмен опытом с другими предприятиями в области разработок и производства продукции микро- и наноэлектроники
6.2.2. - возможность выступления с докладами с последующей их публикацией для аспирантов и молодых специалистов
7. Целевая аудитория
7.1. научные сотрудники
7.1.1. мужчины/женщины
7.1.1.1. 30-50 лет
7.1.1.1.1. женаты/в отношениях/разведены, есть дети
7.1.1.1.2. есть потребность в реализации себя как ученого
7.1.1.1.3. наработка материала для получения ученой степени, звания
7.1.1.1.4. есть необходимость представить свои достижения
7.1.1.1.5. поддержка со стороны семьи
7.2. аспиранты
7.2.1. юноши/девушки
7.2.1.1. 25-35 лет
7.2.1.1.1. женаты/состоят в отношениях/свободны
7.2.1.1.2. занимаются научной работой
7.2.1.1.3. необходим опыт выступлений
7.2.1.1.4. необходимо определенное количество публикаций своих работ
7.2.1.1.5. необходимо проявить себя для лучшего трудоустройства
7.3. молодые специалисты
7.3.1. мужчины/женщины
7.3.1.1. 25-40 лет
7.3.1.1.1. женаты/разведены, есть дети
7.3.1.1.2. занимаются научной работой
7.3.1.1.3. необходимо заявить о себе, продвинуться по служебной лестнице
7.3.1.1.4. есть поддержка со стороны семьи
7.4. профессора, д.т.н., к.т.н.
7.4.1. мужчины
7.4.1.1. 45-85 лет
7.4.1.1.1. женаты
7.4.1.1.2. занимаются научной работой
7.4.1.1.3. преподают в ВУЗе, аспирантуре
7.4.1.1.4. есть потребность передать знания
7.4.1.1.5. необходимость чувствовать себя важными, ценными
7.4.1.1.6. есть поддержка со стороны семьи/детей
7.4.2. женщины
7.4.2.1. 45-60 лет
7.4.2.1.1. замужем
7.4.2.1.2. занимаются научной работой
7.4.2.1.3. преподают в ВУЗе, аспирантуре
7.4.2.1.4. незамужем/разведены
8. 1 этап подготовки (сентябрь)
8.1. составление информационного письма о конференции для предварительной рассылки приглашений
8.1.1. определение тематики, секций
8.1.2. определение состава оргкомитета, назначение ответственных по направлениям работы
8.1.3. формирование состава программного комитета, приглашенных гостей
8.2. составление и дополнение базы для рассылки в соответствии с целями конференции
8.2.1. рассылка по целевым кафедрам и факультетам ВУЗов
8.2.2. рассылка по подведомственным учреждениям Минобрнауки
8.3. рассылка предварительной информации о конференции по имеющимся базам
8.3.1. участники прошлых конференций
8.3.2. посетители стенда НПК ТЦ на тематических выставках
8.4. создание информационной (подписной) страницы
8.4.1. размещение информации о конференции и ссылки на подписную страницу на титульной странице сайта
8.4.2. размещение информации о конференции в новостях на сайте
8.5. определение стоимости участия в конференции
8.5.1. для сотрудников НПК ТЦ
8.5.1.1. бесплатное участие
8.5.2. для участников
8.6. определение пакета участника (раздаточные материалы)
8.7. составление шаблона бухгалтерской документации
8.7.1. составление шаблона договора, акта для оплаты участия по безналичному расчету
8.7.2. составление шаблона договора, акта, БСО для оплаты наличными
9. Задачи проекта
9.1. для НПК ТЦ
9.1.1. - оценка текущего уровня продукции и разработок НПК ТЦ (отечественные и зарубежные компании)
9.1.1.1. презентация последних разработок
9.1.1.2. поиск возможных путей сотрудничества
9.1.2. - выступление с докладами с последующей их публикацией для аспирантов и молодых специалистов
9.1.2.1. приглашение молодых специалистов, аспирантов (до 35 лет)
9.1.3. проведение конференции, составление отчетной документации по этапам
9.2. для участников
9.2.1. - оценка текущего уровня собственных разработок и продукции
9.2.1.1. участие в конференции в качестве докладчика/слушателя
9.2.1.2. - презентация своих последних разработок
9.2.1.3. поиск возможный путей сотрудничества
9.2.2. участие в конференции молодых специалистов