Create your own awesome maps

Even on the go

with our free apps for iPhone, iPad and Android

Get Started

Already have an account?
Log In

Работай меньше, успевай больше by Mind Map: Работай меньше, успевай
больше
5.0 stars - 8 reviews range from 0 to 5

Работай меньше, успевай больше

Работай меньше, успевай больше. Программа персональной эффективности О чем эта книга Эта книга поможет вам повысить свою продуктивность, уменьшить стресс и наконец начать приходить домой вовремя! Ее четвертое издание содержит конкретные рекомендации о том, как правильно организовать свой рабочий процесс и стать более эффективными и результативными. Вы узнаете, как преодолеть привычку откладывать дела на потом, избавиться от ощущения перегруженности и начать испытывать удовольствие от работы. Для кого эта книга Эта книга для тех, кто твердо намерен установить баланс между рабочей и личной жизнью; эта книга поможет вам выполнять свою работу быстрее и эффективнее, высвобождая время для выполнения других обязанностей - отца или матери, супруга или супруги, друга. Почему мы решили издать эту книгу Более миллиона людей во всем мире делают свою работу и получают удовольствие от нее благодаря методике Керри Глисона, описанной в книге «Программа персональной эффективности». Нам хочется,чтобы вы тоже были в их числе. Узнайте, как правильно организовать рабочий процесс, пользоваться смартфонами и электронной почтой, проводить эффективные совещания, поддерживать контакты и находить время для того, чтобы заниматься тем, что вам хочется делать. Фишка книги В книге вы найдете конкретные советы по поводу того, как выработать новые, более эффективные привычки и постоянно совершенствовать личный стиль работы. Они были сформулированы на основе опыта сотен тысяч высокоэффективных людей, которые прошли обучение в компании PEP®WORLDWIDE почти за 30 лет ее существования. От автора Когда люди слышат слово «эффективность», первая мысль, которая, как правило, приходит им в голову, - о «выжимании крови из камня». Но я определяю эффективность по-другому. Под эффективностью я подразумеваю способность делать больше, но затрачивать при этом меньше усилий. Большинство из нас никто никогда не учил тому, как работать. Люди учатся, получают профессиональное образование, приходят на работу - и вдруг обнаруживают, что оказались под лавиной бумаг и электронных писем. Как справляться с повседневными должностными обязанностямии, как организовать свою работу - этому не учат нигде. Самая распространенная ошибка, которую люди допускают при выполнении работы, - откладывают на потом дела, которые им не нравится делать. Большинство из нас неосознанно склонны к этому. Откладывать на потом - это плохая привычка. В вашем списке задач на следующую неделю должен быть предусмотрен и такой пункт, как контроль выполнения задач, порученных подчиненным, - это позволит вам гарантировать успешное завершение работы. Очень часто люди пользуются ежедневниками только для того, чтобы записывать в них время совещаний и деловых встреч. Вы же должны включить в свой ежедневник еще и напоминания, предельные сроки и промежуточные даты.  

Главные темы

Поддержание порядка везде и во всем

Сделай это сразу же!

Оптимизация вашей деятельности

Делайте то, что нужно и лучше - вовремя

Четко ставьте цели и задачи перед выполнением работы и проведением совещаний

11. Как сделать совещания эффективными

Краткое содержание

Возможно лучшие совещания - те, которых вы не проводите.

У совещаний есть альтернативы.

Когда нужно собрать совещание для решения проблемы, лучше проводить его там, где она возникла.

Если вам все-таки необходимо провести совещание, делайте это правильно!

Часть первая: сокращение количества совещаний

Часть вторая: если вы намерены провести совещание, сделайте это правильно

Типы совещаний, 1. Инструктивные совещания, 2. Совещания по вопросам планирования, 3. Периодически повторяющиеся совещания, 4. Совещания по решению проблем, 5. Совещания по принятию решений

Хорошо организованные совещание, Определение необходимости в проведении совещания, Указание цели и задачи совещания, Определение участников совещания, которые нужны для получения нужного результата, Определение времени, места и предполагаемой длительности совещания, Заблаговременное создание повестки дня, Рассылка информационных материалов участникам совещания, заблаговременная, Определение функции сотрудников во время совещания, При необходимости принятия решения нужно выбрать процедуру для их принятия, Заранее встретиться с участниками, а также составить повестку дня и обсудить цели и требуемый результат

Во время совещаний, Начинайте совещание вовремя, несмотря на отсутствие некоторых участников., Разъясните присутствующим цель и задачи совещания, чтобы достичь согласия с ними по поводу ожидаемого результата., Согласуйте с участниками совещания процесс принятия решений., Придерживайтесь графика проведения совещаний., Как правило совещания занимают все отведенное для них время. Выделяете на них от 20 до 50 минут., Введите запрет на использование ноутбуков, смартфонов, мобильных телефонов и любых других цифровых устройств во время совещаний., Используйте современные технологии для повышения эффективности совещаний. В частности, если присутствующие отдают предпочтение визуальному восприятию информации, используйте для этого световые панели и ЖК-телевизоры., Если в совещании участвует больше шести-семи человек, которые должны принять решение по тому или иному вопросу, разбейте их на две подгруппы и поручите каждой проработать разные аспекты вопроса, по которому будете принимать решение., Если цель совещания - путем мозгового штурма сгенерировать несколько творческих идей, сфокусируйте внимание участников на рассматриваемой теме и призовите их придумать как можно больше решений, предложений и идей. Запищите их. Не прерывайте, не критикуйте и не оценивайте предложения до тех пор, пока не выскажется каждый участник и пока не будете готовы проанализировать весь перечень и выделить лучшие., Будьте решительны. Совещания должны заканчиваться принятием решений и распределением заданий по их выполнению., В конце концов председатель должен подвести его итоги и перечислить все принятые решения., По итогам совещания составьте список тех действий, которые необходимо предпринять. Определите суть каждой задачи, а также кто, когда и где будет ее выполнять., Завершите совещание, договорившись с его участниками о том, как будет осуществляться контроль за выполнением поставленных задач.

После совещания, Протокол совещания должен составляться в день его проведения и включать перечень тех действий, которые необходимо предпринять. Копии протокола следует предоставить всем участникам совещания., Выберите способ распространения копий протокола. Для этого можно использовать электронную почту или опубликовать его в корпоративной сети, где все участники совещаний смогут получить к нему доступ., Помните: чем меньше электронных писем, тем лучше!, Активно отслеживайте ход выполнения задач, поставленных в ходе совещания.

Выводы и рекомендации

1. Возможно лучшее совещание - то, которое так и не было проведено. Периодически повторяющиеся совещания в большинстве случаев не достигают своей цели. Начните с анализа тех совещаний, которые посетили в последние пару месяцев. Оцените их уместность, важность и цель. Максимально сократите количество совещаний.

2. Столкнувшись с той или иной проблемой, пойдите на место ее возникновения и понаблюдайте, послушайте, соберите факты и найдите способ ее решения.

3. Если вам все-таки необходимо провести совещание по этому вопросу, проводите его в том месте, где выполняется работа и возникла проблема.

4. Назначив совещание, подготовьтесь к нему. Во время подготовки определите цель и задачи совещания, повестку дня, функции участников, помещение, время и продолжительность совещания, а также подготовьте необходимые материалы.

5. Обеспечьте правильную организацию совещаний. Начинайте и заканчивайте вовремя. Проследите, чтобы участники совещания не отклонялись от темы. составьте план действий по итогам совещания (шаги, которые предстоит предпринять), четко сформулируйте задачи и укажите, кто, когда и где должен их выполнить.

6. Определите процедуру контроля исполнения решений, принятых на совещании. Проконтролируйте выполнение поставленных задач.

1.Краткий обзор

Организация рабочего процесса

Рекомендации по работе с бумагами

Рекомендации по работе с электронной почтой

Привычки и рутинные практики

Группирование однотипных задач

Планирование

Четкая постановка целей

Разделение действий, которые обеспечат достижение этих целей, на конкретные задачи

Управление задачами - постоянная проверка их выполнения, расстановка приоритетов, контроль

Изменение планов, не обеспечивающих достижению поставленных целей, и продолжение работы до тех пор, пока цели не будут достигнуты

Непрерывное совершенствование

2. Сделайте это сразу же!

Краткое содержание

Как сделать больше, приступая к работе сразу же

избавиться от привычки откладывать дела на потом, выработав привычку действовать сразу

уменьшить нагрузку, выполняя работу идин раз

принимать решения, взвесив все худшие из возможных последствий своих действий, и, если можете принять эти последствия так, как считаете нужным

прекратить использовать срочность определенных задач в качестве предлога для откладывания других задач на потом

оценивать степень важности каждой задачи и решать, стоит ли ее выполнять

добиваться и выполнять работы так же искусстно, как вы умеете ее ткладывать

Почему программа персональной эффективности работает?

Начните с рабочего стола или с рабочего места

Преодолейте привычку откладывать дела на потом

1. Делайте что бы то ни было только один раз

2. Очистите свой разум

3. Решайте проблемы до того, как они станут слишком серьезными

4. Сократите количество прерываний

5. Расчистите завалы

6. Начните действовать с мыслями о будущем, а не о прошлом

7. Прекратите беспокоиться по этому поводу

8. Поверьте в себя

Не все можно и нужно делать сразу же

Сделайте решительность один из своих рабочих навыков

Выработайте привычки, основанные на принципе "Сделай это сразу же"

Стремление к совершенству

Дисциплинированность

Выводы и рекомендации

1. Приступайте к работе, Подойдите к своему рабочему столу и упорядочите все бумаги, лежащие на нем или в любом другом месте вашего рабочего пространства. Изучите каждый лист бумаги и определите, что с ним делать, чтобы довести работу до завершения. Сделайте все возможное, чтобы выполнить это задание, и уберите лист со своего стола, чтобы он больше не попадался на глаза. Если на выполнение задачи потребуется несколько часов, выделите для этого время в своем рабочем графике.

2. Посмотрите всю свою корреспонденцию в папке Входящие, прослушайте голосовые сообщения, прочитайте сообщения, пришедшие по факсу, - и по мере возможности сделайте то, что требует каждое из них. Если для решения какой-то задачи понадобиться несколько часов, внесите ее в свой еженедельник, назначив более подходящее время.

3. Определите, какие задачи вам предстоит решить, а также что нужно сделать, чтобы довести каждую до них до завершения. Работайте над их выполнением столько, сколько можно. В случае возникновения препятствий принимайте разумные решения. Задайте себе вопрос "Как сделать это другим способом?". Если вы решите поручить задачу кому-то другому, не забудьте проконтролировать ее выполнение.

3. Организуйте это сразу же!

Краткое содержание

как привести в порядок рабочее место и сэкономить время

прекратить тратить время на поиск ненужных вещей и завести отдельные папки для рабочих, справочных и архивных материалов

систематизировать компьютерные файлы и создать удобную систему каталогов для них и для сообщений электронной почты

уделять деталям организации работы ровно столько внимания, сколько и самой работе

Солдатская история

Устранение беспорядка

Что создает беспорядок?

Почему поддерживается беспорядок?

С глаз долой?

Не игнорируйте очевидного

Начните с самого важного

Ваш набор офисных принадлежностей

1. Три лотка для бумаг

2. Стандартные офисные принадлежности

Знакомьтесь с новинками рынка

Организация документов, сначала бумажных

Рабочие материалы, 1. Справочная информация, 2. Материалы, подлежащие обсуждению, 3. Рутинные обязанности, 4. Текущие проекты, 5. Календарная картотека

Календарная картотека

Организация персональных рабочих материалов

Организация персональных справочных материалов: записывайте задачи сразу же после их обнаружения, Система папок для справочных материалов следующего содержания, результаты исследований, необходимые для будущих проектов, материалы по выполненным проектам, информация о ресурсах, информация о сотрудниках, административные данные, информация о состоянии бюджета, информация о счетах клиентов, При систематизации нужно решить два вопроса, Какую информацию необходимо сохранить?, Как организовать справочные материалы так, чтобы было легко находить нужную информацию?, Рекомендации по структурированию справочных материалов, 1. Составьте список ключевых аспектов своей работы. Это и будут те категории, на которые необходимо поделить справочные материалы., 2. Сделайте на папках четкие надписи, соответствующие выделенным категориям., 3. Посмотрите имеющиеся папки и выбросьте ненужные бумаги., 4. Разложите справочные материалы одной или нескольких категорий по папкам и разместите в одном из ящиков., 5. Разложите папки со справочными материалами в алфавитном порядке по категориям и подкатегориям., 6. Крупными, разборчивыми буквами подпишите каждый ящик, чтобы облегчить и ускорить поиск нужной информации.

Архивные материалы, Вопросы для оценки состояния системы хранения архивных материалов, Есть ли архив в вашем отделе? Компании?, Какова политика компании в отношении хранения документов?, Кто отвечает за хранение обслуживание архива?, Существует ли у вас система индексации архивных материалов?, Какова процедура получения документов из архива?, Можете ли вы быть уверены, что в случае необходимости удастся восстановить те или иные документы?, Пользовались ли вы этой системой в последнее время?, Существует ли необходимость в создании системы хранения архивных материалов? Если да, то кто будет это делать?

Полезные советы: что хранить, где и что выбросить

Есть ли у вас склонность хранить вещи на "всякий случай"?

Не слишком ли много документов находится в ваших папках для справочных материалов?

Принимая решение что-то сохранить, спросите себя, Если мне снова это понадобиться, где я смогу это найти?

Существует ли электронная копия документа?

Может ли кто-то другой из вашей организации предоставить вам эту информацию? Если да, не делайте копий этих материалов.

Существует ли необходимость в том, чтобы часть рабочих, справочных материалов хранилась в общей файловой системе справочных материалов отдела?

Нужно ли согласовывать свои действия с кем-либо из коллег, чтобы определить кто из вас будет хранить определенную информацию?

Полезные советы по поводу усовершенствования системы хранения бумажных документов

Используйте подвесные папки - в них удобно хранить обычные тонкие папки с документами. В подвесной папке с широким дном может поместиться несколько тонких папок с материалами по одной теме.

Надписи на папках должны быть выполнены крупными, четкими буквами. Это облегчает процесс поиска документов и их повторной раскладки по папкам.

Размещайте ярлыки на папках, соответствующие категориям и подкатегориям, на одной линии. Это поможет быстрее отыскать нужную папку. Чтобы еще больше облегчить процесс, можно использовать цветные ярлыки для папок разных категория.

Создайте алфавитный указатель для большой системы хранения справочных материалов. Он позволит быстро найти нужную информацию в отсутствии секретаря. Кроме того это сведет к минимуму дублирование документов и поможет скоординировать использование общих материалов.

Систематизация и маркировка документов

Организация электронных документов

Рекомендации, Сформируйте систему хранения файлов для хранения документов в вашем компьюетре., Создайте систему хранения сообщений электронной почты., Позаботьтесь о том, чтобы она была идентична системе хранения информации в бумажной и электронной форме., Переносите документы, которые хотите сохранить в соответствующие электронные папки., Создайте на своем компьютере рабочий стол, который обеспечит вам легкий доступ к файлам и приложениям.

Начните с операционной системы

Создавайте резервную копию жесткого диска

Присвоение имен электронным документам

Используйте возможность компьютера для поиска документов

Организация электронной почты

Процесс организации электронной почты, 1. Начните с определения свойств файлов, в которых будет храниться электронная корреспонденция., 2. Воспользуйтесь системой должностных обязанностей, которую составили для системы хранения бумажных документов, чтобы создать идентичную систему каталогов в программе электронной почты., 3. Просматривая каждое электронное письмо, определите, что необходимо с ним сделать, Удалить, Сохранить в одной из папок на диске, 4. В случае перемещения файла на диск общего пользования позаботьтесь о том, чтобы имя файла было интуитивно понятным, - это позволит легко найти его в случае необходимости., 5. Просматривая электронные письма одно за одним повторяйте это процедуру до тех пор, пока не завершите упорядочение электронной почты., 6. Если вы начинаете его в тот момент, когда накопилось большое количество необработанных писем, можете создать систему папок, выбрать определенную дату, создать папку Архив, переместить в нее все сообщения за этот период и забыть о них.

Создание о организация адресной книги

Организация закладок - ссылок на веб-страницы, доступ к которым вы можете захотеть получить в будущем

Организация рабочего стола компьютера для легкого доступа к приложениям и файлам

Использование процедуры поиска

Организация других носителей информации

Проверенные правила, Складывать предметы одной категории в одном месте., Размещать их в отдельных контейнерах., Обеспечить четкую маркировку.

Выводы и рекомендации

1. Устраните беспорядок и организуйте свое рабочее пространство. По всей вероятности, вам понадобиться на это целый день или даже больше. По возможности запланируйте эту работу на такое время, когда вас никто не побеспокоит.

2. Возьмите минимум три лотка для бумаг и сделайте на них такие надписи: Входящие бумаги, Бумаги в работе, Исходящие бумаги., В лоток Сходящие бумаги складывайте все материалы, которые получаете., Лоток Бумаги в работе, В лотке Исходящие бумаги

3. Прежде всего освободите ящики письменного стола, в которых будете хранить документы. Очистите от бумаг и от других предметов все ящики, шкафы и лотки, стены, портфель... Поищите бумаги везде: под столом, за шторами - во всевозможных местах Соберите их и, не разбирая, сложите на рабочем столе.

4. Возьмите самый верхний лист бумаги и выполните с ним одно из следующих действий, Работайте с ним до тех пор, пока не сделаете все, что нужно., Работайте с ними до тех пор, пока не сделаете максимум возможного, после чего положите лист в лоток "Бумаги в работе", если получите нужную вам информацию в кратчайшие сроки, или в соответствующую папку календарной картотеки, если информация будет получена несколько позже., Поручите работу с этим документов кому-то другому., В одну стопку ан полу сложите бумаги, касающиеся текущей работы или проектов, - их вы должны будете разместить в ящик для рабочих материалов., В другую стопку на полу сложите бумаги, которые будут храниться в ящике для справочных материалов. Это касается бумаг, содержащих нужную информацию, но требующих немедленных действий.

5. Воспользовавшись схемой должностных обязанностей, определите в какую папку следует поместить сохраненный документ.

6. Затем организуйте рабочие материалы. Разложите по отдельным подвесным папкам бумаги, касающиеся каждого текущего проекта и каждой общей категории задач. Сделайте то же самое со справочными и архивными материалами.

7. Выделите отдельные папки для каждого из своих подчиненных, босса или коллег, с которыми регулярно контактируйте. Напишите на них имена людей и положите записки с указанием, какие действия этих людей в рамках реализации долгосрочных проектов вам необходимо проконтролировать.

8. Если вы по-прежнему используете много бумажных документов, подумайте о создании календарной картотеки, предназначенной для тех бумаг, с которыми необходимо будет поработать в определенное время или дату. Если вы имеете дело главным образом с электронными документами, включите функцию Напоминаний в той системе, которую применяете для контроля выполнения зада, или внесите в свой ежедневник. Необходимо использовать систему, которая поможет вспомнить о том, что нужно сделать, а не полагаться только на свою память.

9. Упорядочите электронную почту. Ваша задача - очистить электронный ящик входящих сообщений, а письма, которые вы намерены сохранить - переместить в соответствующие папки дерева папок входящей почты. Лучше всего начать процесс с просмотра самых старых писем. Прежде всего выясните возможности своей почтовой программы. Воспользуйтесь схемой должностных обязанностей, чтобы определить какие категории папок (каталогов) нужно создать. Просмотрите каждой письмо в ящике входящих сообщений и либо дайте на него ответ, либо поручите это кому-то другому, либо запишите в список задач, либо удалите или поместите в архив. Так поступите с каждым электронным письмом.

10. Если ваши электронные документы сохранены на диске С, создайте папки Рабочие, Справочные, Архивные для тех документов, которые намерены сохранить на другом диске., Рабочие, Справочные, Архивные

11. Воспользовавшись схемой должностных обязанностей, сформируйте систему вложенных папок (подкаталогов) для хранения бумажных документов.

12. Начните процедуру просмотра всех сохраненных документов, пытаясь по каждому из них решить следующее:, Вы пользуетесь этим документом сейчас или он понадобиться вам в будущем?, Можете ли вы получить доступ к нему в каком-то другом месте?, Следует ли переименовать этот документ?, Следует ли удалить его?, Действуете в соответствии с принятыми решениями.

13. Если у вас нет времени иди желания заниматься организацией электронных документов в последовательности, указанной в пунктах 9-12, рекомендую воспользоваться функциями поиска, предлагаемыми в используемых программах.

14. Если у вас нет возможности уделить организации рабочего процесса один-два дня, последуйте совету Джулии Моргенстерн и займитесь самыми трудными участками. Поделите все действия на участки по степени важности и занимайтесь каким-то из них. По завершении организации одного участка возвращайтесь к обычной работе, а остальными занимайтесь в удобное для вас время.

15. Составьте список недостающих канцелярских принадлежностей и инструментов, необходимых для выполнения работы. Позаботьтесь о том, чтобы они были всегда у вас под рукой и в исправном состоянии., Ручки, Скотч, Скобки для степлера, Степлер, Ножницы, Конверты, Марки, Папки, Ярлыки, Диски, и прочее

4. Сделайте это своей привычкой

Краткое содержание

как организовать свой рабочий график, планируя задачи на большие промежутки времени

группировать задачи, связанные с работой, выделять время для обработки всех писем и служебных записок за один раз, поступать таким же образом с телефонными звонками, электронной почтой и т.д.

игнорировать информацию, не представляющую для вас никакой ценности, и сделать так, чтобы она вообще к вам не поступала

положить конец прерываниям в работе, отнимающим у вас время

проводить плановые встречи с подчиненными один на один, для того, чтобы улучшить взаимопонимание и повысить эффективность работы

Ведите журнал учета времени

Электронный журнал учета времени

Как преодолеть информационную перегрузку

Занимаясь входящими бумагами, не забывайте о реальной работе

Выполняйте рутинную работу в "пакетном" режиме

Гораздо эффективнее обрабатывать электронную почту два-три раза в день в специально отведенное для этого время. Та вы не будете отвлекаться и, кроме того, научитесь устанавливать предельные сроки выполнения стоящих перед вами задач и придерживаться их сроков.

Выделите в своем ежедневнике время для проверки сообщений голосовой почты и ответных звонков. Это тоже сократит количество ненужных перерывов в работе и поможет более результативно реагировать на телефонные сообщения.

Предусмотрите в своем расписании время для чтения. Возможно, для того чтобы успешно справляться со своими обязанностями, вам необходимо отслеживать, что печатается в прессе, и читать другие важные материалы. При наличии более срочных дел чтение, как правило, оставляют на потом. Но если вы включаете его в свое ежедневное расписание - например, запланируете делать это во время обеденного перерыва - и возьмете с собой соответствующие материалы, то сможете более эффективно справляться с этим аспектом своей работы.

Гораздо легче взять из лотка для исходящих бумаг целый пакет готовых документов и разослать их все одновременно, чем вставать из-за стола каждый раз по окончании обработки одного документа.

На то, чтобы разложить все готовые бумаги по папкам за один раз, требуется гораздо меньше времени и усилий, чем если проделывать это с каждым отдельным документом.

Группирование однотипных задач, позволит вам готовиться к их выполнению один раз, вместо того, чтобы делать это многократно в случае их бессистемного выполнения.

Составьте график работы - и вам не придется делать выбор

Закон Паркинсона и распределение времени

Он гласит: работа заполняет все отведенное для нее время.

Разделяйте рабочий день

Выделяйте в своем расписании время для телефонных звонков

Еще один важный момент, Настоятельно рекомендуется выключать телефон, когда вы заканчиваете работать и не включать его до тех пор, пока не начнется следующий рабочий день.

Выделяйте в своем расписании время для обработки электронной опчты

1. Занимайтесь поступившим сообщением сразу же, Прочитайте его, дайте ответ и сделайте все, что от вас требуется.

2. Поручите работы с входящим сообщением другому человеку, Если оно требует действий, которые может или должен выполнить кто-то другой, перешлите его этому человеку сразу же.

3. Включите поступившее электронное сообщение в список задач, Если полученное электронное письмо предполагает действия, на выполнение которых понадобиться некоторое время, включите их в свой список задач. Воспользуйтесь ежедневником, чтобы записать в нем сроки выполнения задачи.

4. Удалите поступившее сообщение или переместите его в другую папку

Обработка обычной почты и служебных записок

Чтение

Ежедневные личные встречи с подчиненными

Ежедневные совещания с ответственным секретярем

Как избежать прерываний в работе

Сделайте это сразу же!, Расчистите завал незавершенных дел, чтобы не пришлось иметь дело с последствиями., Выполните работу в установленные сроки, чтобы от вас не требовали промежуточных отчетов о ее состоянии.

Сделайте это правильно сразу же!, Выполните любую работу качественно и в полном объеме, чтобы потом не пришлось ее переделывать., Давайте подчиненным четкие и исчерпывающие инструкции, чтобы они реже обращались к вам с вопросами и не разочаровывали некорректным выполнением ваших заданий с первого раза., Не забывайте о том, что именно вы должны научить подчиненных делать как рутинную работы, так и важную работу.

Правильно организуйте процесс коммуникации сразу же!, Оставляя кому-то сообщения, предоставляйте полную информацию, чтобы избежать повторных звонков., Требуйте, чтобы звонящие оставляли исчерпывающие сведения., Используйте такие средства коммуникации, которые позволяют передавать и принимать необходимую информацию не отрывая вас от работы - например, электронную почту или голосовую почту.

Займите твердую позицию сразу же!, Пытайтесь бороться с прерываниями в работе, устанавливая свои временные ограничения., Подчеркните свою занятость, поднимаясь с места в том момент, когда кто-то заходит к вам и прерывает работу., Вносите свой вклад в формирование культуры, в которой не принято отрывать людей от работы., Группируйте коммуникации.

Уважайте время окружающих

Заставьте это работать!

Подводные камни

Выводы и рекомендации

1. Работайте с умом. Это повысит вашу результативность. Только вы можете определить, что заслуживает вашего внимания. Независимо от того, каковы ваши приоритетные задачи, вы можете уделить им больше времени, рационализировав выполнение рутинных операций.

2. Проанализируйте, как и куда вы расходуете свое время. Если вы никогда этого не делали, результат может вас удивить. Для того, чтобы точно определить, на что вы его тратите, ведите журнал учета времени. Это поможет вам понять, что именно, когда и сколько времени вы делаете, и позволит найти способ оптимизировать свою работу.

3. Лучший способ преодолеть информационную перегрузку - не допускать в свою систему ту информацию и задачи, которые не представляют для вас особой ценности. И то и другое мешает вам эффективно справляться со своими обязанностями. Фильтруйте входящую информацию. В случае необходимости поручайте выполнение тех или иных задач людям, которые могут это сделать. Перенаправляйте информацию, которую не используете в адрес тех людей, к чьей работе она имеет непосредственное отношение. Уделяйте минимум времени рутинным задачам, таким как обработка входящей почты и т.д. Быстро изучите все поступившие письма и приступайте к основной работе.

4. Научитесь группировать однотипные задачи. Отвечайте на телефонные звонки несколько раз в день в отведенное для этого время и не позволяйте им постоянно прерывать вашу работу. Точно так же поступайте и с входящей корреспонденцией. Выделите в своем расписании время, не протяжении которого полностью обработаете каждое поступившее письмо, или запланируйте соответствующее занятие на определенное время в ближайшем будущем. Выполнение однотипных задач (ответные звонки, написание ответов на служебные записки и обработка электронной почты) в пакетном режиме позволят вам уделить более важной работе на 25% больше времени.

6. Составьте график выполнения стоящих перед вами задач - и вам не придется больше о них беспокоиться. Если вы выделяете на выполнение задачи один час, именно столько времени, по всей вероятности, вы и потратите. Если вы выделите на ту же задачу один день - у вас действительно уйдет на нее целый день.

5. Принцип "Сделайте это сразу же - потом" означает, что вы должны строго придерживаться графика работы. Если в разгар работы над докладом вам доставили письмо, продолжайте заниматься докладом. Выделите в своем расписании ежедневно 30 минут для работы с письмами - и занимайтесь ими только в это время. Не прерывайте работы над одной задачей, чтобы заняться другой. Если вы сделайте это, обе задачи скорее всего, останутся незавершенными, так как выполнение которой тоже прервется из-за третьей.

7. Проводите еженедельные личные встречи с подчиненными для решения текущих вопросов. Это существенно сократит количество прерываний вы работе и позволит вам регулярно поддерживать контакты друг с другом. Вы должны завести для каждого сотрудника отдельную папку и сохранять в ней записки с напоминанием о том, какие вопросы нужно с ним решить. Ваши подчиненные тоже должны завести такие папки и хранить в них бумаги по тем вопросам, которые им следует обсудить с вами во время очередной встречи. Не забывайте, что во время таких встреч должны обсуждаться менее важные вопросы, которые можно решить на протяжении недели, а не требующие немедленного рассмотрения.

8. Проанализируйте, какие методы вы можете использовать для того, чтобы устранить прерывания в работе и примените их на практике.

5. Запланируйте это сразу же!

Краткое содержание

Время летит очень быстро, когда вы чем-то озабочены. Размышляя о том, что нужно сделать, вместо того, чтобы заранее составить эффективный план, вы тратите время зря.

Действовать нужно только тогда, когда вы ясно представляете себе требуемый результат. Если у есть четкая картина предстоящей работы, вы сразу же приступите к ее выполнению. Если эта картина размыта, будете сомневаться. Планирование позволит вас составить отчетливое представление о том, что вы должны делать.

Как установить, что для вас действительно важно.

Как определить свои цели (те, которые лежат в основе вашей системы ценностей).

Как организовать эффективный процесс планирования, каждую неделю занимаясь саморганизацией, пересмотром своих целей и планов, а также составлением плана на следующую неделю.

Цель планирования

Принципы планирования

Расстановка приоритетов - управление задачами

Тайм-менеджмент, Рутинные операции, выполнение которых назначено на определенное время дня., Планирование рабочего графика на день с учетом принятой в компании политики открытых дверей и закрытых дверей. Когда вам требуется время, на протяжении которого вас никто не будет прерывать и вы сможете сконцентрироваться?, Поиск лучшего времени для творческой работы с учетом биоритмов., В какой половине дня вы наиболее энергичны?, В это время лучше всего заниматься работой, требующей творческого воображения., Когда наименее энергичны?, Это время больше подходит для выполнения монотонных задач, не предполагающих высокой концентрации внимания, таких как раскладывание бумаг по папкам., Выделение времени для краткосрочного и долгосрочного планирования. Составление плана на день может потребовать всего несколько минут, на еженедельное и месячное планирование может потребоваться около часа, на долгосрочное планирование может уйти несколько дней., Тип системы календарного планирования, которую вы используете, - бумажная, предназначенная для личного использования, или электронная, к которой могут получить доступ и которую могут дополнять ваши коллеги и подчиненные. Чем выше степень зависимости вашего расписания от других людей, тем больше времени вы должны выделить ан выполнение собственных приоритетных задач. Занимается ли ваш секретарь планированием ваших встреч? Насколько он (или она) осведомлен о ваших предпочтениях относительно планирования встреч, досуга, рутинных задач и т.д.? От того, какой именно ежедневник вы используете (с разбиение на страницы по дням, неделям или месяцам), зависит ваше восприятие времени., И последнее, один из важнейших элементов тайм-менеджмента - защита вашего времени.

Стоит ли тратить время на планирование?

Процесс планирования по принципам PEP

Планирование работы на день

План работы на неделю, Еще одна причина для применения WRAP-техники

План реализации проекта, Критерии необходимости проектного планирования, Эта сложная задача, Это трудновыполнимая задача, Для выполнения данной задачи необходимо привлечь нескольких сотрудников, Выполнение этой задачи связано с применением новых методов работы, Задача должна быть выполнена строго в сроки, Вы находитесь в стадии переиен, Разработка схемы плана реализации проекта, мозговой штурм по всем элементам проекта, определение важнейших факторов успеха, распределение всех сгенерированных идей по категориям, Планирование с помощью программ Outlook и Lotus Notes, Планирование с использованием компьютера, Календарное планирование с Outlook и Notes

Стратегический план

Постановка целей, Личные цели

Определение ценностей, Личные ценности

Визуализация: что видишь, то и получаешь

Выводы и рекомендации

1. Возьмите за правило составлять план работы не день и неделю. Когда накопите достаточно опыта, анализ работы на предстоящую неделю будет занимать у вас по пятницам от двух до четырех часов - или даже меньше, если использовать для этого компьютер. Каждое утро уделяйте около десяти минут в день и отслеживайте его выполнение в течении дня. Процесс ежедневного планирования станет гораздо проще, если отталкиваться от плана работы на неделю и составлять список дел на текущий день, исходя из тех задач, которые вам предстоит выполнить за неделю, и которые будут постепенно приближать вас к достижению основной цели.

2. Во время составления плана на неделю проанализируйте все источники предстоящей работы. Определите приоритетность задач. Сократите количество источников, собрав в одном месте разрозненные записи.

3. Не забывайте выделять в своих планах время на выполнение непредвиденных задач.

4. Обязательно устанавливайте основные цели, которых хотите достичь. Разбейте их на более мелкие задачи. Один раз в неделю анализируйте эти задачи и используйте для составления плана работы на неделю. Все проекта должны быть отображены в источниках информации о предстоящей работе, о которых шла речь в пункте 2.

5. Определите, что важно для вашего бизнеса в долгосрочной перспективе. Где вы хотите видеть свою компанию (или ту ее часть, за которую отвечаете) через много лет? Можете привлечь своих сотрудников к участию в процессе постановки целей. Определите и запишите конкретные цели, над достижением которых будете работать на протяжении установленного периода.

6. Создайте рабочую папку по каждой из помеченных целей.

7. Разработайте стратегию достижения каждой цели.

8. Составьте планы реализации проектов, охватывающие тактические приемы, направленные на достижение поставленных целей.

9. Загляните себе в душу. Попытайтесь понять, какие ценности наиболее важны для вас., Стивен Кови предлагает такой способ: представить себя на собственных похоронах. Что вы хотели бы услышать о себе в прощальной речи? Есть ли в вашей жизни то, чем вы можете гордиться? Чего вы хотели бы достичь к концу своего жизненного пути?

10. Помните: наличие цели придает жизни смысл. Какова цель вашей жизни? Если вы не знаете этого или цель носит неопределенный характер, попытайтесь четче определить ее. Некоторые люди называют такие цели своей миссией.

11. Установите ближайшие цели, достижение которых позволит вам выполнить вашу жизненную миссию.

12. Используйте процесс планирования по принципам PEP применительно к таким целям:, стратегия, планы реализации проектов, планы работы на неделю или месяц, планы работы на день

6. Разберите электронную почту сразу же!

Краткое содержание

Лучший способ обрабатывать большой объем электронных писем и прочей информации - это не заниматься ими в первую очередь

Как установить стандарты относительно разных типов входящих и исходящих коммуникаций

Как более эффективно обрабатывать информацию

Раздел первый: возьмите под контроль поток входящей информации

Чем больше писем вы отправляете, тем больше получаете

Переход от проталкивания информации к ее извлечению

Если у вас есть административная поддержка

Технические решения

Измените свой электронный адрес

Вы сами решаете, когда обрабатывать электронную почту

Функции "Добавить копию" и "Ответить всем"

Раздел второй: эффективная организация и обработка информации

Управление информацией с помощью дополнительных приложений электронной почты

Внедрение корпоративных стандартов

Другие правила, в строке Тема необходимо четко указывать тему письма, у одного письма должна быть только одна тема, если сообщение требует от получается ответных действий, укажите в теме аббревиатуру FYA (For Your Action, Пожалуйста примите меры), если сообщение носит сугубо информационных характер, укажите в тему аббревиатуру FYI (For Your Information, К вашему сведению)

Обработка информации

Четыре правила обработки входящих сообщений, Обрабатывайте поступившее сообщение сразу же, Поручите работу с письмом другому человеку, Включите поступившее сообщение в список задач, Удалите поступившее сообщение или переместите его в другую папку

Отключите функцию уведомления

Мгновенный обмен сообщениями

Папка "В работе"

Установка напоминаний

Научитесь читать быстрее

Проверенные на практике правила работы с электронной почтой

Четко обозначьте тему. Отметьте, какова цель письма

Ограничивайтесь одной темой в одном электронном письме

Избегайте функции "Ответить всем"

В тексте письма используйте абзацы и не допускайте грамматических ошибок

Не допускайте сарказма в письме

Не отвечайте на полученное письмо, если сильно растроены

Отправляя в письме адрес сайте, напечатайте его полностью.

Указывайте адреса тех получателей, от которых ожидаете каких-либо действий, в поле Кому, а адреса всех остальных - в поле Добавить копию

Если компьютере в сети, то дайте ссылку на файл, а не пересылайте его в письме

Не пишите слишком длинных писем. Если оно получается большим, составьте отдельный документ и прикрепите его к письму.

В большинстве приложений есть автоматическое размещение подписи к письму. Используйте ее.

Включите проверку орфографии в письме.

Если часто приходится писать шаблонный ответ, то составьте его заранее и просто копируйте когда необходимо в письмо.

Отправляя письмо с пометкой FYI (К вашему сведению), в верхней части кратко изложите его суть, обратив внимание читателя, что может представлять для него интерес, чтобы ему не пришлось читать весь текст

В своей адресной книге составьте списки рассылки, по которым в случае необходимости будете рассылать письма.

Старайтесь не рассылать сообщения, имеющих отношение к вашей работе.

Если получаете в письме файл, то сохраните его в надежном месте.

В связи с глобализацией лучше не употреблять акронимов и жаргонных терминов используемых в английском языке.

Если вы делаете исправления и дополнения в теле существующего письма, то выделяйте все изменения другим цветом, чтобы они были видны получателю.

Не стоит сообщать электронным письмом плохую новость. Лучше сделать это по телефону или при личной встрече.

Ознакомьтесь с корпоративной политикой в отношении хранения электронных писем. Придерживайтесь норм и правил, установленных в компании.

Эта нелегкая задача!

Выводы и рекомендации

1. Если еще не очистили свой ящик входящих сообщений, сделайте это, применив четыре правила, перечисленные выше. Создайте свою систему папок для хранения важных электронных писем, на которые вы уже дали ответ.

2. Занимайтесь обработкой электронной почты только в отведенное для этого время. Для большинства людей делать это два-три раза в день - более чем достаточно. Приступайте к работе с почтой в назначенное время, не просто просматривайте письма, а обрабатывайте каждой из них полностью, делая это до тех пор, пока папка "Входящие" не опустеет. Для начала выделите в своем графике время, в течении которого будете работать с электронной почтой. Возможно, по мере накопления опыта а вам придется его подкорректировать.

3. Отключите функцию уведомления о поступлении новых сообщений. Придерживайтесь избирательного подхода при подключении служб мгновенного обмена сообщений. Пользуйтесь голосовой почтой. Вы сами должны решать, что и когда вам нежно делать. Но помните: если уже решили что-то сделать в определенное время, - обязательно уложитесь в назначенное время!

4. Придерживайтесь избирательного подхода к отправке электронных писем. Если вы хотите сократить количество входящей корреспонденции, сократите число исходящей.

5. Научитесь пользоваться функцией "Правила" вашего почтового клиента, и не только для борьбы со спамом. Применяйте ее также для обработки в пакетном режиме входящих писем, телефонных звонков, бумажных документов и т.д. Помните о том, что компьютер воспринимает ваши инструкции буквально. Создавая то или иное правило, учитывайте регистр и следите за правильностью написания слов, с помощью которых формулируете это правило.

6. Изучите дополнительные приложения, которые поддерживают ваше программу электронной почты, и воспользуйтесь теми их функциями, которые облегчают вам задачу фильтрации, поиска и организации информации.

7. Если у вас есть дела, которые вы должны выполнить в конкретные сроки, установите соответствующие напоминания на пятницу. Это позволит определить степень важности по сравнению с другими задачами во время выполнения еженедельной процедуры анализа и планирования работы на предстоящую неделю.

8. Шаг за шагом проанализируйте раздел "Проверенные на практике правила работы с электронной почтой" в поисках способов улучшения вашего подхода к обработке электронных писем.

7. Секрет успеха - в доведении дела до конца

Краткое содержание

Как упорно продолжать делать свое дело. Упорство - самый важный элемент успеха в жизни и работе.

Задействовать системы, которые помогут вам запоминать все детали того, чем вы занимаетесь.

Использовать ежедневник и другие инструменты календарного планирования для доведения дел до конца.

Эффективно использовать возможность делегировать работу. Постоянное развитие происходит только при поддержке других людей.

Упорство

Упорство, рутина практика и привычки: как делать то, чем вы не любите заниматься

Забудьте о необходимости все запоминать

Озабоченность и время

Создайте эффективную систему контроля за выполнением работы

Бумажная система контроля за выполнением работы

Блокнот

Электронная записная книжка

Календарные системы, Эффективная календарная система поможет вам, Напоминать себе о том, что вам предстоит сделать, Записывать информацию о деловых встречах, Составлять списки задач или планировать работу на следующую неделю, Записывать важные конечные сроки, Планировать выполнение задач, отталкиваясь от конечных сроков и отмечать ключевые промежуточные даты, Напоминать себе о повторяющихся событиях, таких как дни рождения, праздники, годовщины и другие особые даты в вашей жизни, Делать заметки на совещаниях, Записывать адреса и номера телефонов, Иметь под рукой справочную информацию, такую как часовые пояса, телефонные коды и почтовые индексы, Выделять отрезки времени для выполнения запланированной работы, Включать в свое расписание повторяющиеся мероприятия, такие как еженедельные встречи с сотрудниками, обработка электронной почты или работа с бумагами, Хранить личную информацию, в частности, номера страховых полисов, водительских прав, регистрационный номер автомобиля и т..д., Организовать рабочий процесс в соответствии со своими целями и задачами.

Электронные решения для осуществления контроля за выполнением работы

Сочетание бумажных и электронных календарных систем

Рабочие группы

Контроль исполнения и делегирование

Руководитель, эффективно делегирующий работу, 1. Находит подходящего сотрудника для выполнения задачи, 2. Своевременно распределяет работу между сотрудниками, давая им достаточно времени для ее выполнения, 3. Четко формулирует задачу, 4. Предоставляет информацию, необходимую для ее выполнения, 5. Разъяснять суть задачи до начала работы над ней, 6. Назначает конечных срок ее выполнения, 7. Призывает сотрудников составить письменный план выполнения, 8. Регулярно отслеживает ход выполнения работ, 9. Всегда готов объяснять суть задачи и дать свой ответ относительно ее реализации, 10. Берет на себя ответственность за выполнение задачи, но отдает должное ее исполнителю, 11. Помогает сотрудникам развиваться, возлагая на них новые обязанности

Руководитель неэффективно делегирующий работу, 1. Необдуманно распределяет ее между сотрудниками, 2. Поручает выполнение работы незадолго до наступления конечного срока, тем самым создавая критическую ситуацию, 3. Дает неясное описание требуемого результата, 4. Дает краткие, поспешные инструкции, 5. Поручает выполнение задачи способом, который приводит к неправильному пониманию ее сути, 6. Просит сделать все как можно быстрее, 7. Рассчитывает, что сотрудники сами определят эффективный способ выполнения задачи, 8. Не придерживается никакой формальной процедуры анализа хода работ, 9. Вмешивается в процесс выполнения задачи, 10. Возлагает вину на других в случае невыполнения задачи, но ставит себе в заслугу ее выполнение, 11. Не поручает работу другим, пытаясь делать все самостоятельно, что препятствует ее эффективному выполнению

Делегирование с использованием электронных инструментов

Сделайте контроль исполнения частью рабочего процесса

Выводы и рекомендации

1. Насколько успешными и эффективными окажутся ваши действия, завит от того, будете ли вы продолжать усердно работать над достижением своих целей - иными словами, от того, насколько вы умеете доводит дело док конца. Все, что происходит в вашей жизни, случается только потому, что вы сами допускаете это или упорно добиваетесь того, чтобы это произошло.

2. Используйте простую и легкую в применении систему напоминаний, которая позволит решить много мелких проблем и приступать непосредственно к выполнению важной работы. Если у вас на столе возвышается кипа бумаг, разложите их по подходящим папкам календарной картотеки и составьте график выполнения соответствующих им задач. Когда придет время, вы снова увидите те бумаги, которые напомнят вам о задаче, которую предстоит выполнить.

3. Избавьтесь от множества бумажек с напоминаниями, записывая все в специальный блокнот. Для того, чтобы закрепить привычку делать это, пользуйтесь им каждый день. Вспомнив о том, что вам необходимо что-то сделать, сразу же запишите это в блокнот. Используйте его для контроля за выполнением устных поручений, которые даете подчиненным. Назначьте срок выполнения каждого задания и вычеркните те, которые уже сделаны. В результате, блокнот одновременно выполняет функции и системы напоминания, и системы контроля за ходом работ.

4. Используйте календарную системы, которая позволит заблаговременно планировать все задачи на предстоящую неделю на одной странице. Это увеличит ваши шансы на успех как в планировании, так и в выполнении своей работы.

5. Научитесь использовать все возможности календарной системы. Немного воображения в сочетании с соответствующей подготовкой и практическим опытом - и вы сможете задействовать весь ее потенциал для контроля за выполнением задач и их завершения.

6. Не следует недооценивать электронные системы календарного планирования. Если в вашей компании используется Outlook, или любое другое приложение для групповой работы, проанализируйте возможность ее применения и управления задачами. Можно работать и на карманных и планшетных компьютерах, синхронизировать почту и календари, что позволит быть в мобильной рабочей среде.

7. Умение делегировать работу - главный фактов вашей эффективности. Качество работы также зависит от вашей способности должным образом распределять ее между сотрудниками. Если вы правильно ее делегируете, ваша продуктивность многократно возрастает. Делегировать работа - это значит поручить другому человеку выполнение определенной задачи наделить его нужными для этого полномочиями. В то же время это не означает, что вы перекладываете на него ответственность, - она остается при вас.

8. Контроль за выполнением работы должен стать частью вашего рабочего процесса. Вы сможете сделать это в ходе ее анализа и планирования на неделю, а также во время регулярных личных встреч с подчиненными. Помните, что во вовремя таких личных встреч ваши подчиненные тоже имеют возможность проверить, как вы выполнить свою часть работы. Если процесс проверки исполнения носит двусторонний характер, такие встречи становятся действенным, полезным инструментов, который помогает делать свою работу лучше и эффектнее.

9. И наконец, помните и главных факторах успеха: упорство, рутинная практика и полезные привычки. Не сдавайтесь! Используйте имеющиеся в вашем распоряжении инструменты (еженедельник, портативные устройства, функции напоминания и т.д.), для того, чтобы вовремя напомнить себе о необходимости проконтролировать выполнение стоящих перед вами задач. Когда вы вспомнили о задаче - приступайте к ее выполнению сразу же! Придерживайтесь рутинной практики, чтобы усилить свою способность доводить дело до конца - например, ежедневно просматривать папку с электронными письмами под названием "В работе"; назначьте время для процедуры анализа и планирования работы на неделю и регулярно ее выполняйте; каждую неделю проводите личные встречи с подчиненными и обсуждайте с ними насущные вопросы. Сделайте упорство своей привычкой., Упорство, Рутинная практика, Полезные привычки

8. Сделайте это правильно сразу же!

Краткое содержание

Недостаточно делать только то, что считаете важным вы сами. Определите ожидания ваших клиентов и удоавлетворите их.

Для того, чтобы улучшить работы своей группы , вы должны начать с усовершенствования персонального рабочего процесса

Для того, чтобы добиться существенных улучшений, вы должны отказаться от старых методов работы и начать использовать новые методы повышения персональной эффективности.

Применение принципа непрерывного совершенствования - вот все, что вам нужно

Основные принципы повышения качества

Качество - это не программа, а подход к ведению бизнеса.

Качество - это совокупность хорошо зарекомендовавших себя, мощных инструментов и концепций.

Уровень качества соответствует уровню удовлентворенности потребителей.

Повышение качества обеспечивается посредством непрерывного совершенствования и кардинальных мер.

Инструменты и методы повышения качества применимы ко всем аспектам ведения бизнеса.

Цель повышения качества - достичь совершенства в работе. Все, что позволяет добиться этой уели, - это возможность для повышения качества..

Качество повышает степень удовлетворенности потребителей, сокращает продолжительность операционного цикла и объем затрат, а также исключает ошибки и необходимость переделывать то, что уже сделано.

Метод повышения качества применяется не только в бизнесе. Он работает также и в некоммерческих организациях, таких как учебные заведения, медицинские и общественные организации, а также правительственные учреждения.

Эффективность управления качеством позволяет добиться высоких результатов, как в плане улучшения работы, так и в финансовом плане.

Кайдзен

PEP - практический инструмент повышения качества

6S

Seiri - организация

Seiton - аккуратность

Seiso - чистота

Seiketsu - стандартизация

Shitsuke - дисциплина

Sukam - привычка

Определение круга клиентов и их потребностей

Кафдзен на рабочем месте

Бенчмаркинг

Превентивный подход

Повышение качества от проекта к проекту

Непрерывные изменения

Выводы и рекомендации

Программа PEP может стать для вас и вашей компании важнейшим фактором успеха и позволит усовершенствовать рабочий процесс. Недостаточно обладать всеми профессиональными качества и техническими навыками, необходимыми для выполнения той или иной задачи. Следует также понимать принципы организации рабочего процесса и уметь применять их на практике.

Сделайте концепцию кайдзен неотъемлемой частью своего рабочего процесса. Найдите способы улучшить методы работы. Если во время выполнять задачи у вас возникают какие-то трудности или проблемы, задайте себе вопрос "Как можно сделать это проще в следующий раз?". Затем, в зависимости от полученного ответа, предпринимайте необходимые действия!

Примените подход 6S к организации рабочего места., Устраните беспорядок, держите на местах все то, что используйте во время работы, правильно маркируйте папки и ящики для бумаг, чтобы вам было легче находить то, что ищите, поддерживайте чистоту на рабочем месте, содержите его в надлежащем порядке

Выберите модель, которую будете использовать в качестве эталона для сравнения в процессе повышения персональной эффективности.

10. Станьте руководителем, который придерживается принципа делать все сразу же!

Краткое содержание

Как успешно организовать работу сотрудников.

Рационально использовать высвободившееся время.

Применить один из самых эффектинвных методов делегирования работы.

Осуществлять эффективное руководство посредством обхода рабочих мест.

Управление путем обхода рабочих мест

Примеры обхода рабочих мест по принципам PEP

Почему PEP-обход рабочих мест обеспечивает желаемые результаты

Если бы я только знал!

Личное общение

Метод контроля за выполнением работ

Делегирование

Что делает руководитель, действующий по принципу "Сделайте это сразу же"?

Сконцентрируйтесь на рабочем процессе

Не будьте привязанными к столу

Начните с себя

PEP-обходы рабочих мест с использованием электронных средств коммуникации

Метод управления посредством обхода рабочих мест в альтернативном офисе

Выводы и рекомендации

1. Выделите в своем графике определенный промежуток времени, на протяжении которого будете осуществлять обход рабочих мест подчиненных. Возможно, начало рабочего дня - самое эффективное время. Если в вашем случае это действительно так, даже не заходите в офис утром до тех пор, пока не пообщаетесь с подчиненными непосредственно на их рабочих местах.

2. Сосредоточьте внимание на процессе выполнения работы, а также на том, как его усовершенствовать.

3. И на словах, и на деле постоянно разъясняйте подчиненным сове видение будущего компании и стратегию ее развития. Помогите людям понять, в каком направлении она движется.

4. Выполняйте свои обещания. Если вы говорите кому-то из сотрудников, что сделаете что-то, обязательно сделайте это. Если задача оказалась трудной или невыполнимой, подойдите снова к этому человеку и объясните ситуацию.Сделайте все возможное, чтобы сдержать слово.

9. Сделайте это сразу же - где бы вы ни были!

Краткое содержание

Что такое мобильная рабочая среда

Как определить основные направления развития мобильной рабочей среды

Как выявить проблемы и найти решения, связанные с обучением работе в мобильной среде

Получите рекомендации по поводу эффективной работы в мобильной рабочей среде

Развитие рабоче среды

Почему именно сейчас?

Что такое мобильная рабочая среда?

Домашний офис, Малый семейный бизнес (самая простая ситуация), Минимальное количество сотрудников или их полное отсутствие., Вся информация и процесс принятия решений сосредоточены в одном месте., Предпринимательство (более сложная ситуация), Консультанты, независимые торговые агенты, другие сотрудники., Работа с несколькими людьми одновременно., Информация собирается из многочисленных источников., Домашний офис используется как база для осуществления деловых поездок., Работа в крупной компании (самая сложная ситуация), Менеджеры, администраторы, штатные консультанты, торговые агенты., Взаимодействие с большими группами людей., Постоянный обмен крупными объемами информации со многими людьми., Много источников информации., Огромная потребность в связи с другими людьми.

Общие знаменатели, Свобода действий в решении личных вопросов., Понимание важности таких аспектов работы, как организационные системы и контроль над информацией.

Рабочие инструменты для мобильной рабочей среды

Важные аспекты организации домашнего офиса, 1. Выделенное рабочее пространство., 2. Мебель высокого качества., 3. Звук может и отвлекать вас, и помогать сосредоточиться., 4. Четкий график работы., 5. Получение технической поддержки., 6. Борьба с одиночеством.

Общие аспекты работы в мобильной среде

Правильная организация мобильной рабочей среды, 1. Клиент, отель или аэропорт., 2. Неободимое оборудование и техническая поддержка., 3. Своевременное выполнение работы.

Выводы и рекомендации

Определите, какой тип мобильной рабоче среды больше всего подходит.

Для того, чтобы предотвратить потерю электронных данных, пользователи ноутбуков должны организовать эффективную системы резервного копирования. В зависимости от того, насколько активно вы работаете с этими данными, определите, с какой периодичностью необходимо обновлять программное обеспечение ноутбука, какую важную офисную или сетевую процедуру сохранения данных вы будете использовать, а также как часто будете создавать резервную копию данных. Процедуру резервного копирования необходимо проводить не раза одного раза в неделю.

Если вы работаете, в основном, дома, составьте четкий рабочий график и ознакомьте с ним членов семьи, друзей и помощников. Найдите способ выполнить работу в отведенное для нее время.

Работа в домашнем офисе требует создания условий, в которых вы сможете эффективно выполнить ее. Если планируете работать в домашнем офисе, оцените сложившуюся обстановку у вас дома ситуацию, определите ее недостатки и действия, которые необходимо предпринимать для того, чтобы создать благоприятные условия для эффективной работы.

Изучите "горячие" клавиша, ярлыки и другие функции своего PIM.

Если вы мобильный сотрудник большой компании, посещайте корпоративнфй офис хотя бы раз в неделю.

Если вы работаете дома и чувствуете себя одиноким, каждую неделю проводите какой-то время в местном кафе или ресторане, в котором собираются работники домашних офисов.

На последок

Отключите свой мобильный телефон, смартфон или PIM на выходные.

12. Поддерживайте порядок сразу же!

Краткое содержание

Задачу можно считать завершенной,если вы оставляете все, чем пользовались для ее выполнения, в лучшем состоянии, чем прежде.

Чем меньше вещей и документов вы храните, тем меньше у вас будет забот о поддержании порядка.

Цель поддержания порядка - облегчить выполнение работы в следующий раз.

В план на каждую очередную неделю необходимо включать задачи, которые позволят вносить усовершенствование в свой рабочий процесс.

Энтропия

Поддержание порядку и рабочий цикл

Облегчите свою работу

Должно ли поддержание порядку стать вашей главной задачей?

Профилактическое обслуживание

Подержание порядку и принцип "Сделай это сразу же"

Сделайте поддержание порядка своей привычкой

Испытание сроком 21 день

Поддержание общих документов в порядке

Поддержание порядка и деловые поездки

1. Сделайте свои рабочие поездки результативными., По возможности путешествуйте поездом. Возьмите с собой ноутбук и работайте с ним находясь в пути., Объединяйте рабочие поездки так, чтобы они припадали на определенные дни недели., Группируйте деловые встречи по городам, которые вам предстоит посетить - это позволит сделать больше работы за меньшее количество времени.

2. Приведите в порядок то, что накопилось за время вашего отсутствия.

Поддержание порядку и непрерывное совершенствование

Периодическое наверстывание упущенного

Минимальные меры по поддержанию порядка

Что делать, если все идет не так, как надо

Выводы и рекомендации

1. Сделав поддержание порядка одной из своих самых важных рабочих практик, вы получите в своем распоряжение хорошо отлаженную систему, которая будет приносить вам пользу на протяжении многих лет. Придерживайтесь рутинной практики поддержания порядка - благодаря это все усилия, которые вы потратили на освоение принципов повышения персональной эффективности, полностью оправдают себя в ближайшие годы.

2. Доведите рутинную практику поддержания порядка до такого же уровня автоматизма, с которым вы меняется масло в своем автомобиле. Уделите достаточно времени и сил тому, чтобы сделать поддержание порядка своей рутинно практикой. Неспособность поддерживать порядок приведет к тому, что вы не сможете выполнять свою работу.

3. Используйте системы, которые не позволят вам вернуться к старым методам и работы. Придерживайтесь рутинной практике, которая обеспечит непрерывное совершенствование методов работы и поможет сделать поддержание этих систем в порядке неотъемлемой частью рабочего процесса. Включайте задачи по поддержанию порядка в свой план работы на неделю.

4. Не забывайте рассматривать работу, которую предстоит выполнить, с точки зрения рабочих циклов. У каждого участника работы, каждой задачи есть свои начало, середина и конец. Начальный этап сводится к организации процесса выполнения задачи (планированию, подготовке и обеспечению всем необходимым). Середина - это собственно ее выполнение. И, наконец, последний этап, помимо завершения задачи, включает в себя еще и действия по поддержанию порядка - например, возврат на свои места и улучшение состояния всего того, что использовалось в ходу работы (в том числе документов, папок, инструментов и т.д.).

5. Тотальная компьютеризация означает, что бумажные документы - не единственное, что нужно поддерживать в порядке. Теперь у вас есть еще и компьютерные файлы и электронные письма. Чтобы поддерживать в порядке жесткий диск, необходимо создать и регулярно использовать систему резервного копирования - это защитит от потери данных, которые хранятся в цифровом формате, в случае внезапных неполадок в системе энергосбережения.

6. В ходе составления плана работ на предстоящую неделю выделите в нем время для организации рабочего процесса., Регулярно обновляйте свои файлы., Проводите процедуру резервного копирования жесткого диска., Проверяйте наличие запаса необходимых расходных материалов и офисных принадлежностей., Придерживайтесь квартального, годичного или любого другого графика организации рабочего процесса - это позволит поддерживать его на должном уровне.

7. Если обнаружите, что тратите время на поддержание в рабочем состоянии того, чем редко пользуетесь, поставьте под сомнение вопрос ценности этой вещи для вас. Если поймете, что можете без нее обойтись, так и сделайте!

8. Выполняйте свои работу организованно. Включите меры по поддержанию их выполнения от первого до последнего пункта. Планируйте успех. Сформируйте полезные привычки. Доведите поддержание порядка до автоматизма - и вскоре обнаружите, что это достаточно легкий шаг на питу к успеху.

9. Не останавливайтесь на достигнутом. Ваша реальная цель - непрерывное совершенствование во всем. Программа персональной эффективности - это инструмент или подход, который позволит вам достичь этой цели.

Список рекомендуемой литературы

В данном последнем разделе книги автор приводит список рекомендованной литературы. Часть книг есть на русском. Редакция сразу написали их русские варианты вместо иностранных.

1. Дэвид Аллен. Как привести дела в порядок. Искусство продуктивности без стресса. — Манн, Иванов и Фербер, 2011 г.

2. Franklin Becker, Fritz Steele. Workplace by Design. — San Francisco: Jossey-Bass Publishers, 1995.

3. Фрэнк Беттджер. От неудачника до успешного бизнесмена. — Минск : Попурри, 2011 г.

4. Bittel, Lester R. Right on Time. — New York: McGraw-Hill, 1991.

5. Bliss, Edwin C. Getting Th ings Done: Th e ABC’s of Time Management. — New York: Scribner, 1976.

6. Andy Bruce, Ken Langdon. Do It Now. — New York: DK Publishing, 2001.

7. Стивен Кови. 7 навыков высокоэффективных людей. Мощные инструменты развития личности. — М. : Альпина Паблишер, 2012 г.

8. Питер Друкер. Эффективный руководитель. — М. : Манн, Иванов и Фербер, 2012 г.

9. Билл Дизель. Outlook 2002 для «чайников» — М. : «Диалектика», 2003.

10. Albert Ellis, William J. Knaus. Overcoming Procrastination. — New York: Signet, 1979.

11. Ellwood, Mark. Cut the Glut of E-Mail. — Toronto: Pace Productivity, 2002.

12. Fiore, Neil. Th e Now Habit. — New York: Penguin Group, 1989.

13. Fiore, Neil. Th e Now Habit. 2nd ed. — New York: Penguin Group, 2007.

14. Дэн Гукин. Компьютер для чайников. — М. : Вильямс, 2011 г.

15. Gray, Albert E. N. Th e Common Denominator of Suc cess / www.theintellectualviewpoint.com/reading/thecommondenominatorofsuccess-albertengray.pdf

16. Scot Haberman, Andrew Falciani, Scott Haberman. Mastering Lotus Notes R5. — San Francisco: Sybex, 1999.

17. Katie Hafner, Matthew Lyon. Where Wizards Stay Up Late: Th e Origins of the Internet. — New York: Simon & Schuster, 1996.

18. Hedrick, Lucy H. 365 Ways to Save Time. — New York: Hearst Books, 1992.

19. Наполеон Хилл. Думай и богатей. — Минск : Попурри, 2011 г.

20. Hobbs, Charles. Time Power. — New York: Harper & Row, 1987.

21. James M. Jenks, John Kelly. Don’t Do. Delegate! — New York: Ballantine Books, 1985.

22. Jensen, Bill. Work 2.0: Rewriting the Contract. — New York: Perseus, 2002.

23. Knaus, William. Do It Now: How to Stop Procrastinating. — New York: Prentice-Hall Press, 1979.

24. Kraynak, Joe. Th e Complete Idiot’s Guide to Computer Terms. — Indianapolis, IN: Alpha Books/Macmillan Computer Publishing, 1994.

25. LeBoeuf, Michael. Working Smart: How to Accomplish More in Half the Time. — New York: Warner Books, 1979.

26. Dorothy Lehmkuhl, Dolores Cotter Lamping. Organizing for the Creative Person. — New York: Crown Trade Paperbacks, 1993.

27. Stephen Londergan, Pat Freeland. Lotus Notes 5 for Dummies. — Hoboken, NJ: John Wiley & Sons, 1999.

28. Mackenzie, R. Alec. Th e Time Trap. — New York: McGraw-Hill, 1972.

29. Mayer, Jeff rey J. Time Management for Dummies. Foster City, CA: IDG Books, 1995.

30. McCay, James T. Th e Management of Time. — Englewood Cliff s, NJ: Prentice-Hall, 1959.

31. Ann McGee-Cooper, Duane Trammell. Time Management for Unmanageable People. — New York: Bantam Books, 1993.

32. Morgenstern, Julie. Never Check E-Mail in the Morning. New York. Simon & Schuster, 2004.

33. Morris, Larry. E-Mail and Messaging. — Indianapolis, IN: New Riders Publishing, 1994.

34. Negroponte, Nicholas. Being Digital. — New York: Vintage Books, 1995.

35. Nelson, Stephen L. Th e World Wide Web for Busy People. — Berkeley, CA: Osborne/McGraw-Hill, 1996.

36. Том Питерс, Роберт Уотерман. В поисках совершенства. Уроки самых успешных компаний Америки. — Альпина Паблишер, 2011 г.

37. Jim Peterson, Roland Smith. Th e 5S Pocket Guide. — Portland, OR. Productivity Press, 1998.

38. Petrick, Jane Allen. Beyond Time Management. — Palm Beach, FL: Informed Decisions International, 1998.

39. Pocket Mentor. Running Meetings. — Watertown, MA: Harvard Business School, 2006.

40. Sunny Schlenger, Roberta Roesch. How to Be Organized in Spite of Yourself. — New York: New American Library, 1989.

41. Питер Сенге. Пятая дисциплина. Искусство и практика обучающейся организации. — М. : Олимп-Бизнес, 2009.

42. Seymour, Jim. Jim Seymour’s PC Productivity Bible. — New York: Brady/Simon & Schuster, 1991.

43. Winston, Stephanie. Getting Organized. — New York: Warner Books, 1978.

Эту книгу хорошо дополняют

Как привести дела в порядок: искусство продуктивности без стресса

Тайм-драйв. Как успевать жить и работать

Сила воли. Как развить и укрепить

Цельная жизнь. Ключевые навыки для достижения ваших целей

Упрости себе жизнь. Как навести порядок на работе и дома

Не набрасывайтесь на мармелад