1. Riunioni
1.1. Organizzazione
1.1.1. individuazione della data migliore in base alla disponibilità dei partecipanti (senza inviare email)
1.1.2. Gestire un Project Calendar (visibile al Team) per tutte le riunioni di progetto
1.1.3. Rendere disponibile l'Agenda del Meeting + i documenti di preparazione
1.2. Utilizzare gli strumenti più idonei per il tipo di riunione pianificata (i.e. Real Time shared documents, IM, Video Conf., Webcast)
1.3. Distribuzione e archiviazione verbali
1.3.1. Fare in modo che le persone interessate ricevano il verbale (senza inviare email) e che possano archiviare efficentemente i verbali delle riunioni con i relativi allegati
1.4. Gestione delle action list
1.4.1. Aggiornare/monitorare lo stato di avanzamento delle azioni (Action List)
2. Scambio di opinioni/idee/dubbi
2.1. Creare un canale di comunicazione con il team dove si possono inserire dubbi/opinioni/idee per ottenere risposte
2.2. permettere di mappare le idee in modo condiviso tipo brainstorming sugli argomenti di discussione
3. Scope Of Work
3.1. WBS
3.1.1. Visualizzazione della WBS di Progetto
3.1.2. Accesso ai dettagli di un determinato WP (avanzamento, documenti, responsabile, issues, ...)
3.2. varianti al progetto
3.2.1. Avvisare i membri del Team della presenza di un Change
3.2.2. Registrare la richiesta di Change in modo che sia visibile a tutti i membri del Team
3.3. Task
3.3.1. Project Level
3.3.1.1. Visualizzare le priorità/urgenze delle attività del progetto (stabilite dal Project Manager)
3.3.1.2. Visualizzare i responsabili delle attività del progetto
3.3.1.3. Gestire l'assegnazione delle attività ai componenti del Team
3.3.2. Personali
3.3.2.1. Annotazioni di Task personali (e.g. reminders, mini-task,... )
3.3.2.2. Ottimizzare la gestione dei molteplici Task personali in qualsiasi momento e luogo
4. Avanzamento progetto
4.1. Visualizzare l'avanzamento/milestone dell'intero progetto
4.2. Visualizzare i costi sostenuti rispetto a quelli pianificati
4.3. Visualizzare il numero di deliverables realizzati rispetto a quelli previsti contrattualmente
4.4. Segnalare in anticipo eventuali criticità di progetto (in modo che si possa trovare un'azione correttiva per tempo)
5. Documenti
5.1. stato d'avanzamento/approvazione del documento
5.2. Creare un repository per l'archiviazione e che ne faciliti la ricerca
5.3. evitare di inviare via email i documenti per approvazione/review
5.4. dare la possibilità di preparare un documento in collaborazione (senza un continuo scambio di email)
5.5. evidenziare le ragioni dell'aggiornamento, lista delle modifiche
5.6. Notifica delle modifiche ai partecipanti
6. informazioni da fonti esterne
6.1. condividere link di argomenti di interesse comune
6.1.1. segnalare l'inserimento di nuovi link (senza inviare email)
6.2. condividere documenti (in formati vari) che potrebbero essere di interesse comune
6.2.1. archiviare i documenti in modo che sia semplice la ricerca
6.2.2. segnalare nuovi docs (senza invio di email)