Sistem DDMS (Digital Document Management System)
1. Akta Arkib Negara (BM / BI)
1.1. ISO
2. patuhi prasyarat layakkan organisasi DDMS untuk sediakan klasifikasi fail ikut template (Arkib Negara DDMS)
2.1. dibangunkan struktur
3. ikut klasifikasi fungsian untuk aktiviti fungsi teras organisasi
3.1. Arkib Negara membantu organisasi yang sedia menyedia khidmat nasihat atau bengkel bangunkan klasifikasi
4. klasifikasi urusan am (cara penyediaan klasifikasi urusan am)
5. membantu untuk buatkan jadual pengurusan rekod (tempoh pengekalan rekod atau rekod ikut nilai)
6. bentuk konvensional atau DDMS
6.1. dokumen asal dalam bentuk kertas perlu difailkan lagi
6.1.1. dokumen yang sendiri dikeluarkan perlu disimpan dalam fail konvensional dan perlu tanda tangan
6.1.1.1. tanda tangan (lebih mengukuhkan pembuktian sekira dokumen diperlukan dalam kes perundangan dalam mahkamah
7. penyelidik Arkib Negara mempunyai pelbagai cara, bagi memudahkan pengguna boleh daftar secara online
7.1. OFA sistem online finding aid, bahan-bahan yang telah digitalkan elektronik dalam online
7.1.1. daftar secara online, datang pejabat Arkib Negara (di negeri-negeri seluruh Malaysia) dapatkan kad penyelidik , boleh dibantu pegawai pejabat untuk bantu mengakses bahan diperlukan
8. mudah gunakan DDMS (mempunyai pelbagai cara boleh mencari akses dokumen telah ditawankan , sekali ditawankan telah mengklasifikasi , ia akan kekal disitu selama lamanya , guna keyword search cara-cara untuk mengakses semula
9. dipindahkan secara online (digalakkan)
10. mempunyai peringkat pegawai dalam tugas masing-masing
11. metadata sangat penting , jadi asas pembuktian rekod , data yang menerangkan konteks kandungan & struktur rekod
12. sistem DDMS mempunyai unsur meminitkan dan format rekod (37 jenis)
13. sistem DDMS adalah mobile friendly , boleh akses sistem ini
14. sistem hybrid perlu dipindahkan kedua-dua , rekod-rekod digital , Arkib Negara menyediakan AMS Archive Management System
15. gunakan rekod-rekod fizikal , disimpan dalam bentuk kertas
16. rekod elektronik mncapai tempoh pengekalan perlu dilupuskan, tidak pernah rekod berkurangan
17. merintis pada tahun 2012
17.1. Next level topic
18. mempunyai 3 agensi dalam Arkib Negara Mampu dan Pemandu 2014
18.1. Next level topic
19. 52 berjaya menggunakan DDMS
19.1. 300K pengguna guna DDMS
19.1.1. 90M boleh diakses (dokumen)
20. pelbagai sistem online (e-perolehan, HERMI)
21. diuruskan secara efisien dan tersedia
21.1. patuhi segala standard piawai ditentukan, peringkat antarabangsa
22. pengguna DDMS digalakkan, sebelum dokumen diimbas masuk dalam sistem, seeloknya tanda tangan dahulu
22.1. Akta Digital diperkenalkan sejak inisiatif AMC tahun 1997 (tiada keputusan yang muktamad)
22.1.1. tanda tangan penting dalam dokumen rasmi
23. ciri-ciri rekod asas terpelihara iaitu kesahihan, keandalan, keutuhan, ketersediaan
23.1. kesahihan - pastikan rekod diwujudkan atas arahan tertentu, keperluan untuk mewujudkan rekod
23.1.1. keandalan - mengesan aripada media apa disimpan
23.1.1.1. keutuhan - hanya rekod bertaraf final sahaja
23.1.1.1.1. ketersediaan - rekod fizikal seorang sahaja gunakan masa terentu, apabila akses dokumen dalam sistem , tidak kira pengguna boleh lihat akses bila-bila masa dimana mana sahaja , mempunyai username dan password
24. beberapa piawaian (functional requirement MSISO 16715) mempunyai 3 bahagian kerjasama bersama SIRIM
24.1. mencernakan dengan cara sangat mudah
24.1.1. ciri-ciri pengurusan elektronik, kawalan rekod, apabila dimasukkan dalam sistem pastikan dikelaskan dengan betul , mengikut klasifikasi pengurusan am atau fungsian jabatan