1. Bước 1: Thiết lập hệ thống thanh toán
1.1. Thời gian: Trước khi cửa hàng hoạt động.
1.2. Công việc:
1.3. + Kết nối thiết bị: Kết nối máy quét mã vạch, máy in hóa đơn, máy thanh toán thẻ
1.4. + Cấu hình hệ thống thanh toán tự động trên Cửa hàng số.
1.5. + Cài đặt và cấu hình: Cài đặt phần mềm, tạo danh mục sản phẩm, dịch vụ, khách hàng và cấu hình các phương thức thanh toán (VNpay).
2. Bước 3: Quản lý giao dịch, doanh thu hàng ngày
2.1. Thời gian: Hàng ngày.
2.2. Yêu cầu:
2.3. + Ghi nhận doanh thu tự động
2.4. + Theo dõi doanh thu theo ngày, tuần, tháng
2.5. + Phân tích doanh thu theo sản phẩm, khách hàng
2.6. Công việc:
2.7. + Ghi nhận và theo dõi mọi giao dịch mua hàng (trực tuyến qua tính năng đơn hàng của hệ thống và trực tiếp thông qua nhập thủ công.
2.8. + Cập nhật hệ thống quản lý tài chính với thông tin từ các giao dịch: số tiền, phương thức thanh toán (thanh toán qua thẻ, quét mã QR và tiền mặt), sản phẩm, thời gian giao dịch.
2.9. + Kiểm tra và đối chiếu các giao dịch hàng ngày.
3. Bước 7: Kiểm tra và đánh giá định kỳ
3.1. Thời gian: Hàng quý hoặc hàng năm.
3.2. Công việc:
3.3. + Kiểm tra hệ thống thanh toán và quản lý tài chính để đảm bảo hoạt động hiệu quả.
3.4. + Đánh giá rủi ro và tìm cách cải thiện quy trình.
3.5. + Điều chỉnh quy trình theo các quy định và chính sách mới.
4. Bước 4: Đối chiếu và kiểm tra tài chính hàng ngày
4.1. Thời gian: Cuối mỗi ngày.
4.2. Công việc:
4.3. + Đối chiếu số dư tài khoản ngân hàng với giao dịch đã ghi nhận.
4.4. + Kiểm tra tiền mặt tại cửa hàng với số liệu đã ghi nhận trong hệ thống.
4.5. + Ghi lại mọi sai lệch và thực hiện các điều chỉnh cần thiết.
5. Bước 5: Báo cáo tài chính định kỳ
5.1. Thời gian: Hàng tuần, hàng tháng, hàng quý.
5.2. Công việc:
5.3. + Lập báo cáo doanh thu, chi phí, lợi nhuận.
5.4. + Phân tích dữ liệu tài chính để đưa ra các quyết định kinh doanh.
5.5. + Đánh giá hiệu quả của các phương thức thanh toán khác nhau.
6. Lợi ích khi áp dụng: Tăng hiệu quả quản lý: Tự động hóa các công việc, giảm thiểu sai sót. Nâng cao trải nghiệm khách hàng: Thanh toán nhanh chóng, tiện lợi. Quyết định kinh doanh chính xác: Dựa trên dữ liệu phân tích. Quản lý chi phí hiệu quả: Tìm ra các khoản chi phí không cần thiết. Thiết bị chuẩn bị: 1. Máy cà, quẹt thẻ 2. Máy in bill (kèm giấy in nhiệt) 3. Máy quét mã QR 4. Máy quét mã vạch 5. Máy POS (tích hợp inbill, quét QR)
7. Bước 2: Thanh toán
7.1. Thanh toán trực tuyến
7.1.1. Thời gian: Liên tục, 24/7.
7.1.2. Công việc: Sau khi xử lý đơn hàng:
7.1.3. + Sử dụng hệ thống thanh toán tự động trong đơn hàng.
7.1.4. + Xử lý thanh toán qua thẻ tín dụng, thẻ ghi nợ, ví điện tử, mã QR, COD -> xác nhận đã thanh toán.
7.1.5. + Gửi xác nhận đơn hàng và biên lai điện tử cho khách hàng qua email.
7.1.6. + Cập nhật trạng thái thanh toán và đơn hàng trong hệ thống mục Đơn hàng.
7.2. Thanh toán trực tiếp tại cửa hàng
7.2.1. Thời gian: Trong giờ hoạt động của cửa hàng.
7.2.2. Công việc:
7.2.3. + Sử dụng máy quét thẻ, cà thẻ, để thanh toán qua thẻ tín dụng, thẻ ghi nợ, chuyển khoản.
7.2.4. + Quét mã QR cho các ứng dụng thanh toán điện tử.
7.2.5. + Nhận thanh toán bằng tiền mặt và in bill biên lai cho khách hàng.
7.2.6. + Ghi nhận các giao dịch vào hệ thống quản lý tài chính bằng phương pháp thủ công.