1. Project Review
1.1. Summary of Project
1.2. Timeline:
1.3. Budget:
1.4. Resources:
2. Cadastro e consulta a especificações
2.1. Sobre especifições de despesas:
2.1.1. Quais unidades posso acessar para o registro de especificação de despesa da contratação?
2.1.1.1. R: O acesso no Portal de Compras para o registro de Especificação de execução de despesas deve ser realizado na unidade de compras desta contratação ou em uma das unidades de pedido.
2.1.2. Qual o significado de cada situação da especificação?
2.1.2.1. R: Uma especificação é um registro dos dados necessário para a execução de determinada despesa de acordo com o tipo desta especificação. As especificações apresentam as seguintes situações: Em especificação - Especificação criada, podem já possuir dados informados ou não; Aguardando efetivação - Especificação com os dados necessários preenchidos e encaminhada para efetivação via integração com o SIAFI-MG; Aguardando efetivação de especificações adicionais - Situação desativada, sendo referente a situação acima quando se tratava de compras em moeda estrangeira, ocorrendo para ajustar o saldo a liquidar da especificação de origem; Efetivada - Especificação teve seu registro efetivado, tendo o procedimento concluído no SIAFI-MG; Cancelada - Especificação cancelada pelo operador no Portal de Compras; Aguardando publicação no PNCP - Aguardado a publicação da efetivação da despesa na NLLC 14.133/2021, no Portal Nacional de Compras Públicas; Publicada no PNCP - Publicação da efetivação da despesa na NLLC 14.133/2021, no Portal Nacional de Compras Públicas;
2.1.3. Quando utilizar o comando “Excluir” na especificação? E o comando “Cancelar”?
2.1.3.1. R: O comando excluir “X” é utilizado apenas em especificações que estejam na situação “Em especificação”. Essa ação uma vez confirmada, não pode ser desfeita, e a especificação não será mais exibida na busca. O comando cancelar está disponível ao visualizar os dados de identificação de uma especificação, através do comando “Lupa” e é utilizado apenas em especificações que estejam na situação “Aguardando efetivação”. Essa ação uma vez confirmada, não pode ser desfeita.
2.1.4. Qual a diferença entre o saldo apresentado para o Item de processo e o Item de pedido incluído na especificação?
2.1.4.1. R: O item de processo agrupa todos os itens de pedido para o objeto em execução, ou seja, caso existam dois ou mais pedidos para um mesmo item de processo, o saldo apresentado será o da soma destes pedidos. O item de pedido é aquele selecionado para indicação a quantidade, quando houver, e o valor que será executado.
2.1.5. Qual a diferença entre saldo a empenhar e saldo a liquidar?
2.1.5.1. R: O saldo a empenhar diz respeito ao saldo disponível para registro de empenho, reforço ou restabelecimento de restos a pagar. As alterações contratuais ocorrem apenas para esse saldo, ou seja, as alterações que modificam o valor unitário contratado como Reajuste ou Reequilíbrio afetam apenas esse tipo de saldo contratual. O saldo a liquidar é referente ao saldo disponível em empenho/restos a pagar para registro de Conformidade de liquidação ou anulação do saldo em empenho.
2.2. Sobre os tipos de especificações:
2.2.1. Quando utilizar a especificação Anulação de Conformidade e a de Anulação de Despesa?
2.2.1.1. R: A anulação de conformidade trata a baixa do saldo liquidado e ainda não pago em operação no SIAFI-MG. Caso ocorra o pagamento no SIAFI ao credor, após os procedimentos de arrecadação do valor junto a especificação de anulação da despesa deve ser utilizada. Quando as ações no SIAFI-MG, em caso de dúvidas acione setor financeiro do Órgão ou Entidade ou entre em contato no Fale com o Tesoura no site da Secretaria de Estado de Fazenda – SEF-MG. https://www.fazenda.mg.gov.br/atendimento/fale-com-o-tesouro-00001/
2.2.2. Qual a diferença entre os tipos de especificação Cancelamento de Restos a Pagar e Cancelamento de Restos a Pagar Processado?
2.2.2.1. R: O Cancelamento de restos a pagar é utilizando para anular o saldo em Restos a pagar não processado, ou seja, que não houve o registro da especificação de conformidade de liquidação em exercício anterior ao vigente. No caso do Cancelamento de restos a pagar processado houve o registro de especificação de conformidade de liquidação e não ocorrerá o pagamento da execução, dessa forma, essa especificação cancela o saldo liquidado e não pago e disponibiliza o saldo a empenhar na contratação.
2.2.3. Quando utilizar o tipo de especificação Ajuste financeiro?
2.2.3.1. R: O Ajuste financeiro é utilizado apenas quanto a especificação de empenho possui controle por quantidade, ou seja, possui execução por quantidade e valor. Nesse caso, quando ocorre a “sobra” de valor sem quantidade proporcional para anulação/cancelamento deste saldo no valor unitário em execução, deve ser utilizado esse tipo de especificação. Neste caso, apenas o valor será anulado.
2.2.4. Uma vez o saldo de empenho ou restos a pagar anulado, como recompor este saldo?
2.2.4.1. R: A Anulação de empenho assim como o Cancelamento de restos a pagar reduze o saldo a liquidar disponível na especificação. Quando ocorre a anulação de saldo de empenho, para recompor o saldo deve ser utilizado a especificação de Reforço de Empenho, lembrando que apenas os itens empenhados podem ser reforçados. No caso do Restos a Pagar, a especificação que deve ser utilizada é a de Restabelecimento de restos a pagar que, neste caso, pode incluir até a quantidade e valor limite cancelado na especificação de Cancelamento de restos a pagar.
2.3. Sobre os dados das especificações:
2.3.1. O que devo fazer e verificar antes de inserir a especificação de empenho, reforço de empenho e restabelecimento de restos a pagar?
2.3.1.1. R: Após a conclusão da contratação antes do registro das especificações de empenho, reforço e ou restabelecimento de restos a pagar é necessário que a Programação Orçamentária esteja cadastrada e atualizada para o pedido e dotação orçamentária da execução. Os passos estão descritos no Comunicado SIAD 08/2011: http://www.compras.mg.gov.br/images/stories/ComunicadosSIAD/2011/programacao/comunicado-siad-08-2011-programacao-orcamentaria-das-contratacoes.pdf
2.3.2. Quanto a informação do Número da obra, quando incluir? Como cadastrar?
2.3.2.1. R: O número da obra é obrigatório caso a natureza de despesa do elemento item da despesa seja igual a “Obra”. Dessa forma, para processos com e sem contrato cadastrados no sistema, a obra precisa ser cadastrada no Portal de Compras que irá indicar o número da obra para seleção durante o registro da especificação de empenho. Os passos estão descritos no Comunicado SIAD 08/2013: http://www.compras.mg.gov.br/images/stories/ComunicadosSIAD/2013/comunicado-siad-08-2013-cadastramento-obras.pdf
2.3.3. Como incluir Ordenador de Despesa no cadastro de especificação?
2.3.3.1. R: Durante o registro da especificação é possível selecionar o Ordenador de Despesa de acordo com a Unidade Contábil e Unidade Orçamentária do empenho/restos a pagar. Para o Ordenador de Despesas é necessário o cadastro ativo no SIAFI-MG. Os passos estão descritos no Comunicado SIAD 11/2014: http://www.compras.mg.gov.br/images/stories/ComunicadosSIAD/2014/comunicado-siad-11-2014-alteracao-no-cadastro-das-especificacoees-de-execucao-de-despesa.pdf
2.3.4. Como é feito a inclusão da UPG (Unidade de Programação de Gasto) no cadastro de especificação?
2.3.4.1. R: A UPG é uma indicação tabelada recebida pelo Portal de Compras via integração com o SIAFI. Durante o registro da especificação de empenho, o sistema disponibiliza a seleção desse tipo de informação. Dessa forma, após salvar os dados da especificação é disponibilizado a tela abaixo para seleção da UPG referente a execução. Ao buscar, sistema irá indicar a relação de UPG de acordo com o estabelecido no SIAFI-MG
2.3.5. Como o valor unitário atual da contratação é verificado pelo sistema no momento do registro da especificação da despesa?
2.3.5.1. R: O valor unitário é utilizado apenas para itens com controle por quantidade. Dessa forma o valor unitário atual é o limite máximo para o registro de especificação, ou seja, o valor unitário do item na especificação pode ser igual ou menor ao valor unitário atual do item. O Portal de Compras sempre indica ao operador caso o valor unitário indicado na execução esteja diferente do atual contratado e este deve confirmar ou não a operação.
2.3.6. Quanto a execução de item de serviço com controle de quantidade, como devo proceder no registro de especificações?
2.3.6.1. R: O cadastro da especificação para item de serviço com controle de quantidade segue de acordo com o valor unitário atual para o objeto na contratação. É necessário informar a quantidade e valor, caso necessário, o fracionamento da quantidade deve se manter conforme o valor unitário atual.
2.4. Sobre erros apresentados nos procedimentos das especificações:
2.4.1. Nas especificações que apresentam falha de comunicação na situação Aguardando Efetivação, como proceder?
2.4.1.1. R: Com a integração com as rotinas do SIAFI, podem ocorrer falhas de comunicação entre os sistemas. O Portal de Compras realiza a verificação automática dessas falhas diariamente. Caso a especificação apresente falha de comunicação é possível acionar manualmente o comando para “Verificar efetivação”.
2.4.2. Foi identificado a necessidade de cadastro de contrato no Portal de Compras, porém já existe especificação efetivada, seria possível a inclusão do contrato?
2.4.2.1. R: Não. Uma vez a especificação efetivada, mesmo ocorrendo sua anulação total, como houve o registro no SIAFI-MG desta despesa sem contrato, não é possível para o objeto desta especificação realizar o registro do contrato. Entre em contato com o Atendimento SIAD para orientação em como proceder neste caso. E-mail: [email protected]
3. Consulta a totalizadores e saldos
3.1. Sobre o uso e finalidade:
3.1.1. Quando utilizar esta consulta?
3.1.1.1. R: Deve ser utilizada para acompanhar o saldo da contratação, referente os saldos do Processo de Compras, Contrato e Empenho para cada item de processo, item de empenho e item de pedido. Possibilitando avaliar o saldo em execução e a executar. Também é possível a consulta das notas fiscais associadas por empenho e seus saldos a executar.
3.1.2. Qual unidade acessar para realizar a consulta?
3.1.2.1. R: Utilize a unidade do Pedido de Compra, a Unidade de Processo de Compra ou a Unidade Gestora do Contrato referente a contratação que será pesquisada.
3.1.3. Quais as informações são apresentadas nesta consulta?
3.1.3.1. R: A consulta apresenta as informações separadas por tipo. Consulta por Empenho: Esta consulta traz as informações referentes ao saldo de empenho/restos a pagar. Informe os campos obrigatórios indicados (*) e acione o comando “Buscar”. O sistema apresenta o dado consultado e opção para visualizar demais informações, clique na lupa. Consulta por Contrato (Execução de itens com contrato publicado no sistema), apresenta a informação de todos os pedidos e itens conforme a execução contratual. Consulta por Processo de Compras (Execução de itens sem contrato publicado no sistema), apresenta a informação de todos os pedidos e itens conforme a execução contratual.
3.2. Sobre os saldo e consultas:
3.2.1. Os saldos apresentados para o empenho e restos a pagar são atualizados em quais momentos?
3.2.1.1. R: A atualização dos saldos ocorre sempre que uma especificação é efetivada, cancelada ou uma alteração contratual é publicada/apostilada no sistema. Lembrando que esta última altera apenas o saldo a empenhar na contratação.
3.2.2. Caso exista apenas saldo de quantidade ou valor para o item com controle de quantidade, o que devo fazer?
3.2.2.1. R: Para os itens com controle por quantidade, a execução é possível se existir saldo de quantidade e valor disponível. Caso reste apenas saldo de um destes a execução do saldo não é possível. Encaminhe a situação para o e-mail: [email protected] para avaliação.
3.2.3. Como verificar o saldo em nota fiscal para os itens de empenho?
3.2.3.1. R: Na consulta por Empenho, selecione o item desejado e acione o comando abaixo da tabela de relação de itens de empenho “Visualizar saldo a liquidar por item de nota fiscal”. O sistema apresenta a lista de notas fiscais associadas ao empenho/restos a pagar. As duas últimas colunas a direita indicam o saldo de quantidade e valor a liquidar para o item.
3.3. Sobre o saldo de nota fiscal de item de serviço
3.3.1. Quando utilizar o comando para desvincular o saldo em nota do item de empenho? É possível vincular novamente?
3.3.1.1. R: A opção de desvincular do empenho o saldo a liquidar do item de nota fiscal, pode ser utilizado apena para Notas Fiscais de Serviço, uma vez que não há recebimento provisório e definitivo inscrito no SIAFI-MG para este tipo de nota fiscal no momento. Uma vez o valor desvinculado, não é possível vincular novamente outra nota fiscal tem de ser cadastrada para liquidação do valor. Ao “Visualizar saldo a liquidar por item de nota fiscal”, conforme descrito na pergunta anterior, para um item de serviço será exibido a opção Atenção: Essa opção deve ser utilizada apenas se não existir possibilidade de estorno integral da nota fiscal e o valor não será liquidado posteriormente.
4. Notas Fiscais
4.1. Sobre o cadastro e consulta de notas fiscais:
4.1.1. Durante o registro de nota fiscal, qual unidade devo acessar?
4.1.1.1. R: A unidade de acesso/login tem de ser uma unidade do Órgão/Entidade do pedido de compras associado ao empenho que será executado.
4.1.2. Qual a diferença no registro de nota fiscal de material e serviço?
4.1.2.1. R: O cadastro de nota fiscal de serviço no Portal de Compras apresenta apenas o procedimento de cadastro normal, ou seja, ao completar os dados da nota, ficando disponível para os procedimentos de liquidação. No caso da nota fiscal de material, após completar as informações no Portal de Compras a nota fica disponível para recebimento definitivo, sendo necessário a conclusão deste recebimento no almoxarifado virtual do Órgão/Entidade.
4.1.3. O que significa cada situação da nota fiscal?
4.1.3.1. R: Existem seis situações referentes ao cadastro de nota fiscal, sendo estas: Incompleta: Nesta situação, a nota fiscal foi criada no sistema e não possui todos os dados para conclusão. Devem ser preenchidas as informações de identificação da nota, empenhos da nota e itens da nota. Completa: Para a nota fiscal de serviço, após o complemento de todas as informações e valores, essa situação permite e execução da conformidade de liquidação. Completa - Recebimento provisório: Indica que a nota fiscal de material teve seu recebimento provisório inscrito nas contas correspondentes no SIAFI e aguarda disponibilização para o recebimento definitivo pela rotina de cadastro no almoxarifado correspondente no Órgão/Entidade. Completa - Disponível para recebimento definitivo: Para as notas fiscais de material, essa situação indica que esta está pronta para o recebimento no almoxarifado correspondente do Órgão/Entidade. Completa - Recebimento definitivo: Esta situação indica que a nota fiscal de material está pronta para a execução da conformidade de liquidação. Estornada: Situação final para o cadastro de nota fiscal onde é desfeito o cadastro. Neste caso, apenas as notas fiscais não liquidadas podem ser estornadas e o estorno representa o cancelamento do cadastro de todos os itens, tanto no almoxarifado quanto no Portal de Compras.
4.1.4. O que seria uma nota fiscal aglutinada? Como se dá o registro e quando usá-lo?
4.1.4.1. R: A nota fiscal aglutinada indica os itens entregues pelo fornecedor em uma contratação onde o objeto não é definido. Por exemplo; na contratação de item de material para manutenção veicular é indicado um valor total para esse item. Durante o cadastro da nota fiscal aglutinada será discriminado no sistema quais os itens efetivamente utilizados nesta manutenção. Seguir conforme orientado no Comunicado SIAD abaixo Anexo I Comunicado 01/2013: https://compras.mg.gov.br/wp-content/uploads/comunicado-siad-01-2013-alteracoes-no-fluxo-de-cadastramento-de-notas-fiscais-materiais-1.pdf
4.2. Sobre os dados da nota fiscal:
4.2.1. O Portal de Compras identifica notas fiscais com os mesmos dados de cadastro? Quais os dados que não podem se repetir?
4.2.1.1. R: Sim, notas cadastras no sistema que possuem os mesmos dados não pode ser registrada e o sistema informa, via mensagem a existência de nota com “duplicidade” de informações. Caso todos os campos abaixo possuam o mesmo valor de uma nota fiscal previamente cadastrada, o sistema emite um alerta. Os campos são: “Fornecedor”; “Número”; “Série”; “Natureza”; “Indicador de orçamento”.
4.2.2. Não consigo associar o empenho a nota fiscal, o que fazer?
4.2.2.1. R: Certifique primeiro se o tipo da nota fiscal, serviço; patrimônio ou consumo está de acordo com os itens de empenho. Caso necessário, consulte o empenho. Verifique se o empenho está efetivado no Portal de Compras. Verifique se está em unidade do Órgão/Entidade do empenho. Se mesmo assim não for possível identificar a situação, acione o Atendimento SIAD via e-mail: [email protected]
4.2.3. O sistema não busca o item para associar a nota fiscal, o que fazer?
4.2.3.1. R: Durante a seleção do item de empenho na nota fiscal, caso o item não possua saldo o sistema não irá apresentá-lo para seleção. Dessa forma, consulte em totalizadores e saldo e certifique que o saldo do item não esteja já associado a outra nota fiscal. Informe apenas o campo obrigatório “Elemento item de despesa” que é suficiente para apresentar os itens de empenho disponíveis. Caso utilize os demais campos, certifique-se que o dado esteja de acordo com o item de empenho, consulte o empenho caso necessário. Outro ponto é a unidade de acesso, caso seja em órgão/entidade distinto ao do empenho, o sistema não apresentará o item. Se mesmo assim não for possível identificar a situação, acione o Atendimento SIAD via e-mail: [email protected]
4.2.4. Uma vez concluído o cadastro é possível alterar os dados e valores da nota fiscal?
4.2.4.1. R: Não. Uma vez a nota fiscal concluída, não é possível alterar o valor. Neste caso, apenas alguns campos podem ser alterados como: “Data de emissão”; “Data de recebimento” e “Valor total com impostos”. Caso outro campo deva ser ajustado, necessário realizar o estorno completo da nota fiscal.
4.2.5. É possível o estorno parcial de nota fiscal? Quais os passos para a conclusão do estorno de nota fiscal?
4.2.5.1. R: Não. O estorno de nota fiscal sempre é realizado para a nota fiscal como um todo. Consulte a nota fiscal e acione o comando “Estornar”. Caso a nota fiscal seja de material, é necessário o estorno no Portal de Compras e no almoxarifado de cadastro da nota fiscal. Os passos estão descritos no comunicado abaixo: Comunicado 01/2013: https://compras.mg.gov.br/wp-content/uploads/comunicado-siad-01-2013-alteracoes-no-fluxo-de-cadastramento-de-notas-fiscais-materiais-1.pdf