Programa 5S – Gestão da Qualidade

1. Planejamento Estratégico

1.1. UI

1.1.1. Urgente e Importante

1.1.1.1. Tarefas de Muito Cuidado - Causa de Stress

1.1.1.1.1. Viajar no horário certo para uma reunião importante

1.2. NUI

1.2.1. Não Urgente e Importante

1.2.1.1. Tarefas de Sucesso - Ganhos em Qualidade

1.2.1.1.1. Montar um novo projeto ou produto de qualidade

1.3. UNI

1.3.1. Urgente e Não Importante

1.3.1.1. Tarefas Triviais - Provoca Decepções

1.3.1.1.1. Atender o celular no momento de uma inspiração

1.4. NUNI

1.4.1. Não Urgente e Não Importante

1.4.1.1. Tarefas Agradáveis - Piores Resultados

1.4.1.1.1. Assistir um filme ou qualquer forma de lazer

2. Como implantar cada um dos 5S?

2.1. Seiri - Organização - Procure não guardar itens provisoriamente, se você não tiver certeza que vai utilizá-lo, pois normalmente isto acaba sendo por tempo indeterminado. Resumindo faça um diagnóstico de onde está a sujeira, quais são suas causas, trace um plano de ação para realização da limpeza e eliminação das causas e, por fim, o implemente. Para que a organização funcione, lembre-se que é necessário que todos dentro da empresa estejam envolvidos, principalmente a gerência da empresa, pois o exemplo deve vir da hierarquia. Caso contrário, os demais colaboradores poderão se acomodar, ao perceber que as regras não são válidas para todos.

2.2. Seiton - Arrumação - Este conceito é muito importante, pois se não aplicado, uma série de reflexos podem vir a prejudicar a sobrevivência e desenvolvimento dos negócios, pois a partir do momento que as coisas começam a sair mais lentas que o esperado, os prazos de entrega dos serviços tendem a se atrasar e em conseqüência os clientes poderão ficar insatisfeitos e não voltar mais, ou caso você trabalhe com clientes internos, no mínimo todo o processo de produção se atrasará. Ás vezes com uma mudança simples, trazendo o objeto que é bastante utilizado para perto de onde atividade é executada, o ganho de produtividade é significativo. Devemos nos lembrar que itens mais pesados devem ser colocados em locais de fácil acesso. O que é importante é saber aproveitar da melhor maneira possível os recursos que a empresa tem disponível e, sempre que possível, operar melhorias no processo. Simplifique sua vida, utilizando as coisas de uma maneira racional. Não é a quantidade de recursos que normalmente define a qualidade do trabalho, mas sim a forma como se utilizam estes recursos.

2.3. Seiso - Limpeza - O primeiro passo é tirar a mentalidade do “isso não é comigo”, pois todos devem ser autores ou co-autores da limpeza dos equipamentos e materiais que utilizam no seu trabalho. De fato, todos devem fazer sua parte, pois caso contrário começarão a surgir atritos entre aqueles que fazem as coisas corretamente e os que não fazem.

2.4. Seiketsu - Padronização - Organize as atividades dentro do tempo que você tem disponível. Procure estabelecer tempos para a execução das tarefas. Estabeleça padrões para atendimento ao telefone. Por exemplo: atenda no máximo até o 3.º toque. Procure demonstrar às pessoas a importância de ser claro e objetivo ao atender ou fazer uma ligação, sem contudo, perder a cortesia. Isto reduzirá não só os custos das ligações, como melhorará o fluxo de informações e ainda reduzirá o tempo perdido. Ao organizar seus arquivos e fichários, coloque identificações claras de seus conteúdos.

2.5. Shitsuke - Disciplina - Para que as falhas sejam reduzidas ao máximo, cada um deve saber qual seu papel dentro da organização, o que ele está produzindo e quem é seu cliente. É importante que as pessoas se comuniquem bem dentro da empresa, pois caso contrário, as pessoas podem até ter disciplina, mas agir de maneira errada. A disciplina consiste também em cuidar para não partir de pressupostos que tudo está bem. É necessário checar se as pessoas estão realmente fazendo as inspeções que devem ser feitas, senão os relatórios podem estar sendo gerados com inconsistências e isso certamente trará prejuízos para a empresa, mais cedo ou mais tarde. Porém, é importante lembrar que o treino leva a melhorias constantes. Você pode ser muito melhor do que pensa na realização de um determinado trabalho, basta que para isto você continue persistindo, sempre. Você deve ter disciplina para manter a qualidade, a produtividade e a segurança do local de trabalho. Não basta apenas ter um destes itens. Eles estão integrados e, se um deles não estiver presente, o resultado final da empresa pode não ser satisfatório.

3. O que são os 5S?

3.1. 1º - Seiri - Organização

3.1.1. “Significa colocar as coisas no lugar, de acordo com as regras ou princípios específicos. ”Trata-se de “distinguir o necessário do desnecessário, tomar decisões difíceis e implementar o gerenciamento pela estratificação, para livrar-se do desnecessário.” O conceito chave é eliminar tudo o que for desnecessário. É o momento de analisar o que realmente deve ser guardado e o que pode ser descartado.

3.2. 2º - Seiton - Arrumação

3.2.1. “Significa colocar as coisas nos seus lugares, dispostas de forma correta, para que possam ser usadas prontamente”. Após a arrumação das coisas de uma maneira funcional, a perda de tempo com a procura de objetos ficará mais longe do ambiente de trabalho. É o momento de fazer a definição do que guardar, quando guardar e como guardar.

3.3. 3º - Seiso - Limpeza

3.3.1. “Significa acabar com o lixo, a sujeira e tudo o que for estranho, até tudo ficar limpo. Limpeza é uma forma de inspeção”. Inspecione sempre a limpeza de seu ambiente. Manter o ambiente sempre limpo não é uma tarefa fácil, pois envolve todos dentro da empresa. O maior problema é que muitas vezes as pessoas não se vêem responsáveis por este serviço. Elas costumam alegar que existem outras pessoas que podem fazer este tipo de serviço e aí as coisas ficam complicadas. Existem determinados equipamentos e ferramentas que não são de fácil limpeza e só quem trabalha com eles pode fazer esse serviço, pois eles tem restrições técnicas e qualquer coisa que for feita errada pode vir a danificá-los. Um outro problema é que, à medida que não forem feitas as limpezas necessárias, o equipamento tende a ter uma vida útil menor para a empresa e, mais do que isso, os custos com manutenção normalmente ficam maiores.

3.4. 4º - Seiketsu - Padronização

3.4.1. “Significa manter a organização, a arrumação e a limpeza constantemente. Como tal abrange tanto a limpeza pessoal quanto a limpeza do ambiente.” Uma vez feita a organização e limpeza do ambiente, é chegado o momento de estabelecer um padrão. Trata-se de definir o que é correto e aceitável dentro do ambiente de trabalho e quais os pontos mínimos que devem ser seguidos.

3.5. 5º - Shitsuke - Disciplina

3.5.1. “Significa treinamento e capacidade de fazer o que se deseja, mesmo quando é difícil”. A disciplina é uma palavra-chave quando se pensa em alcance de bons resultados. Para promover a melhoria de determinados pontos fracos, é necessário ter algo mais que vontade, você precisa ter disciplina e seguir as metas estabelecidas. Esta disciplina não deve ser vista como algo ruim que dificilmente poderá se manter. Ela deve ser vista como algo bom que trará resultados positivos para o trabalho. A disciplina requer que todos caminhem juntos, atuando como uma equipe, em que um motive o outro para o alcance dos objetivos comuns.

4. Qual a relação entre os 5S e a qualidade?

4.1. O 5S e a qualidade estão intimamente ligados. Se a empresa agir de acordo com as regras preconizadas por este método, certamente terá maiores chances de entregar um produto ou serviço de qualidade aos seus clientes, satisfazendo plenamente suas necessidades. Prevenção x correção no final do trabalho. Os 5S pregam principalmente o rigor na organizações das atividades e do ambiente de trabalho desde o início do processo. Fazer com qualidade significa agir corretamente todos os dias e procurar se aperfeiçoar sempre. É necessário que as empresas se profissionalizem cada vez mais e se conscientizem da necessidade de ter qualidade não só no atendimento final aos seus clientes, mas em todos os seus processos. Isto traz maior produtividade e em conseqüência maior lucratividade. Quando corrigimos as coisas apenas no final do processo, as perdas são muito maiores, não só de esforço e recursos necessários, mas também em tempo. À medida que você procurar fazer as coisas certas desde o início, inspecionando tudo o que acontece a cada momento e já for corrigindo as falhas no mesmo instante que as perceber, as chances do produto final deste trabalho saírem ruins são muito pequenas. Com isso, você certamente entregará algo melhor ao seu cliente, nos prazos esperados, e ainda economizará tempo e recursos.